秘书工作管理.doc

第九章 秘书工作管理教学目标：1、了解秘书工作管理的原则 2、了解秘书工作过程管理的各项要领3、理解秘书工作成果的特殊性教学重点：1、秘书工作管理中的一般原则和人本原则2、秘书工作管理中的激励原则和能级原则3、秘书活动中的弹性分工与灵活调度教学难点：秘书工作管理中的一般原则和人本原则课时安排：4节第一节 秘书工作管理的原则一、一般管理原则适用于各级各类组织。主要包括：分工合作。有助于落实工作职责，提高工作效率，加强整体性。权利和责任。二者互相联系，委与责任而不授予权利，是组织上的缺陷。纪律。纪律是管理必不可上的。纪律应尽可能明确、公正。统一命令。一个组织中的某一个人，只能接受一个上级的命令，否则秩序会被打乱，稳定难以维持。统一指导。一个组织只能在一个领导和一个计划指导下协同力量，统一行动。个人利益服从整体利益。合理报酬。民主与集中。应根据单位规模、条件、领导人的素质、道德、品质，以及从属人员的可靠性等因素来确定。等级链。建立关系明确的权威等级链结构，以保证上下沟通灵敏。秩序。“人皆入位，人尽其职”。工作稳定。人事应保持相对的稳定性，不断变动，影响工作顺利完成。创新性。事业发展壮大、保持生机与活力的重要表现。集体精神。保持团结、协作、融洽的关系。和谐。二、人本原则对人要全面认识：生物人、社会人、职业人。对秘书活动的管理，要特别从秘书职业的特点出发，去认识、理解、尊重、体贴、关心、爱护、帮助秘书这种“职业人”。三、能级原则“骏马能历险，耕田不如牛；坚车能负重，渡河不若舟。”应知人善任，任人唯贤；人尽其才，用人所长。四、激励原则运用多种管理手段，启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性。运用好物质和精神两大激励因素。第二节 秘书工作的过程管理秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设， 积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。一、秘书活动的弹性分工与灵活调度在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和秘书个人专长，进行合理分工，做到职责明确，各司其职。在突击任务时，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。二、为领导群体服务的周密安排一个组织内部，所有领导人的工作都需要秘书人员协助和提供服务。这种情况，就要求秘书活动要适应整个领导集团的工作需要，适应领导群体的多重需要。对秘书活动的计划和指挥既要突出重点，也要周密地考虑全面工作。三、对常规性工作和突击工作的合理部署在正常情况下，秘书活动需要有长期的计划和稳定的部署，使秘书活动一环套一环地按常规运行。在突击性任务到来之际，秘书部门主管在调动主要力量，保证突击工作任务的同时，还要分配一定的力量，坚持常规性工作，以保持常规性工作的连续性和组织整体的正常运转。四、掌握秘书工作有张有驰的工作节奏秘书部门的工作任务繁重，一年四季很少有空闲工夫。这就要求在秘书活动的计划和指挥过程中，把握好有张有驰的工作节奏，防止造成紧张时日夜加班，轻松是无事可干，时而超负荷运转，时而疲沓松懈，突击任务到来时被动地“打疲劳战”，较宽松时又一味地坐等任务的现象。五、秘书工作的监督与控制组织领导不仅要以阻止普通成员的规范来制约秘书人员的行为，而且要根据秘书职能活动的特点，对秘书人员的职业行为进行监控。科学的监控机制是有效管理的重要环节，也是提高秘书工作效率的必要条件。（一）秘书活动范围的弹性控制（二）秘书活动效率的定性监控（三）秘书工作目标的考核监控秘书人员职责目标及考核参数（百分制）序号目 标 要 求标分考 核扣分1起草、审核报告总结等材料20漏核一次2差错一次2一件未按时完成32调查研究、分析整理工作情况、信息资料20重要信息未及时处理一次信息失真一次323负责编印情况反映15反映失实或之后一次不能及时印发一次244负责准备会议事务15材料准备不充分，差一份会场事务处理不当，出一差错355综合协调成功效率达到90%以上10低于90%低于80%236完成领导临时交办的事项10完成任务效果不好一次延长了完成任务的时间227与其他秘书或其他部门工作人员相互配合完成工作任务10与他人合作不当，出现一次矛盾纠纷2办公室主任职责目标及考核参数（百分制）序号目 标 要 求标分考 核扣分1组织全体人员各司其职，做到领导、部门群众、往来单位四满意15管理不当，办公室出现差错一次3因工作疏漏失误引起有关方面不满一次4内部成员受到行政处分一人次 