会议管理新版.ppt

會議管理課程大綱 前言壹 會議結構與流程說明貳 會議的目的與成功會議因素 參 有效的會議結構肆 會議主持的程序伍 會議參與者的技巧陸 主持會議的技巧柒 會議控制的技巧捌 會議後續作業事項玖 會議坐位安排 前言 會必有議 議必有決 決必有行 行必有果 是大家對會議的共同期待 是求問題的解決 工作目標的達成 會議的定義 多數人聚集在一起討論議事 壹 會議結構與流程說明 一 會議結構 1 宣達 2 檢討 3 協調 4 解決問題 5 收集意見 1 計畫 2 執行 3 確認 4 修正 二 會議流程 貳 會議的目的與成功會議因素 一 會議的目的集合眾人智慧與資源 共謀解決問題之策二 成功的會議因素 1 主持人的角色 2 會議討論的結構 3 主持會議的技巧 議題 與會人 4 會議後的追蹤事項 三 會議常見的問題 1 未經深思及充分準備就主持會議 2 會前未發開會通知 3 開會議程未事先規劃 4 無法控制討論主題 5 沒有記錄會中決議及同意的行動計劃 問題 四 會議異常的問題處理 1 不必召開會議的方法重点 a 目的b 理由c 方法 2 不得不召开会议的理由重点 具體與明確化 參 有效的會議結構 一 會議的計劃二 議程規劃與通知三 議程內容的準備四 會議討論可能問題點五 會議進行控制六 會議總結及記錄 步驟一 計劃會議 1 1 想清楚你的確切目標1 2 確定為什麼開會1 3 列下主題 步驟二 議程規劃與會議通知 2 1規劃開會前確認事項 1 確定出席者知道主題 2 清楚標示各個主題討論目的 3 出席名單及人員出席狀況確認 4 不克出席者應預先取得主席同意 並指定職務代理人 A 議程規劃 2 2規劃開會進行流程結構 1 宣佈開會的內容與時間配置 2 報告出席的人數 時間配置 3 報告會議的議程 時間配置 4 宣讀上次會議記錄 時間配置 5 報告上次決議案執行情況 時間配置 6 進行本次會議預定討論事項 時間配置 7 臨時動議 時間配置 8 宣讀決議事項 時間配置 9 宣佈散會 時間配置 2 3規劃開會後工作事項 1 會議記錄擔當者 2 會議內容校對 3 會議內容呈報對象 4 會議內容確認作業流程 5 會議記錄分發作業與建檔 2 4準備開會通知注意事項 內容不要過於簡單或模糊通知項目應適度的分類最理想的會議通知時間是 天前 B 會議通知 步驟三 議程內容的準備 3 1 將討論主題依邏輯排列3 2 分配每個主題討論時間3 3 決定主題先後次序 以 重要性 為主 非緊急性為次 步驟四 會議討論可能問題點 以下幾個思考點 4 1 那些地方可能會出現問題 4 2 這些問題存在多久了 4 3 目前情況發展的趨勢或程度的後果 4 4 分析診斷問題癥結 4 5 有什麼解決方案 步驟五 會議進行控制 在詮釋及行動先提示證據避免其他人穿插不相關問題不要停留在沒有決議的問題打轉 步驟六 會議總結及記錄 6 1 每個主題討論確定決議事項後 主席應彙整並確認同意事項6 2 製作會議記錄並定時追蹤執行結果 肆 會議主持的程序 1 導入議題 2 引出意見 4 導出結論 3 歸納要點 第一階段導入議題建立可自由發言的氣氛使與會人員的關注力得以集中詳細說明主題及目的明確表示會議的預定程序須通知全體人員的事項 第二階段引出意見 應討論的事項及其順序所期望的意見及資訊屬於何種層面發問的內容架構使全體人員發言使發言內容不致偏離主題 第三階段歸納要點 發言內容的整理方法檢討的事項為何 其標準為 少數意見應如何處理 如何獲得全體的同意結論歸納的方法 第四階段導出結論 執行結論要點整理時目的的再確認完成討論的項目應對執行的內容求得同意表達謝意 1 如何做好會議的準備2 會議中的溝通與報告技巧 伍 會議參與者的技巧 1 1參加前的準備1 1 1與會者有哪些人1 1 2會議的目的1 1 3應準備哪些資料1 2會議中應注意事項1 2 1提早到會場1 2 2不要中途離席1 2 3儀容要整潔1 2 4發言簡單扼要切中主題 1 如何做好會議的準備 2 1溝通技巧2 1 1重點是說明內容2 1 2對事不對人的要領2 2報告流程2 2 1首先報告結果2 2 2其次報告內容2 2 3最後報告建議 2 會議中的溝通與報告技巧 陸 主持會議的技巧與實務 6 1討論議題的技巧A 會議一開始 主席應確認今天會議必完成議題準備討論事項B 主持人也許可以提供一些選擇C 主持人需要確認每一成員都知道要討論的議題及討論的目的D 萬一議題內容太複雜 則需拆成幾個細目分類討論 避免誤會及混亂是主席的責任E 針對討論主題 適度甄詢專業人士的經驗或事實真相 F 在複雜問題討論過程中 主持人要適時協助過濾整理要點簡化討論內容G 如果是討論一草案 發現有錯誤時 應指定專人限時修正 並另外擇時再開會討論以節省時間H 針對再費時整理準備取得實據或陷入爭議短期無法取得共識的項目 主席應適時制止並另外擇時再開會討論I 每一項目討論結果後 主席應簡單清楚彙總同意事項及行動計劃並記錄於會議記錄中 6 2 安排人的技巧 嚴格要求與會人準時出席 會議環境的安排 a 會議桌b 環境的安排 控制喋喋不休的場面 鼓勵沉默者表答意見 