妙用协调之美.doc

莆 田 学 院毕 业 论 文题 目 妙用协调之美简析 秘书的协调艺术 学生姓名 学 号 专 业 汉语言文学（秘书方向） 班 级 指导教师 二一年四月二十日目 录一、秘书工作注重协调的原因2(一)从领导的工作层面来谈2（二）从机关工作的角度来谈2（三）从秘书自身来谈3二、秘书协调艺术之妙3（一）从秘书协调工作的特点谈3（二）从秘书协调工作方式来谈4（三）从秘书协调工作对象来谈4（四）从秘书协调工作结果来谈5三、妙用协调成效之所见5（一）从协调的方法谈效率5（二）从协调艺术基本原则谈效率6（三）从协调艺术应注意的问题谈效率6结束语：7致谢：7参考文献：7妙用协调之美简析秘书的协调艺术作者：（汉语言文学系 指导老师：）摘要：秘书的协调艺术是一门灵活性很强的学问。秘书部门的协调主要是覆盖面广泛、平凡生活化，纷繁复杂，事情烦琐，突发应急性强的协调事务。秘书要搞好协调，应着重掌握好协调艺术。秘书人员在日常工作过程处理的一些工作，都需要利用巧妙的协调能力。通过对秘书协调工作的特点、方式、对象，结果的调查和分析，总结出惯性的一些协调艺术。并且在学术界相关研究的借鉴和分析下结合秘书人员的实际工作内容，对于秘书妙用协调艺术提出了相关的注意问题，更进一步阐述了秘书协调意识在特殊的工作环境下产生的重大指导意义。关键词：秘书 巧妙 协调 艺术Abstract：Secretary of Coordination is a highly flexible learning. Secretary of the department is mainly the coordination of comprehensive, routine coordination, more things to attend to coordinate large, strong randomness. Secretary to improve coordination, coordination should focus on mastering the arts. Secretary of the officers in their daily work process some of the tasks, all need to use subtle coordination. Coordination by the Secretary of the characteristics, methods, objects, the results of the investigation and analysis, summarized some of the coordination of artistic inertia. And related research in the academic reference and analysis, in connection with the Secretary of the actual work content, the coordination of the Secretary of Magical Arts raised the attention of the relevant issues Further elaborated sense of the Secretary of coordinating the work environment, in particular the significant guidance.Keywords： Secretary Clever Coordination Arts 8从唯物辩证法的角度来说：“世界是运动、变化、发展的，任何事物之间都存在着普遍联系和特殊联系，哲学上这是世界的一种特性。”从秘书学的角度来说，处理好联系的方法就是要有巧妙地协调艺术。协调艺术对秘书的日常工作来说也是不可或缺的。秘书人员的协调能力是一门为自身为排除工作问题以及处理工作矛盾的富有很大艺术性的运用学问，奇妙无穷、奥妙无边。