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会计电算化讲义 版权所有翻印必究 高建立第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化一、会计电算化的概念1.会计的三个发展阶段：手工阶段、机械式处理阶段(穿孔机、卡片分类机、机械式计算机)、会计电算化阶段（1954年美国通用电气公司，开辟了会计数据处理的新纪元）。会计电算化是会计发展史上的里程碑。2.我国会计电算化的产生、发展我国1979年进行试点应用。1981年8月，在财政部、原第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和第一汽车制造厂在长春联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题学术讨论会”，会上人民大学王景新教授提议将电子计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。1989年以前，我国的会计电算化基本处于自发发展阶段。88年3月财政部调查显示，全国有14的单位开展了会计电算化工作，主要是单项应用（工资、报表、账务），宏观上缺乏统一规划指导与管理，基层缺乏相配套的各种组织管理制度和控制制度，重复开发、各自为政。1989年12月财政部颁布了第一个会计电算化的法规会计核算软件管理的几项规定（试行），从此我国会计电算化的发展进入到有计划有组织快速发展的阶段。3.会计电算化的概念（1）狭义概念：是指电子计算机为主题的当代电子信息技术在会计中的应用。（2）广义概念：是指与实现会计电算化工作有关的所有工作。包括电算化软件开发与应用、人才培育、宏观规划、制度建设、市场培育与发展等。二、会计电算化的作用1.提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。电算化后记账和帐表编制工作有计算机完成。2.提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变。3.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。凭证的概念、账簿的概念和分类、审计的程序等将会发生变化；会计核算形式、计划成本、登记账簿等概念也将会逐渐淡化、甚至退出会计领域。三、会计电算化的管理体制财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作。会计电算化管理的任务：会计电算化管理的基本任务：研究制定会计电算化发展规划并组织实施；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督；促进各单位逐步实施会计电算化，提高会计工作水平；开展会计电算化人才培训。第二节 会计核算软件会计电算化系统包括四个要素：硬件、软件、人员、会计规范。选择功能完备的会计核算软件是保障会计电算化实施的关键因素。一、会计核算软件的概念会计核算软件指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理、输出功能模块的软件，如总账、报表、工资等核算软件，均可视为会计核算软件。一个相对完善的会计起码应包括：总账、报表、工资、固定资产、成本、应收、应付、购销存、财务分析等模块。企业资源计划（ERP）软件中用于会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。二、会计核算软件的分类（一）会计核算软件的分类1.按使用范围划分：分为通用会计核算软件和专用会计核算软件。2.按行业划分：企业版（又分为工业和商业）会计核算软件和行政事业版会计核算软件。3.按会计信息共享性划分：单用户会计核算软件和网络与多用户会计核算软件。（二）会计核算软件的选择选择通用商品化会计核算软件、定点开发、通用与定点开发相结合，其中选择通用商品化会计核算软件是采用最多的方式。1.选择通用商品化会计核算软件（1）优点：成本低、见效快、维护有保障；缺点：不能一步到位地满足用户需要、对会计人员要求较高。（2）选择通用商品化会计核算软件应考虑的问题功能是否满足企业需要软件的灵活性、开放性、扩展性会计软件的运行环境稳定的开发商和服务商。（3）选择会计核算软件的步骤收集信息，确定候选供应商了解软件公司的综合实力和产品信息访问软件公司客户选择数据模拟运行比较立项购买。三、会计核算软件的功能模块总账、报表、工资、固定资产、应收、应付、供应链等等，其中总账模块式核心模块，该模块以记账凭证为接口与其它模块有机连接在一起，实现数据的传递。各模块之间的数据传递关系：单向接收型、单向发送型、双向传递型。第二章 会计电算化工作环境第一节 计算机一般知识一、计算机及其分类1计算机的含义：俗称电脑，是一种按照程序规定自动进行信息处理的通用工具。计算机可以模仿人的一部分思维活动，代替人的部分脑力劳动，按照人们的意愿自动地工作，所以有电脑之称。2计算机的产生：世界上第一台电子数字计算机是1946年2月在美国宾夕法尼亚大学诞生。ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Calculator)电子数值积分计算机。每秒进行5000次加减法运算。3计算机分类：按工作原理和运算方式不同分类：数字计算机和模拟计算机、混合计算机。数字计算机：通过数字逻辑电路组成的算术逻辑运算部件对数字量进行算术逻辑运算。处理按脉冲形势变化的离散量（该离散量对应的是由0、1组成的二进制数字。模拟计算机：通过由运算放大器构成的微分器、积分器及函数运算器等运算部件对模拟量进行运算处理。处理连续变化的模拟量，如电压、电流、温度等物理量的变化曲线。计算精度低、基本被数字计算机取代。按用途分类：通用计算机和专用计算机。按总体规模、计算机字长、运算速度、存储量大小等分类，分为：巨型机、大型机、中型机、小型机、微机。按外观分类：台式机、便携机。二、计算机的性能指标1计算机速度：用主频表示，是指计算机在单位时间内处理计算机指令条数，是表示计算机运算速度的主要指标。单位MHZ。2字长：是计算机信息处理中能同时处理的二进制数据的位数（长度）。字长越长，精度越高，信息处理能力越强。3.存储容量：是指计算机存储器所能存储的二进制信息的总量。反应计算机的存储能力。以字节byte为单位，还有KB、 MB、 GB、TB等。4.外设配置、软件配置、机器的兼容性与可靠性等。三、计算机应用领域计算机诞生初期，主要用于科学计算。20世纪60年代，科学计算、过程控制、事务处理成为计算机应用的三个主要领域。70年代后，随着微处理器及微机的出现、网络技术的发展，广泛应用到日常生活之中。1信息处理：也称数据处理，是计算机对信息进行记录、整理、统计、加工、利用和传播等一系列活动的总称。如办公自动化、会计信息系统、专家系统等。最主要的应用领域。2.科学计算：也称数值计算，是指利用计算机完成科学研究和工程技术等领域中涉及的复杂的数据运算。如人造卫星轨迹计算、水坝应力计算、天气预报等。最早的应用领域。3.过程控制：也称实时控制，是指计算机及时采集监测数据，按最佳值迅速对控制对象进行自动调节，从而实现有效控制。如大型电站、大规模集成电路的生产和调试、交通控制、导弹发射等。4.计算机辅助系统：指利用计算机帮助人完成相关工作。如计算机辅助设计CAD、计算机辅助制造CAM、计算机辅助测试(CAT)、计算机辅助教学CAI等。5.计算机通信：是指计算机技术与通信技术结合起来。计算机网络是计算机通信应用领域的典型代表。网上会议、电子商务、网上银行、远程医疗、网络会计等。6.人工智能：指利用计算机模拟人类的智能活动，如判断、理解、学习、问题求解等。目前研究人工智能主要有以下几个方面：计算机专家咨询系统、机器人智能手、语言识别系统等。第二节 计算机硬件计算机系统由硬件系统和软件系统组成。硬件指的是各种物理装置，其基本功能是接受计算机程序的控制来实现数据输入、运算、数据输出等一系列根本性的操作。软件指的是各种程序及相应文档资料。计算机硬件结构：一直沿袭美籍匈牙利人科学家冯.诺依曼提出的计算机结构方案，五大部件：输入设备、输出设备、运算器、控制器、存储器。输入设备输出设备存储器运算器控制器一、输入设备键盘（四个双态键INS、Caps lock 、Num lock 、Scroll lock ）、鼠标（定位、单击、双击、拖动）、扫描仪、条形码输入器。二、输出设备显示器：按显示颜色分为单色、彩色；按显示内容分为字符显示器、图形显示器、图像显示器；按分辨率分为高、中、低三种。打印机（主要有针式、喷墨、激光三种；喷墨打印机是家庭常用的打印机；打印机的技术指标有打印速度、印字质量、打印噪声等。）、绘图仪。输入输出设备简称为I/O设备。三、中央处理器-CPU（包括运算器、控制器）中央处理器（CPU）是计算机核心部件，其主要功能是按照程序给出的指令序列分析指令、执行指令，完成对数据的加工处理。中央处理器包括运算器和控制器，运算器进行运算和逻辑判断，控制器是指挥中心，负责从存储器中取出指令，起控制作用。四、存储器：计算机中具有存储记忆能力的部件，用来存放程序和数据。存储器分为内部存储器（主存储器）和外部存储器（辅助存储器）。内部存储器容量小，直接和运算器、控制器及输入输出设备联系，运行速度快，一般只存放正在运行的数据或程序。内存储器按工作方式分为RAM和ROM。RAM是一种内容只能读出而不能写入和修改的存储器，其存储的信息在制作该存储器时就被写入。断电后ROM中的信息不会丢失。RAM叫随机存储器，信息即可写入也可读出。断电后RAM中的信息会丢失。外存储器存储容量大，速度慢，存放暂时不运行的程序或数据。如软盘、硬盘、光盘、U盘、磁带等。软盘写保护时里面的信息只能读出不能写入，高密度磁盘每面有80个磁道（存储容量=软盘面数*每面磁道数*每道扇区数*每扇区字节数，即2*80*18*512=1.44MB）。光盘有CD-ROM（常用）、CD-R、CD-MO。第三节 计算机软件计算机软件是指在计算机上运行的各种程序及相应的各种文档材料。一、系统软件和应用软件（一）系统软件：对计算机资源进行管理、维护和监控，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。包括：操作系统、语言处理程序、支撑服务程序、数据库管理系统等。