外文学院研究生毕业论文格式设置教程.doc

外文学院研究生毕业论文格式设置教程 论文是描述科研成果进行学术交流的一种工具而论文格式其实就是对于这一交流工具的一种标准化设置与要求下面是小编搜集整理的研究生毕业论文格式设置教程欢迎阅读查看 正文、标题与目录 生成及调整自动目录应是Word苦手的列位最先碰到的一个头疼问题本部分向大家介绍如何自动生成及调整目录 1调整正文格式 在生成目录之前应首先调整正文格式再调整标题格式如果次序颠倒会导致大量返工 首先是调整正文格式包括段落格式和字体格式： 1.1段落格式 1.1.1先全部选中正文部分自第一章至最后一章(不包括参考文献和附录)可将光标(光标是指输入状态下在Word页面上一下有一下没有的那条竖线不是鼠标指针)放置在第一章章头再将屏幕拉至最后一章章尾按住Shift鼠标点击章尾即可将全部内容选中如图： 1.1.2之后点击上方工具栏中的“开始”然后点击中间“段落”工具框右下角的小箭头打开设置段落格式的对话框 1.1.3如图所示在对话框中将大纲级别设置为“正文文本”缩进设置为“内测0字符外侧0字符首行缩进2字符”间距设置为“段前0字符段后0字符行距1.5倍行距”然后点击“确定” 此时包括各章、节、目标题在内的所有正文内容段落都已统一为图中所示章、节、目的段落格式与正文格式不同这个会在后面生成目录时再进行统一调整 1.2字体格式 1.2.1首先按照1.1.1.1中的方法选中正文各章内容然后点击字体工具框右下角的小箭头 1.2.2在弹出的对话框内按如图所示设置好字体格式中文字体设置为“宋体”西文字体设置为“TimesNewRoman”字号设置为12号(12号就是“小四”号)然后点击“确定” 标题的字体与正文字体有所不同这里先放在一边随后会在生成目录时与标题的段落格式统一进行调整 1.3引用文献字号调整 学院要求正文中引用文献标注应该用10号字号比正文内容的12号字要小一点因为论文篇幅较长如果用眼睛从头到尾一个一个找文献标注再一个一个修改字号很麻烦而且可能会不慎漏掉这里介绍一下修改引用文献标注字号的简便方法 1.3.1点击右上角的“查找”这时左边会弹出一个侧边栏 1.3.2这时将光标移到第一章章头然后在左侧边栏的输入栏中输入一个英文前括号“(”(如果是中文论文文献标注括号为中文格式就输入中文前括号“(”如图中1所示)Word会帮您检索出全文所有的英文/中文前括号这时点击输入栏右下角的上下箭头(图中2所示处)就可以在正文中按顺序依次找出所有前括号(图中3所示)您只需要挑是文献标注的进行修改就行这个方法也适用于修改跟文献标注有关的其他格式问题 1.3.3选中该处文献标注(图中1所示)然后将字号改为10号(图中2所示)随后再次选中改过的文献标注双击右上角的“格式刷”(图中3所示)此时鼠标指针旁会出现一个刷子图案(图中4所示) 1.3.4这时您只需按照1.1.3.2的指示找到下一处文献标注然后拖动鼠标选中该文献标注它的字体格式就会自动更改为与之前修改的文献标注相同的格式不用再一次次地手动修改字体了 2调整标题格式 正文格式全部设置完以后就可以调整标题格式了此外一些生成目录、页眉和页码的铺垫工作也会在此章进行讲解之所以这么做是为了避免后期设置页眉页码时返工 2.1分节符的设置 列位在生成目录设置页眉、页码时可能会遇到几个非常头疼的问题摘要和目录部分的页码是大写罗马数字正文部分是另起的阿拉伯数字这个要设置?正文页眉是该章的序号和章名这意味着每一章的页眉都不同这又要处理?