行政公务文书写作5第五节函、会议纪要.ppt

行政公务文书写作 第五节函 会议纪要 1 了解函的特点和类型2 掌握函的写法和注意事项3 能正确写作各种函 一 函写作知识要点能力要求 案例精选一 学生阅读思考 1 这是一份什么性质的函 2 发文单位去函的目的 主旨 是干什么 3 从结构看 它由哪些要素组成 4 它的正文写成了几层 你能把它们划分出来吗 5 为什么本函的开头要用那么多文字来写 6 这份函的附件能起什么作用 7 这份函的语言具有怎样的特色 师生共同讨论上述问题 案例精选二 学生阅读思考 1 案例二是一份什么性质的函 按规定下级向上级请示 上级应该用批复来答复下级 为什么这里用函来答复呢 2 该函的发文字号中的 函 字表明什么意思 3 这种答复请示的函 有一点必须在正文开头交代清楚 想想看 它应该是什么 4 本函作出了怎样的答复 这些答复代表了谁的意见 5 比较一下去函与复函在写法上有何不同 师生共同讨论上述问题教师提问 函除用于上述情况外 还可用于哪些情况 一 函的用途 特点与类型 函适用于 1 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 2 向不相隶属的有关主管部门请示批准和答复审批事项 函属事务性平行文 一 函的特点1 适用性广 函可以知照说明情况 可以商洽讨论问题 可以咨询答疑 可以请求批准有关事项 也可以答复审批事项 2 事务性强 函就是用于解决具体事务的 二 函的类型1 函根据功用 大致有六类 1 商洽函 用于不相隶属机关之间商洽工作 讨论问题的函 2 询问函 向受函者提出询问 并要求对方予以答复的函 3 答复函 答复来函询问和被上级机关的公文办理部门用来答复 请示 的函 4 请批函 请求不相隶属的有关机关或主管部门批准事项的函 5 审批函 机关或有关主管部门审批不相隶属单位有关请求批准事项的函 6 知照函 告知受函者有关情况的函 2 根据行文程序 可分为致函和复函 致函 也叫去函或发函 主要指询问函 请批函 知照函 复函 有答复函 审批函 商洽函既可为去函 又可为复函 二 函的写作格式 标题去函的标题常用 发文机关 事由 文种 和 事由 文种 两种形式 复函除上述两种形式外 还有用 发文机关 事由 行文对象 文种 标题形式的 如 国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函 实际上 这种标题是把 主送机关 移到标题上了 主送函的主送机关是具体明确的 有确定的主送机关 函 一般由标题 主送机关 正文 日期等组成 在写法上 去函与复函有所差别 正文一般包括缘由 事项和结语三层 去函正文 开头扼要交代发函的缘由 再具体讲明要办或知照什么事 最后针对内容和要求选择恰当的结语作结 如 请函复 请同意 请批准 是否同意 请研究后予以及时函复 特此函达 等 但不能用 此致敬礼 等用于个人的结语 复函正文 开头引叙来文 常用 月 日 关于 的函 请示 200 号 收悉 作引语 接着针对来函询问或请批的事项做出具体答复 若答复的事项较多 则分点写 最后有针对性地选用 此复 特此函复 专此函复 等语作结 成文日期用汉字小写数字写明年 月 日 写作注意事项1 行文规范 一定要按公文规范写函 2 要一函一事 切忌一函多事 3 直陈其事 言简意明 函不能像个人书信那样问候 寒暄 搞感情投资 而要开门见山 直陈其事 力戒套话 空话 4 用语得体 函是平行文 用语要表现对对方的尊重 如称对方为 贵 与对方商洽事宜 要用商量口吻 但又不能不讲分寸 用一些虚假的谦辞 语言要符合行文关系 亲切自然得体 特别提醒 请你审判 学生阅读思考 1 你认为该函的标题表达的主旨明了吗 2 该函最大的问题是什么问题 3 语言表意是否准确 