知行写在情景中_六_2005年11月国家职业资格考试秘书四....pdf

秘书 2 0 0 6 8 知行写在情景中 六 2 0 0 5 年1 1 月国家职业资格考试秘书 四级试卷情景录像题 一 解读 谢世洋汪晓剑曾金秀 2 0 0 5年1 1月国家秘书四级资格考试案例 分析情景录像题有两题 先解第一题 题目要 求仔细观察录 像中天地公司总经 理 办 公 室 秘 书钟苗工作时的情景 指出其工作环境与工作 行为中至少1 5处正确和错误的地方 分值为 3 0分 一 情景叙述 天地公司总经理秘书办公室 窗下 办公 桌左边转角的低柜正对着窗户 低柜上是打印 机 紧挨着办公桌的左边是电脑 右边是电话 机 兼传真 和叠放的文件夹 办公室里面的 房间里 复印机 正对着窗户 地面拖着一根又 粗又长连接电脑与复印机的电源线 钟苗身穿 T恤衫 正在强烈阳光照射的复印机上复印资 料 电话铃响 起 钟苗匆忙走过去 接 脚 下 被 电源线绊了一下 钟苗 您好 天地公司 对方 钱总经理在吗 钟苗 钱总正在开会呢 对方 时间长吗 钟苗 研 究2 7号新产品发布 会 的 事 恐 怕要一上午了 对方 一上午 哦 钟苗 钱总回来让他给您回电话行吗 您 是 边 说 边 打 开 抽 屉 想 找 电 话 记 录 本 记 录 对方 不用了 我以后再找他吧 再见 钟苗 咦 挂了 这么性急 挂上电 话 一星期后 钟苗坐在电脑前打字 桌面上放着手机 屏幕上显示的是一份请柬 请柬 刘惠理先生 自定于0 5年1 0月2 7日举行我公司新产 品发布会 敬请光临 天地公司 2 0 0 5 1 0 2 5 电话铃响 钟苗 您好 钱总 对方 钟苗 后天新产品信息发布会 我 让你通知媒体的事 准备得怎样了 钟苗 我正在打请柬 已经用电话通知了 各家媒体 明天就将请柬寄出去 你看行吗 对方 好 这次会议对我们非常重要 一 定要确保万无一失 钟 苗 钱 总 你 看 是 不 是 应 准 备 摄 像 设 备 拍摄会议过程可以作为资料保存下来啊 对方 好 有必要 那你负责安排一下吧 不过我们的摄像机还是模拟信号的 转带子很 不方便 钟 苗 这 个 好 解 决 到 外 面 租 一 个 就 行 1 2 S E C R E T A R Y 职业培训 了 对方 那好 那好 你去办吧 钟苗挂上电话 继续手头的工作 有人敲 门 钟苗 请进 研发部李秘书进来 李秘书 钟苗 这是新产品的详细资料 我们李经理已联系了晚报一位记者 叫他写篇 详细的关于新产品发布会的报道 请您把这份 资料传真给他 钟苗接过资料准备复印 在把曲别针取下 时 不小心把首页弄破了 李秘书 这种新产品市场上还没出现 已 有多家公司在加紧研究 我们最先推出 一定 可以抢占市场 钟苗 是吗 公司上上下下对这个产品发 布会挺重视的 刚才钱总还打电话询问准备情 况呢 李秘书 是吗 李秘书的手机响起 李秘书从口袋掏出手机 您好 李经理 传真不发了 什么 四达公司今天已经召开了 同样产品的信息发布会 李秘书边接电话边 摆手示意钟苗停发传真 钟苗停发传真 一脸茫然 怎么回事啊 怎么不发了 二 情景分析 上述情景涉及办公室事务与管理 常用事 务文书的写作等知识和技能 能比较全面地检 验考生的秘书知识技能水平 先看办公室事务与管理 相关知识点有 一 办公环境的维护与管理 1 秘书应经常清洁整理责任区 包括清洁 地 面 电 脑 设 备 家 具 及 门 窗 墙 壁 等 处 保 持办公桌面的清洁 整齐 美观 2 设备 物品放置适当 取之有序 包括将 自用的办公文具 手机 零散物件有序地摆放 在抽屉里 常用文件应整齐地叠放在桌边或直 立在文件架上 录像中钟苗把电脑与复印机分 两屋摆放 致 使 电 源 线 落 在 地 下 这 显 然 是 不 规范的 健康安全的办公环境的基本要求是 建筑 坚固 光线充足而不致引起计算机屏幕反射 照 明 灯 光 不 闪 烁 空 气 流 通 空 间 适 当 噪 音 低 办公设 备 符 合 安 全 标 准 有 绿 色 植 物 与 饮 水设施 有消防设施和报警装置 二 