会议筹划与管理.PPT

1 第九讲会议筹划与管理 2 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向90 以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高 3 会议的筹划与管理 会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理 4 会前准备工作 1 安排议题 议程 日程2 拟订与会人员名单3 申请会议所需资金4 会场布置5 安排食宿和茶水6 发出会议通知 精品资料网 5 安排议题 议程 议题的收集和筛选议程 6 议程的开头为会议的日期 时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 7 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议送交上级审核 8 申请会议所需资金 确定会议规格申请经费口头书面 9 会场布置 选择会场a 场地大小b 附属设施齐全c 适当的开会设备d 会场氛围e 场地不受外界干扰布置会场a 附属设施b 准备会议文件 10 讨论 各种会场的利与弊 精品资料网 11 12 面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时 安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 13 14 显示等级如果你希望显示等级 让主席坐在长方桌子的顶端 其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 15 16 17 自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注 在会议中用一张圆桌 主席可坐在任何一个位置上 18 安排食宿和茶水 食宿a 用膳b 住宿茶水 19 一杯香茶可赢得交易机会 20 角色练习 表演会议期间奉茶的礼仪 精品资料网 21 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时 不要勉强客人收拾整理 而应说 茶放这儿行吗 并等待客人的回答 按客人意愿行事 开会时 如果出席者众多 可请同事帮忙 一人端着茶盘 另一人专为客人上茶 22 茶溢出来了 这时不要惊慌 不忙乱 先道歉 后擦拭 切记 斟茶时 务必带上干净毛巾 有茶和糕点时 要先将糕点放在客人左手边 再将茶置于客人正中略偏右手侧 洽谈时间较长 在一至一个半小时内 应更换茶叶 给客人斟茶的注意事项 23 上茶时的七个程序 两手端茶盘 盘子高度位于胸部敲门 并说 对不起 进入接待室止步立正 轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面 24 桌上不能放盘时 则左手拿盘 右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底 两手从下方托住毛巾上茶结束后 左手拿茶盘 使盘紧靠左腋下 走到门口时 再次向客人点头致意 退出接待室 上茶时的七个程序 25 会间的组织服务 1 签到2 安排就座3 做好会议记录和录音4 会场服务 26 签到 签到形式薄式卡片式代签签到时的接待工作 27 游戏 会议排座 28 安排就座 要适合会议性质让报告者坐中央会议主持人的座位秘书的座位 29 做好会议记录 会议记录构成会议记录方式会议记录写作 30 小组讨论 设计会议记录表格 5分钟 31 32 点评 根据录像的内容 点评这位秘书的紧急情况处理技巧 精品资料网 33 会场服务 转接电话突发状况建议休息协助上司掌握 控制会议进程 34 会议的善后处理 1 会场清理2 印发会议记录3 资金4 会议的总结工作 35 会场清理 安排与会人员的离会