本部分对如何解决这两个问题进行讲解 这里简单讲一下“分节”的含义：“分节”是指将整个文本分割成不同的部分每个部分在整体的页面设置(如页眉、页码等)可以互不相同(也可以相同)将文本分节需要在适当的地方插入“分隔符”才可以完成 2.1.1首先把光标移到摘要的最后一行末尾然后选中上方的“页面布局”工具栏点击“分隔符”在下拉菜单中点击“下一页” 2.1.2此时摘要的后面会多出来一页空白页 2.1.3将光标移到第一章标题的最前端按键盘上的退回键(Backspace)将后面的正文搬到这一页空白页上这时鼠标双击该页的页眉部分就可以看到本页与上页属于不同的两节 2.1.4接下来只需要在每一章及参考文献、附录和致谢部分之前都按照以上步骤进行分节就可以了可以在设置每章的章标题时顺便完成这一步骤前面的摘要、目录不要页眉、页码相同所以置于同一节即可 2.2标题的字体与段落格式设置 标题的格式比较简单但需要注意这么两个点：标题序号与标题文字之间的空格问题;标题后每段文字的首行缩进问题 2.2.1回到第一章标题选中第一章标题设置字体为中文字体“黑体”、西文字体“TimesNewRoman”字号为16号(即三号字体)加粗 2.2.2再设置段落格式大纲级别设置为“1级”缩进“左侧0字符、右侧0字符”无特殊格式段前24磅、段后24磅(需要手动输入)1.5倍行距然后点击“确定”关闭对话框后再将标题居中 这里注意大纲级别设置的问题如果之前没有按照1.1.1.3中所提示的那样将全文的大纲级别设置为“正文文本”请务必先进行设置不然有可能会因为写论文的时候提前设置了大纲级别然后直接在标题后回车书写正文导致一些正文被设置为标题级最后窜入目录那样再改的话会比较麻烦所以这里先提前设置一下 2.2.3章标题设置好了以后注意一下标题序号和标题文字之间的间隔问题学院要求标题序号与标题文字间间隔一个汉字符这个效果并不是在英文输入状态下敲两下空格就可以实现的 首先将序号与文字间的空格消去然后将您的输入法由“半角”转换为“全角”(如果您使用的是搜狗输入法按“Shift+空格键”即可)然后敲击空格键在“全角”状态下一个空格即是一个汉字符 2.2.4另一个需要注意的问题是章、节、目及目以下标题后的第一段需要顶左格从第二段开始才首行缩进两个汉字符 2.2.5接下来只须参考以上步骤此后的章、节、目、目以下标题都设置为学院的规定格式各级标题的大纲级别分别是：章(Chapter1)是“1级”节(1.1)是“2级”目(1.1.1)是“3级”目以下(1.1.1.1)是“4级”注意如果按照之前1.1.1.3处的讲解全文都设置了首行缩进2字符那么后面就需要在设置节、目、目一下标题时注意把这些标题和标题下的第一段重新设置为左顶格 3自动生成和调整目录 本部分讲解如何自动生成和调整目录在生成目录之前需要先设置页码同时本部分还会顺便讲解一下页眉的设置 3.1设置页码 3.1.1在之前设置好分节的前提下可以开始着手设置页码点击上方“插入”工具栏再点击“页码”在下拉菜单中点击“页面底端”然后选择页码居中的那种 3.1.2选择之后论文文档的页面底端就会出现页码了这时从文档的第一页直到最后一页都会有页码出现且默认为从阿拉伯数字“1”开始因此我们需要对页码格式做一些调整(建议这个时候不要急着给论文附上封面和两份声明如果附上了先删掉以后再加上或者自己手动在摘要前加上一个分节符把前面的部分和摘要目录部分分开) 双击摘要部分的页面底端进入编辑页眉页码的状态然后点击左上角的“页码”选择“设置页码格式” 3.1.3摘要和目录部分的页码要求用大写罗马字母所以我们在弹出的对话框里将“编号格式”设置为“I,II,III,.”