如WINDOWS、DOS等。（二）、应用软件为解决具体问题而编写的软件。如财务软件、办公软件等。二、计算机程序设计语言计算机程序设计语言是用来编写程序的语言，是人与计算机进行交流、沟通的语言，也是人们指挥计算机工作的工具。程序设计语言有低级语言和高级语言之分。1.机器语言：低级语言，二进制。与机器有关。2.汇编语言：低级语言，运用了特定符号(运用了助记符、地址符号)。与机器有关。机器语言和汇编语言都是面向机器的语言。3高级语言：高级语言，面向问题的程序设计语言。与机器无关，如basic 、foxpro、c等。第四节 计算机网络计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物，它是以硬件资源、软件资源和信息资源共享和信息传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多独立计算机系统连接在一起形成的网络。一、网络功能：三个方面：资源共享、信息传递、分布处理。二、计算机网络分类：按覆盖的地理范围分为局域网LAN（通常局限在10公里范围之内）、广域网WAN（远程网）。Internet是指把全世界范围内许多网络连接在一起而形成的网络。三、Internet（一）Internet概述Internet起源于美国。20世纪60年代初开始研究，80年代成熟，90年代广泛应用。目前我国国内可以直接连接互联网的网络有四个：中国科学技术网络（CSTNET）、中国教育和科研计算机网络（CERNET）、中国公用计算机互联网(CHINANET)、中国金桥信息网(CHINAGBN)。CSTNET、CERNET为非营利性质，CHINANET、CHINAGBN为营利性质。（二）应用：因特网的主要应用领域包括：电子邮件、远程登陆、文件传输、新闻组、万维网、电子公告板等。从使用者角度，因特网的主要应用领域主要有：浏览网络信息、运行网络应用软件、收发电子邮件等。电子邮件(简称E-mail，电子邮件是人们使用Internet进行通信的主要途径 ，是最基本最重要的服务功能，其业务量占Internet总服务量的30%。)；远程登录（简称Telnet，用户将自己本地计算机与远程的服务器进行连接，然后在本地计算机上发出命令送到远方的计算机上执行。要遵循远程登录协议Telnet）；文件传输（简称FTP，支持用户将文件从一台计算机拷贝到另一台计算机。）是Internet向用户提供的三类基本服务。现在万维网(world-wide-web简称WWW，90年代兴起。)是internet、超文本、超媒体技术相结合的产物，已成为Internet用户最喜爱的信息查询工具。超文本是将菜单嵌入到文本中；超媒体技术是将图像、声音等信息嵌如文本的技术。（三）网址：网址有以下几种表示方法：1. IP地址：Internet为每一台入网的计算机分配的IP地址，IP地址是用一个32位二进制表示，为了阅读方便，将其分成四组十进制表示，组间用圆点分隔。如：92. 域名：IP地址不便于记忆，一般采用与其相应的域名来表示网址。格式：WWW.如：。域名地址是分层次的，各层之间用“.”隔开。每台主机的IP地址是唯一的，每台主机的域名也是唯一的。3.网络文件地址：网络上的所有数据信息，都视为网络文件。每个网络文件都有唯一的地址。格式：/./如：/c/2004-12-04.shtml4.电子邮件地址：格式：。如：第五节 计算机安全一、计算机安全的定义国际标准化委员会对计算机安全的定义：为数据处理系统建立和采取的技术的和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件、数据不应偶然的或恶意的原因而遭破坏、更改、显露。1.计算机安全包括实体安全（硬件设备）、软件安全（非法复制、修改、执行）、数据安全（非法读出、更改、删除）、运行安全（正常使用）。2.影响计算机安全的因素：系统故障风险、内部人员道德风险、系统关联方道德风险、社会道德风险、计算机病毒等。3.计算机系统的安全措施：计算机安全立法、计算机安全技术、单位内部控制与管理。二、计算机病毒防范1.计算机病毒：人为编写的破坏性程序。2.病毒的特点：破坏性、传染性、寄生性、潜伏性、激发性。3.计算机病毒的类型：按破坏情况分为良性病毒（只表现自己不破坏系统）、恶性病毒(diskkiller病毒会自动格式化硬盘)；按传染方式分为磁盘引导区型传染的计算机病毒、操作系统型传染的病毒、一般应用程序传染的病毒。4.中毒症状：系统启动时间比平常长，运行速度慢；无故死机；异常重新启动；存储容量异常减少；出现异常画面或声响；磁盘卷标发生变化；系统不是别硬盘；键盘输入异常；打印机等外设工作异常；数据丢失、损坏；文件大小等发生变化；word或excel执行宏；其他异常现象等。5.病毒传播途径：网络、磁盘、光盘。6.病毒防范：不用非原始启动软盘或其他介质引导机器，对原始启动软盘写保护；不随便使用外来软盘，先检查后使用；做好备份；专机专用，避免使用其他软件；接受网上的数据要先检查后使用，接收邮件的计算机与系统用计算机分开；定期查毒；将染毒计算机从网上撤下，以防蔓延等。7.病毒的检测：人工检测（运用工具软件查毒）、自动检测（安装杀毒软件）安装杀毒软件并不能完全保证计算机安全。