公司合同管理制度.ppt

深航合同管理制度主讲 林嵩泉 支持性文件 1 深圳航空有限责任公司合同管理办法 深航发 2013 5号 2 深圳航空有限责任公司授权管理办法 深航发 2011 95号 3 深圳航空有限责任公司分公司合同管理规定 深航发 2015 248号 4 深圳航空有限责任公司合同专用章管理规定 深航发 2015 249号 5 深圳航空有限责任公司合同审核管理规定 即将发布 一 合同概述二 合同审批三 合同签署 用章四 合同存档五 常见问题 一 合同概述 合同的定义本办法所称合同是指公司与其他法人 组织或自然人签订的为明确双方权利义务关系的协议 意向书 备忘录等书面文件 公司劳动合同不适用本办法 合同管理办法第3条 合同的级别 二 合同审批 提起合同审批前 承办部门须完成以下工作 1 审查对方单位资质材料 负责对签约单位主体资格 经营范围 履约能力和签字人签约资格进行审查和核准 合同管理办法 第6条 2 确定合同文本合同承办单位在选择合同文本时 优先适用公司合同范本 无公司合同范本的 适用工商行政管理部门或行业主管部门颁布的标准合同或参考文本 无上述合同文本或未使用上述合同文本的 由合同承办单位自拟合同文本或使用合同对方提供的合同文本 但合同承办单位应在提交审核时作出说明 使用公司合同范本的 如对范本条款有增加 修改 删除之处 合同承办单位在提交审核时应以明显的形式作出标识 合同审核管理规定 第5 6条 分公司合同管理规定 第9条 公司合同范本查阅方法 3 合同文本的初步审核合同承办单位应在合同主要条款 包括附件 与合同对方达成一致后 对合同文本进行初步审核 合同承办单位初步审核内容包括 合法性 严密性 可行性三个方面 合同审核管理规定 第7 8条 4 根据合同级别提交合同审批程序根据 合同管理办法 的附表 合同分级分类及审批权限表 确定合同的级别 不得以单价 月租等代替总额或有意分拆合同降低合同级别 对于无具体合同总额的协议 应按照历史数据 预测估值等合理认定合同总额及相应级别 合同审核管理规定 第9条 一 二级合同 合同承办单位应在公司内网提起合同审核流程并由法律 财务及其他相关部门进行专业审核 三级合同 合同承办单位自行审核 合同审核管理规定 第11条 分公司合同管理规定 第11条 一 二级合同审批单入口综合业务 部门类 办公室 合同审核 可选部门会签经办人提交OR 必选部门会签必选部门 财务部 公司办公室法律事务室可选部门 除财务 法律之外需要签批意见的部门 反馈环节的意见填写合同承办单位应按审核意见与合同对方协商并修改合同文本 合同承办单位如无法按审核意见修改 又确有必要签署合同的 应在合同审核流程的反馈环节由合同承办人员作出无法修改的情况说明 并经合同承办单位负责人同意 合同审核管理规定 第14条 分公司合同管理规定 第12条 一 二级合同对应的公司领导审批节点一级合同由公司分管副总裁 总会计师审批同意后结束流程 二级合同由公司分管副总裁审批同意后结束流程 合同管理办法 第15条 须报总裁审批同意的几类一级合同 1 飞机 发动机以及模拟机的选型 购买 出售合同和飞机 模拟机租赁类合同 2 金融衍生品交易 如油料套期保值 汇率套期保值 类合同 3 公司重大资产转让 互换 出资 赠与类合同 4 建设工程中的拆迁 土地购租合同以及标的额500万以上建设工程中的土建 安装 设备采购及安装等施工类合同 5 公司对外投资合同 股权合同 资产收购及出让类合同 6 入盟类协议 合同管理办法 第15条 三级合同审批单各单位必须参照公司一级 二级合同审批程序自行制定三级合同的审批流程并执行 审批流程应符合内控及风险管理的有关要求 三级合同审批必须经本单位内部业务经办部门 相关审核部门和本单位领导共同参与 各单位履行财务 含财务管理员 和法律 含合同管理员 等相关职能的人员必须参与本单位的合同谈判和审核 合同管理办法 第15条 示例 三 合同签署 用章 各级合同对应的签署人一级合同由公司法定代表人 经授权的公司总裁或分管副总裁级公司领导签字 二级合同由经授权的各单位负责人或分管副总裁级公司领导签字 三级合同由经授权的各单位负责人或由经公司授权的其他人员签字 合同管理办法 第25条 合同签署人须已取得公司授权公司二 三级合同的签署应办理长期授权委托 被授权人应为各单位的正职总经理及以上公司领导 没有正职的部门被授权人可为主持工作的副职总经理 长期授权委托的期限一般为一年 含 以上 二年 含 以下 授权管理办法 第12 13条 合同签署人须已取得公司授权公司一级合同的签署应采取一事一申请的方式办理短期授权委托 短期授权委托的期限一般为一年以下 授权管理办法 第12 14条 合同专用章使用需满足以下条件 一 合同文本为填写完整的清洁文本 合同已经公司授权签字人签字且写明签字时间 