Excel数据透视表培训.ppt

Microsoft OfficeExcel 培训 数据透视表在数据管理中的应用 数据透视表的简介 1 数据透视表是Excel电子表格自带的一项数据分析功能 可以对原始数据进行任意分组和归纳 并以报表形式显示出来 2 数据透视表有以下优点 可以按不同信息维度 快速汇总 各种交叉关系 独立于原始数据存在 显示方式可以选择 自动生成透视图 维度 数据立方体与OLAP 数据透视表的基本内容 1 数据源2 创建数据透视表3 设置报表的布局4 格式化报告5 数据的汇总方式6 数据的排列次序7 组合数据8 公式的应用 使用数据透视表分析数据 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态表格 有助于分析数据和组织数据 1 1术语数据源从中创建数据透视表的数据列可多维数据集轴数据透视表中的一维 如行 列 页列字段信息的种类 等价于数据列表中列行字段具有行方向的字段分页符进行分页的字段字段标题描述字段内容的标志项目组成字段的成员 使用数据透视表分析数据 1 2术语 续 组一组项目的组合透视通过改变一个或多个字段位置来重新安排数据透视表汇总函数EXCEL计算数据表中值的函数分类汇总对一行或一列单元格的汇总刷新重新计算表格1 3建立一个数据透视表1 选择数据源类型2 选择数据源区域3 指定数据透视表位置 数据源的选择 1 要求没有定义条件格式并没有激活自动帅选功能2 注意需包括标题栏3 不能包含空列4 假设存在一个包含销售数字的Excel工作表 它展示了数千万行有关两个国家 地区的销售人员及其每天销售量的数据 使用数据透视表分析数据 1 3 1建立一个数据透视表 详细 步骤1 指定数据源类型以销售数据表为例 单击菜单 数据 数据透视表和数据透视图 出现如下对话框 使用数据透视表分析数据 1 3 1建立一个数据透视表 详细 步骤2 指定数据源位置指定数据类型之后 单击 下一步 向导将显示第2个对话框 使用数据透视表分析数据 1 3 1建立一个数据透视表 详细 步骤3 指定数据透视表显示的位置在向导的最后一个对话框 需要指定数据透视表的显示位置 使用数据透视表分析数据 1 4分页显示数据透视表步骤1 单击数据透视表工具栏中的 数据透视表 步骤2 在弹出的菜单中选择 分页显示 步骤3 在 分页显示 对话框中 单击 要分页的字段 步骤4 最后单击 确定 完成分页 使用数据透视表分析数据 1 5整理数据透视表字段如果数据表中垂直显示两个字段 不方便比较数据可以按鼠标左键并拖拉按钮到汇总一词单元格 使用数据透视表分析数据 1 整理数据透视表数据 显示所有数据在数据透视表中 每个字段右侧都要有一个小箭头 单击它可打开一个数据项下拉列表 选择 全部显示 将显示全部数据 隐藏数据项如果用户不需要显示所有数据 可将不需要的数据项隐藏单击数据项下拉表 选择一个不需要的数据 使用数据透视表分析数据 1 数据透视表的刷新源数据发生变化后 数据透视表里的数据不会自动刷新 要对数据透视表里数据进行刷新 则需要在数据透视表内点击右键 单击 刷新 在文件打开时刷新 右键单击数据透视表 选择 表格选项 在 数据选项 中选择 打开时刷新 设置刷新频率 也可以设置刷新频率 输入数值 数据透视表可定时刷新数据 使用数据透视表分析数据 1 8设置数据透视表的格式用户可以设置单元格的方法来修改数据透视表中单元格的外观 例如 改变字体 字号等 如果要保存这种格式参考以上做法 步骤1 右键单击数据透视表步骤2 在弹出的菜单中选择 表格选项 步骤3 在 数据透视表选项 对话框中选择 保留格式 步骤4 最后单击 确定 使用数据透视表分析数据 1 9自动套用格式在EXCEL中为数据透视表提供了超过20种的自动套用格式选项 要应用这些格式 可在数据透视表中选择任意单元格 单击数据透视表工具栏上的 设置报表格式 按钮 在 自动套用格式 中选择一种报表格式 要取消现在数据透视表中的自动套用格式 右键单击数据透视表 单击 表格选项 在 数据透视表选项 对话框中取消 自动套用格式 使用数据透视表分析数据 1 10在数据透视表中排序用户可以使用EXCEL中的 排序 功能对数据透视表的字段项进行排序 字段项的所有实例都将会进行排序 并在改变数据透视表布局时保持指定的排列顺序 1 10 1手动排序例 对如图的销售季度进行降序步骤1 单击 销售季度 步骤2 在菜单栏上依次单击 数据 排序 步骤3 在排序对话框中选择 降序 步骤4 单击确定 使用数据透视表分析数据 1 10 2自动排序刚才的例子 也可以指定自动排序 步骤1 双击 销售季度 字段步骤2 在弹出的对话框中点击 高级 步骤3 在 自动排序选项 中点击 降序 在使用字段中选择 销售季度 步骤4 点击 确定 使用数据透视表分析数据 1 11内部字段和外部字段数据透视表能自动地在外部字段的标题下对内部字段的项进行组合 带有多个行字段的数据透视表有一个内部行字段 它最靠近数据区域 任何其他的行字段都是外部行字段 内部行或外部行位置决定了该行字段的项是否会在报告中重复多次 外部行字段的项只能显示一次 但内部行字段的项可以按需重复多次 使用数据透视表分析数据 1 12数据透视表组合指定项如图示 上 如果用户希望把 国内市场 送货上门 网络销售 邮购业务 组合成 国内业务 可按以下方法来做步骤1 鼠标左键和 Ctrl 选中 国内市场 送货上门 网络销售 邮购业务 步骤 单击鼠标右键 在弹出菜单上选择 组及明细数据 点击 组合 则会建立一个名为 销售途径 的字段标题 并且将选中的项组合到新的 数据组 的项中 步骤 选中标为 数据组 的单元格输入 国内业务 如图 下 使用数据透视表分析数据 1 13数字组合要将字段中的数字项组合 可以在分组对话框中进行设置 如图 我们把销售季度进行组合 在对话框中输入步长为 则季度变为 显示结果如下图 使用数据透视表分析数据 1 1 按日期和时间进行组合如图所示的数据透视表显示了按定单日期统计的销售人员的订单金额 这样不是很直观的显示不便于统计分析 我们可按时间日期进行分组具体操作如下 在订单日期的字段上点击右键再点击 组及显示明细数据 再点击 组合 在弹出的对话框中点中月和年 使用数据透视表分析数据 1 15对同一个字段进行多种汇总如果想对一个数据字段应用多种汇总方式 只需要在 数据透视表列表 内将字段再一次拖进数据透视表的数据区域中 利用字段设置对话框选择想用的汇总方式 如图 使用数据透视表分析数据 1 16创建计算字段数据透视表中可以增加计算字段 计算字段是通过对现有的字段执行计算后得到的新字段 如右图透视表 如下步骤向其插入计算字段1 在工具栏上 点击公式 计算字段2 在对话框中输入公式3 结果如下图 使用数据透视表分析数据