然后点击“确定” 3.1.4这时底端的页码就会变成大写罗马数字但默认的页码字体和字号都不符合学院规范需要修改这里只需选中底端的页码数字将其设置为“TimesNewRoman”字号设置为10.5(即五号字)因为同一节的页码格式是统一的所以只需要设置这一页同一节其他页的页码也就会自动变更成相同的格式了 3.1.5之后我们需要设置正文部分的页码正文部分的页码规定应设为阿拉伯数字且须从第一章章头开始重新计算不与摘要和目录的页码接续这里就要用到之前设置好的分节 首先将页面翻到正文第一章页面底端进入页眉页码编辑状态然后按照1.3.1.2的步骤打开“页码设置”的对话框这里我们可以看到出现的设置和之前基本是完全一样的 3.1.6要把正文的页码设置得和摘要与目录部分不同只需要将编号格式改为“1,2,3,.”然后将下方的“续前节”改选为“起始页码”再在旁边的输入框中填入阿拉伯数字“1”即可 3.1.7这样摘要目录部分的页码和正文部分的页码就不一样了(如果后面每一章出现重新计算页码的情况只需要在该章的页码设置里将“页码编号”设置成“续前节”即可不过一般不会出现这种情况) 3.2设置页眉 3.2.1选择上方“插入”工具栏点击“页眉”选择居中格式的页眉先不要急着编辑页眉内容 3.2.2点击上方“导航”工具框中的“链接到前一条页眉”这个按钮原本默认是选中状态的点击是为了取消掉它如果不取消掉的话编辑本节页眉之后前面的页眉也会变得和本节一样了取消掉之后再编辑本节的页眉注意页眉的内容要与章标题完全一样包括序号和文字之间的空格编辑好之后把字体和字号调整一下格式和页码相同 3.2.3然后设置后面几章的页眉这里只需要双击该章的页面顶端进入编辑页眉的状态然后先取消掉上方的“连接到前一条页眉”(一定要先取消掉不然前面的页眉也会跟着被改掉)再把页眉处的文字改一下就好了 3.3生成目录 如果前面的准备工作按照笔者以上的讲解做足了的话生成目录就会变得非常简单 3.3.1先把光标移到摘要的最末尾选择上方“插入”工具栏点击“空白页”插入一张用于放置目录的空白页 3.3.2然后鼠标点击一下该空白页再选择上方的“引用”工具栏点击“目录”在下拉菜单中选择“自动目录1” 3.3.3这样Word就会在这张空白页面上自动生成一份目录但因为目录的格式不符合学院规范所以我们需要进行一点调整首先将目录的标题改为“TableofContents”(用中文或者其他语言书写论文的同学请参照学院相关规定)字体改为“TimesNewRoman”字号16磅加粗居中段落格式为1.5倍行距段前24磅段后24磅另外自动生成的目录标题是蓝色的所以要把它改成黑色的 因为图中的文本只是示范笔者没有把所有标题的大纲级别都设置好只是设置了几个作为参考所以生成的目录也就不是很完整 3.3.4然后需要设置目录各级标题的段落格式先选中任意一级标题然后按照规定修改该标题的字体和段落格式：14磅、加粗;段前6磅、段后0磅单倍行距 3.3.5只要修改了一级标题的任意一条同级的所有标题都会自动变更为相同的格式因此接下来只要按照规定将各级标题的格式都修改过来就行了 3.3.6这里需要注意几点一个是Word自动生成的目录不会显示目以下的标题(1.1.1.1)这个是符合学院规定的但是可能会导致列位在后期修改论文时动了大纲结构却忘记订正目以下标题的序号(比如1.1.2改成了1.1.3原来的1.1.2.1也要跟着改成1.1.3.1)这个要注意 另外目录中的节标题(1.1)需要左侧缩进1个字符目标题(1.1.1)缩进2个字符需要列位在段落设置中注意设置一下 最后根据学院规定的示例无论各级标题是否加粗标题文字后面的点阵和最后的页码数字是不加粗的所以需要单独进行更改只需从页码向点阵拖动就可以单独选中点阵和页码而不选中前面的文字然后取消掉加粗效果 3.4更改目录 3.4.1自动目录生成以后如果对正文的改动造成了章节目等标题在页码上的改动(比