秘书日常涉及到的协调，主要是覆盖面广泛、平凡生活化，纷繁复杂，事情烦琐，突发应急性强的协调事务。1秘书要搞好协调，应着重掌握好协调艺术。本文主要论述了成功秘书的相关协调艺术总结其精华，基本上从秘书协调工作的特点、方式、对象、结果谈秘书协调的艺术，更从多角度出发来阐述秘书巧妙运用协调对日常发挥的作用，具体是在协调方法、原则和协调注意的问题秘书人员巧用协调艺术产生的效率以及提高领导工作效率，为其发展工作营造良好的人际关系氛围等都产生了一系列的积极影响。从专业角度来说，学术界的相关专家、学者对秘书怎样妙用协调艺术处理自身的日常工作、怎样更好的发挥其助手作用，进行了专业的调查研究，分析与总结。本文借鉴了前人的相关观点，进一步通过自身的走访和材料汇总，更深入地挖掘了秘书协调艺术对秘书融入自身特性职业工作，提高工作效率起到了举足轻重的作用。一、秘书工作注重协调的原因秘书人员无论从事企业还是机关工作，都扮演了承上启下的工作角色， 其在工作领域的地位和其从事的工作性质，决定了要充分发挥好秘书人员的辅助领导、上传下达，维护团结的作用，其对协调的力的要求甚是重要的。所以，秘书人员的协调工作在处理日常工作和人际关系上发挥着重大的意义，所以，秘书的协调艺术的加强势在必行！(一)从领导的工作层面来谈一个企业，一个单位，甚至一个部门的领导人员，日常的工作都是涉及企业决策和企业利害关系等重大的事务，这就制约了领导人员一般情况下都是进行一些重大事情的协调及其下达一些权威性的协调工作，无法料及一些琐碎事的协调处理，秘书的任务就是协助领导工作。换句话说，秘书的就是帮助助领导解决琐碎事情的必备补充，就是协助领导重大决策的道具，2比如说：今天秘书服务的直接领导需要出差工作，秘书人员必须为领导的出行环节，准备的稳妥，细致。小到随身携带的生活物品、订机。到达目的地的接待等工作，大到为领导工作事宜做好全宜的策划和提供文件梳理等工作。这就要求秘书人员必须巧妙处理好领导授权的协调工作，妙用协调的艺术为领导减少烦琐事情的困扰，做好领导的好参谋和得力助手，提高领导的工作速率，保证领导工作的正常、顺利的运行！这样在一定意义上，说明秘书的协调艺术对于领导工作发挥了延伸及其补充的效果。（二）从机关工作的角度来谈 众所周知，机关，是一个涵盖着很广泛矛盾关系的复杂统一体。一个机关包括若干个领导部门和很多相关的职能部门，很大程度上越多的人员参与的团体，产生的矛盾机率就越高。那么所要处理的人际关系就会愈显的复杂。在实际工作中，很可能由于，领导与部门之间的沟通较少造成上下级之间的工作透明度都很低；比如说：各个主管部门的互相猜疑和互相比对，更恶劣的甚至是互相勾结，那么就很不利于上级领导的决策顺利进行，3因为，秘书利用协调艺术，处理好各个职能部门的正当关系，亟不可待。还有另一支就是，各个职能部门因为认识和行动上的不统一，造成部门之间的不和谐，就会影响整个机关的工作的发展进程，这样很多矛盾都会接踵而来制约着工作进行。那么，秘书部门的安排就是对症下药，一针见血的揪出矛盾根源，利用巧妙的协调在不触犯任何部门的利益前提下，做好协调工作。发挥好领导助手作用，为其减少下级不团结造成的阻碍。所以，秘书人员作为领导的参谋和助手，部门越多，秘书人员就是更要在这样一种复杂情况下发挥重要的综合协调作用。相信协调得当随即而来的就是矛盾关系都迎刃而解。说明秘书协调发挥润滑剂的效果恰如其分！（三）从秘书自身来谈俗话说：“一个成功的秘书，可以充当领导的左膀右臂。”那么，要做为一个得力的助手，秘书发挥一切卓越的辅助，参谋能力，都来源于秘书能过巧妙的发挥协调的艺术。日常工作，秘书要静下心来想想：公司将会发生怎样的重大决策？公司的人员协调将朝什么方向发展比较有利于和谐？影响公司的发展主要是些什么因素？自己要做好哪些什么准备才能适应公司的发展才能适应领导需要，得到上下一致认可？等等。这关系到我们自身能否在自己工作的岗位上发挥有效的作用，是否在其位谋其政了！总之，秘书处理这一切相关的思绪都离开灵活巧妙的语言和行动协调。协调艺术就是秘书的杀手锏，就是成就自己的魔法道具。