会议室管理培训课件.ppt

会议室管理培训 会议室管理员 引言 会议 是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下 围绕一定的议题 三个人以上 包括三个人 在一起共同商讨 商议 问题 议题 以便达到或互通情况 或交流思想 或得出结论 或达成协议 或作出决议 决定 等有目的有组织有领导的集会 会议的六个基本构成要素 与会者 会议主持人 会议议题 会议名称 会议时间 会议地点 会议是工作的一个重要组成部分 会议是集思广益 沟通信息 培训交流 汇报工作的一种重要方式 由此可见 会议对人们工作的重要程度 思考 既然会议如此重要 要开好一个会议 需要做好哪些工作 会议的作用 目录 会议召开 1 电话会议 2 接待礼仪 3 投影仪突发状况的简单处理 4 目录 会议召开 1 电话会议 2 接待礼仪 3 投影仪突发状况的简单处理 4 会议筹备 会议善后 会议过程 会议室管理模块 会议基本礼仪 会议关键要素的确认 谁去做这些会前的准备工作 部门秘书 会议室管理员 NO NO 既然会议是我们工作的一种重要形式 我们在座的每一位都会参与到各类会议中 同时 我们也需要组织各类会议 你们认为 会前需要做哪些准备呢 会前筹备 会前准备 确定与会人员 统计与会人数 我司现共有会议室及培训室23间 其中总部有9间 体验中心有9间 培训基地有5间 可根据不同需求选择相对应的会议室 确定会议类型 接待还是内部会议 大型会议或者小型会议 以便安排不同规格的会议室 确定会议需要使用设备和用品种类 要求 如白板纸 激光笔 移动投影等 人员 设备 类型 地点 会前准备 为避免工作时间的冲突 在发出正式会议邀约或通知前 通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通 确定与会人的空闲时间 例如 您好 我是 部门的 我们计划召开关于 的会议 想邀请 参加 会议初步定于 大约持续 请问是否符合您的时间安排 如何与与会者沟通会议时间 会议关键要素的确认 必要时需对与会者进行其他提醒 例如 携带相应器材 做好发言准备 相关注意事项等 发送会议邀约 另 在颜莊A栋二楼设有培训室4间 三楼设有培训室4间 注 如会议临时取消 请提前半小时告知会议室管理员 会议室预定流程 会议发生冲突时 该怎么解决 有哪些原则 会议室使用原则 注意 内部会议服从外部会议 小会服从大会 部门会议服从公司会议 一般会议服从紧急会议 窗帘 一般情况下 首先关闭靠近投影屏幕的窗帘 灯光 一般情况下 靠近投影屏幕的灯要关闭 影响会议室光线的因素 其他影响会议现场环境的因素 投影仪 确保投影图像稳定 清晰 居中 大小适宜 窗户 根据会议室噪声 温度 通风等情况决定窗户开关 桌椅 1 检查桌椅数量是否够用 2 根据会议需求摆放桌椅 如小组讨论 讲课式等 还有哪些因素会影响会议现场的环境 会议室的准备 你会开空调吗 是不是打开空调就可以了 空调的作用原理是什么 温度下降需要时间 提前开启会议室空调 压缩机 冷凝器 节流阀 蒸发器 会议设备准备 空调 人体感觉最舒适的温度是多少度 24 28 调节空调时 除了温度还要考虑哪些因素 风速 先调至最大 待温度下降后调至最小风向 一定不能直吹人体在会议进行中需不需要调节温度 需要 因为会议室不是密闭的空间 与会人数也可能发生变化 会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温度的要求 所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在会议进行中调节温度 还有哪些因素会影响会议室的温度 1 会议室中的电器设备在使用过程中释放出的热量2 室外天气的变化 会议设备准备 空调 会议设备准备 空调 会议设备准备 投影 会议设备准备 投影 会议设备准备 投影 电脑切换投影方法 1 同时按Fn F3键或同时按Fn 2 如果切换不过来 可直接用鼠标操作单击右键 图形选项 输出至 监视器3 切换时 为保证画质质量 电脑分辨率应调为1024 768 开关按钮上会标注槽灯 筒灯 中间日光灯 开关在这里 灯光的控制 会议设备准备 灯光 会议设备准备 灯光 会议设备准备 激光笔 连接电脑USB插口 多运用于PPT 可上下翻页 目录 会议室管理 1 电话会议 2 接待 3 投影仪突发状况的简单处理 4 会议申请 会议回复 仪器使用 后续动作 电话会议模块 电话会议 通俗地说就是利用电话机作为工具 利用电话线作为载体来开会的新型会议模式 它没有时间 地域限制 打破了通话只能局限于2方的界限 可以满足3方以上 根据不同提供商的产品 最高可实现4000方同时通话 它具有信息更加真实 范围更加广泛等特点 什么叫电话会议呢 电话会议申请 XX电话会议需求 会议主题 时间 X月X日X时X分 时 分方数 X人方数 需要接入的线路数 而不是指与会人数例 会议主题 行政部电话会议时间 10月10日9 00 10 30方数 10 将以上信息填好后 以邮件形式发给会议室管理员进行电话会议申请 这是什么 该怎么用呢 电话会议设备 八爪鱼 中转器连接口 电话线连接口 孔比较小 八爪鱼连 孔比较大 扩音功能 电话似的按键 目录 会议室管理 1 电话会议 2 接待 3 投影仪突发状况的简单处理 4 座次的摆放 物品的摆放 注意事项 接待模块 我司的接待 一律跟随国际惯例 主人对门而坐 客人背门而坐 座次按重要程度依次从中间往两边散开 图中数字号码代表重要程度 注 但由于二楼一号情况特殊 改为主人背门而坐 客人对门而坐 A为主方B为客方 接待座次安排 A8 A6 A4 A5 A3 A1 A2 A7 B7 B5 B3 B1 B2 B4 B6 B8 接待注意事项 1 确定客人的基本情况 人数 名单及职务 谁是负责人 负责人有几个 是否有特殊要求 2 预定会议室 如有接待 请提前一天对会议室进行预订 预定时 预留一个小时左右的准备时间 注意会议室的容量 不能太大 更不能太小 3 如有文件