高效会议组织与管理.ppt

高效会议组织与管理 主讲 王一恒 网络共享版 世说会议 目录 一 对会议的再认识二 高效率会议的管理技巧三 关于会议频率的建议四 会议的分类五 公司会议规划举例 一 为什么召开会议 集思广益的渠道 很多高水准创意 都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式 会议的目的 发布与搜集 解决 开发 激励 监督 协调 信息 问题 创意 士气 工作进展 矛盾 二 权威统计会议现状 一个大型企业的主管一年有60 的时间在开会 约30 参加上级部门的会议 30 参加本部门会议 每年召开的会议约240个每年会议成本达3500万元 会议成本 三 会议 议题 无效会议的原因会议形式 讨论选出会议主持人会议时间 5分钟 1 会议前的原因 1 欠缺目标2 目标不明确3 欠缺议程4 与会人选不当 与会者太多或与会者太少 5 会议时间不当 周一早上或周五下午 6 开会通知时间不当 太早通知开会或太晚通知开会 7 开会通知内容欠周详 1 会议前的原因 续 8 会议地点不当9 会议场地设备欠佳10 与会者无准备而来11 未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当12 会议不能准时开始13 会议太多 致使与会者一听说要开会 无不感觉厌烦14 向来很少开会 致使每次会议议案堆积过多 2 会议中的原因 1 从事交谊活动2 外界干扰3 与会者发言离题4 主席出难题5 让没有必要留在会场的人员留在会场6 犹豫不决7 资料不充足 却贸然决策8 少数人垄断会议 2 会议中的原因 续 9 与会者之间交头接耳10 与会者不表明真正感受或意见11 与会者之间争论12 与会者与主席争论13 视听器材发生故障14 与会者欠缺热心15 会议超出预定时间16 主席未能总结会议成果 3 会议后的原因 1 欠缺会议记录2 不能对决议事项进行追踪3 不能对会议成败得失进行检讨4 不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组5 与会者对会议感到不满 现场测试训练 总经理要秘书安排会议 我该如何准备呢 要召开一次会议 上级让你去通知相关人员 你如何完成 看看九段秘书如何做结果 九段秘书测试 请问你是几段 你的结果值多少钱 发通知 一段600元 发通知 抓落实 发通知 四 高效率的会议管理技巧 会前 会前准备工作要想经营成功的会议 必须要有周全的会前准备工作 很多会议因为缺乏充分的会前准备工作 才导致低质量的讨论过程 会中 议事过程是会议的主体及核心部分 此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行 以保证会议的高效率进行 会后 决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作 并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报 1 会前准备清单 开会目的是否清楚决定与会者名单决定由谁来担任会议主席与会议记录者决定会议时间 长度与会议地点准备好会议所需辅助设备决定哪些与会者该做简报与何时做暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项 并把议程事先发给与会者分发开会通知切记 会前准备失败了 就意味着准备失败 Page 20 会议室的布置 如何布置会场 音响设备 桌位名牌 文件准备 桌位排列 花草气味 饮品习惯 1 会议人员依目的而定 尽是减少参加人数 5 12人为宜 明确会议目的 2 事先分送议程 议题或草案 以使参加人员有所准备 3 出席率管制及迟到之管制 代理人应尽避免 4 选定最适当的时间 日期 地点 场所 5 主席预估会议可能的状况及结果 6 个人接触之应用 会前之沟通 7 指定专人记录和签到 8 主席报告本议案和与会人员之关系 及回应会中应决定的问题 2 会议前的要领 例 会议议程 Page 