备用金管理办法.doc

备用金使用暂行管理办法1. 目的为保证新开市场业务需要，规范备用金使用管理，确保备用金的安全，特制定本规定。2. 适用范围新开市场驻外办事处。3. 职责3.1 使用部门3.1.1 负责提交备用金的使用申请3.1.2 对备用安全性负责3.1.3 负责在公司规定范围内支配备用金3.2 财务部3.2.1 负责按公司相关规定核销备用金的开支项目3.2.2 负责补足备用金3.2.3 负责对备用金使用情况进行监督、检查4. 备用金的核定4.1 核定原则：参照使用部门人员编制、开支标准等情况核定。正常情况下，对使用部门核定30天所需备用金，因特殊情况需要调整备用金额度的，要向分管总监提出书面申请，按备用金管理程序进行调整。4.2 各部门根据公司颁布的备用金使用标准表，在核定的备用金限额内，根据本部门实际需要，填制备用金领用申请表，经分管总监审核、总经理审批，财务部核实，由出纳将款项打入公司规定帐户。帐户一般指定为其使用部分负责人其私人帐户。5. 备用金的使用5.1 备用金为部门日常零星开支的周转金，主要用于支付零星开支，包括：经审批可使用的小额招待费、接规定经批准的临时人员劳务报酬、1000元以内的购买其办公用品费、差旅费。5.2 对使用备用金部门原则上不再支出其备用金规定使用范围内的任何现金。6. 备用金的报销6.1 财务部在办理备用金报销时，应对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。在备用金使用范围内的业务开支，其报销凭据应由使用部门负责人签字认可。6.2 报销时限6.2.1 因公出差借支差旅费，出差返回当月或此月内报销、还款。6.2.2 其他因公办事借支的备用金，应于当月内报销、还款。6.2.3 个人借款不得跨年度，当年借款必须在当年12月31日前全部清偿。6.2.4 逾期未归还欠款的使用部门，财务部将从通知还款最后期限的次月起全额扣除该部门负责人的工资用于抵偿借款，直至还清为止。6.3 对使用备用金已经发生的业务，经核销后由出财务部将其核销金额直接补入备用金。7. 备用金管理7.1 备用金由使用部门负责人根据审批的备用金使用申请表，经财务核实后方可领取、保管，领取人对备用金的安全负完全责任。7.2 使用部门负责人因工作变动时，应由营销中心报送财务部备案，并在财务部的监督下方可办理备用金交接手续。若待报款项及剩余款项与备用金总额不符，则由原部门负责人在7个工作日内补足。7.3 各部门按照业务发生顺序登记备用金备查帐（备用金使用明细表），每月进行核对备用金结余数，做到帐款相符。使用部门负责人应主动配合财务部和直接上级对备用金情况的检查，按月向财务部报送备用金使用明细表，一旦发现使用部门负责人利用备用金舞弊的行为（包括转存、挪用、私借等），根据情节轻重，罚款200元整。严重者予以解除聘用关系，并限期归还挪用款项。7.4 随着业务量的变化和发现额度确定时与实际需求有较大的距离，根据正常实际使用情况，由使用部门负责人提出书面申请，经分管总监审核，总经理批准后可调整。8. 超备用金借款8.1 各单位发生备用金不足以支付而又急需使用现金时，可以签呈形式须经分管总监审核，总经理审批，放可申请借款，但原则上一次借款不得超过本单位备用金定额，在借款未还清期间，累计借款不得超过本单位备用金的两倍。8.2 借款部门必须按规定填写暂支单，附经审批的借款签呈，经财务部核实，后准予借款。8.3 借款单位在完成该项经济事项后的7个工作日内，由使用部门负责人办理结报。逾期不办理者，则该部分费用直接从使用部门负责人工资中扣除，并且停止将核销完毕的款项冲入备用金内。9. 违犯本办法的处理9.1 对违犯备用金管理办法的部门，财务部上报该部门分管总监，经部门核查属实后将减少该部门的备用金限额度。情节严重的，将追究使用部门负责人的责任，处罚500元整，限期在1月内补齐备用金，并暂停支付备用金。10. 本办法由营销中心负责解释，自颁布日起执行。11. 附件11.1 备用金使用标准表11.2 备用金使用申请表11.3 备用金使用明细表备用金使用标准表区域类别人员类别一级城市二级城市三级城市大区经理300025002000主务