管理沙龙-会议管理.ppt

主讲 William二零一二年 管理沙龙 系列 会议管理 该沙龙课题中将涉及到案例的讨论和情景的练习 有必要建立团队 感受团队合作的良好氛围 共同努力达成学习的目标 全体人员分为4个小组 团队建设1 小组取名 选取组长 小组口号 制作名牌3分钟2 小组展示 小组名称 成员自我介绍 集体喊口号1分钟 组积分及奖励1 计分规则 主动发言积分2 计分方式 每次发言得扑克牌一张 计一分 最后累计总分3 奖励规则 累计积分按降序排列 根据排名发放神秘礼物 课前预热 分组 视频短片分享 视频分享 视频案例讨论 思考 视频中有哪些地方做的比较好 哪些地方需要改进 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 课程目录 1章五种类型的会议2章会议前的准备3章会议中的角色分工与流程4章会议后跟进5章答疑与提问 本章学习任务目标 1 陈述五种类型会议的目的2 识别中心常见会议的类型 1章五种类型的会议 1章五种类型的会议 根据目标不一样 会议通常划分为以下五种类型 1 制定计划型2 分享信息型3 解决问题型4 制定决策型5 建立关系型 制定计划型会议 1章五种类型的会议 召开此类会议通常是因为制定计划时需要多方面的沟通 或者需要赢得他人的支持认同或承诺 分享信息型会议 1章五种类型的会议 召开此类会议的目标是为了发布信息 事实上大多数会议都以此为目的 基本认知 分享信息型会议应该给与会者提供提问和讨论的机会 以确保大家能充分理解信息 Tips 解决问题型会议 1章五种类型的会议 召开此类会议的目标是为了解决业务问题 有效的解决问题型会议通常采用一种人人熟知的方法推动会议进程 基本认知 1 陈述问题 通过头脑风暴法讨论可能存在的问题 2 分析问题 通过头脑风暴法讨论问题产生的原因 3 制定解决方案 通过头脑风暴法讨论问题的潜在解决方案 4 设立下一步行动计划5 监督和跟踪计划进度 解决问题型会议的通用流程 建立关系型会议 1章五种类型的会议 召开此类会议的目标通常是为了庆祝成功事件 启动项目 认可员工表现 或者只是让大家聚在一起 基本认知 制定决策型会议 1章五种类型的会议 召开此类会议的目标是为了制定团队决策 基本认知 这类会议的关键在于有一个清晰的决策过程 而且作为管理者 您必须愿意接受群体的决策意见 Tips 识别中心会议类型 1章五种类型的会议 分标与工作计划旬标对标部门冲突解决头脑风暴月度工作总结与回顾销售部部门例会市场部部门例会教学部部门例会销售教学RR会议月度优秀表彰 以下会议分别属于那种类型的会议 本章学习任务目标 1 陈述会议前的准备事项 2章会议前的准备 学员分享 2章会议前的准备 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 请分享你在准备会议前要做的准备事项 会议前的准备事项 2章会议前的准备 确定时间地点 并通知到每个参会人员 尽量避免迟到和不必要的等待制作会议流程 Agenda 让每个人了解会议的目标 进程 准备部分准备会议相关材料在开会之前 就会议的议题 流程提前跟关键与会者进行提前沟通 达成基本共识在会议前 提前提醒与会人员做好材料和思路的准备工作提前将会议材料发邮件让相关人员阅悉 会议前需要准备的事项 2章会议前的准备 1 便于掌控时间2 保证讨论紧扣主题3 保证最重要的主题获得最大关注 会议议程的作用 案例分享 2章会议前的准备 主管会前准备的常见问题 本章学习任务目标 1 陈述会议中不同的角色分工2 陈述会议中的流程3 识别主管在会议中的角色及注意事项 3章会议中的角色分工与流程 学员分享 3章会议中的角色分工 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 请分享你觉得在会议中存在哪些角色及各自不同的分工 协调者 主持人 协调者负责制定会议议程 保证会议的进行和总体上对会议进行管理 他 她还可以干预制止与会议无关的讨论 会议中的角色分工 3章会议中的角色分工 计时员 计时员负责会议时间的掌控 记录员 