32调查研究、辅助决策、向领导提供有价值的调研报告10每月下基层三次以上，缺一次3提供虚假信息5重要事情知情不报103及时传达领导的决定和工作要求，并监督落实10传达不及时，影响执行进度一次2督促不力，受到上级批评一次34亲自起草报告、总结和其他重要文字资料10该亲自写得不动手写，影响材料完成的进度和质量一次2文字把关不严，出现重大差错一次25组织各种会务工作，检查下级工作任务完成情况5计划安排不周到，影响会议进程和效果一次3检查不力，影响整个工作进程一次26联系和协调组织内外的各种关系，沟通信息统一认识，相互配合，促进工作顺利进行10出现矛盾拖拉现象，影响工作一次3造成与有关方面关系紧张，责任在自己，不及时作自我批评一次27把握组织内外环境、条件发展变化的趋势，了解动态，进行预测，比提供领导参考5预测失误一次或根本不了解环境条件变化情况，不做科学预测28安排和组织接待来宾和公共交往5为组织好，影响接待效果1领导客人有意见19完成领导交办的任务，包括交给办公室的任务和交给自己的任务10未按要求完成一次5办事拖拉、推委或拒不接受一次510抓好办公室自身建设，包括组织建设、思想建设、业务提高三个方面10放任自流，没明确计划5某一方面为抓好311完成中心工作、突击任务和其他工作任务10基本完成任务，出现局部疏漏一次3完成任务不好或没有完成任务一次4小资料：办公室主任的工作艺术：一、对自己定位要准1、过平平淡淡的生活2、处平平静静的心态3、干平平凡凡的工作4、留清请白白的名声二、对各方面协调要巧三、对落实抓住不放四、对环境保持清醒第三节 秘书工作成果的认定和管理一、影响秘书成果因素的多元性个人因素：素质、作风、技术水平、责任感等；人际关系因素：信任度、和谐度、组织状况、社会环境等。二、秘书成果测点的特殊性 领导者对秘书辅助的满意程度作为测定标准。三、秘书获取工作成果途径的特殊性参谋建议、协助管理、事务服务三个途径。案例：上至领导下至办公室打字员都说秘书老张贡献大。老张和其他秘书一样，翻阅文件，校对文稿，抄抄写写，见领导有空就上前交谈几句。刚上班的秘书小陈看不出老张有何不平凡之举。就问办公室主任。办公室主任笑着说：他的贡献在于平凡中的不平凡，细小事务中的强烈责任感。他核稿，领导放心，小到标点，大到观点绝对不会有错；他撰稿，材料真、内容实，既合领导意图，又合方针政策，不需领导动笔修改；他发现疏漏失误，立即找机会提醒领导人，领导感到有他在身边放心，能少犯错误；他帮同事，总是不露形迹地稍加指点，从不卖弄自己的才干，同事们称他为活字典 他不为名利，多次谢绝提升；他甘居幕后，乐做无名英雄。分析：秘书的成果包含在对领导的公务辅助与服务当中。老张的精神十分感人。我们表示由衷的敬意。案例分析：一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一封非常无礼的来信。他让秘书记卢自己口述的回信：我没想到会收到你这样的来信，尽管我们之间的一切已有那么长时间的往来，但是到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！信的内容大致是这样。老板命令秘书立即将信打印寄走。 对于老板的命令，秘书现在有以下四种行为：A “好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。B 如果将信寄走，对公司和老板本人都十分不利。秘书向到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板，这封信不能发，别发算了！”C 秘书不仅没有退下去，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己没有一点值得反省的地方吗？”D 当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送到已经心平气和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？” 作为秘书你认为以上四种行为，哪中行为最正确，哪种行为最恶劣？为什么？思考练习：一、重点练习1、一般管理原则包括哪些内容？2、何谓人本原则？3、何谓能级原则？4、何谓激励原则？5、秘书如何处理常规工作与突击工作？6、如何理解和处理秘书工作成果的特殊性？二、思考1、秘书如何做好为领导群体服务？2、如何对秘书活动分为进行弹性控制？3、如何对秘书活动效率进行定性监控？三、案例分析上至领导下至办公室打字员都说秘书老张贡献大。老张和其他秘书一样，翻阅文件，校对文稿，抄抄写写，见领导有空就上前交谈几句。刚上班的秘书小陈看不出老张有何不平凡之举。就问办公室主任。办公室主任笑着说：他的贡献在于平凡中的不平凡，细小事务中的强烈责任感。他核稿，领导放心，小到标点，大到观点绝对不会有错；他撰稿，材料真、内容实，既合领导意图，又合方针政