三、计算机黑客及防范：黑客是指通过网络非法入侵的人。危害：盗取资料；攻击破坏。黑客入侵后的特征：突然死机又突然启动；无任何操作却拼命读写硬盘；没有运行大程序却系统速度越来越慢；用netstat命令查看计算机网络状况，发现有非法端口打开并用人连接用户；关闭上网软件却发现用户网络连接灯闪烁；win2000/nt中，新增了管理员帐号和用户。防止黑客进入措施：法律约束；防火墙、仿黑软件；建立防黑客扫描和检测系统，一旦发现黑客攻击立即做出应对措施；加强内部管理制度建设。第三章：会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度一、法规制度1989年12月颁布第一个会计电算化法规会计核算软件管理的几项规定（试行）至今，已形成了相对完善的会计电算化法规体系。1994年6月颁布会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、1996年颁布会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法。二、会计电算化的发展趋势（1）会计电算化工作向规范化、标准化发展；（2）向管理一体化方向发展；（3）向管理电算化和决策电算化方向发展（核算电算化管理电算化决策电算化）。第二节 会计核算软件的要求一、会计法对会计核算软件的要求（一）会计法明确了会计责任主体：单位负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。（二）会计法规范了会计软件的设计与具体操作：会计法要求会计核算生成的会计核算资料必须符合会计制度的统一规定。现在软件开符合与理论界在会计软件是否应提供反审核、反记账、反结账等方法方面存在争议。（三）会计法扩大了会计监督主体，扩展了会计监督的含义。单位内部监督、社会监督、国家监督三位一体；机构控制和程序控制为一体；会计软件提供标准化的数据结构。（四）会计电算化法规对会计核算软件的基本要求1.符合法律规定，保证会计数据真实完整等；2.会计软件能划分会计期间、分期结账、编制报表；3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族和外文文字。4.会计核算软件必须提供人员岗位和操作权限设置的功能。5.会计核算软件应当符合GB/T19581-信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。6.会计核算软件不得出现由于自身原因死机或非正常退出情况。7.会计软件应当具有在机内会计数据被破坏情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。数据备份、恢复、重建索引。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计软件的运行环境，应当建立审批手续。9.软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求（一）应当具备初始化功能（二）具备输入记帐凭证功能（三）对记账凭证编号的连续性应当进行控制（四）数据输入是必要的提示功能（如录入科目编号提示科目名称、借贷方金额不等予以提示并拒绝执行等。）（五）提供凭证的修改与审核功能，记账后不能修改。（六）制单人与审核人不能是同一个人。（七）已记账的错误凭证的红字冲销或补充登记功能。（八）外来凭证在总账系统的审核确认。三、会计核算软件的数据接口信息技术会计核算软件数据接口经国家质量监督检验检疫总局和国家标准委员会，2005年颁布实施。四、会计电算化数据输出输出方式：显示输出、打印输出、磁盘输出、网络输出。五、会计数据处理（一）凭证记账功能电算化方式下记帐凭证包括手工录入的凭证和机制凭证，机制凭证又分为其他模块产生的凭证和自动转账凭证。会计软件应当提供凭证经过审核后登记账簿的功能。未审核或审核未通过的凭证不允许记账。记账自动完成，不允许人工干预。可一月记一次账，也可登记多次账。（二）银行对账功能银行对账单可以通过手工录入、磁盘输入、网络传输方式接收。对账方式包括自动对账和手工对账两种方式。（三）期末结账功能期末结账包括月结、季结、年结。软件应提供结账完毕余额自动转入下期期初的功能。跨月记账：在本期未结账的情况下，输入下一月份会计凭证。软件应当提供：上月未结账，本月不能结账；本月还有未记帐凭证，则本月不能结账；本月结账后不能再输入本月凭证；一个月只能结一次账。期末结账的要求：（1）会计软件要按照规定的会计期间结账，结账前自动检查本期凭证是否全部记账，否则不能结账。（2）机内总账和明细账可以同时结账，也可以先结明细账，后结总账。（3）机内总账结账时应当与明细账进行核对，如果不一致，总账不能结账。（4）结帐后，上一会计期间的会计凭证就不能再输入，只能输入下一会计期间的凭证。（四）编制会计报表功能会计软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件还要提供会计报表的自定义功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改的功能。