来宾接待管理制度.doc

来宾接待管理制度1. 目的为提高公司的接待工作质量，促进接待工作的规范化、标准化、制度化，更好地反映公司的精神面貌，增进与兄弟单位的友谊和信息交流，树立良好的公司形象，特制定本制度。2. 接待任务2.1 安排上级部门、兄弟单位、友邻公司和基层单位来公司人员的吃、住、行。2.2 安排政府或上级部门领导来公司的检查、考察、调研等活动。3. 基本原则3.1 坚持为公司的发展和经济效益服务的原则，增强公关意识，增加接待工作深度，同时注重广泛获取信息。3.2 坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性。3.3 接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同，既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。3.4 坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门牵头对口接待，办公室配合。3.5 尊敬来宾，搞好服务，不允许发生有损公司形象的现象。4. 程序与规定：4.1 日常接待工作的规范：4.1.1 在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，尽量避免电话接通后，再去找所需要的东西，使对方拿着听筒等候。4.1.2 当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。4.1.3 宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、贵宾餐、特殊贵宾餐；根据来宾的身份，确定不同人员作陪。4.2 接待程序：4.2.1 接待前的准备工作4.2.1.1对来宾的基本情况做到心中有数。4.2.1.2制定和落实接待计划。4.2.1.3做好接待前的细节工作。4.2.2 接待中的服务工作4.2.2.1安排专人迎接来宾。4.2.2.2妥善安排来宾的住宿。4.2.2.3商订活动日程。4.2.2.4安排公司领导看望来宾。4.2.2.5精心组织好活动。4.2.2.6安排宴请和游览。4.2.2.7为客人订购返程车船或飞机票。4.2.3 接待后的工作4.2.3.1 向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。4.2.3.2 把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商定离开招待所或宾馆的具体时间。4.2.3.3 安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。4.3来宾参观程序4.3.1凡欲入厂区参观者，由承办部门事先和公司办公室取得联系，并填写厂区参观申请表经副总以上人员签字同意。4.3.2承办部门安排专人负责参观接待工作,并联系用车及讲解等事宜。4.3.3入厂参观者必须按照既定时间、路线，不得随意在厂区逗留，不得单独离队参观。5. 接待工作的有关要求5.1 根据公司计划及客人的需求，掌握接待工作的原则，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，扎实做好工作。5.2 严格执行接待规定和标准，坚持请示报告制度，接待人员不得擅自作授权范围以外的任何决定和承诺。5.3 接待人员应着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。5.4接待工作人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。6.集团公司来宾的接待规定6.1 办公室负责接待来自集团公司内部出差的人员。6.2对集团公司内部的来宾禁止接风送行。6.3根据出差人员的工作性质与要求，安排与公司对口部门接触。6.4 公司上下级和子公司之间来宾的用餐，原则按工作餐标准，午餐禁止喝酒。6.5 必要的公务宴请应严格按贵宾餐标准执行，严禁追求奢华。6.6 严禁用公款安排高消费的娱乐、旅游等活动。7. 接待产品用户的相关规定7.1 产品用户的接待一般由销售部负责，接待相关事宜按本规定执行。7.2 产品用户的接待费用原则上由销售部负责。7.3 对于重要的产品用户，需要公司领导接待或宴请的，由销售部向办公室联系并安排接待或宴请事宜。7.4办公室负责或协同销售部安排重要产品用户的接待或宴请及其费用处理。7.5 来公司催货的客人由销售部接待，并办理相关事宜。7.5.1 牵涉到产品交货、质量保证和技术等问题的，由销售部负责与相关部门联系解决。7.5.2 来公司催货客人的生活，由销售部负责安排解决，需要在公司住宿和就餐的与办公室联系。8.公务接待用餐8.1公务接待用餐范围：公务用餐指因工作需要，与客户、供应商、上级部门、兄弟单位、地方政府或相关单位的工作交往中，必须安排的公费用餐。8.2公务接待用餐形式与标准8.2.1公务接待用餐的形式分为工作餐和贵宾餐两种。工作餐即一般公务性客餐，是指到公司办理业务或客户在公司接受培训、验收等不须宴请的客人用餐；贵宾餐是指重要公务性客餐。8.2.2工作餐标准规定为每餐15元/人，原则上不设陪餐人，来宾达5人的，限制陪客12人。8.2.3贵宾餐标准为每人20元、30元、40元三个档次（酒水另计），陪餐人数一般不超过来宾人数。8.2.4凡中午来客，原则上一律执行工作餐标准，且一律不准喝酒。特殊情况需要宴请的，须经申请部门主管领导审批。8.2.5特殊贵宾由公司领导安排，费用标准按实际核算.8.3公务接待用餐申请及审批办法8.3.1凡需安排客餐的单位，应填写客餐申请单，经部门负责人签字，报部门主管领导审批后，送交公司办公室。对未经审批用餐的，公司不予认定，费用自理。8.3.2凡超标准的用餐，须经公司总经理/董事长批准。9.礼品管理制度9.1公司的礼品管理工作归口公司办公室，办公室指定专人负责此项工作。9.2礼品的购置或定制9.2.1礼品的购置或定制要根据公司对外开展业务工作的需要，由相关部门提出，办公室负责制定计划，经公司总经理/董事长批准后进行。9.2.2礼品的购置或定制应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则，以最大限度地提高资金的使用效率。9.2.3 礼品的购置或定制，原则上应由办公室进行，要事先进行调研，要有礼品物样及相关报价，或自行设计礼品样稿，经公司相关领导审定后购置或定制。9.2.4礼品定制应有标有公司的图标或字样。9.2.5购置或定制的礼品应与公司文化相符合，达到提升公司对外形象的目的；在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要体现公司的特色和地域特点，加强并提升公司的对外形象。9.2.6 确因工作急需，经公司总经理/董事长批准直接购置的礼品，需用部门可直接进行购置，但必须向公司办公室办理有关登记手续。9.3礼品的保管9.3.1原则上各类礼品均应由公司办公室指定专人保管。9.3.2 管理人员在礼品入库前应按合同/购买明细或制定清单验货，认真检查质量并清点数量，同时登记造册。9.3.3管理人员要建立礼品收发记录簿，要注明领用人、领用用途、数量等，做到收有实物、领有记实、账物相符。9.3.4管理人员要定期对礼品进行清点，半年要进行一次全面盘点。9.4礼品的发送9.4.1礼品的领取和发送必须履行审批登记手续，认真填写礼品领取登记表。9.4.2凡需领用礼品的单位或部门，由部门负责人提出申请，经公司主管领导审批签字后，到办公室办理领用手续。9.4.3领取后因故未送出的礼品，应及时退回公司办公室，由管理人员重新进行登记。9.5礼品的接收9.5.1 凡友好单位、有关部门等赠送给我公司的物品，均由公司办公室负责登记上册和管理；9.5.2赠送给我公司物品使用，经公司主管领导批准后，按本制度相关程序执行。厂区参观申请表：厂区参观申请表 年 月 日来访单位时间主要人员