会议纪要及大事记撰写.ppt

大事记 会议纪要撰写 培训要求 准时全程参与微笑赞美敞开心扉充分交流 课程目的 通过培训 了解会议 大事记管理 确保大事记 会议纪要撰写标准化 规范化与正确性 提高办公效益 课程内容 一 内勤会议管理人员的要求二 会议管理2 1会议分类2 2会议管理2 3纪要撰写及发放2 4实战三 大事记记录3 1大事记概念3 2撰写要求3 3实战 一 会议管理及内勤人员素质要求 知识 技能 态度1 必备的专业知识 办公软件使用 写作等 2 学习力 不断学习 进步 3 领悟 应变能力 有与没有 找人 处事不乱 良好的沟通协调能力4 责任心 有韧劲不怕烦 仔细 于细微处见精神 5 衣着外表礼仪 乐观开朗 幽默性格总之 腿勤 手勤 嘴勤 脑勤 常微笑原则 果断 灵活 预见性 2 1 会议分类 一 按召集部门层面分 公司外部 议程日程由其他单位决定考察 参加上级会议等公司内部 内部又可按层面分 公司级 跨部门 部门内部 2 会议分类 二 2 会议性质分类内部会议 例会是定期 定人召开的专题会议 就某一个专题召开的 可以是同一部门也可以是非同一部门的人紧急会议 针对突发事件或者解决某突发突出问题其他 需要召开会议解决的会议 1 会前准备 会议相关资料 场地安排 签到表等会议通知 会议主题 时间 地点 参加人员2 会议签到 会议茶水 3 会议进程整个过程记录 汇报 讨论 总结 2 2会议管理 2 2 1会前准备 一 1 会议主持人确定会议召集人及参会人员2 会议召集人通知 确认人数1 通知 地点 时间 提前一天 会议内容与资料要求 如果是规定时间与地点的会议 应提醒 2 确认到会人数 2 2 1会议准备 会议通知 格式 关于召开 月份部门负责人例会的通知各部门负责人 定于 月 日上午 点 分 在公司 会议室召开 月份部门负责人例会 会议时间半天 请各部门负责人准备好会议资料 安排好自己的工作 准时参加会议 勿误 原则上不能请假 如确有特殊原因不能参加 请向 请假 特此通知 公司 年 月 日 2 2 1会前准备 二 会议资料准备之一 参会人员准备参会人员会前准备好书面材料 发言时控制好时间 1 部门 个人 必须通报的工作2 上次会议中所布置的任务的完成情况3 需要提交会议讨论或者需要部门协调的内容 会议资料准备之二 会议记录或召集人准备 2 2 1会前准备 三 会议召集人或记录人 提前到达会场 检查会务落实情况 1 参会人员与会议室的匹配度2 设施 音响 投影 电脑 白板 笔 开水 纸杯等 3 会议签到表如发现准备工作有遗漏的 立即补救 2 2 1会前准备 四 记录人要提醒会议主持人会议准确时间 请求会议的持人检查会务情况及准备工作是否有遗漏的事项 2 2 2会议签到与纪律 1 会议开始前 1 签到参会人员应准时到会 并提前在 会议签到表 上签到 2 参会人员自觉遵守会议纪律 不迟到 早退 手机振动 必须接的主动到室外 会议记录 由主持人确定的会议记录人一 应对会议整个进程进行记录 1 汇报情况 2 讨论的情况 3 主持人总结的情况及会议任务二 记录人执行对违反会议规定的处罚 2 2 3会议进程 一 会议进程之 汇报准时开始 1 汇报时间 限定发言时间 时间按例会人员及参加人数 由主持人决定 由记录员执行时间2 汇报内容 会前准备好的 部门必须通报的工作上次会议中所布置的任务的完成情况需要提交例会讨论的内容 要求 语言精练 量化 声音响亮 去掉形容语 对任务完成突出结果 如果已办完成的 尽量去掉办理中出现的复杂过程 如果没有办完的 提出问题所在 会议进程之 会议讨论 讨论时要有针对性对需要协作的问题进行讨论找到解决方案 