办公软件应用技巧--Word2007.ppt

办公软件应用技巧 主讲 董爱美Email amdong Word2007操作技巧 Word2007文档操作和设置技巧Word2007文档输入和编辑技巧Word2007格式设置技巧Word2007页面设置和模板使用技巧Word2007打印与其他使用技巧 本节包括快速了解word文档的内容在多个打开的文档间快速切换将Word文档转换成PDF或XPS格式使用密码保护word文档以阅读版式浏览文档隐藏或显示word文档中的格式标记 Word2007文档操作和设置技巧 1设置启动的快捷方式 右击菜单命令 在弹出的快捷菜单中 选择执行操作 附到 开始 菜单 发送到 桌面快捷方式 属性 设置快捷键 在Windows桌面上直接按此快捷键即可启动Word2007 1设置启动的快捷方式 2如何固定常用的word文档 在使用word2007时 如果用户打开新的文档 那么系统将更新 最近使用的文档 列表 如果需要将常用的word文档固定显示在 最近使用的文档 列表中 可以 在word2007中打开要固定到 最近使用的文档 列表中的文档 此文档将出现在 最近使用的文档 列表中单击 office按钮 打开 office按钮 下拉菜单在 最近使用的文档 列表中的该文档名称后单击 将此文档固定到 最近使用的文档 列表中 按钮 3快速了解文档内容 office按钮 打开 打开 对话框 视图 按钮 预览 选项两个主要区域 左边是文档列表区域 右边是文档内容显示区域 4将常用命令放到快速访问工具栏 使用快速访问工具栏右侧的 自定义快速访问工具栏 按钮也可以快速访问工具栏上的快捷按钮删除掉可以根据个人喜好改变快速访问工具栏的位置 5 word选项 的使用 单击 office按钮 选择 word选项 选择 保存 选项自定义文档的默认保存路径 在 默认文件位置 文本框中输入或选择保存文档的默认路径修改自动回复文档的位置 在 自动恢复文件位置 文本框中输入或选择需要的路径设置自动保存时间间隔 在 保存文档 区域中选中 保存自动恢复信息时间间隔 修改文档的默认保存类型 单击 将文件保存为此格式 下拉列表框右侧的向下箭头 5 word选项 的使用 单击 office按钮 选择 word选项 选择 高级 选项让文档在打开时自动生成备份文档 拖动右侧的滚动条找到 保存 区域 选中 始终创建备份副本 当再次打开文档时 即可自动创建它的副本文档 副本文档的文档名为 备份属于 原文档名 设置 最近使用的文档 列表中的文档数 向下拖动对话框右侧的滚动条 找到 显示 区域 在 显示此数目的 最近使用的文档 微调框中可以设置 最近使用的文档 列表框中显示的文档数 如果设置为0 就可以隐藏最近使用过的文档列表 6word模板的使用 用户可以使用计算机中已经安装的模板新建文档 也可以将喜欢的格式保存为模板 还可以将自己最常用的word模板设置为默认模板将喜欢的格式保存为模板新建一个空白文档 根据需要 对页边距 页面大小 方向 样式以及其他格式进行更改另存为 打开一个 受信任模板 选项保存 即可使用 6word模板的使用 自定义默认模板打开要作为默认模板的word模板 如果是word2003文档模板 则使用word2007将其转换为word2007模板格式并命名为Normal dotx office按钮 word选项 高级 选项 常规 区域 文件位置 按钮 在打开的对话框中即可看到word2007默认的文档 用户模板 工具等的存放位置选择 用户模板 选项 单击 修改 按钮 在 修改位置 对话框中查看并记录用户模板的默认保存位置关闭 word选项 对话框将准备好的Normal dotx文件复制粘贴到用户模板的位置覆盖原来的默认模板 7自定义快捷键 office按钮 word选项 自定义选项 键盘快捷方式 自定义 在 自定义键盘 对话框中 在 类别 列表框中选择某一命令类别 在 命令 列表框中选择某一命令 在 请按新快捷键 文本框中使用按键指定快捷键 单击 指定 按钮 指定新快捷键重复上述步骤 可以指定其他命令的快捷键完成设置后 单击 关闭 按钮 8如何在word2007中隐藏 显示功能区 某些情况下 用户在编辑word文档时可能需要更大的编辑空间 这是 可以将功能区隐藏起来 实现全屏编辑在word2007窗口中 双击当前选项卡 这时功能区就会隐藏起来 再次双击当前选项卡 可重新显示功能区 9向文档中添加属性信息 Word2007提供了可以添加到文档信息面板或文档本身的内置属性和属性控件 对于在word2007中创建的任何文档 都可以向其中添加属性信息 