电子文件档案管理.doc

电子文件档案管理 电子文件档案管理【1】 摘要近年来电子文件的归档管理受到了空前重视但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响情况并不理想 业内人士开展的相关调查显示在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数电子文件的归档管理情况不容乐观 关键词电子文件档案管理 随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展.由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大一个数字化地球正日益展现在我们面前 人类社会信息的生成也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡 由此新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用并向人类杜会提出了新的挑战 电子文件作为一种数字化信息从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题 一、电子文件的特性 1.非人工识读性 非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的必须借助于特定的工具来识别 因此将这一特征称为“非直读性” 2.生成环境依赖性 非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现 3.信息与载体的可分离性 综合各种论述我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点 4.易变性 电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面 (1)电子文件的内容易于改动和操作 由于存在信息与载体的“可分离性”人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的 因此我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴插入表格、图形或音频对图像文件进行调色处理对音频文件重新压缩对数据库文件动态更新对多种类型的信息进行集成处理等等这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成并且通常可以逆转 (2)电子文件的存储载体极易改变 一方面磁电介质和光电介质的性能不稳定其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张在氧化作用或物化环境的影响下很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面 技术的发展使存储设备不断更新换代新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性为保证电子文件信息的长期有效必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体这种存储载体的升级也可能带来信息的失真 (3)电子文件的生成环境不断变化 随着技术的发展电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级硬件环境的系统配置及其性能不断提高新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世 由于电子文件对生成环境具有依赖性将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务而在技术环境的迁移过程中将不可避免地发生信息的损失、变异现象 5.结构复杂性 相比传统形态的文件电子文件的结构复杂性主要表现在:(1)电子文件个体存在纵向结构 从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”再到固化数字代码序列的“存储载体”电子文件呈现出纵向层结构各个层面之间的“映射”有着复杂的规则通过专门的软件来实现 而对纸质文件而言内容与载体通过书写或刻印融合于一休成为不可分割、不易变化的整体结构清晰单一 (2)电子文件内容具有集散性 一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置 (3)电子文件具有与环境的关联性 对电子文件而言生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要 孤立保存的电子文件会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存因此描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分 6.多种媒体的集成性 多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点 电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体从而在文件展现过程中图文并茂具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能 二、电子文件档案管理策略 1.对电子文件管理流程加以优化 相关管理活动有序组合 电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟而应根据电子文件技术特点利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势构建更为科学高效新流程具体落实全程管理和前端控制 2.以电子文件管理软件为中心实施管理 电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统而最后解决途径也都要归结到系统设计上 在电子文件管理体系中管理系统(主要是软件)处于中心位置没有系统管理对电子文件而言是不可想象的 设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者是电子文件管理活动重要的承担者是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证 三、结束语 电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求 电子档案管理工作要赶上时代步伐适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要为社会提供更好更有效的服务 参考文献： 1丁海斌编著.电子文件与电子档案管理.辽宁大学出版社,2000 2丁海滨.电子文件管理基础.中国档案出版社,.3 3华林编著.新编科技档案管理学.云南大学出版社, 电子文件档案管理【2】 摘要：现今是信息时代办公标准化、自动化、网络化也逐渐完善 在先进的技术及管理方式下电子文件大量涌现 本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手重点分析电子文件档案化管理的要点 关键词：电子文件;档案管理;要点 近几年电子信息技术取得飞速发展 办公自动化、标准化、网络化日趋完善政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结随着办公自动化和“无纸化办公”的普及传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代电子文件大量涌现 然而电子文件有别于传统的档案文件它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用与载体没有必然的联系它可以复制并存储