会议记录员记录会议内容 确保大家对会议产生的决议和行动达成共识 核心人员 他们对会议的成功有举足轻重的作用 没有他们的参与 会议很难达到效果 学员分享 3章会议中的角色分工 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 如果主管在会议中身兼3职 会有什么问题 很多管理者通常犯的错误是试图完成这三个角色的所有工作 自始至终他们既是会议参与者又是会议的领导者 这样使得一个人的负担太重 而且也使其他参与者处于更加被动的地位 这些角色的分配将有助于提高会议的效果 同时也能提高参与者的积极性 Tips 1 阐明会议的目标2 明确要讨论的主题3 告知分配给每个主题的时间4 进入讨论5 对关键事件作出决策6 达成决议7 重申会议结果 会议中的流程 3章会议中的角色分工与流程 会议目标 本次会议需要达成的目的和标准 强调实践 1 阐明会议目标 3章会议中的流程 1 根据前面五种类型的会议 你需要确定在会议开始时第一时间阐明会议目标2 每次会议的议题最好是一个 最多不超过三个3 为避免遗忘或提高参与度 可以提前邮件 飞信等方式通知到参会人4 目标的描述必须具体并且符合实际 Tips 明确主题 根据目标的分解 明确影响目标达成的主题 并且告知就此展开讨论 2 明确要讨论的主题 3章会议中的流程 1 根据会议目标的类型 把会议目标分解为不同的主题2 通常会分为数据类和事件类主题3 明确这次主题就是会议的主要讨论内容 Tips 告知时间 明确每个主题可分配的时间 3 告知分配给每个主题的时间 3章会议中的流程 1 最好设置计时员 提醒主持人何时停止或加快议题讨论进展 Tips 进入讨论 针对每个议题展开讨论 收集有效信息 为决策做准备 4 进入讨论 3章会议中的流程 1 为提高参与度 可以设置发言原则 例如从左到右轮流发言 或者点名发言2 主动发言 提出建议 异议 都应给与肯定3 主持人应及时中断偏题的讨论4 控制时间 Tips 作出决策 根据讨论结果及沟通结果 对每个议题作出决策 5 对关键事件作出决策 3章会议中的流程 1 阐明你的决策理由 让大家明白你为何作这个决策 可以增强对决策的接受度2 决策理由应多采纳现场讨论建议 Tips 达成决议 公布决策后 征集参会者对决策的建议 并根据需要进行表决 6 达成决议 3章会议中的流程 1 询问是否有异议2 悬而不决的决策可以征集核心人员的意见 或者通过举手 投票方式表决 Tips 重申结果 达成决议后 再次重申决议 明确时间期限及责任分工 7 重申会议结果 3章会议中的流程 1 阐明达成决议的理由2 明确告知这是会议结果 必须执行3 明确时间期限与责任分工 Tips 学员分享 3章会议中的角色分工与流程 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 主管在中心的会议是否一定要按照这个流程来操作 如果不是 要保留哪些关键环节 本章小结 3章会议中的角色分工与流程 你认为可以从哪些方面评价一个会议是否成功 结果 通过与会议目标对照 来评估会议的结果进程 注意会议进程 观察和评估会议的运行 将有助于找到提高会议效率的方法关系 请核实 会上人们表现的人际关系是下面描述的样子吗 1 坦率和诚恳的谈话2 尊敬和礼貌3 或者其他方面 本章学习任务目标 1 陈述会议后跟进的目的2 陈述会议后跟进的方法 4章会议后跟进 学员讨论 4章会议后的跟进 自由发言 前2位获得1次抽牌机会时间 15分钟 人们为什么在会议后不执行会议的决议 会后跟进 4章会议后的跟进 目的 跟踪会议决议的执行情况 及时发现问题 并提供资源协助以达成目标 1 确保执行负责人清楚具体要求 可以安排会后沟通 并询问所需的协助2 重要决议通过邮件 短信等方式再次强调3 明确最后期限 并决定跟进的频率 Tips 答疑 问题收集 5章答疑与提问 请把你在会议管理中遇到的疑惑写下来 讲师将根据问题的集中程度给予解答时间 10分钟 提问 主管会议常见问题 5章答疑与提问 问题待收集时间 30分钟 课程总结 不要低估交流的重要性 作为一个管理者您的成绩往往与您双