9大开会技巧.doc

9大開會技巧想成為職場達人的第一步就是先學會如何開會，不論你是要主持會議、還是參加會議，別忘了妥善運用以下9大技巧，相信你也可以事半功倍地開個好會！如果你主持會議 主持會議的 5大技巧 會議召集人是會議能否成功的關鍵角色，如果你有機會召開會議，千萬不要忘記運用以下5大技巧，用中立的角度，營造讓與會者安心發言的環境，將大家的意見有效歸納、群組與分析，以形成共識的方法導出行動與決策，讓會議成為解決問題的第一線。 會議前 技巧 1期望明確 告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束，考量你想從與會者身上得到什麼資訊，允許大家有充分時間做準備，這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼，例如：報告目前工作進度、請準備提供我們關於商品如何在市場上銷售的意見。如果主題超過一個以上，就要確保已經做好會議議程大綱，並且讓每位與會者在會前就已經收到，如果沒有事前告知，恐怕會產生一個沒有結果的會議。如果你有特別的需求，想請某些人提供特定的資訊，也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後，在會議召開前一天，親自向每位與會者確認他們了解你的需求。會議中 技巧2營造氣氛、保持中立 會議開始，試試看先培養容易開口說話的氣氛，暖身一下，等到大家心情放鬆之後再進入會議，營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣，觀察動靜，適時擲球給投手與每一位內外野手，確定沒有任何人閒著，並且因為這顆棒球（議題）的轉動，達到團隊目標。謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標，而非成為意見中心，如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時，要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁，例如你可以說關於這件事情我的意見是。如果你想保持中立立場不發言，對於某些議題可以問與會者關於這個意見的優缺點，你有什麼想法？儘量讓每位與會者都有說話的機會，不可以因為畏懼於權勢，而犧牲主管以外的其他人發言的權利，但前提是要大家有進了會議室卸下職銜，大家一視同仁的共識。 會議中 技巧3資訊可視化 除了讓與會者不斷提出意見之外，別忘了主動站起來動手寫字，在白板上寫下交談的經過與結論，或是與會者的發言重點或關鍵字，將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通（mapping communication），適時提高與會者的注意力，協助與會者理解會議進行到哪裡。 技巧4歸納結論 如果你的會議並沒有安排任何與會者擔任計時員，在預定會議結束時間前的10分鐘，你要提醒大家：各位，讓我們準備結束，我們必須在10分鐘後離開這裡。藉此讓大家了解時間有限。然後，不論分配什麼任務，關於作業方式、負責人、截止日等等，都要再重複確認一遍，確認已經達到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定，還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀錄員，也要提醒會議紀錄者記下期限，以免會議結束，大家走出會議室之後還是一片空白，不知道下一步要做什麼。 會議後 技巧 5持續追蹤 可以將下列3件事情，做為會後自我評估，藉以做為下次改進之用： 1.發生什麼事情？ 2.完成什麼事情？ 3.什麼事情尚未完成？ 如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任，別忘記要持續追蹤到下次開會，並在會中報告上次會議決策的執行成果。 成功會議主持人的確認清單 讓與會者全員發言 努力讓大家討論，不會產生壁花或壁草 對所有與會者採取公平待遇 巧妙處理干擾者們的狀況 說話的節奏明快 別忘記幽默，但要高明，以免反效果 有爭論、現場混亂時能應付自如 時常整理要點予以確認 別忽視少數意見 如何讓與會者參與發言？ 1.指名發言：指名某位與會者發言。 2.依序發言：讓每位與會者至少能發表一次意見。 3.誘導發言：針對某人一定知道的事情，請他發言。 4.職責輪流：以輪流的方式安排司儀、紀錄、計時工作，讓大家當一次會議的旁觀者，藉此讓他們了解發言對於會議不冷場的貢獻。 5.製造機會：讓全員分擔主題，在下次會議中讓大家發表，製造全員發言的機會。 