另外随着，现在社会关系的复杂化，企业竞争的压力，领导面临的现实境况，决定了秘书工作的领域变得更加宽泛，秘书工作也面临的更加形势化、灵活化。这样就愈来愈凸显秘书成功的标杆协调能力是一个不可或缺的职能之一。二、秘书协调艺术之妙协调工作是有一定艺术的。艺术这个词在字典中的解释取第二个意义是：富有创造性的方式方法。这样引申到了这篇文章谈到的协调的妙处。秘书妙用协调，在工作的很多层面上来说：采用了什么样的协调艺术？通过这种富有创造性的艺术方法对秘书工作又产生了多少意想不到的成功处理工作的心德呢？接下来将从：秘书协调工作的特点、方式、对象、结果分别来总结和分析协调艺术之妙。（一）从秘书协调工作的特点谈秘书的身份决定了自身所做的协调工作具有一定的特殊性。因为秘书不是决策者，不能替领导做出某项事情的处理方法，秘书的协调只是领导权威授予的一种权利，具有一定的限制性。所以秘书协调要做到巧妙；4首先，面对协调倾向性强这一特点，秘书要时刻谨记切莫越权，一切协调的观点都要倾向于从领导的思维角度出发，察言观色与领导的出发点保持一致，在合适的场合利用合适的协调言语，为领导赢得良好的形象。否则，不遵从领导意见的协调，可称之为，破坏性的协调。其次，秘书的协调还具有宽泛性的特点，因为秘书作为上下级之间的桥梁，摆在一个企业或者机关的中间环节的位置，无论对上还是对下，秘书人员恰如其分充当一个重要的协调角色。从社交角度来谈，秘书对内对外的沟通和交流更是需要她及时协调全全面面的事宜，做好各种场合的应变措施的准备，协调能力要求更是严格，关系到整个公司的形象。工作内容具体可以列举为：协调领导和下级主管的的工作任务及关系，或者协调访客来访的要求、协调员工的团结关系等。再次，秘书协调工作归根结底具备了很强的艺术性，因为秘书只是一个简单的依附体，并不是独立存在的，它相对于领导永远处于辅助的、次要的和被领导的地位。秘书所有的工作客观上都必须以领导为行动中心，自己摆正配角的正确位置。辅助内容广泛烦多，大到为领导参谋决策，日常时刻提醒领导细节和重要环节，点点滴滴的工作环节，协调韧性都有效的提高领导工作的效率，正当的协调了维护企业领导的形象。所有一切有效的协调，都需要高素质、高情商、高表达、高悟性的秘书人员巧妙揣摩、发挥协调的艺术。所以一个优秀的秘书人员工作的方方面面都流露出了巧妙的协调能力。（二）从秘书协调工作方式来谈通过借鉴学术界相关专家学者总结，我觉得秘书的协调工作方式大体上可以从两大方面来划分：6一、为文字协调。二、当面协调。秘书文字协调之妙在于可以出色的有条不紊的为领导做好会议的文件准备、活动材料的撰写、工作计划的总结、标书的分析策划等相关文字处理形式的问题，更多的是合同等重大关系的文件的准备、检查工作都做的妥妥当当。巧妙的为领导解决文字这一关的种种难题，从阅读角度来谈，秘书人员为领导做好阅读材料的选择，做好企业和机关重大事宜的相关剪报工作，要领导用最短的时间，通过最简捷的途径汲取到自己最有价值的信息，那么秘书人员的文字协调就是做的相当充分了；秘书当面协调之妙表现在：更快捷更直接的为领导协调解决问题，通常情况下利用场合因素和事情发展动态选择协调的正确方法，维护到领导的方方面面的权益，树立良好的领导和企业形象，为领导工作创造和谐的人际关系的环境，这一协调之妙更体现在秘书的随机应变技巧和语言表达技巧之上，首先一种情况是当领导遇到窘迫的环境和尴尬的话题，秘书可以恰当的调转锋头，巧妙的营造谈话的愉快氛围；还有一种情况就是随即应变表现在秘书工作人员妙在对突发事情或者公司发生的重大灾难性事故等能够见机行事、临和相关部门做好及时、全面的汇报工作，减少为企业造成的天灾损失和人员伤亡，协调之妙甚是攸关。（三）从秘书协调工作对象来谈通过实践访谈，我了解到现在社会，无论企业秘书或是行政秘书大体上协调对象基本上分为三大块：7领导、基层、员工。秘书人员如若能够在这三个层面上协调起来游刃有余，那么协调的妙变不由分说了。首先，与领导的协调。秘书的巧妙协调表现在一连串的领会、沟通、执行这三个环节之中，秘书要及时向领导汇报情况，征求领导的意见请求指示，取得意见的统一，把握尺度处理问题。