通顺 4 结语是否规范 师生根据上述提问讨论 修改本文 修改参考文如后 学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 大学校长办公室 为了培养师资 我校最近选派了五位教师到 学院进修 但因该院进修教师宿舍基建工程尚未完工 进修教师的住宿问题无法解决 现特向贵校求援 请为我校五位教师提供帮助 解决其暂时住宿问题 住宿费用等事宜 按贵校有关规定办理 请予支持为荷 学校二 年 月 日 牛刀小试 关于委培职员的函 大学 为提高职工的文化业务素质 我公司拟将5名原来所学专业与现职工作不甚对口的大学毕业生 送贵校 专业全脱产进修一年 除按有关规定支付学校培训费用外 我们还愿在贵校建设方面予以一定的资助 不知贵校是否能予接收 请研究后及时予以函复 市证券公司二 六年 月 日 参考答案 知识连接 函 与 函的格式 是两个不同的概念 要注意区别 函的格式 也称 信函格式 或 函的形式 它是公文格式中区别于 文件格式 的一种特定格式 用来发平行文和处理日常事务的下行文 因此 函的格式 可发 函 也可发 通知 意见 议案 批复 嘉奖令 等 用 信函格式 发文 其发文字号的机关代字中常含一个 函 字 以显示其发文格式 如 国办函 2001 1号 是国务院办公厅2001年用 函的格式 发出的第1号公文 函与函的格式 信函格式说明 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 发文机关名称及双线 武文线和文武线 均印红色 两线之间各要素的标识方法与国标格式相应要素相同 如图所示 1 了解会议纪要的使用 特点和类型2 掌握会议纪要的写法和注意事项3 能正确区分会议纪要与会议记录的区别4 学会行政和专题两种会议纪要的写作 二 会议纪要写作知识要点能力要求 案例精选一 学生阅读思考 1 这是一份什么会议纪要 2 从结构看 它由哪些要素组成 3 它的正文写成多少段 各写了哪些内容 能分成几部分 各部分在结构上体现着怎样的身份 4 正文第3至6段之间是什么关系 5 会议纪要是会议精神和决定事项反映 那么 在写作时 应该怎样体现这一要求 6 仔细考察该会议纪要用怎样的称呼行文 为什么 师生共同讨论上述问题 案例精选二 学生阅读思考 1 案例二又是一份什么性质的会议纪要 2 从整体结构看 它由哪些要素组成 3 它的正文由哪些部分构成 4 它的主体在行文上有何特点 主体四个问题的行文顺序以什么为逻辑依据 5 请你比较一下案例一和案例二的开头 然后谈谈它们在行文上的区别 师生共同讨论 完成上述问题 一 会议纪要的用途 特点与类型 会议纪要适用于 记载 传达会议情况和议定事项它既可上呈 也可下发 还可平行 甚至被批转或转发 是一种具有告知性和指导性的会议公文 一 会议纪要的特点1 纪实性 会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项 这样 才能起到传达会议精神 为有关单位提供工作依据 指导开展有关工作的作用 2 概要性 会议纪要是对会议内容 会议决议和会议精神等作高度的 全面的 要点式概括 不像会议记录有闻必录 而是须对会议繁杂的情况和内容进行综合整理 概括出主要精神 归纳出主要事项 体现主题思想 使人一目了然 把握精髓 3 约束性 会议纪要一经下发 便要求与会单位和有关人员遵守 执行 4 称谓的特殊性 会议纪要采用第三人称写法 因会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向 常以 会议 作为表述主体 会议认为 会议指出 会议决定 会议要求 会议号召 等是其称谓特殊性的表现 二 会议纪要的类型根据会议性质 可分为两类 