任务分解与落实在讨论过程中会议主持人应该适时控制时间与进度 对议而不决 泛泛而谈 不切实际及跑题等情况进行及时指出 确保效果 会议进程之 总结记录 一 主持人对会议进行总结1 对上次例会下达的任务以及本次会议之前临时布置的任务 应进行进展及结果确认 并对未完成的工作任务作出处置意见2 对需要协作的问题进行分工 分清主次 配合3 对讨论的问题达成协议 会议进程之 总结记录 二 4 下一阶段工作部置下一阶段的工作部置明确工作任务 责任人 完成时限 标准确定完成任务监督与跟踪人提出反馈时间要求 2 2 3会议纪要整理 整理完成时间 每次会议都必须整理成会议纪要 会议纪要由会议记录人于会议结束后的两个工作日内整理完成 由会议主持人审核并签发 会议纪要撰写 格式 见例会样本 会议名称 召开时间 地点 参加人员 会议主题 主持人 记录人会议内容 汇报情况 讨论 总结 会议任务分解与落实召开内部会议分解任务 明确任务 责任人 完成时限与标准 跟踪人协调与催办会议纪要 有编制人 审核 批准人 会议任务明确 发放范围完整 形成时间 发给时间 会议纪要模板 会议纪要模板 doc 会议纪要发放 会议纪要的发放传阅范围由会议主持人确定 涉及公司机密的会议纪要 在规定的时限内在授权范围内传阅 不得复印 纪要由会议记录人发放到相关部门或相关人员 形成发放清单如果以邮件发送 要由短信提示 发放清单 会议纪要发放清单 doc 会议台帐 对召开会议形成台帐会议名 时间 参与人员 会议主题 备注 会议记录保管 会议记录 会议纪要及会议纪要发放清单应一起保存 于次年一月底前上交公司档案室存档 参加例会后的报告 去参加会议回来要对与本部门相关的工作向领导报告 并提出行动方案 会议任务完成 执行部门将任务分解到部门执行人 执行人应在规定时限内完成 并将执行结果或完成情况向有关人员及时反馈 跟踪人要在规定时间内催办 落实 检查 将结果报主持人 案例 实战 一般文件 见文如见人 这句话经常听到 所以文书作业不仅不能掉以轻心 而且要特别小心 严格按照公司的文书格式规定 字迹端正 分门别类 层次清楚 重点突出 简明扼要 保证质量 讲究速度 不要拖欠 3 3大事记 意义 编写大事记工作 是一项对历史负责 为现实服务 为后人着想的重要工作 是最大限度地记忆 维护公司真实历史面貌的必要之举 功在当代 利在后世 大事记 大事记 发生在公司或部门的事公司 变更情况 公司变更 法人 地址 组织机构变化 领导出国考察 重大科研 认证 经营活动变化 基建 新产品上马等 公司层面 1 公司的成立 及发展进程中的关键性阶段 如经济性质的变化 经历的重大挫折 遇到的转机等 2 省市主要领导各相关部门视察公司或对公司发展的批示 讲话等 3 公司发展战略 规划 计划的出台4 公司进行的体制 机制 如产权制度 用人制度 分配制度 的改革 5 公司经营中的重要活动 如投 融资 重大合同的签订 重要合作伙伴的建立等 6 公司自主研制开发成功的主导产品或拳头产品 7 公司重要人员分流和公司分拆 重组等 领导班子调整 内部机构设置的变化大等 8 公司研发机构 产业基地的建立等 9 公司组织或参与的国内外重要交流和合作活动等 10 公司文化理念的提出11 公司获得的重要荣誉 以及取得的重大科技成果 发明 技术突破 知识产权 专利权 著作权 等 12 各类重大活动13 其他具有重要意义的大事 要事等 大事记范围 部门 奖罚 客户来访 新项目与产品等开发验收情况 各类活动 文体 技术比武等 各类重要会议 规章制定 各类事故 投诉 招投标 人员变动等 大事记的撰写要求 大事记 基本要素大事记应包括时间 地点 人物 事件 主要内容 等基本要素 大事记的撰