（五）会计数据的安全会计数据的安全性通常是通过保密性、完整性、可用性等特征来衡量。保密性：指计算机系统能防止非法泄露会计数据；完整性：防止非法修改和删除会计数据；可用性：指防止非法独占会计数据资源，当其他用户需要使用计算机资源时有资源可用。常用的保密措施：用户识别控制（密码）、操作日志控制（程序制动记录）、加密存储控制（操作口令和操作日志，只有系统管理员能随时查询、打印；数据文件采用加密形式传送。）、数据存取权限控制、数据备份和恢复控制。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、岗位设置原则1.体现工作重点转移2.不相容岗位分离(如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。)3.注重灵活性4.坚持系统安全性原则二、电算化岗位的划分（一）岗位划分的总体思路总体思路：建立岗位责任制，明确岗位职责，做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。岗位设置：基本会计岗位、电算化会计岗位。（二）电算化岗位的具体设置1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识及相关的会计电算化组织管理经验。2.软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、账簿、报表，进行部分会计数据的处理工作。达到初级会计电算化的水平。3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据进行审核，保证凭证合法、正确、完整，登记账簿，对输出的账簿、报表进行确认。达到初级水平。可由主管兼任。4.电算维护：保证系统正常运行，管理机内会计数据。中级水平。5.电算审查：监督计算机及会计软件的运行，防止利用计算机舞弊。6.数据分析：负责对计算机的会计数据进行分析。中级水平。7.会计档案资料保管员：负责会计电算化档案资料的保管。三、会计电算化岗位责任制的基本内容（略p83）第四节 计算机替代手工记账的基本要求一、替代手工记帐的条件第一，配备硬件和软件第；第二、配备相应会计电算化工作人员；第三、严格的管理制度。二、甩账前的准备工作（一）熟悉甩账流程第一步，购买软件并从销售单位取得评审合格证书；第二步，建立各项管理制度；第三步，手工帐与计算机帐并行至少三个月；第四步，填写计算机替代手工记账自查表；第五步，财政部门审查；第六步，正式甩账。（二）操作人员持证上岗：会计电算化培训合格证明。（三）手工帐与计算机帐并行至少三个月，两者结果一致方可甩帐。（四）建立了相对完善的人员分工体系（五）会计基础工作规范化（p88）1.会计数据规范化：（1）数据收集规范化；（2）基础数据规范化（一些定额资料、费用开支标准，存货编码等）；（3）历史数据规范化（往来账资料是否齐全、银行对账数据是否齐全等）。2.会计工作程序规范化（1）会计业务整理规范化：电算化后仍有部分原始凭证需要手工整理。（2）会计核算方法的选择：如材料出入库管理、固定资产的管理。3.会计信息输出规范化：主要依靠数据收集和数据处理程序的规范化来保证。三、计算机处理与手工处理并行任务：检查软件系统是否满足需要；使用人员对软件的操作是否存在问题；建立比较完善的内部管理制度等。会计人员双重劳动。试运行期间，前期以人工为主计算机为辅，后期以计算机为主人工为辅。并行期间可以用计算机打印输出的记帐凭证代替手工填制的记账凭证，原始凭证附于记账凭证后面。四、计算机替代手工记帐的单位需要提交的资料（一）上机操作人员会计电算化培训合格证明或毕业证（复印件）（二）同一会计期间连续三个月以上计算机与手工处理相一致的数据资料。包括：1.各种类型的机制和手工记帐凭证。2.现金、银行存款日记帐及收入、支出等10种明细帐，其中现金帐要3个月完整资料，其他明细帐要期初、期末所在帐页样本（手工记帐凭证和帐页可以是复印的）。3.手工和计算机输出的会计报表。（三）会计基础工作规范证书（复印件）（四）河北省计算机替代手工会计核算单位考核申请表一式三份。（五）各种管理制度：1.会计电算化工作人员岗位责任制；2.操作人员权限控制、分配表；3.计算机操作管理制度；4.计算机软件、硬件、数据管理制度。5.会计电算化档案管理制度。第五节 会计电算化档案管理的基本要求一、会计电算化档案的范围是指存储在计算机硬盘中的会计数据（磁性介质、光盘存储器）和打印输出的书面形式的会计数据，以及软件开发运行过程中编织的各种文档程序和其他会计资料。二、会计电算化档案的基本要求1.采用会计电算化的单位应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘等存储介质保存会计档案条件的，由国务院主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。2.档案包括机内数据、软盘等备份数据、打印出的证、帐、表等。3.系统开发资料和会计软件系统也属于会计档案。4.档案由专人负责。5.档案要防磁、防火、防水、防潮、防尘，AB备份法。