第十讲 分类汇总与合并计算.doc

第十讲 分类汇总与合并计算 学习要点：1、分类汇总2、合并计算分类汇总是指将数据清单中的记录按某个字段分类，再分别对每一类数据进行汇总；合并计算是将多个数据区域中相对应的数据按一定的方式合并起来计算。这两种方法都是数据处理中的常用方式。实例1 分类汇总 实例要求：对实例样本中的数据练习按职称、按性别分类，再汇总计算出几个结果。 应掌握的操作： 对数据分类汇总； 分级显示汇总结果； 删除数据清单中的分类汇总。 具体操作 任务1：准备工作，排序分类。 以 “职称”为主要关键字，以 “性别”为次要关键字进行排序（方法与上一讲中介绍的排序方法完全一样）。 说明：这样排序的结果是，将数据先按职称分类，在同一职称中，再按性别分类。 任务2：汇总各类职称的人数。 1、单击数据清单中任一单元格 单击 “数据”菜单中的 “分类汇总”选项，打开 “分类汇总”对话框。 2、在 “分类字段”下拉列表中，选中 “职称” 在 “汇总方式”下拉列表中选中 “计数” 在 “选定汇总项”列表中，只选 “姓名”一个复选项； 3、 “确定”。 任务3：在任务2基础上，再增加一个汇总值：各类职称人员的工资总额。 1、如以上第1步； 2、在 “分类字段”下拉列表中，选中 “职称” 在 “汇总方式”下拉列表中选中 “求和” 在 “选定汇总项”列表中，只选 “工资”一个复选项； 3、清除 “替换当前分类汇总”复选框； 4、 “确定”。 任务4：在以上两个任务基础上，再增加汇总值：对每一类职称，分别统计男职工和女职工的平均年龄和平均工资。 1、如以上第1步； 2、在 “分类字段”下拉列表中，选中 “性别” 在 “汇总方式”下拉列表中选中 “平均值” 在 “选定汇总项”列表中，选中 “年龄”和“工资”两个复选项； 3、清除 “替换当前分类汇总”复选框； 4、 “确定”。 任务5：分级显示汇总结果。 在工作表左侧的级别显示区域中，单击分级显示符号 “”（“”），就可以展开（折叠）相应级别的数据。 说明： （1）出现在数据清单最下面的三个总计值是Excel 自动插入的，是对整个数据清单中所有数据汇总计算的结果； （2）汇总结果在显示上有级别的不同，总计值为最高级，其余级别根据进行分类汇总的先后排列，先汇总的数据级别高。 （3）在级别显示区域中最多可以显示8个级别。 任务6：清除以上分类汇总的结果。单击数据清单中任一单元格 打开 “分类汇总”对话框 单击 “全部删除”按钮。实例2 合并计算 实例要求：在实例样本Lx9-2工作簿的5个工作表中，练习按位置和按分类进行合并计算。 应掌握的操作： 按位置进行合并计算； 按分类进行合并计算； 添加和删除源区域。 具体操作 任务1：按位置合并计算 - 将 “销售部1”和 “销售部2”两个工作表中的数据合并，结果放在工作表 “公司1”中。 1、单击 “公司1”工作表标签 单击目标区域的左上角单元格B2 单击 “数据”菜单中的 “合并计算”选项，打开 “合并计算”对话框； 2、在 “函数”下拉列表中，选择 “求和”选项； 3、清除 “所有引用位置”列表中原有的数据； 4、引用 “销售部1”工作表中的单元格区域： （1）单击 “引用位置”编辑框右端的 “压缩”按钮压缩对话框； （2）激活 “销售部1”工作表 选定B2:E5区域 单击 “还原”按钮； （3）在还原的对话框中单击 “添加”按钮，将选定的区域添加进 “所有引用位置”列表中。 5、引用 “销售部2”工作表中的单元格区域，步骤同上； 6、清除 “标志位置”区中的两个复选项 “首行”和 “最左列”； 7、 “确定”。 说明：按位置进行合并计算时，与数据属于什么类别无关，也不要求不同单元格区域要大小一致，或具有相同的行或列，系统只是非常机械地把所选定的不同区域的数据从左上角的第一个单元格开始，依次合并。 任务2：按分类进行合并计算 - 将 “销售部1”和 “销售部3”两个工作表中的数据合并，结果放在 “公司2”工作表中。 1、在工作表 “公司2”中，单击目标区域的左上角单元格A1； 2、打开 “合并计算”对话框 选中 “函数”列表中的 “求和”项； 3、如任务1第4步的方式分别引用： “销售部1”的A1:E5区域、 “销售部3”的A1:E4区域，并添加进 “所有引用位置”列表框； 4、选中 “标志位置”区中的 “首行”和 “最左列”两个复选项； 5、 “确定”。 说明： （1）按类别合并计算合并的是各源数据区域中的同类数据，数据的分类是以行、列标志名为依据的，所以在选择源区域时要包括行、列标志，目标区域的行、列标志由 “合并计算”对话框中选定的 “首行”、 “最左列”确定； （2）各源数据的行、列标志的排列顺序是否一致不影响数据的合并，Excel 会自动选择把属于同一类行、列标志的数据合并在一起计算； （3）如果某个源区域中的标志在其它源区域中没有相同的，合并后的目标区域中会为这个标志生成单独的行或列。 任务3：将 “销售部2”工作表的区域A1:E5添加到在任务2中合并后的数据区域中。 1、单击 “公司2”中合并区域左上角的单元格A1 打开 “合并计算”对话框； 2、如前两个任务中类似的步骤引用 “销售部2”工作表中的区域A1:E5，并添加进 “所有引用位置”列表框； 3、 “确定”。 任务4：从 “公司2”的合并计算中删除一个源区域： “销售部1”工作表中的A1:E5区域。 1、单击 “公司2”中合并区域左上角的单元格A1 打开 “合并计算”对话框； 2、在 “所有引用位置”列表框中选中 “销售部1!$A$1:$E$5”这个区域 单击 “删除”按钮； 3、“确定”。 说明：源数据和目标区域可以建立链接关系，这样，源数据被修改时，合并计算的数据会自动随之更新。但建立