遇到行政交叉的工作部门秘书人员做好上传下达的工作，做好早期的沟通和协调，达成多个领导的协商一致，这样可以为领导的工作创造良好的人际关系环境，提高领导工作效率，加快企业的发展步伐。其次，与基层的协调。秘书协调妙在充分凭借自己的人格魅力、工作精神发挥协调艺术。基层也是秘书服务的对象之一，秘书巧妙处理基层对领导层决策的不满，发挥个人自身素质，帮助基层部门改正错误的观点，消除其不合理的要求，各部门合作配合领导实现预期目标，达成上下一致的完美效果。第三，与员工之间的协调。 秘书人员在协调员工这一环节上需要注意很多问题，包括信息的保密性、对员工打听公司发展规划、政策修改等问题，应在不正式发布之前巧妙保密，用微笑给员工一个回避的借口；另外一种情况是，员工发些不满情绪，秘书协调就要在保全领导威严的前提下做好体恤的感情投入，真诚的表示愿意回报，给予及时的协调处理，以安抚员工情绪，保持基层氛围的稳定。最后一种就是员工之间的分歧，需要秘书协调团结，及时解决个人矛盾纠纷，营造团结就是力量得到的优惠效益。（四）从秘书协调工作结果来谈 这一点的协调艺术综合来说就是协调要到位、及时，要顾全大局。8一般情况，解决了问题就直接可以说成协调产生了一定的结果，结果有效可以促使上企业上下团结起来，在上级的领导下，积极配合，避免浪费精力，损失企业经费，提高工作效率，迅速实现企业预定目标，从而整个工作团体都能受益协调的艺术的“大丰收”。9这个观点我借例来论证下：一次，一个总部领导要来分公司检查工作，原计划是要在分公司建立一个楼盘开发项目，后因为特殊问题，临时取消了。负责组织这次协调活动的是总经办秘书王小姐，由于工作繁忙，接到电话王小姐未能及时通知。但是接机的车队当天已经赶往机场，所有订餐都未取消，各个参会经理也都预先取消了当天的部门原定计划准备跟总部领导讨论项目的开发问题。这个案例可以看出， 这个王秘书整体上协调都不到位，首先没有及时通知有关领导和部门取消接待计划，没有及时取消所有预定的公司经费支出的接待活动，小细节的偏差使整个公司全局乱盘，不仅是企业浪费人力物力，更严重的是降低了整个企业的工作效率。所以，王秘书如若巧妙的协调，接到电话及时通知相关部门，及时取消预定活动，那么效果就截然相反了。所以做到艺术协调，秘书人员少不了的就是一定要有细致严谨的工作作风和敏锐的灵活变通能力。三、妙用协调成效之所见（一）从协调的方法谈效率秘书妙用协调的方法多不胜数，基本上都脱离不开前人总结的几大科学方法的衔接即：10善于观察，审时度势，善于运用语言艺术，随机应变。现举例说明：刚担任了总经理秘书的陈小姐，频频接受到员工的抱怨情绪，因为一直加班很多私人空间被占据。为平息员工情绪，自己指定了一份提案，决定跟总经理商量，将这个现象尽早解决。但他知道，像这样的提案，恐怕难以通过，必须讲究策略。一天，李秘书借着总经理从上海回来，特意为老总安排了接风的晚宴。李秘书选了一家经济实惠的风味小店就餐，并且邀请了相关部门的主管。老总吃得很满意，连连夸奖李陈秘书安排得好，既省钱、又有特色。陈秘书看时机已到，就将自己制定的计划书交给老总看，并用“缓解员工情绪”的方法强调实施这项计划对公司团结发展的重要性；随同的几个主管，也陈述了实施这个计划的必要性。老总看计划基本上合情合理，当即表示同意，并答应三天内召开员工代表大会正式宣布取消加班。案例分析：李秘书通过仔细观察老公在闲暇时的非正式场合表现出来的语言和神态等信息，捕捉到有利时机，随机应变将正式场合很难提出被简单接受的计划，在这种闲谈的愉快气氛中与领导话聊，通过借助相关人员的旁击侧敲，恰到好处的利用了语言艺术，与领导融洽的沟通，巧妙地要领导心悦诚服，解决了下级抱怨的问题，也维护了领导的个人能力未及的尊严。所以。11秘书通过观察、倾听，了解被协调者所表露出的各种语言 感情、思想和态度，也就是通常所说知己知彼才能百战百胜。从而把握时机，当机力断，运用语言的艺术，用词恰当，意见中肯，重点明确，并注意协调对象的言行举止，表情态度的变化，适可而止，采取有效的政策有的放矢的进行协调。（二）从协调艺术基本原则谈效率在学术界，前人总结出了关于秘书协调的众多原则，大都脱离不出几种基本的协调原则：12一、服从全局整体优化原则。