6.档案要定期检查，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。第四章 会计核算软件的软件操作要求第一节 电算化会计核算基本流程一、手工操作与电算化操作的区别1起点与终点不同。2数据处理方式不同。3数据存储、输出方式不同。4职能和方法发生变化5岗位和内部发生变化。二、电算化会计核算软件的基本操作流程（一）安装软件（二）会计软件初始化：建账与设置基础参数、设置处理规则（设置基础档案）、期初数据输入与校验（年初启用和年内启用；试算平衡。）（三）日常会计业务处理：包括凭证输入、处理、输出、利用等。（四）月末处理：对帐、结帐（每月结一次账，结帐后不能再处理本月业务）。第二节 帐务处理模块的基本要求一、帐务处理子系统1.含义：也称总账子系统，是以记帐凭证为原始数据，通过对记帐凭证的输入和处理，完成记帐、银行对帐、帐证表的查询与打印、结帐、系统服务与管理等工作。从功能上看，帐务处理软件的任务可以概括为两个字“记帐”，只要能够完成记帐功能的软件都可称成为帐务处理软件。记账是指记总帐、明细帐、日记帐，三者缺一不可。帐务处理系统是电算化系统的核心子系统。2.帐务系统的特点：规范性强、一致性好、易于通用化；综合性强处于核心地位；控制要求严格、正确性要求高。二、电算化帐务处理系统流程1.流程图见“帐务处理子系统”临时凭证文件：用于存放已经录入和审核，但未记账的所有凭证。历史凭证文件：存放已记帐的凭证。文件组织形式为顺序文件。汇总文件：存放所有科目的年初数、累计借（贷）方发生额、每月的借（贷）方发生额、期末余额。索引文件。企业对帐文件：用于存放单位没有对上账的银行业务。对帐单文件：用于存放银行给单位的对帐单。2.帐务系统的基本操作（1）系统初始化：建立新帐套、设置操作员权限、建立会计科目（科目级别、科目修改：一经使用不能修改。）、录入余额（年初启用、月初启用、试算平衡）、设置凭证类别、其他初始化内容。（2）日常帐务处理：记帐凭证处理（录入、修改、审核、记帐）、出纳管理、银行对帐编制记帐凭证：可以采用以下几种方式：手工编制完记帐凭证后录入计算机；根据原始凭证在计算机上直接编制记帐凭证；由帐务系统以外其他系统生成会计凭证。凭证填制过程中的正确性检查：凭证号连续性检查；日期合法性检查；科目代码的存在性、明细性、与凭证类型是否相符检查；借贷金额是否相等。凭证审核：审核目的、审核方法、审核的控制功能。出纳签字：是出纳对涉及到资金收支的对收、付款凭证进行的控制。记帐：记账只是一个功能按键，计算机自动记帐；同时登记总帐明细帐日记账；记账只是数据搬家，不产生新数据。一个月可多次记账。警长后的凭证式产生日记帐、明细帐、总帐的唯一数据来源。银行对帐：是出纳根据银行对帐单和企业银行日记帐进行的银行结算款项的核对。帐务管理：丰富的查询功能（3）期末处理：包括期末调汇、结转本期损益、自动转账、期末结帐（逐月进行结帐、一月结一次、反结帐只能由主管进行）。3.系统维护及服务：备份、恢复、口令管理等。第三节 其他会计核算软件功能模块的操作要求一、会计报表模块（一）概述概念：是以货币为计量单位，综合反映企业在某一时点的财务状况以及一定时期经营成果的书面文件，是会计核算的最终成果，也是会计核算工作的总结。报表的分类：按使用对象分类、按编制时间分类、按结构分类、按反映内容分类（个别报表、合并报表、汇总报表）报表结构：标题、表头、表体、表尾。报表子系统的操作流程：（1）初始化（新建报表、定义报表格式、定义数据来源公式、定义表内及表间的钩稽关系）；（2）会计报表的日常运行；（3）报表生成、查询、打印等报表的分析方法：比较分析法、比率分析法、趋势分析法。二、 应收、应付核算模块应收系统管理客户往来款项；应付系统管理供应商往来款项。核算流程：1.使用前的手工准备；2.系统初始化：建账（核销参数的含义）3.往来业务的处理4.帐表查询输出5.对帐6.结帐7.系统维护：数据备份输出等。三、工资模块四、固定资产系统第四节 计算机基本操作要求一、启动和关闭计算机启动：冷启动、热启动。关闭：开始-关闭计算机。二、运行和退出会计核算软件桌面图标，或开始程序会计核算软件三、WINDOWS系统基本操作1.win2000简介Win2000是2000年专门为企业网络设计的操作系统，使用的是NT技术，是win NT的升级版本。1. Win2000的版本四个版本：professional版本：是用户端的操作系统；个人计算机。Datacenter Server ；服务器端，功能最高级，做大型数据库或大型网站的后台服务器。Advanced Server：服务器端，功能次之，电子商务或其他应用软件平台；Server：服务器端，功能最后。一般服务器。professional是用户端的操作系统，后三个是服务器端操作系统。2.Win2000的主要功能：（1）图形化的人机交互界面；（2）多任务操作；（3）多屏幕显示；（4）支持即插即用；（5）辅助工具（不用安装特殊软件，部分残疾人也可方便操作）；（6）备份工具；（7）格式化磁盘；（8）碎片整理程序；（9）新建连接向导。