1 办公会议纪要 是指记载和传达机关 单位行政办公会议的纪要 2 专题会议纪要 是指各种交流会 座谈会 研讨会的纪要 二 会议纪要的写作格式 标题会议纪要标题主要有下列形式 1 由 会议名称 文种 组成 如 第五届现代应用文国际研讨会纪要2 采用正 副标题形式 如 探讨新时期文学的发展 中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要3 由 单位名称 会议名称 文种 组成 如 学院行政工作会议纪要 会议纪要 一般由标题 正文 落款和成文日期组成 正文会议纪要的正文一般由前言 主体和结尾构成 前言 一般概括会议基本情况 包括会议名称 目的 内容 时间 地点 规模 参加人员 主要议题和会议成果等 前言不能过长 要简明扼要 让人读后能总体了解就行 主体 是会议纪要的核心部分 一般根据会议的中心议题 按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括对会议工作的评价 对问题的分析 会议议定的事项 做出的决定 提出的要求等 主体的写法有三种 一是条项式 就是把主体内容包括讨论的问题和议定的事项 按主次一条条写作 这种写法条理清晰 内容清楚 一目了然 二是概述式 就是把会议的内容或议定的事项进行综合概括 分成若干部分写作 这种写法较普遍 它有利于突出重点 分清主次 它一般是把主要的 重点的内容放在前面写 而且尽量写得详细具体 而次要的和一般性的内容放在后面写 也往往写得较简略 三是摘录式 就是把与会者的具有代表性的 独创性的发言要点摘录 按发言顺序或内容性质先后写作 这种写法可尽量保留发言人的谈话风格 避免一般化和千篇一律 比较客观 具体 结尾 一般写对与会者的希望和要求 也有的会议纪要省写结尾 落款成文日期 写作注意事项1 掌握会议的全部情况 写作会议纪要首先要弄清楚会议的目的 任务 内容和形式 掌握会议的所有文件材料 参加会议的全过程 并认真做好记录 尤其要注意阅读会议的主要文件和材料 领导发言 掌握会议的主要精神 2 抓住要点 突出会议主题 会议纪要是会议结果的反映 不能面面俱到 照搬会议记录 而应围绕会议主题 抓住要点 突出重点 简明扼要地反映会议的主要情况和精神 3 文字简洁明快 写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅 要简明扼要 在语言表达上应以概述为主 尽可能简短 通俗 切忌长篇大论 在结构层次安排上 要条理清楚 特别提醒 请你审判 本会议纪要主要存在如下问题 1 写法交杂 造成某些内容重复 2 概括性不强 看不出会议的具体议项 3 主题不太集中 写了不是网络安全 而是学院安全保卫的事情 4 内容反映的认识是个人意见 而不是会议精神和会议决定 5 语言表达也存在一定问题 修改参考文如后 网络信息安全工作会议纪要 根据2月14日学院安全工作专题会议的要求 2月20日下午 副院长在行政楼526会议室主持召开了学院行政部门网络信息安全工作会议 出席会议的有各行政部门负责人和 助理院长 会议议题有两项 一 通报寒假期间 中心电脑被盗事件 二 讨论学院目前网络信息安全问题 一 中心电脑寒假被盗事件 2月 日晚 中心共有4台液晶显示器和10台主机的CUP 硬盘 内存被盗 财产损失2万余元 工作资料严重丢失 此事引起了学院领导的高度重视 立即召开了各有关部门专题会议 要求全力采取各项补救措施 目前该中心正在竭力从各方面收集 补充数据资料 力争将损失减到最小 二 学院目前网络信息安全问题 会议认为随着信息化 电子化进程的发展 数据越来越成为企事业单位的核心决策依据和日常工作资料 网络的发展 电子商务的兴起 网络安全也越来越引起人们的高度重视 其核心就是数据安全 