狀況外會議中常見的7種干擾者 會議中，你一定遇過以下幾種干擾會議進行的人，建議你不妨這麼做： 對私語者 如果不立即阻止竊竊私語的人，將會讓整個會議失控，不妨暫時停下討論，將眼神望向竊竊私語的人，用眼神傳達說夠了沒？可以安靜下來了的訊息，如果對方還是不停下來，可以問其中一位：對於目前會議的討論，你是不是有什麼意見呢？ 對偏執狂 這種人永遠有一肚子氣，不認同每個提案，同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式，沒有添加任何批評的語氣，要求對方停止：我認為這些批評，正在阻礙我們完成已經設定好的工作，如果你能停止，我會很感激你。如果他還有話要說，建議他可以找一天單獨跟你開會。 對離題者 只要一偏離主題就問他：因為時間關係，我想我們最好回到正在進行的議題上或是說：你剛剛說的話，和我們討論的主題有關連嗎？如果他還想說下去，你可以假裝不小心忽略他們想發言的欲望，例如眼睛不正視他，這樣才能有機會讓其他與會者有發言貢獻的機會。 對悶葫蘆 如果你是會議的主持人，面對不說話的悶葫蘆，如果你這麼問他：你有沒有什麼意見？，他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結合，換個問法：現在我們討論的問題中，關於這一部分（他擅長的部分），你的想法如何？ 如果這位悶葫蘆開了金口，你一定要趕快把他說的寫在白板上，因為這代表的是你尊重他。 對亂碼人 會議中，為了要鼓勵有些並不善於表達，但認真說出想法的與會者，即使說出來的意見像是火星文一樣，但是如果你善於解碼，他們的意見也不失為好意見。 首先，你要肯定他們對於會議的發言貢獻，因此即使他們的發言需要再整理，你千萬不能說：你能再重複一遍嗎？而是要試圖幫他整理，你可以問：我了解你的意思是（自己幫他整理的重點），我說的正確嗎？或是你可以說：我不確定我了解，你要不要試試看，找出幾個重點告訴我們。請他自己整理建議的重點。 對闊論者 這種人說話永遠沒有句點，因此你必須尋求適當的時刻打斷他，先認定他們的價值，然侯把焦點轉移到其他人身上，禮貌的說：我了解你的想法，有其他人有不同的意見嗎？ 對闖入者 不曉得你的會議中，是不是常有來自外部的闖入者，推開又關上會議室的大門？也許他真的有急事或急電要找人，也許他只是想確認要找的人有沒有在開會。不論原因如何，這類外部干擾對於與會者的集中力與議程的進行都有所影響。 你一定聽過防火牆（firewall），它不僅用於維護電腦與網路安全，也能應用在會議中，你可以在會議室的門口放一塊留言版，並準備好幾張利貼與一枝筆。 在留言板上要寫清楚目前是哪一個部門在開會、與會人員有哪些、預計開到幾點，並註明嚴禁非與會者闖入會議室，如果有其他同事代接電話或有任何事情留言，請他們寫在利貼上，貼在留言板上即可。與會者會在休息時間確認留言板上，是否有非常緊急且重要的留言，這樣可以避免其他人闖入會議室造成干擾，成為協助會議順利進行的保鑣。如果你參加會議 成為傑出與會者 的4項技巧 全美會議權威貝格曼（Michael Begeman）曾說，當愈來愈多的事情是由團隊進行，開會，就成為一個完成多數重要工作的場合。別忘了會議的精神在於全員參與，積極主動地投入會議的討論、聆聽與發言，就是展現團隊精神的時刻，如果能透過你的發言及資料彙整，使得會議突破僵局，做成具有建設性的決議，更可以讓上司、同儕刮目相看。 技巧 6提案具體 除非是腦力激盪，要不然說出太過抽象的想法，跟沒說一樣。想清楚再發言，會讓大家容易理解你的想法。 技巧71分鐘演講術 在會議中的發言節奏要明快，嘗試用1分鐘說出吸引人的重點。1分鐘約可講300字的內容，訓練1分鐘演講術有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點，可避免在會議中成為亂碼人。 技巧8建立體系 會議中你一言我一語，資訊龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點，以及自己想說的話寫下來，從中找出脈絡，加以體系化（例如可以在會議資料上用紅筆標示首要重點，藍筆標示次要重點，綠筆寫下自己的想法），這樣一來，會議資料就變成一張資訊體系圖，成為無可取代的點子來源。 技巧9引用提案 如果你將手邊拿到的會議資料經過自己的整理體系化，也有助於你引用別人的提案（請注意不是剽竊），例如：30分鐘前A曾說X提案，可以結合剛剛B說的Y提案，因為你的整理，不但A與B都因為自己的提案沒有被忽視而感到欣慰，也能協助會議儘快進入決策面。 提升發言品質的自我訓練 收集實例 具體化的實例具有說服力，因此平時要多準備實例以應會議之需。數字常常更具有真實感，最好將常用的數字（例如營業額、主要顧