（10）浏览器internet explor：（11）电子邮件收发out look express；（12）局域网管理功能；3. Win2000 professional的安装（1）系统配置要求硬件设备最低需求建议需求CPUPentium 166MHzPentium 内存32MB64MB以上磁盘（可用/总空间）650MB/2GB1.5GB/2GB其他必要设备VGA显卡及显示器、键盘、鼠标（2）安装方式升级安装：可在保存原有操作系统文件及设置前提下，将原操作系统升级到Win2000 professional。全新安装：将彻底删除计算机原有的操作系统，或需要在没有安装其他操作系统的磁盘分区中安装。多重开机安装：指在一台计算机中安装有多个操作系统，每次开机时，选择需要启动的系统进行登录。注意：不能在同一个磁盘分区中安装两个操作系统。（3）文件系统：安装过程中提示是否将现有的文件系统由FAT32或 FAT16格式升级为NTFS格式，一般不选。否则进入到该计算机的win95/98/me等操作系统时，将不能看见Win2000 professional的磁盘分区。4.启动安装程序（1）从DOS下启动安装：需要先做启动盘，然后通过启动盘启动计算机，将Win2000 professional盘放入光驱，转换到光驱盘符，安装命令（WINNT）在I386目录下，安装即可。(2)从Win95/98/me启动安装：将Win2000 professional光盘放入光驱，系统自动执行安装程序，按向导提示安装即可。（二）Windows XP简介Windows XP时微软2001年下半年推出的。1.两个版本：Windows XP Professional; Windows XP Home Edition2.新特点（1）提高工作效率：方便操作的视觉设计（界面切换）；通过缩略图查看文件；同时运行等多任务。（2）增强系统稳定性：允许用户将系统还原至特定日期和时间，系统还原时不恢复数据或文档，不用担心丢失所做的工作。设备驱动程序回滚：安装新驱动程序时，自动保存原驱动程序，可以恢复原驱动程序。对最新硬件标准的支持更高的应用程序兼容性增强的防病毒功能自动更新（3）简化网络设置（三）使用桌面1.应用程序的启动和退出：启动应用程序；开始运行，输入应用程序的路径和名字。2.浏览计算机上的信息：通过我的电脑；通过资源管理器。3.文件和文件夹管理：文件是被赋予名称并存于磁盘上的最小信息组织单位。文件名：主名最多256个字符；扩展名3个字符。文件名不能用引号、斜杠、中括号、冒号、分号、等号、逗号，问号、书名号等特殊符号。作为主名和扩展名之间的分隔符“.”，以在一个文件中名多次出现，但扩展名取最后一个“.”的后三位。文件和文件夹的选择：选一个：单击图标或文件名；选连续的多个：单击第一个，按住SHIFT，单击最后一个。选不连续的多个：单击第一个，按住CTRLl，单击每一个文件。选定全部：CTRL+A，或菜单中全选命令。反向选择：重命名：文件删除；移动四、网络基本操作（一）个人上网应具备的条件1.硬件需求：一台486以上的微机；64MB以上的内存；传输率在9600bps以上的调制解调器；一条电话线。2.软件需求：操作系统（win9x或win xp）；浏览器（windows自带）；拨号入网软件(windows自带)。3.申请账号4.设置拨号网络5.拨号上网五、文字表格编辑操作（一）文字编辑操作1.WORD2000概述1.窗口介绍：窗口各项目的含义。2.文档的基本操作：文件的新建、打开、保存。3.文档的编辑：（1）文件的选取（选定一行、选定一段、选定整个文档）、（2）编辑文档（删除、复制、移动）（3）查找和替换；（4）段落格式（包括文本对齐方式、段落缩进、段落行距、段落间距、首字下沉、分栏等）4.页面设置等。（二）表格操作1.中文 EXCEL2000（1）启动及窗口组成（2）扩展名：.；一个工作表最多有65535行，256列。单元格的选取。2.工作表操作（1）数据输入：输入数据是最基本的操作，EXCEL提供两种数据输入方法：单个单元数据输入和系列数据自动填充输入单个单元数据输入：可以最多输入32000个字符，输入后可按回车键、TAB键或鼠标单击编辑栏的“”确认。EXCEL对输入的数据自动进行类型判断，并进行相应处理：文本左对齐，数值右对齐，输入分数时应先输入“0”即一个空格，然后再输入分数，否则作为日期处理。日期和时间输入：输入当天日期（ctrl+;）；输入当前时间（ctrl+shift+；）（2）数据编辑：单元格的选取（不连续单元格的选取方法是按住ctrl键，然后鼠标左键单击相应内容）、数据修改、复制、查找与替换3.工作表数据计算（1）输入简单公式（2）使用函数提供了9类函数，两种输入方法：直接输入法和粘贴函数法（插入函数）会计电算化实务部分一、系统管理考点：增加操作员、权限分配、建立帐套。方法：打开系统管理应用程序，系统菜单/注册，在用户名处输入ADMIN，单击确定按钮，登陆系统管理。（1）增加操作员：权限/操作员，打开操作员管理窗口，单击增加按钮，打开增加操作员窗口，录入编号、姓名等信息，单击增加，按考试要求把操作员。增加完毕后按退出按钮，退出增加操作员窗口、再单击退出按钮分别退出操作员管理窗口、退出系统管理窗口。