文书立卷的程序及规范.doc

文书立卷的程序及规范 在现行组织中，文书立卷的一般程序如下：按照立卷计划进行平时归卷；年终调整定卷；卷内文件的排列与编目；案卷的装订；案卷的排列与编目。以上工作的内容可以用下列同时表示：归 卷核 查收 集文件的排列与编目案卷编排与编目装 订年终定卷平时归卷文书立卷剔 除剔 除 不合格案卷目录备考表案卷封面按组织机构按保管期限卷内文件目录页(件)号按时间按重要程度案卷编目案卷的排列装订成册清理、补贴文件编目文件排列定 卷核 查 不合格卷内备考表 第一节 文件的平时归卷与年终定卷 一、平时归卷平时归卷，是指现行组织的文书工作人员（或负责立卷人员）在本组织立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹（盒、柜）进行妥善保管的活动。（1） 平时归卷程序 1、做好归卷的准备工作。在上年度底或下一年度初，文书人员（或负责文件收集积累的人员）按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称（类名）、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“124”等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。2、收集文件。平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文（12份）归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。3、 认真核查。在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。4、 归入卷夹。文件收集到文书部门（立卷部门或承办部门等），经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹（盒、柜）中，进行分类保管。在平时归卷的过程中，有关某一主题（或问题）的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷”。平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的基础，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。适合平时立卷的文件类型有：1. 大型会议文件2. 专题系列材料3. 可定期收集组卷的文件4. 自身独立成册的文件 二、调整定卷调整定卷，是指立卷部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导和帮助下，将平时已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行认真全面的核对和检查、调整和加工，最后确定立卷文件的工作活动。 （一）调整定卷工作的种类 对文件的调整通常情况下有两种类型：简单调整和全面调整。 简单调整，是指对各个条款内的文件进行稍微的局部调整后即可确定案卷的组成。这种方法使用于现行大中型机关，因为这部分组织已经实行文书处理部门立卷制度，有良好的平时归卷工作作为基础。全面调整，是对文件进行彻底的检查，全面考查文件之间的联系，从而确定案卷的组成。这种方法主要适用于文书工作尚未走入正轨或未实行文书处理部门立卷的制度的机关。（2） 调整定卷工作的内容调整定卷工作的具体内容包括：1. 检查归卷文件是否齐全完整。根据本机关制定的立卷范围，检查归卷文件是否齐全、完整无缺。2. 检查规矩按文件的质量。即要检查归卷文件是否正确运用了立卷特征，是否保持了文件之间的历史联系或逻辑联系，保存价值与保管期限是否恰当准确。3. 检查卷内文件数量，酌情适当分卷或并卷。立卷计划的一个条款或一个终端类名之下不一定恰好是组成一个案卷的文件数量。4. 部门领导复查签字。一般来说，各部门的领导对本部门的工作非常了解，因为他们的职位决定了必须统观全局，协调指挥。因而由他们来审阅调整后的案卷，往往可以发现那些为能收集到的重要文件，缺什么，补什么，能进一步保证应立卷的文件的齐全完整。签字，表示部门领导对案卷质量负责。第二节 卷内文件的排列与编目规范 一、卷内文件的排列卷内文件的排列，就是对组合到案卷的文件进行认真分析，仔细研究，寻找出他们之间的主要联系，并按照其主要联系来排定它们的顺序，从而固定每份文件的卷内文件中的位置。（1） 按时间顺序排列时间特征是最常用的排序方法。这种方法适用于严格按照地区、名称、作者或某一具体问题等构成的案卷。（2） 按重要程度排列按重要程度排列适用于各种特征组成的案卷。