保護弱者 鼓勵不同意見產生 建議是明日成功的種子 所以留意建議不要受到不必要的排擠 越資深的人越後徵詢他的看法 可以刺激建議的多樣化 達成共識時要馬上記錄 6 3 主持人的技巧 1 開場白程序與技巧程序 問候說明目的技巧 適時的讚美 2 結論程序與技巧程序 說明與會者建議與想法說明處置方式技巧 具體可行才提出 3 發問程序與技巧程序 開放式的詢問運用跟的話語技巧 5why 4 傾聽程序與技巧程序 要求詳述覆誦的話語技巧 能不能 5 時間不足的處理技巧程序 喊停說明處置方式技巧 停 停 停 6 澄清程序與技巧程序 重複發言者的話語要求說明容內技巧 如果我沒聽錯 6 4會議主持人的檢核清單 1 形成問題事項為何 產生困擾的事項為何 2 能否在會議上提出 3 目的為何 期望的會議結果為何 4 會議的型態為何 5 主題6 主席人員7 召開日期 需要時間8 場地9 準備當天攜帶的資料10 分發預先通知的資料11 當日所需要的實際數據與資料12 當天的工作分配 何種工作 何人負責 時間如何 13 討論的要點 議程 柒 會議控制的技巧 1 如何處理與會人員不發言2 如何處理人身攻擊3 如何處理離題的狀況4 如何處理爭議的議題5 如何處理部門的本位主義6 如何處理爭功諉過的情況7 如何處理抱怨的情況8 如何处理少数人垄断会议9 如何处理主席离题 1 如何處理與會人員不發言step1 說出對方不發言的現象step2 說出自己的感受與建議step3 要求對方給予看法或承諾 例 step1 老馮 今天你對會議都沒有意見 看法或是想法 喔 step2 我 個人 覺得這樣不發表意見你就失去了表達自己立場的機會囉 多少講點話吧 step3 把你對本次議題的看法說出來嘛 至少可以讓大家知道你在想什麼 或做了多少吧 2 如何處理人身攻擊step1 說出對方的問題點step2 說出自己的感受與建議step3 要求對方停止step4 要求對方針對議題給意見 例 step1 老馮 你怎麼可以罵人家的老母呢 step2 我認為罵人家的老母似乎是不太有修養 偏題了 這不是你平日會做的事情耶 或說不像你平日作風 step3 請你停止 停止評論 step4 請你該回到議題 對這件事情表達你的意見和立場 3 如何處理離題的狀況step1 直接說出對方的目前離題狀況step2 說出自己的感受與建議step3 要求對方針對議題給意見 例 step1 老馮 我問你雞蛋一斤多少錢 你告訴我的野雞很美味 這並不是我要的答案 step2 謝謝你告知 別再談野雞的事情了好嗎 step3 請你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢 4 如何處理爭議的議題step1 說出雙方的問題點與立場step2 說出自己的感受與建議step3 要求雙方立刻停止step4 要求雙方針對議題給具體可行辦法 例 step1 老馮和老馬 你們兩個一個堅持比較粗比較好 一個說比較長比較好 我知道你們都有自己的立場 step2 但是我覺得這樣爭下去也不是辦法 step3 在我 個人 認為小黃瓜是脆而多汁比較好請停止這種爭辯 step4 這樣吧你們各自提出 你們要如何種的小黃瓜要如何可以變得又脆又多汁 例 step1 老馮你們清潔部是負責公司的清潔任務 而老馬的打雜部本是負責換廁所的燈泡和衛生紙的 step2 我 個人 不讚同你們為了廁所的馬桶 究竟該誰來清潔搞得面紅耳赤 請你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧 step3 請 停止 不要再吵了 step4 那請你們提出對於廁所維的責任區域和責任提出建言吧 5 如何處理部門的本位主義step1 說出各部門的立場與任務step2 說出自己的感受與建議step3 要求與會者立刻停止step4 要求與會者制要針對議題給具體可行辦法 6 如何處理爭功諉過的情況step1 說出與會者的立場與任務step2 說出自己的感受與建議step3 同意與會者功過的情況step4 要求與會者制要針對議題給具體可行辦法 例 step1 老馮 這次參加此會議是為了討論環境清潔 與改進議題與各人的任務分組 step2 你們每個人都說廁所掃得很乾淨是自己的功勞step3 我同意環境保養得好 是各位的功勞 step4 希望你們能對於環境的改善提出更具體的建議 7 如何處理抱怨的情況step1 說出對方的抱怨的情況step2 同意對方的感受step3 要求對方停止step4 要求對方只要針對議題給意見 例 step1 老馮 你似乎對於你的份內工作打掃廁所有所抱怨 step2 我相信你一定對於這工作內容有不同看法 step3 但是請你停止抱怨 step4 請你對於如何讓廁所變得更乾淨整潔提出你的建議 8 如何处理少数人垄断会议step1 說出目前會議發言的狀況step2 同意少數的熱心的見解step3 謝謝他們的參予並於停止step4 要求其他與會人員針對議題給意見 9 如何处理主席离题step1 立即謝謝主席討論的話題step2 謝謝主席的關心step3 提醒主