岗位分析与职位说明书编写.ppt

人力资源部2010 6 岗位分析与职位说明书编写 课程目标 通过本次研讨会 您将掌握以下内容 岗位分析的定义及在企业人力资源管理中的作用与意义岗位分析收集的信息及主要方法编写职位说明书的基本思路及主要模式 美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验 把6只猴子分别关在3间空房子里 每间两只 房子里分别放着一定数量的食物 但放的位置高度不一样 第一间房子的食物就放在地上 第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上 第三间房子的食物悬挂在房顶 数日后 他们发现第一间房子的猴子一死一伤 伤的缺了耳朵断了腿 奄奄一息 第三间房子的猴子也死了 只有第二间房子的猴子活的好好的 究其原因 第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物 于是 为了争夺唾手可得的食物而大动干戈 结果伤的伤 死的死 第三间房子的猴子虽做了努力 但因食物太高 难度过大 够不着 被活活饿死了 只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食 最后 随着悬挂食物高度的增加 难度增大 两只猴子只有协作才能取得食物 于是 一只猴子托起另一只猴子跳起取食 这样 每天都能取得够吃的食物 很好的活了下来 做的虽是猴子取食的实验 但在一定程度上也说明了人才与岗位的关系 故事分享 故事分享 岗位难度过低 人人能干 体现不出能力与水平 选拔不出人才 反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀 其结果无异于第一间房子里的两只猴子 岗位的难度太大 虽努力而不能及 甚至埋没 抹杀了人才 有如第三间房子里的两只猴子的命运 岗位的难度要适当 循序渐进 如同第二间房子的食物 这样 才能真正体现出能力与水平 发挥人的能动性和智慧 同时 相互间的依存关系使人才间相互协作 共渡难关 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么会有人工作相互重叠 但是一有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 管理者经常遇到的困惑 思考 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么会产生这些问题呢 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少员工 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 我们应该怎样做 我们应该做工作分析岗位说明书 岗位说明书的定义 对企业的任职条件 岗位目的 指挥关系 沟通关系 职责范围 负责程度 考核评价的内容的定义性说明 拿来主义 消化不良 借鉴其他公司的样本 照搬照抄闭门造车 自我杜撰 根据个人主观愿望编写昨日黄花 西风凋敝 岗位说明书的编写弊病 岗位说明书的作用 明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导 对于任职者 更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 对于管理者 岗位说明书的作用 岗位说明书的作用 为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定的基础绩效考核的依据 对于人力资源专业人员 什么是岗位 岗位是组织的基本单位 标准构件岗位基于组织而非个人岗位为组织的目标和价值而存在岗位是个人与工作之间的纽带任职者变换 岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变 岗位的分类 企业里很多岗位 这些岗位按其性质的不同可以分成若干个类型 如生产岗位 执行岗位 专业岗位 监督岗位 管理岗位以及决策岗位 生产岗位 主要是指直接从事生产 安装 维护及为制造作辅助工作的岗位 生产岗位的员工主要从事企业基本生产任务 执行岗位 主要是指从事行政或服务性的工作岗位 执行岗位的员工根据领导的安排执行自己的任务 专业岗位 主要是指从事各类专业技术的工作岗位 例如 项目工程 会计或者工作技术人员等 监督岗位 主要是指受董事会或股东会的委托 监督企业各项工作的人员 执行监督工作 例如 审计部门 监察部门等 管理岗位 主要是指一些部门 科室的主管或部门经理 他们的职责是管理某一团队 决策岗位 主要是指公司的高级管理层 例如 总经理 副总经理或分管某一部门或业务的总监等 续表 岗位的特征 岗位属于组织岗位存在不取决于担任岗位的人 而是组织的需要 岗位与任职者截然不同 人的特征表现于其工作风格 方法和行为 岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任 岗位是动态的随着组织策略和结构的变化 岗位会发生变化 但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性 为避免组织重叠和资源浪费 更需清楚界定岗位的责任 岗位 职务 任务 职务 头衔 岗位称谓 例如 经理 主任 科长岗位 职能 头衔任务 指一项具体的工作 例如 职务 主任 科长岗位 人力资源科长 招聘专员任务 招聘员工 岗位的设置原则 岗位设置的数量应符合最低数量的原则 1 岗位数量不要设置很多 数量要尽可能少 2 如何才能符合最低数量的原则 岗位分析流程 岗位信息搜集 岗位说明书撰写 岗位分析 收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息 资料研读法问卷调查法访谈法观察法工作日记法 对岗位信息进行分析整理 分解为几个关键部分 以简洁的方式固化岗位分析结果 通常为岗位说明书 岗位分析6要素 岗位说明书模版 岗位分析方法 岗位分析流程 收集资料收集资料是岗位分析工作中最重要的一环 需要收集的资料包括 岗位名称 