word文档恢复的七大法宝.doc

在使用Word编辑文档时，有时会出现损坏文件的现象，下面介绍一些避免损坏文件的方法和恢复损坏文件的技巧，希望能对用户有所帮助。 一、改变自动保存文档的时间间隔 - 利用Word 2000自动保存功能，可将文档隔一段时间保存一次，在突然断电或出现其他特殊情况下，帮助用户减少损失。自动保存时间越短，保险系数越大，能够恢复的信息就越多，当然占用系统资源也越多。改变自动保存时间间隔的方法如下： - 单击“工具”*“选项”*“保存”，选中“自动保存时间间隔”，在“分钟”框中，输入时间间隔即可（如图1）。 图1 二、将文档保存在自己的文件夹中 - 在启动Word 2000后，用户第一次进行“保存”和“另存为”操作时，它会打开默认工作文件夹。Word 2000中默认的文件夹是“C:My Documents”。有时，用户在编辑文档时常需要设置自己的文件夹，将文档保存在其中。这时，用户可以将默认的文件夹进行修改，选择保存命令后自动进入自己的文件夹，再将其加密，可有效地防止破坏。操作方法如下： 1. 单击“工具”*“选项”*“文件位置”*“文档”*“更改”； 2. 如果选择一个原有的文件夹为默认工作文件夹，在文件夹列表中查找并单击该文件夹，如果要创建一个新的文件夹作为默认工作文件夹进行显示，单击“新建文件夹”（如图2），然后在“名称”框中键入新文件夹的名称，再单击“确定”（如图3）。 图2 图3 三、恢复自动保存的文档 - 为了在断电或类似问题发生之后能够恢复尚未保存的工作，必须在问题发生之前进行必要的操作。方法如下： 1. 单击“工具”*“选项”*“保存”； 2. 选中“自动保存时间间隔”。- 这样在未保存文档但又不得不重启Word时，才能自动恢复尚未保存的文档的修改。 - 程序停止响应或发生停电后用户可进行如下操作： 1. 重启Word 2000，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档都将自动显示出来； 2. 在替换原有文档之前，先验证恢复文件所包含的用户需要的信息（可打开原有文档进行比较）； 3. 单击“文件”*“另存为”，在“文件名”框中，键入或选定原有文档的文件名； 4. 单击“保存”，当有提示信息询问是否需要替换原有文档时，单击“是”即替换原文档，也可重新指定一新文件名保存。 - “自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在 Word 打开恢复文件后选择不进行保存，则该文件将被删除，未保存的修改也将丢失。如果选择保存恢复文件，它将会替换原文档（除非给它指定一个新的文件名）。 四、保存文档的备份 - 为防止文档被意外删除或损坏，可使用保存文档备份的功能，操作方法如下： 1. 单击“工具”*“选项”； 2. 选择“保存”*“保留备份”*“确定”，以后，在保存文档时，Word将自动为用户保存备份文档。当遇到意外时，可通过文档的备份来恢复文件。 - 值得注意的是，如果选中了“快速保存”复选框，则Word将不自动进行备份。 五、恢复受损文档中的文字 - 如果在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。下次启动 Word 2000 时，它会自动使用专门的文件恢复转换器恢复损坏文档中的文本，也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。恢复方法如下： 1. 单击“工具”*“选项”*“常规”； 2. 选中“打开时确认转换”复选框（如图4），单击“确定”； 3. 单击“打开”*“文件类型”*“从任意文件中恢复文本”（如图5），打开文档即可。 图4 图5 六、保护文档不受病毒伤害 - 宏病毒是一种寄存在文档或模板的宏中的计算机病毒，一旦打开含毒的文档，宏病毒就会被激活并转移到计算机中，驻留在Normal模板上。这样，所有自动保存的文档都会被“感染”，而且，如果其他用户打开被感染病毒的文档，宏病毒还会转移到其他的计算机上。Word无法主动查找软盘、硬盘或网络驱动器上的宏病毒，但它会在打开一个可能携带病毒的宏文档时显示警告信息。用户可以在打开文档时选择是否要包含宏，如果希望文档包含要用到的宏（例如单位所用的定货窗体），则在打开文档时就要包含宏；如果不希望在文档中包含宏。或者不了解文档的确切来源（比如文档是作为电子邮件的附件收到的，或者是来自网络或不安全的Internet站点），为了防止可能发生的病毒传染，在打开文档时最好不要包含宏；如果愿意，可以终止系统对文档宏病毒的检查。 - 在Word 97中只显示宏病毒警告信息。在Word 2000中则提供了3种选择方式，方法如下： 1. 选择“工具”*“宏”； 2. 单击“安全性”，打开“安全性”对话框，用户只需选择其中一种保护方式即可。如果选择“高，只允许运行可靠来源签署的宏，未经签署的宏会自动取消（H）”（如图6），单击“可靠来源”标签，设置可靠来源即可。 图6 - 事实上，如果用户的共用模板Normal.dot文件感染了病毒，Word 2000就没法做到自我保护了。这时，如果仍然希望得到保护，则可以进行如下操作： 1. 单击“工具”*“宏”*“宏”，或者按Alt+F8组合键； 2. 在“宏”对话框中，选择“宏的位置”*“所有活动的模板和文档”，查看是否含有“Autoexec”、“AutoNew”、“AutoOpen”、“AutoClose”与“AutoExit”5个自动宏，如果含有一个或多个，则将它们全部删除，然后在关闭Word时选择保存对公用模板的改变。 七、为文档设置密码 - 出于某种需要（如保密、隐私等），可能用户不希望别人看到自己的文档内容，或者禁止别人恣意修改与破坏，甚至根本不愿意让人知道自己不久前所编辑的文档的名称与位置，这时，用户可为文档设置口令。口令是用于防止未经授权的用户访问受保护项目或文档的惟一字符串。