若合同对方已签章的 签章文本应为原件 二 提交的合同审批单级别正确 相应数据资料填写准确 完整 会签单位完备 会签意见得到落实 三 合同份数符合合同约定 四 提交合同对方的资质材料 包括营业执照复印件 或个人身份证复印件 组织机构代码证 合同签字人的授权委托书 涉及特殊行业的 还需提供相应的经营许可证 资质等级证书等相关资料 合同对方如与公司具有关联关系 可无需提供上述材料 但仍须提供授权委托书 五 若为一级合同 须按 深圳航空有限责任公司授权管理办法 第十四条的规定完成授权审批流程 并提供授权审批流程打印页 合同专用章使用管理规定 第9条 分公司用章各分公司以自身名义对外签署合同的 可使用分公司合同专用章 对于确有必要以深航名义签订的合同 分公司应将合同主体一方列明为 深圳航空有限责任公司 并按照 合同专用章管理规定 加盖深航合同专用章 合同专用章使用管理规定 第3条 分公司合同管理规定 第16条 分公司合同专用章刻制公司合同专用章的首次刻制应以公司呈批件形式经保卫部 审计监察部 公司办公室会签 报分管副总裁批准后 依照行政机关的要求进行审批或备案 分公司首次刻制合同专用章依照本条第一款的规定办理 分公司已有的合同专用章继续沿用 合同专用章管理规定 第5条 确保合同文本无误合同承办单位应对提请盖章的合同文本与合同审核定稿文本的一致性负责 合同承办单位擅自修改 变更审核定稿文本的 由公司进行通报 并按照有关规定追究合同承办单位主管领导及直接责任人员的责任 合同审核管理规定 第17条 合同专用章管理规定 第13条 四 合同存档 合同存档的时间要求合同原则上依照 对方为先 公司为后 的顺序签章 合同对方先行签章的 合同专用章管理员用章后应即时归档一份合同原件 不能即时归档的合同 合同承办人员应于用章后两周内将双方签订的合同原件交公司办公室归档一份 同时在合同用章登记表上签字确认 合同专用章使用管理规定 第10条 分公司合同清单报备分公司合同管理员应以季度为周期 在每季度首月15号之前将上季度加盖分公司合同专用章 以分公司名义签署 的所有合同明细清单交公司办公室备案 分公司合同管理规定 第17条 五 常见问题 1 合同倒签释义 合同倒签是指双方事实履行在前 而签署合同文本在后的情形 合同履行日期原则上不应早于合同签章日期 如合同履行日期早于签章日期两个月以上 合同承办人员应提交加盖部门章的书面说明 合同专用章使用管理规定 第9条 2 合同签署人错误现状 a 合同无签署人签字b 有签署人 但签署人错误要求 a 合同必需先经相关领导签字 再进行用章b 签署人必需与合同级别相对应 一级合同通常对应公司分管副总裁 二级 三级合同通常对应各部门负责人 3 合同级别错误现状 合同对应级别时有弄错 导致合同审批程序与合同风险把控程度不相称 要求 严格按照 合同管理办法 附件一的规定对合同分级 区分一 二 三级合同 提相应的审批流程 4 合同专用章与公章的使用问题现状 a 公章和合同专用章混合使用b 合同中约定为 加盖公章后生效 要求 签订合同原则上应使用公司合同专用章 不得以公司公章 部门章 财务章 营业部章等印章代替 有关法律法规 政府主管部门另有要求以及 合同管理办法 另有规定的除外 合同专用章使用管理规定 第3条 5 合同审批流程与呈批件流程的区别两者在功能 会签部门 领导节点方面都存在区别 二者不能互相替代 合同审批单是对合同文本内容审核的流程 呈批件则是对相关项目基本情况的报批 合同审核要求财务 法律必须作为会签部门参与文本审核 呈批件则无此要求 合同审核流程根据不同级别对领导节点有不同的要求 呈批件则无此要求 6 签约对方资质材料问题现状 a 用章时遗忘提交对方资质材料 b 以续签合同 长期合作 已经提交过等原因为由不提交对方资质材料 要求 仅限于对方单位为我司的关联公司的情况下可以不提交资质材料 其余情形合同用章时必须提交对方的基本资质材料 7 合同审核流程结束后需要对内容进行更改要求 a 需界定更改的内容是否属于 实质性条款 如修改合同实质性条款 须重新提起合同审批程序 如修改合同非实质性条款 须提交加盖部门章的书面说明b 实质性条款 是指合同的主体 标的 价款 履行方式 违约责任及争议解决等影响合同双方权利义务的条款 合同管理办法 第35条 合同专用章使用管理规定 第13条 8 合同作废区分已生效合同与未生效合同两种情形 已加盖公司合同专用章 对方尚未签字盖章 但合同文本确需作废的 由合同承办单位向公司办公室提交作废说明 加盖单位印章并经其单位负责人 重大合同作废须报分管副总裁级公司领导 确认后提供相应份数的合同原件 交回公司办公室定期予以销毁 合同已经各方签订的 按本办法第六章关于合同解除之规定办理 合同管理办法 第35条 9 补充协议如