Excel的十种实用小技巧.docx

一、灵活添加Excel文档的页眉和页脚 经常使用Excel的用户可能都知道，以往要想为Excel文档添加页眉和页脚绝非是一件轻松的事情，需要经过层层对话框的设置才能完成添加任务。但是现在的Excel能够在完全可预览的“页面布局”视图中为Excel文档添加页眉和页脚，操作过程简单且直观。操作方法如下： 1.在Excel的“功能区”中，单击“插入”选项卡。 2.在“文本”组中单击“页眉和页脚”按钮。 3.在“功能区”中会出现“页眉和页脚工具”的上下文相关选项卡，在其中的“设计”选项卡中提供了我们需要的所有命令，由此可以非常直观地对Excel文档的页眉和页脚进行编辑。二、以最快的速度来美化表格 在最新的Excel工作表中，用户可以将注意力全部集中在重要数据的输入上，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上，从而减少劳动量。让Excel来帮助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步骤如下： 1.定位到包含数据的任意单元格中。 2.在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一款“套用表格格式”。 3.此时弹出“套用表格式”对话框，指定表数据的来源。 4.单击确定按钮，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色，并且还会把表格区域转化为列表，得到列表的诸多功能，如自动筛选等。三、快速删除重复数据 即使有Excel帮忙处理大量数据时，难免遇见出错，眼睛看花了经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误有时候还真的很难发现。此时就更要借助Excel了，这样的问题可以轻松得到解决。 1.选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区”中的“数据”选项卡。 2.在“数据工具”组中单击“删除重复项”按钮。 3.此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。 4.设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。四、通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况 在一个单元格区域中显示双色渐变或三色渐变，颜色的底纹表示单元格中的值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变，非常强悍吧。新版Excel带来的全新的“色阶”条件格式，让阅读者可以更直观更舒服的查看。 1.选中需要分析的数据，如“A3:C8”单元格区域。 2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。 3.在“条件格式”下拉菜单中执行“色阶”“绿-黄-红色阶”命令。 此时，表中的具体数据便按照数据的大小，以不同颜色展示出来，对于数据统计汇总非常实用，能够让人对整体变化情况一目了然。五、用长短不一的色条让数据更具表现力 上面是对表格整体进行对照查看，如果你只需要能够一目了然地查看某一列数据的大小情况时，怎么办呢？此时可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。具体操作方法如下： 1.选中表格中的某一个单元格区域。 2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。 3.然后，在弹出的下拉菜单中执行“数据条”“蓝色数据条”命令。 此时，应用“数据条”条件格式后，可以显而易见的看到整列中的数据最大值和最小值，不必去逐个数据对比看到眼花缭乱。六、确保始终能看到每一个表格标题 为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，Excel中提供了一项非常实用的功能，只要将数据区域转换为表格，在浏览表格数据时就可以始终清楚地看到每一个标题。 1.选择要转换为表格的数据区域，单击“插入”选项卡。 2.在“表”组中，单击“表”按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，点击确定。 3.创建表格后，上下滚动该表格就可以始终看见表格标题，即原标题行出现在列标的位置上（当然光标要位于该表格中，拖动滚动条时才可看见列标题）。 分享一个小技巧，直接给普通的数据区域“套用表格格式”也可以把数据区域转换为Excel表格。七、单元格样式轻松设置 如果您想在一个输入步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel提供的内置单元格样式，任何一个用户都可以非常便捷地完成格式设置工作。简单操作如下： 1.选择要设置格式的单元格。 2.在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“单元格样式”按钮。 3.单击要应用的单元格样式。 此外，需要说明一点常识，单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题。当切换到另一文档主题时，单元格样式会自动更新以便与新文档主题相匹配。八、创建文本直方图除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。九、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具宏Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码： Function V