协调引导局部服从全局的利益，排除更多的局部利益和整体利益之间的冲突，使企业达成真正的统一和协调。二、平等协商维护团结原则。达协调企业内的民主协商，公正合理的解决问题，催化团结意识为领导提供一个支持其发挥拳脚的强大队伍。三、利益均衡分级负责原则，坚持各部门的合法权益，极力各部门极力配合按期按质完成分内事务，提高整个工作机关的工作质量和效率。我个人通过跟相关秘书人员谈天觉得应该加上一些不为注意的小原则。13譬如，一、轻重缓急原则。很多秘书谈到一天下来工作面临的事情繁多，很多情况是同一时间需要处理多种事情，这样协调孰先孰后的问题就是做事的一种讲究原则，做到轻重缓急排排队，可能省时省力，达到更加完美的效果。二、不卑不亢原则，因为秘书是领导的助手，更多情况都是听从领导支配，更甚至遇到脾气暴躁的领导可能会劈头盖脸臭骂秘书，秘书协调就需要巧妙利用语言和肢体行动，不卑不亢，保存自身尊严，最好能协调解决的领导怒气。三、保密原则。秘书协调最忌讳的是泄露企业和机关机密，秘书做事，对外沟通协调一定要嘴皮子把好关，小心“一失话成千古恨”协调不成，岗位都不保，更严重可能遭遇牢狱之灾。还有诸如更多的小原则，都不一一列举开来，但是作为秘书，真正运用到协调能力，必然都可以避开这些触犯的边线，成功自如的协调问题。（三）从协调艺术应注意的问题谈效率首先，要注意秘书自身的性格特性。14秘书必须冷静谦和，耐心细致，古语讲“做到知书达理”。如果上司发脾气，秘书人员要沉着冷静，不可硬来招架，更不能因此发脾气而不按规定完成任务，逆上司意思行事。在对下协调中，不能摆出“法官”的架子，而应该进行真诚、耐心、细致的解决下级员工问题；如果对方发火甚至动怒，要动之以情，晓之以理，明之以事，切不可盛气凌人，强行压制，引起员工团结反抗。总之，秘书人员必须宽容大度，俗话说“宰相肚里能撑船”，大到“能容天下难容之事。”那么，秘书协调到位，必须为领导做好称职的“宰相”。其次，要注意秘书处理工作的度。15第一，热度。即，把被协调者当作朋友，这样才能赢得领导和员工的信任，才能使情感上的沟通升华，使得协调工作顺利进行。第二，限度。即，不越权行事。就是在协调过程中避免个人情绪的干扰或者徇私舞弊，超越自己的职权范围行事、自作主张。秘书是为领导办事，进行协调应当按照领导的要求行事，与此同时，要多倾听来自下级员工的呼声，做好上下级之间利益的沟通，做好枢纽桥梁的角色，巧妙协调令上下级之间达到完美的最佳利益结合点。再次，提高自身素质修养，与时俱进。16为适应时代发展的需要秘书在具备了专业的秘书职业素质的前提下，学习多种语言适应企业开放对外交流的需要，还需要提高自身在私人和白领两个角色的素养，加强自身的形象气质拥有成功走出去的秘书形象。更需要做知性秘书，用现代科学知识是不断充实自身，做一个精明能干的秘书，必须具备和培养良好的秘书意识和气质，艺术性的完成日常工作，才能实现自我意识与角色意识的完美结合。结束语：秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而开展的辅助性工作，而这个工作的性质决定了协调能力是秘书必备的重要职能之一。无论企业还是机关中，出色的秘书人员都是通过具体的协调行为，运用协调艺术，促使社会组织与相关公众的关系达到良好的状态，协调有着广阔的发展前景。这篇论文对秘书协调艺术做出了总结、分析、论证，有巨大的理论和实践指导意义。通过对秘书工作协调艺术主要观点的研究，客观地指导了秘书人员在日常工作科学处理协调问题；同时，论文提出了秘书人员在日常协调工作中如何良好利用协调艺术提升工作效率的参考意见。总之，秘书是个联系上下，沟通内外的枢纽位置，决定了协调已是无处不在、无时不有的东西了，秘书要顺利开展工作必须对协调的艺术融会贯通，才能为企业和领导创造、发展的提供和谐的工作环境。致谢：感谢我的指导老师。他以朋友的身份告诉我怎样完成这篇论文，告诉我如何搜集资料，如何快捷地找到相关论文；告诉我哪个学校的网站有本专业的论文；指导我如何利用手头上的论文取舍嫁接整合。本论文的