23 描述接公司总部要求 讨论研究给予交通津贴补助 需要开会研究 要求各部门 各级别都有代表参加 请写出以下内容准备的器材 物品准备发出会议通知的邮件 练习题 3 会议进行中的要领 1 准时开会 准时散会 2 遵守制度 避免离席 3 会议目的 人人清楚 4 充分参与 全员发言 5 发表意见 条理清楚 6 不推责任 不诽他人 7 发生争辩 设法缓和 8 掌握议程 按部就班 9 集中主題 不谈废话 10时间太长 中途休息 11 集中精力 减少走动 12 相关事项 作好記录 13 议题结论 复述一遍 14 达成共议 分配工作 3 会议进行中的要领 续 26 IBM怎么开会 实例 IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲 要开多久正式会议会议时间延长 会出现警示音提醒在全球化的竞争下 一家公司会不会开会 决定了公司的竞争优势 效率 效率 效率 5 主席的几大职责与技巧 1 营造和谐的气氛2 控制讨论方向 使会议照议程进行3 正确总结各段落或议题的讨论内容4 引导发言者解释令人困惑的发言5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况6 减少与议题无关的争辩与讨论 会议主席的素质及要求 Page 28 思考清晰敏锐善于言辞表达 沟通的技巧良好的分析能力对事 不对人的态度公正 营造轻松的氛围不挑刺 不反问 多引导能灵活地应付 挑刺 人物避免一言堂 垄断具有幽默感 29 开会中的望 闻 问 切 缺少兴趣 注意力不集中 一种不愉快的表情表示对方感到不高兴 他握紧拳头 低下了头 挑衅地瞪着眼 这位沟通那个者举起他的手以吸引注意 他的身体语言表明一种对抗态度 这位沟通者扬起眉毛并微笑 头偏向一边 是一种感兴趣的表示 沟通者是一种密切注意的姿势 意味着她感兴趣 沟通者可能会找借口 如 我忘了 这不是我的责任 等等 沟通者严重不满 沟通者可能采用的消极态度和敌对态度 并挑起争论 沟通者冲动 严重不满 会议主持技巧 倾听眼到心到脑到 慎说不说无关的话快速进入主题不唱独角戏以与会者接受的方式引导会议进程主持人不是定调 而是引导 自我检查 会议主持人的责任 会议主持技巧 巧答选择性回答通过其他参与者回答清晰地正面作答 善势主流原则目标原则亲和原则凝聚原则 会议中的典型问题及应对 1 会议态度不好 态度坚决 值得信赖 与会人员获得成就感 会议主持人 与会人员 会议中的典型问题及应对 2 漫不经心的与会者 临时抱佛脚的与会者 两手空空的与会者 开会通知 准备事项 基于会前的准备运作会议以理解报告的内容为前提开展讨论直接罗列问题要求发表准备内容 会议中的典型问题及应对 3 毫无反馈的时候 与会人员 会议主持人 抽象问题 没有收到反馈意见 具体举例说明 从客户的角度分析 我们存在的问题是什么 从技术的角度 这方面我们如何去突破 当机立断 进入下个议题 会议中的典型问题及应对 4 沉没寡言的与会者 与会人员 会议主持人 您有什么想法 赞美 结合对方擅长的领域和负责的业务来征求意见 您很擅长 这个观点您有何高见啊 从技术的角度 您有什么意见呢 您的意思是 吧 谢谢您提出了这么宝贵的意见 发言 我认为 会议中的典型问题及应对 5 与会者是话唠 与会人员 与会人员 没有被理解 岔开话题 不好意思打断您一下 您说的这个太重要了 让我们听听其他与会人员的意见 解决问题是关键啊 说到关键 下面的议题是 告诉你已领会 哦 您的意思我明白了 一言以概之 您是说 喋喋不休的原因 6 爱挑刺的与会者 与会人员 与会人员 抢话 干扰发言 爱挑刺 要富有建设性 尊重发言 给予存在感给予理解给予表扬 会议中的典型问题及应对 7 处理冲突 与会人员 与会人员 对立状态 立场中立 赞成 实事求是 有什么事实根据吗 能给出准确的数据吗 请证明你的信息是可信的 反对 释放新信息个人理解不尽相同参考了专家的意见参考了其他与会者的想法 建议 可以通过告知新的事实依据来转换与会者的想法 会议中的典型问题及应对 8 感情用事 与会人员 与会人员 情感上的冲突 