最简单的现金流水账数据透视表分析法.doc

最简单的现金流水账数据透视表分析法首先说明，本人非专业会计，数据透视表也极不熟悉，仅自己试着玩，当然是原创。以前做过单位现金流水账，经常需要月、季度、半年、全年分析账目收支情况，即收入、支出主要是哪些项目等。每次都去计算，那就太麻烦了。其实用数据透视表，就可以一劳永逸，设置好后，会自动生成月、季度、半年的收支汇总情况，很是方便，下面以EXCEL2010为例。下图即为数据透视表分析的结果：当然，要制作现金流水账的数据透视分析，也得象纸质做原始账一样录入原始数据，且录入时有一定的规范（简单）要求，如下图：原始数据录入格式，几乎与纸质账一样，当然你也可以增加“记账号”等内容，但就象上图的摘要一样，对数据透视表无大碍，可以忽略不计。为了后面好操作，注意：凡是“收入”在后缀上“收入”两字，凡是“支出”在后缀上“支出”两字，录入要按账目产生的时间为序。原始数据录入完毕，选中其录入的所有内容后，在EXCEL2010上依次操作：插入表格弹出的对话框直接确定，如下图：（如果是一次性的，不再录入数据的话，此步可以不要。如果今后要继续在此表中增加数据，则必须这样做，才能建立动态的数据透视表，今后再录入数据后，只需按一下“刷新”，就是最新数据汇总分析。）1、创建数据透视表：将光标放在上面列表中任意单元格，如A9,点击：插入数据透视表弹出“创建数据透视表”对话框直接确定。2、这时就会自动打开一张新工作表，在新表中有数据透视表（暂无数据）、数据透视表字段列表（一般在表的右侧，因设置不同，外观略有差异），如下图。将鼠标对准“数据透视表字段列表”中的“时间”按下左键不放，拖动“时间” 到下面的“行标签”下方框内，用类似方法将“项目”拖到“行标签”内，将“收入”、“支出”拖到右下角的“数值”内。如下，即为拖动的初步透视表，但时间和项目显示不便于查看，且由于原始数据的收入、支出列内有空格，数据透视表默认以“计数”来汇总，应当调整为“求和”来汇总，才能显示原始数据。下一步我们将进一步调整。3、数据透视表调整：首先，将光标定位于收支列中任意单元格，如B4,点右键值汇总依据求和，即可将“计数”变为“求和”而显示收入的具体数值，用类似方法把支出改为原始数值。下图为“收入”、“支出”均以“求和”方式显示原始数值。4、接下来为了美观，进一步调整透视表。单击透视表中任意单元格如A10，调出“数据透视表工具”设计报表布局以大纲形式显示。如下图：“以大纲形式显示”后，透视表由原来的三列变为四列，更加直观，见下图5、接下来，我们为了便于更好地汇总分析，我们将对“收入”、“支出”、“时间”进行组合。左键点击表中“项目”右侧倒三角形，弹出下拉菜单标签筛选结尾是，将弹出对话框，如下图在弹出的“标签筛选（项目）”对话框的“结尾是”右边输入“收入”并确定。如下则将显示所有结尾是“收入”的项目，如下6、用鼠标选中“项目”下面所有“收入”后，依次点击：数据透视表工具选项找到“分组”卡将所选内容分组。这时就会新增一列“项目2”,其下为“数据组1”。单击“项目2”单元格，在上方的编辑栏（只能在编辑栏内操作）内将“项目2”改写为“类别”，并“回车”即可。选中第一个“数据组1”,用上述方法将其改为“收入”，效果如下：上图显示的全为“收入”项目内容（实际为筛选为收入），点击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，即可将项目中所有内容含支出内容都显示出来。重复上面的第5、6两步操作，将“项目”的“支出”组合起来，效果如下图：然后，再单击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，则所有收入、支出内容都显示出来，如图：7、对现金流水账，一般是按月来进行汇总分析，那么我们就将“时间”按月进行组合。先选中所有“时间”，再依次：数据透视表工具选项分组将所选内容分组弹出“分组”对话框“起始于”、“终止于”前默认为勾选保持不变（如未勾选就勾选上）“步长”中选中“月”确定。如下图下图即为按月汇总的现金收支流水账大家看了上图，只有“收入”、“支出”没有“余额”，下面我们将通过“添加计算字段”的方法来求出“余额”。8、将光标定位在透视表中数值区域任意单元格，调出“数据透视表工具”选项“计算”组计算字段弹出“插入计算字段”对话框选中对话框中“名称”右侧中内容“字段1”并改写为“空格(键)+余额”（因原始数据表中有“余额”一项，此处加空格是为了区别，否则不能操作）将对话框中“公式”右边的“=0”的“删除”将光标定位在“=”后面，用鼠标单击对话框下边“字段”中的“收入”，则“公式”变为“=收入”，然后收入后面输入“-”号，再点击“字段”内的“支出”，从而将“公式”改写为“=收入-支出”，然后确定即可。请参见下两图：下图为增加“余额”计算字段后的效果，但其中的余额仅为每一行收入、支出相减的余额，并不是我们想要的余额。9、单击余额中任意有数值的单元格，右键调出下拉菜单值字段设置弹出“值字段设置”对话框值显示方式（下方默认一般为“无计算”）点击值计算方式下输入框右侧下拉箭头，将默认值改为“按某一字段汇总”再在其下方的“基本字段”内选择“时间”确定。即可按时间来汇总余额。如图：10、单击数据透视表内任意单元格如D9,调出“数据透视表工具”设计找到“布局”级点击“分类汇总”图标在组的底部显示所有分类汇总，即可得到以“时间”月为单位的分类汇总表，在每月的底部就有当月收入、支出、余额的汇总数据，分别见下图：但上图先显示“支出”后显示收入，与日常做账不一致。适当调整即可：左键单击“类别”右侧的下拉箭头（倒三角形），在弹出的排序筛选菜单中，选择“升序”即可。如下图：通过以上步骤，现金流水账按时间进行分类汇总就出来了，当然上表还可以进一步进行美化。且如果现在仅为到2月底的数据，3月又在原始数据表中新增数据后，也不用重新再制作透视表，只需到透视表中刷新即可，操作如下：单击数据透视表任意单元格，调出“数据透视表工具”选项找到“数据”组里的“刷新”点击“刷新”即可，这时透视表会自动将3月的结果按原来的分类汇总方式自动生成分析表。如下图：按上述方法，作出好现金流水账数据透