办公室日常事务中接打电话的方法 接电话的方法是 响铃不过三 问候以 后报出单位名 对内线则报部门名 如果对方 要找的人不在或因开会不能接电话时 可告知 对方到时再打来 或请对方留下电话号码 或 征得对方同意后将电话转相关部门 此外 用 语 要 和 谐 有 序 得 体 准 确 用 谢 谢 再 见 等礼貌语结束 情 景 录 像 中 钟 苗 在 不 明 对 方 身 份 的 情 况 下 把上司 的 行 踪 直 接 告 诉 对 方 这 显 然 是 错 误的 三 做好信息保密工作 信 息 保 密 是 所 有 员 工 最 基 本 最 重 要 的 职 责 是保证国家 组织利益的起码要求 当涉及 保密信息时 员工应做到机智 稳 重 果 断 有 外交手段 从载体上分 信息分口头信息 纸面信息 电子信息三种 首先要做好口头信息的保密 不在单位内 部或外部谈论单位的保密信息 包括对其他员 工 客户 家属或朋友 在没有确认对方的身份 以及是否被授权获得信息前 不要通过电话 手机给出保密信息 其次要做好纸张信息的保密 接收保密文 件时要签收 登 记 保 密 信 息 只 发 给 被 授 权 的 人 传递保密文件时将文件放在文件夹 盒 中 离开办公室时不要将机密文件留在办公桌 上 应锁入 文 件 柜 复 印 保 密 文 件 时 不 要 将 文 件留在玻璃板上 传真保密件时对方应在传真 机旁即时收取等 再次是电子信息的保密 计算机放置在他 人看不到屏幕的地方 当有人走近时要滚动页 面或关闭显示器 打印保密文件时人不离机 1 3 秘书 2 0 0 6 8 使用密码保护数据 不将有保密信息的软盘带 出单位等 录像中 钟苗在电话中把新产品发布会的 日期随口告诉一个不明身份的人 这显然是错 误的 四 事务文书请柬的写法 请柬由标题 称谓 正文 落款 成文日期 组成 标题应居中排放 称谓另起行 或另页 在左端顶格写被邀请者姓名 职务 职称 或用 先生 女士 小姐 后加冒号 正文在称谓下一行左空两格 写明时间 地点 内容 结尾另起一行顶格 写 敬 请 光 临 落款 在 下 一 行 右 空 两 格 日 期 用 汉 字 小 写 录 像 中 钟 苗 拟 的 请 柬 显 然 是 不 规 范 的 正确的写法是 请柬 刘惠理先生 谨定于2 0 0 5年1 0月2 7日上午9时在九 州饭店三楼1号会议室举行M I新产品信息发 布会 敬请光临 天地公司 二 五年十月二十日 三 结论 根据以上分析 钟苗的工作环境和工作行 为中有以下对或错的地方 1 电脑与打印机放置一处 便于电源线连 接 对 2 窗户没有窗帘 使打印机和复印机工作 时光线耀眼 错 3 与复印机连接的电源线没有隐藏起来 任其在地下拖曳 造成安全隐患 错 4 钟苗着装不规范 错 5 能在电话铃响三声内接电话 接电话前 先报单位名称 对 6 在不明电话对方身份的情况下 轻 易 告 诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期 错 7 把本该放在电话机旁的电话记 录 本 放 在抽屉里 错 8 能想到记下对方的电话内容以 便 告 诉 领导回话 对 9 把 手 机 放 在 电 脑 旁 违 背 了 个 人 物 品 不能放在办公桌上而应放抽屉里 的原则 错 1 0 请柬 两字未居中排布 错 1 1 请柬正文用 自定于 开头 错 1 2 请柬正文缺少新产品发布会的 地 点 错 1 3 请柬的 时 间 不 具 体 且 将2 0 0 5年 简 写 为 0 5年 不规范 错 1 4 敬请光临 未左端顶格排布 错 1 5 落 款 未 空 两 格 居 右 排 布 且 日 期 未 标 年月日 错 1 6 请柬未提前一周发送 错 1 7 向总经理提议用摄像设备来记 录 保 存 资料 对 1 8 能向总经理建议临时租用摄像 机 体 现了 经济适用 的原则 对 1 9 电话通知结束时未说礼貌语 错 2 0 传真前把原件的别针 硬物 取下 对 2 1 在 取 下 原 件 别 针 时 将 文 件 弄 破 容 易 造成卡纸