Word 2000中的口令可以是字母、数字、空格以及符号的任意组合，最长可达15个字符。口令区分大小写，因此如果在设置口令时有大小写的区别，则用户输入口令时也必须键入同样的大小写。当用户键入口令时，Word 2000会用“*”替代所键入的每个字符，而不会显示口令的真实字符。操作方法如下： 1. 设定口令以限制打开文档的权限。 （1） 打开文档，单击“文件”*“另存为”，在“另存为”对话框中，单击“工具”* “常规选项”； （2） 在“打开权限密码”框中键入口令（如图7），单击“确定”；再在“请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该口令，单击“确定”*“保存”即可。注意：要记好创建的口令，并将其保存在安全的地方。如果丢失口令，将无法打开或访问受口令保护的文档。 2. 设定口令以限制修改文档的权限。 （1） 同七、1（1）； （2） 在“修改权限密码”框中键入口令，单击“确定”；再在“请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该口令，然后单击“确定”*“保存”即可。 图7 在你试图打开一个Word文档时，如果系统没有响应，那么可能的原因是该文档已经损坏。此时，请试试以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。 一、自动恢复尚未保存的修改 Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。 “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，“文档恢复”任务窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。 二、手动打开恢复文件 在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下： 1 在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮； 2 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统，该位置通常为“C:documents and settingsApplication DataMicrosoftWord”文件夹；对于Windows 98Me操作系统，该位置通常为“C: WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹； 3 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“自动恢复保存file name”及程序文件扩展名（图2）； 4 单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。 三、“打开并修复”文件 Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下： 1 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 2 在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置； 3 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹； 4 选择要恢复的文件； 5 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”。 四、从任意文件中恢复文本 Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下： 1 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡； 2 确认选中“打开时确认转换”复选框（图4），单击“确定”按钮； 3 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 4 在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述； 5 像通常一样打开文档。 此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。不过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。 五、禁止自动宏的运行 如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在“Windows资源管理器”中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。 六、创建新的Normal模板 Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下： 1 关闭Word； 2 使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows XP中，请单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。查找完毕，右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键； 3 启动Word 此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。 七、显示混乱的解决 在你使用上述方法打开受损Word文档后，如果文档的内容显示混乱，那么你可以将最后一个段落标记之外的所有内容