律师事务所档案管理.ppt

律师事务所档案管理 省司法厅关于开展全省律师事务所档案管理达标省级活动的通知 省二级 2011年合肥市50 的律师事务所要达标 安徽省机关档案工作目标管理等级认定标准 达标的四项要求 档案管理体系健全 岗位责任明确 运作机制流畅 档案库房独立 设施设备优良 装具整齐 各类档案整理规范 编排科学有序 档案信息化检索利用水平高 一 事务所档案分类 文书档案 1 事务所机构成立的有关文件 人员聘用的合同 协议 劳动保障 资产登记管理等文件 2 事务所管理文件 所务会 案件分析会 各类统计报表等 机构 人员 资产 行政管理 业务档案 律师业务档案立卷归档办法 第三条 1 刑事 刑事辩护和刑事代理 2 民事代理3 经济诉讼代理4 行政诉讼代理5 法律顾问6 仲裁代理7 咨询代书8 其他非诉讼业务9 涉外类 方法 归档文件整理规则 国家档案局2008年8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 1 按照事务所文书档案归档范围收集应归档文件材料 并划分保管期限 永久 定期30年 定期10年 2 以 件 为单位 按照年度 保管期限 件号为顺序 年度内文件保持适当规律 或完全按照时间顺序排列 3 装订 编页码 盖归档章 编目 装盒 二 文书档案整理 1 整理单位的确定件 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 正文与文件处理单为一件2 文件修整 1 修裱破损文件 2 复制字迹模糊或易退变的文件 3 超大纸张折叠 4 去除易锈蚀的金属物 3 文件装订 1 件内文件材料排序归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 有文件处理单的 可放在最前面 2 装订方式和用品 线装式 使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边 挤压式 使用不锈钢夹 高强度塑料夹 粘接式 使用浆糊 胶水 穿孔式 使用不锈钢订书钉 无酸纸封套 装订材料应符合档案保护要求 装订方式应能较好地维护文件的原始面貌 4 归档文件编号将归档文件在全宗中的位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 5 编目 6 装盒 1 装盒要求 1 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 同一事由 如召开会议 处理案件等 若跨年度形成文件 统一归入办结年度 2 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 3 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 4 即使某一类目的归档文件数量少 装不满一盒时 也不宜将其混装入其他档案盒 而应通过使用不同厚度的档案盒来解决 5 应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒 尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体 直立放置时不至于使文件弯曲受损 6 档案盒只是归档文件的装具 不具备保管单位的作用 因此 并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内 只须按照排列的先后顺序依次装盒 一盒装满后 顺次装入下一盒即可 包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面 填写盒脊项目等工作内容 2 档案盒盒脊的项目及填写 1 全宗号 2 年度 3 保管期限 4 机构 问题 5 起止件号 6 盒号 3 备考表 1 盒内文件情况说明填写盒内归档文件收集的齐全完整程度 文件本身的状况 如字迹模糊 缺损 整理工作完毕后文件的修改 补充 移出 销毁等情况 2 整理人 3 检查人 4 日期 放在盒内所有归档文件之后 业务档案整理方法 律师业务档案立卷归档办法 律师业务档案管理办法 律师业务档案保管期限表 律师业务档案卷宗封面格式 三 业务档案整理 律师业务档案立卷归档办法 1 归档范围 律师业务档案立卷归档办法 第十二条 规定了各类业务档案的案卷内 按照诉讼进程或时间顺序排列 和文件归档范围 在附件三 律师业务档案保管期限表 中表述更为清楚 2 立卷编目和装订 怎样编页 确定文件日期 文件修整 封签和骑缝章 3 第二十四条 随卷归档的录音带 录像带等声像档案 4 归档归档时限 办结后3个月 承办人 归档人 向档案管理人员移交 手续 归档单位 以一项法律事务为单位 承办人职责 立卷归档 提出保管期限 编页 编目 装订 封签和骑缝章 密卷章 律师业务档案管理办法 律师事务所档案机构和档案管理人员的职责 1 收集 整理 保管和统计本所 处 的档案和有关资料 确保档案的完整和安全 2 积极开展档案的利用工作 为律师开展业务提供服务 3 指导 督促 检查律师对律师业务文书材料的立卷归档 4 进行档案鉴定 并按照国家有关规定向同级档案馆移交档案 5 接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导 监督和检查 定期汇报档案工作情况 6 完成领导交办的有关档案工作的其他任务 7 计算机著录与编目 档案的接收和管理 对照检查 归档章档案的借调