（2）权限分配权限/权限，打开操作员权限窗口，首先选择要分配权限的操作员，然后选择要分配权限的帐套，单击增加按钮，在增加权限窗口左侧“系统名称”处双击要分配的权限的系统名称，（注：双击后反应的结果是变蓝），把考试要求的内容完成后，单击确定按钮，然后退出操作员权限窗口，退出系统管理。如果是赋予某操作员帐套主管的权限，则在选择操作员、帐套后，单击帐套主管复选框，系统提示“设置*帐套住管权限吗？”，选是。然后退出操作员权限窗口，退出系统管理。（3）建立帐套帐套/建立.二、设置基础档案考点：部门档案、职员档案、建立（修改、删除）会计科目、指定会计科目、录入期初余额、设置凭证类别、客户分类、供应商分类、地区分类等。方法：打开总账应用程序，在用户名处输入001，选择帐套、输入登陆日期，单击确定按钮，登陆会计电算化通用教学软件。除输入期初余额外，大部分操作在基础设置里面。指定会计科目：基础设置财务会计科目，编辑菜单-指定科目，打开指定科目窗口，先选择窗口左侧的指定科目类型，然后找到要制定的科目，单击“”按钮，将该科目从“待选科目”框转移到“已选科目”框。然后确定、退出资产、成本、损益类费用 增加记 借方借方 帐户名称 贷方资产增加 资产减少 成本增加 成本减少费用增加 费用减少 收入减少 收入增加负债 减少 负债增加所有者权益 减少 所有者权益增加编制会计分录：判断一笔业务涉及哪些要素；进一步确认是什么科目；确认记帐方向；完成。收款凭证 借方必有 1001，1002付款凭证 贷方必有 1001，1002转帐凭证 凭证必无 1001，1002初级会计电算化考试重点第一章 会计电算化概述一、会计电算化（一）会计电算化的概念会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机（以下简称计算机）为主体在当代电子信息技巧在会计工作中的运用；广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观计划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培养与发展等。（二）会计电算化的作用（1）进步会计数据处置的时效性和正确性，提高会计核算的程度和质量，减轻会计职员的劳动强度；（2）进步经营管理程度，使财务会计管理由事后管理向事中把持、事先猜测改变，为管理信息化打下基本；（3）推进会计技巧、方式、理论创新和观念更新，增进会计工作进一步发展。（三）会计电算化的管理体制我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，处所各级财政部门管理本地域的会计电算化工作，各单位在遵守国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展计划的条件下，联合本单位具体情况，具体组织实行本单位的会计电算化工作。财政部分管理会计电算化的基本义务是：制订会计电算化发展计划并组织实行；制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及会计材料符合国度同一的会计制度情形实行监视；增进各单位逐步实现会计电算化，进步会计工作程度；组织开展会计电算化人才培训。二、会计核算软件（一）会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。企业应用的企业资源打算（Enterprise Resources Planning，简称ERP）软件中用于处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范围。（二）会计核算软件的分类会计核算软件分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两种。通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公然在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本须要的会计核算软件。目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主。专用会计核算软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。（三）会计核算软件的功能模块会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分。会计核算软件一般分为账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、本钱核算、会计报表生成与汇总、财务剖析等功能模块。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地衔接在一起，构成完全的会计核算系统。第二章会计电算化的工作环境一、计算机一般知识（一）计算机及其种类计算机是一种按程序自动进行信息处理的通用工具。计算机可按多种尺度分类。从用户应用角度，一般可将计算机分为微型计算机（也称个人计算机）、服务器、终端计算机等。（二）计算机的性能指标计算机的性能指标是权衡计算机系统功能强弱的主要指标，主要有：（1）计