其常规模式是：重要的文件排在前面，次要的文件排在后面。一些具体的文件和文件类型在卷内排列适应采用如下排列方法：请示与批复：批复在前，请示在后；正件与附件：正件在前，附件在后；印件与定稿：印件在前，定稿在后；通讯文件：复问在前，问文在后；转发文件：转发性文件在前，被转发的文件在后；案件文件（非诉讼）：结论材料在前，依据性材料在后；合同文件：按合同订立程序的自然联系排列；信访文件：信访处理文件在前，上访信件在后；公安、诉讼、监察、纪检等的业务、案件文件：按承办程序排列；产品、设备、仪器、图纸文件：按总体材料（图）、组件材料（图）、部件材料（图）、零件材料（图）排列；工艺文件：其文字材料按工艺流程排列，其图纸按总图在前，装配图在后的顺序安排；基建文件：其文字材料按基建项目的进程排列，其图纸按总平面图结构图（立面图或剖面图）的顺序排列；会计文件：会计凭证与账簿文件按其产生时间顺序排列，报表文件按汇总表在前，明细表在后的顺序排列；科研文件：按课题研究过程排列；总之，卷内文件的排列，应该遵循这样的一个原则，即要以文件材料自然形成的联系为基础，结合文件的时间顺序和重要程度来合理地排列，使卷内文件成为一个系统有序的整体。2、 卷内文件编目（一）编页（件）号为了固定卷内文件的位置，应按其排定的顺序依次编写页（或件）号。页号，凡是卷内文件以“卷”为单位装订成册的均需编写。页号的位置，在每页文件的右上角（背面的左上角）处。页号编写的原则是凡有图文均需编写页号（空白页不编页号），对记载办文发文过程的文件处理单和发文稿纸等均应立卷，并与正式文件同一编写页号。注意：卷内文件是编页号，不是编张号。张号是给一张纸编一个号，不管纸上一面有字、两面有字都算做一张，大张折迭的文件、筒子页都算做一张。而页号则相反，是将一张纸的两面均编号（即见字编页）。编页号，有利于防止文件的遗失和伪造文件，同时也方便查找文件。在给文件编页号时应注意遵循以下原则：1. 整体性和连续性原则。2. 唯一性原则。3. 实用原则。编页号时，如果发生漏编或跳页的情况，这时不要再次重新打编页号，耗时费力，可采取补救方法解决。对漏编的，可在页号上加上1、2、或甲、乙等标记，如漏编了第10页，可表示为91或9甲，同时在卷内备考表中注明：“第9页后增补1页91”。对于跳页的，如由15页跳到17页，可将15页改写成“1516页”，同时在备考表中注明“第1516页，共1页”。这样就能保持编号的连续顺序。件号，是针对不装订的案卷而言。凡不装订的案卷，其中的每份文件材料的首页又上方均需加盖档号章，并逐件编写其中各项目。档号章的式样如下： 档 号 章全宗号目录号案卷号件号 按件编号的案卷，应在其每“件”之内编页号，针对现行文件在制作时已编好页号的，如单份文件或出版物的正本等可以不再编件内的页号，而直接使用已编好的原编号作为页号；但对未编页的单份文件或几份单份文件合在一起算作一件的则需编件内页号，以免掉页遗失，还可方便保管和利用；图表和声像材料等也应在文件或装具上逐渐编号。 卷内文件的页（件）号均使用阿拉伯数字表示。(二）填写卷内文件目录卷内文件目录，是揭示卷内文件的内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。一般情况下，永久、长期保存的案卷均需写卷内文件目录，而短期保存的案卷可根据各单位情况酌情考虑是否编卷内文件目录。在个别情况下，如案卷中文件较少，案卷标题已能揭示卷内文件的具体内容和成分的，亦可不填卷内文件目录。卷内文件目录主要包括顺序号、发文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，其式样如下：卷内文件目录顺序号发文号责任者文件题名日期页号备注 其中，页号：是卷内文件所在页面的编号，是立卷人为案卷中所有文件编写的统一大流水号。编写页号时前面的每份文件可只填写起始的页号（查找文件总是先看文件首页），最后一份填写起止两个页号，起止号中的止号即为本卷内文件的总页数。 备注：留待对卷内文件变化时作说明使用。（三）填写卷内备考表卷内备考表，是用以注明卷内文件内容修改和补充、页码重号、移动、残缺等各种状况、以备文件人员、档案人员以及利用者的日后查考。其位置位于卷内文件的末尾处，卷内备考表主要包括： 1、本卷情况说明：用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷编立和暂存阶段应由文件工作人员负责填写，归档后则由档案人员负责填写，已记录文件档案管理过程中案卷及卷内文件的状况，如注明与本卷文件有关文件、照片、录音、录像材料的档号，即可以为利用者提供相关文件的查找路径。2、立卷人：编立案卷的人员。案卷编立完毕后，应由立卷人签名，以示对编立的案卷负责。3、检查人：案卷质量审核人员。检查人可以是立卷部门的负责人，也可