对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨论文.doc

对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨论文 从档案管理的发展过程来看可以分为实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段每一个管理阶段工作内容都存在的一定的差别本文主要从档案管理的各个阶段中工作的内容、方法、研究对象及价值取向等进行分析和探讨 在企业的发展中档案是重要的资源组成对企业各方面经营活动能够从档案中反映出来是企业的无形资产因此企业管理中档案管理是重要的组成部分对档案进行规范化管理也是企业管理中最基本的要求从档案管理发展的历程来看可划分为实体管理阶段、信息管理阶段、知识管理阶段对每一个阶段档案管理工作的重点进行研究才能促使企业档案管理朝着更好的方向发展 一、档案实体管理阶段 (一)主要工作内容及管理方法 在实体管理阶段还没有将文件内容与载体严格区别开因此工作内容主要是针对载体而言的在该时期的档案管理工作中物本管理理念在各个方面都被贯彻实际工作中管理人员针对档案实体进行收集与整理进行统计、保管及利用所以档案管理工作是围绕着档案实体开展起来的缺少信息开发力度在物本管理理念下管理人员也主要采用手工管理方法收集、整理档案采用的是简单的物理、化学技术对档案进行保管与保护当然在后期也对先进的计算机技术逐渐应用到档案管理中但是管理功能相对比较单一 (二)理论研究对象 该阶段档案管理工作人员主要针对的是档案实体进行研究从封建时期开始为了能够便于书写史书史学家对档案史料开始有意识的进行分类与整理进入到20世纪后在档案的研究方面才开始有专业倾向此时对档案理论的研究还处于直观的、浅显的层面直至上世纪中期档案学真正出现但还没有座位独立的学科存在此时研究的主要对象是机关档案管理对其它方面的内容涉及比较少新中国成立后档案学作为一门独立学科划分出来关于档案管理的理论研究也取得了巨大的发展 (三)价值取向 档案其本质是对历史的分类与整理对历史进程能够的反映出来上世纪以前的档案以史料价值表现最为突出将管理档案的部门也称为史志部门档案日常管理工作也由专门的史官负责随着社会的不断发展档案的重要性也逐渐受到人们的重视借助档案可对生活中出现的一些问题进行解决此时档案的价值以凭证价值最为突出尤其是在新中国成立后社会与政府都开始设置相关档案管理机构对档案管理机制也开始建立并逐步完善这也就表明了档案的价值取向也在发生转变 二、档案信息管理阶段 (一)工作内容及管理方法 进入到档案信息管理阶段后在原有档案管理工作内容的基础上检索与编研两项内容增加出来上世纪末政府开始对档案管理工作进行改革也采取了多种措施使得档案管理工作的侧重发生改变在信息化开发方面投入加大更深层次上对编研工作进行了深化此时从档案管理方法可以看出已经发生了改变传统手工管理方式逐渐被摒弃先进的计算机技术在档案管理中的应用也越来越多信息技术的应用也促使档案管理部门开始利用网络档案管理平台的建立对档案资料进行在线归档将纸质档案数字化实现自动检索档案资料同时档案资料缩微保存也得以实现 (二)理论研究对象 档案实体管理中研究对象仅限于档案实体的现象在档案信息管理阶段已经开始重视对档案信息化的研究随着现代信息化技术在档案管理中的应用档案工作者一方面对档案实体要进行有效的管理同时还要考虑以往的档案实体管理制度是否适用现阶段档案信息管理对档案信息管理的发展过程进行关注重视信息的共享和交流对档案信息管理的方法与制度进行研究建立完善档案信息管理机制选择合理的管理方法提高档案管理工作的信息化水平 (三)价值取向 随着档案信息管理阶段的到来信息价值是这一阶段档案管理的主要价值取向通过档案可以将人类发展的历程的反映出来对于企业而言档案对企业的发展历程也能够的进行反映因此档案具有社会信息的属性由于档案是对最原始资料的记载因此也是属于信息产生源头的一种存在形式随着信息社会的发展传统的档案以史料价值存在的价值取向已经发生了转变信息价值取消逐渐变得越来越重要从档案资料中获取更多的信息服务于企业及社会的发展因此强调的是档案的信息价值 三、档案知识管理 (一)工作内容及管理方法 现阶段档案管理工作发展到知识管理阶段其管理的内容也趋向于档案知识方面要求档案服务体系要更加符合用户的实际需求所以在档案管理工作中要求管理人员需要对档案形成的全过程进行管理尤其是在档案鉴定环节中要采用宏观鉴定的方式即档案的来源、时间等不再是档案归类的唯一标准而是将档案形成的部门职能等宏观内容作为现阶段档案归类的具体标准那么档案管理人员的职能也就发生了改变传统档案管理人员可以理解为资料保管员而在档案知识管理阶段档案管理人员则是以知识提供者存在的而在管理工作中档案资料管理也不仅仅是依靠信息技术作为管理的唯一手段在此基础上还担负着信息传播的作用二者是互相依存的并非知识管理阶段中就要将信息管理全部摒弃而是在信息技术的支持下对档案资料进行编辑、整理、出版、发行等为档案知识管理奠定信息化基础 (二)理论研究对象 该阶段档案理论研究对象的范围进一步扩大需要充分的挖掘档案中的隐形及显性知识重新进行整合并且还要重视对知识权益的保护现阶段档案工作者一方面对档案管理工作受知识经济的影响进行研究另一方面对档案管理还要进一步正确进行定位初次以外在企业中如何实现档案知识管理也是研究的一个侧重点尽管此类研究在当前还处于起步阶段研究还没有完善成熟但研究人员也已经认识到企业中档案知识管理的重要性 (三)价值取向 在档案知识管理阶段知识价值是档案知识管理中的价值取向随着知识经济时代的到来社会及企业发展中知识已经成为重要的战略资源档案知识的重要性已经被档案从业人员所重视相关学者认为对档案知识的属性如果能够有一个正确的认识那么就能够提高档案管理的工作效率同时档案自身的价值也能够更好的发挥出来也就是企业在发展的过程中档案知识管理发挥着重要的作为促进了企业的长远发展 四、结束语 在档案管理发展的历程中其实体管理、信息管理及知识管理三个阶段之间的关系是相互联系的不能完全分离目前我国企业档案管理工作正处于转型的重要