明确强调各自的立场 您主抓这个项目 有这个想法也不奇怪 从管理的角度 这么想也是有道理的 立场上的对立 会议主持人 短暂停顿 我觉得讨论有一点过火了 大家休息片刻 冷静一下 用时间冷却 今天就谈到这里 再这么讨论也没什么意见 下次在议吧 会议中的典型问题及应对 9 讨论跑偏了 会议目标 回归讨论的主航道 梳理讨论的要点按顺序讨论要点丢弃无关论点 会议中的典型问题及应对 10 视频会议的关键 视频会议的特点 现场感薄弱很难传达与会人员的情绪参与度低真实感低 从空间上的限制中得以解脱 运用媒介的会议主持人 结合会议的目的通过电子邮件广泛吸纳众人的想法和观点通过视频会议深入讨论通过视频会议提取并宣传观点中的精华在少数人参与的现场会上敲定决策方案 会议中的典型问题及应对 面对冲突的5种态度 竞争 针锋相对迁就 委曲求全回避 退避三舍妥协 各有得失合作 双方皆赢 满足他人愿望 满足自己愿望 回避 迁就 竞争 合作 妥协 一 何时使用强迫的方法 当需要另一方快速决策 如紧急情况下执行重要的且又不受欢迎的行动计划缩减预算执行纪律领导指示 二 何时使用迁就方法 有点拿不准当事情对他人更具有重要性为将来重要的事情建立信用基础如果冲突会损坏你要达成的目标当影响到团队氛围时当需要给他时间思考时 三 何时使用回避方法 时间允许需要顾全大局时不能最终解决问题时当他人不冷静时可采用其他方式备用时 四 何时使用合作方式 双方都想解决问题时当观点达成共识时公司整体要求时 Page 56 时间观念个人角色责任感避免情绪的变化保持积极的心态 先听 仔细听学会倾听听完进行思考了解全部少打断别人心到 眼到 手到虚心接受记录 倾听要点 参与心态 参与心态 倾听要点 会议中的我应该怎么做 7 与会者在会议中的角色 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 个人在会议中的角色 Page 57 积极发言是支持者拍马屁 人才的产生 任务的接收任务的时限任务的执行方式避免流产确认 反复确认 倾听要点 参与心态 如何表现 个人责任 会议中的我应该怎么做 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 1 尽快编写会议记录 分送与会人员及有关单位 2 记录力求减要 设计一定的格式 项目包括 会议名称 记录时间 地点 主席 出席人员 报告事项 讨论事项 决议事项及工作分配 负责人员 完成期限 上次会议决议执行追踪结果 3 会议之追踪下次会议先提出讨论或进度报告平时或定时追踪 8 会议后的进行要领 9 给会议记录的几点建议 1 重要的会议应录音下来 使整理会议时有据可循 2 除非有必要 定期招开的会议通常不用录音 因花费时间录下的详细内容 可能毫无用武之地 3 大多数会议都应指定一位会议记录者 主席最好不要兼职此工作 而最好由与会者轮流担任 4 会议记录者最好有一定的语言组织能力 使笔记流畅 易于了解 同时不失真 5 会议结束后重新整理所记录的内容 尽可能维持在一页纸的长度 6 会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分 7 将整理好的会议记录分发给各与会者 60 经理人怎么开会 鸿海精密 郭台铭 会议条例 会后贯彻执行会议法宝 白报纸 海报架会议要诀 一条一条写下再明确不过 更不会有模糊的争议空间 So net 李岳奇 关键在最后十分钟会议法宝 笔记型电脑会议要诀 会议结束最后十分钟 纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目 并一结束同步发送给与会者 五 关于会议频率的建议 固定部门会议至少每月一次全体的会议建议每半年一次处理突发事件会议避免频繁一对一的会议可以随时举行 思考题 各组讨论 请问 如何判断是否需要开会 不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议没有要特别讨论的事项还有比开会更好的方法决策者已经决定的事情 六 会议分类