工作内容及职责 工作环境及任职资格 收集的资料应该可以回答下列问题 岗位基本信息 岗位名称 职衔等是什么 上下级汇报情况该岗位存在的基本目的是什么 基本意义是什么 为了达到这一目的 该岗位的主要职责是什么 什么 怎么样 为什么 什么是该岗位独有的职责 使分析者从更宏观的角度看待该岗位 什么是该岗位最关键的职责和核心领域 帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么 该岗位需要负责并被考核的具体工作成果是什么 该岗位的工作如何与组织的其他工作协调 组织的内部与外部需要有哪些协调 怎样 为什么 何时 怎样将工作分配给员工 如何审批和检查工作 有怎样的决策权 该岗位工作其他特点 如出差 非社交时间 灵活性要求 特殊的工作环境 要获得所期望的工作成果 该岗位工作人员需要有什么行为 技能 知识和经验 帮分析者找出胜任该岗位的人员所必需的能力和素质 岗位分析流程 收集资料 如何从岗位中收集资料 问卷法 通过结构化问卷来收集并整理信息的方法 具体包括 问卷调查法 核对法 该类方法要求公司有较好的人力资源管理基础 问卷调查法 即根据职务分析的目的 内容等编写结构性问卷调查法 由岗位任职者填写后回收整理 提取岗位信息 核对法 是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对 从而获得有关工作的信息 访谈法 通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料 包括单独面谈和团体面谈 此法比较适合于行政管理 专业技术等难以从外面直接观察到的岗位 此法需要面谈人员具备较好的面谈技巧 员工日记 记录 根据任职者按时间和工作内容和过程 以归纳提炼 提出有关作息 岗位分析流程 收集资料 在此次工作分析中 我们将综合运用调查法和访谈法 具体作法如下 1 对于通用性岗位 我们主要采用访谈法 我们通过与任职者进行个别访谈 挖掘更多的事实依据 以确认岗位分析所需材料的准确性 完整性 有效性2 对于专业性较强的岗位 我们一方面通过岗位问卷调查信息 另一方面通过与任职者本人及其直接上级的访谈 确认岗位的具体信息 岗位分析流程 收集资料 工作面谈步骤 面谈准备 面谈开头 获得应答 澄清 结束面谈 反馈 岗位分析流程 收集资料 岗位分析流程 收集资料 岗位分析流程 收集资料 在访谈时可以使用以下提问方式根据要求方式的不同可以分为 提问式 提出问题要求回答陈述式 要求被访谈人对某一方面问题进行陈述根据提问问题的性质可分为 开放式 对回答内容完全不限制 由被访谈人自由发挥封闭式 回答通常 是 或 不是 或者给出其他给定的选项根据提问内容和时机可以分为 探究式 对同一问题进行追问 以获得全面 透彻的了解连接式 对一个问题上下游的或有关联的其他问题进行追问澄清式 对有疑问的问题进行复述以确认自己理解了被访者想要表达的真实意思总结式 在被访人基本完成陈述后 总结其陈述内容 予以确认并追问是否有遗漏 问题举例 在什么样的情况下 你需要获得上级的批准 请告诉我 你的日常工作主要包括哪些内容 你是否有人员管理职责 在完成了每天的早会后 你还有些什么后续工作要跟进的 你每天都需要上交哪些工作报表 你的意思是你只有300元的财务审批权吗 你对哪一级的员工有奖惩审批权呢 你刚才介绍了这个岗位的主要工作 包括 还有其他需要补充的吗 岗位分析流程 收集资料 在访谈是应避免以下提问方式 问题举例 诱导性提问我觉得你不喜欢督导你的员工 是吧 连珠式问题你每天的工作是哪些 你每周接触多少个客户 你每周下多少订单 有没有权限审批费用 偏见式陈述仓管员通常没有什么事情做 多选式问题你是每周 每月还是每两与客户见面吗 岗位分析方法 岗位分析6要素 岗位分析6要素 岗位目的 主要应负责任 岗位工作权限 最低任职资格 工作关系 基本信息 岗位说明书模板 岗位说明书内容 1 基本信息 部门 岗位说明书 岗位名称 职能 职务 尽量与业界一致 便于比较和交流 坚持名实相符 保持内部层序清晰 对外如市场销售等岗位可灵活一些 岗位编号的说明 为方便分析及总结归纳 同时也便于档案管理 在岗位说明书编写时将所有的岗位进行编号处理 例如 行政为XZ 技术开发为JS 涂装分厂为TZ 品质管理部为PZ 以此类推 将所有部门以汉语拼音的首写前两个字母进行编号 岗位也进行编号 例如 技术部总监的编号为 JS 001 2 岗位目的 组织为什么需要这个岗位 这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么 岗位价值 对部门KPI的支持 分析要点 2 岗位目的 分析要点 岗位目的分析要点这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么 组织为什么需要这个岗位 岗位目的表达形式 为 在 做 组织贡献 约束条件 主要活动一般只有一句话 在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话 也就是那些有 多种角色 的岗位 2 岗位目的 分析举例 岗位 人力资源部经理 清晰表达本岗位在什么条件下 要做什么 以及岗位为什么要存在 举例 3 主要应负责任 3 主要应负责任 分析举例 举例 人力资源经理 岗位工作权限指的是 为了充分达成岗位目的 岗位所应享有的权限范围 它包括 1 决策权 2 建议权 3 监督权 4 审批权 5 检查权等 4 岗位工作权限 人力资源经理工作权限 公司重大决策建议权 对直接下级人员调配 奖惩的建议权 对所属下级的工作监督权 检查权 对业务水平和业绩的考核评价权 权限内的财务审批权 5 最低任职资格 5 最低任职资格 5 最低任职资格 分析示例 教育水平 专科或以上学历专业要求 人力资源管理 工商管理 劳动经济学及相关专业 知识技能 掌握人力资源管理理论 管理学理论 心理学理论 熟悉劳动法律法规及劳动政策 行业知识 工作经验 5年以上从业经验 3年该岗位工作经历 计算机技能 熟练操作MicroOffice等办公软件 语言技能 具有较强的阅读能力 写作能力和表达能力应具备的能力素质 有较强的领导力 沟通能力 组织协调能力 分析决策能