数据安全包括数据静态安全与数据动态安全两个方面 数据静态安全是指防止存放在数据服务器存储设备内的数据被窃 修改 删除与破坏 数据动态安全是指防止在数据传输交易过程中被截取或篡改 保证网络数据安全的技术 一是系统防护技术 指从桌面系统到网络环境 到数据服务器的访病毒 防黑客入侵 重在 访 二是系统保护技术 指数据备份 快速恢复 异地存放 远程控制 灾难备援等技术 重在 保 针对这次失窃事件 会议认为 各部门在学院还未建立统一的备份数据储存库之前 要尽快对电脑数据及时清理 自行备份有关数据和设置系统密码 行政部门数据较多而且相当重要 尤其财务 教务 图书馆等部门现在就要着手工作 各种数据备份后要有审阅权限 不是所有人都可看到所有数据 且要有两人具有同等管理权限 以便在发生不确定因素时能采取相应技术手段加以恢复 经过认真讨论 会议对近期工作作出如下决定 一 各部门负责人应组织相关人员认真阅 学院各部门网络管理责任人职责 学院校园计算机网络管理条例 关于加强全省普通高考招生网络环境和网络安全运行管理的通知 等文件 提高对网络信息安全的警惕性 并根据本部门的实际情况 确定一至两名信息安全员 名单于3月5日前报学院办公室 二 各部门要结合实际情况 把各自的信息数据做相应备份 立即采取各项保护措施 明确个人的责任 三 教务处 财务处 图书馆考虑尽快增加电源防雷系统装置 并请基建办参照网络与设备中心电源防雷办法于3月9日前拟出相关方案 报董事会审批 争取2006年底完成 四 学院办公室会同网络与设备中心尽快制定一个数据备份原则 并下发各部门 各部门将收集 整理准备进入学院大备份的数据于4月30日前报学院办公室 五 今年招生工作即将开展 各涉及招生工作的部门要认真贯彻省教育厅文件精神 确保网络安全 招生期间要坚持值班 确保招生工作的完成 六 学院数据备份资料统一存放于学院 室 在学院大备份设备投入使用之前 学院办公室要尽快落实节假日期间数据和设备的具体存放点 增购保险柜 制定相关程序 确定管理负责人 七 学院办公室为网络信息安全工作的归口单位 要尽快拟订大备份方案和工作细则 交由网络与设备处研究实施 八 今后遇到侵害事故或其他原因 凡因没有备份数据而造成损失的将追究部门负责人的责任 上述各项工作由学院办公室负责检查 督促和落实 二 六年二月二十三日 区政府第 次常委办公会议纪要 12月6日下午 区政府在第一会议室召开了第 次常委办公会议 参加会议成员有 区长阎 副区长李 赵 于 钱 农办主任吴 研究室主任常 商委主任王 畜牧局长孙 粮食局长张 教育局长金 列席了此次会议 阎 同志主持会议并作了重要讲话 会议议题有三个 1 听取李 同志传达市商业工作会议精神 研究决定明年商业工作重点 2 听取于 同志汇报当前奶牛养殖工作中存在的主要问题 研究解决的具体办法 3 听取钱 同志汇报市人大代表视察我区教育工作提出的问题 商定具体的解决办法 牛刀小试 会议针对上述问题 分别进行了认真研究讨论 并提出了切实可行的解决办法 一 关于我区商业改革问题 会议认为 我区近年来人口增长很快 但商业网点太少 商业压力大 群众生活不便 有意见 这个问题必须尽快解决 会议一致同意将明年商业工作的重点放在加快小区商业网点建设和推行租赁制上 具体做法是 一 年初召开区商业工作会议 统一思想 明确工作任务 目标和重点 二 以城门前店的经验引路 在中小型店中大力推行租赁制 以此推进商业改革 三 树立典型 不断总结经验 深入研究改革中所出现的新问题 加快小区商业网点建设 尽快解决群众生活中不便的实际问题 会议针对上述问题 分别进行了认真研究讨论 并提出了切实可行的解决办法 二 关于当前奶牛养殖工作问题 会议认为 经过近两年的努力 我区奶牛养殖发展很快 给全市居民提供了新的奶源 但当