如果通过文档信息面板保存属性和信息 则文档信息面板中的信息将一直与文档在一起 属性保留在文档中 任何打开文档的用户都可以查看它们 9向文档中添加属性信息 office按钮 准备 属性 文档属性 在 文档属性 面板的文本框中输入相关信息 可以关闭 文档属性 面板单击 文档属性 下拉按钮 选择 高级属性 然后单击 摘要 选项卡 即可看到用户设置的信息 其中的 经理 和 单位 文本框中还可以输入相应的信息按 ctrl s 组合键保存文档 这样 当在资源管理器中将鼠标移到该文档上时 就会显示出该文档的相关属性信息 10word文档向其它格式的转换 Word文档转换为PDF或XPS格式Word文档转换为演示文稿word文档转换为网页Word文档转换为图片 10word文档向其它格式的转换 将word文档转换为pdf或xps格式启动对其它文档格式 如pdf和xps 的支持 office按钮 另存为 查找其它文件格式的加载项 将word文档保存为pdf或xps格式 office按钮 另存为 pdf或xps 命令查看pdf或xps文档转换或查看pdf或xps文档都要用到第三方软件 10word文档向其它格式的转换 将word文档转换为演示文稿导入word文档直接创建演示文稿打开要转换为演示文稿的word文档 单击 视图 在 文档视图 中单击 大纲视图 单击快速访问工具栏中的 保存 按钮启动powerpoint2007 开始 新建幻灯片 幻灯片 从大纲 插入大纲 插入 二者的对应关系是 word大纲文档的一级标题变为powerpoint演示文稿的页面标题 二级标题变为第一级正文 三级标题变为第一级正文下的主要内容 其余以此类推 这种转换方法要求用户在word大纲视图下编辑文档 10word文档向其它格式的转换 直接创建演示文稿 在word中应用样式和快捷键 打开要转换为演示文稿的word文档 选中要作为幻灯片标题的文字 开始 样式 标题1 用同样的方法设置word的其他样式 office按钮 word选项 自定义 从下列位置选择命令 所有命令 发送到MicrosoftOfficePowerPoint 添加 确定 单击按钮 即可直接调用Powerpoint程序 将当前的word文档转换为powerpoint演示文稿 并以大纲视图显示 如果用户没有为word定义样式 那么Powerpoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片 10word文档向其它格式的转换 在文档传输过程中 人为的删改或传输指令的错我往往会导致文档面目全非 因此 将要传输的文档保存为图片是一个很好的方法找到要保存为图片的word文档新建一个空白文档拖动 11隐藏或显示word文档中的格式标记 两种方法 开始 段落 显示隐藏编辑标记 可隐藏或显示word文档中的部分格式标记 office按钮 word选项 显示 始终在屏幕上显示这些格式标记 12以阅读版式视图浏览文档 视图 文档视图 阅读版式视图 左右箭头或 PageDown PageUp Home End 视图选项 可进行增大或减小文本字号 显示两页 显示打印页等操作 关闭 按钮或 Esc 13如何保护word文档 使用密码保护通过 准备 子菜单中的 加密文档 命令保护文档 office按钮 另存为 工具 常规命令 打开文件时的密码 修改文件时的密码 office按钮 准备 加密文档 14挽救word文档的技巧 恢复保存过的word文档恢复未保存过的word文档在 文档恢复 窗格中单击某个文档右侧的下拉按钮 在弹出的下拉列表中选择 打开 选项 查看是否是用户编辑的文档 自动恢复文档保存的内容多少与用户设置的保存时间间隔有关 很有可能恢复的文档并不完全是之前用户编辑的所有内容单击下拉按钮 选择 另存为 命令 可以将恢复的文档保存到一个新的位置或者替换原来编辑的文档此外 还可以打开 打开 对话框 打开 打开并修复 对丢失的文档进行修复 14挽救word文档的技巧 恢复未保存的word文档对于用户新建的 已经被系统自动保存过的文档 只是编辑文档的时间超过了系统默认的10分钟或者用户设置的值 可以通过下面的方法进行恢复 office按钮 word选项 保存 自动恢复文件位置 ctrl C 双击 我的电脑 图标 在地址栏中按 ctrl V 转到 工具 文件夹选项 查看 高级设置 取消选中 隐藏已知文件类型的扩展名 确定 在文件夹中列出以 asd为扩展名的文件 这就是没有来得及手工保存的文档 要恢复其内容 改扩展名即可 Word文档输入与编辑技巧 在word长文档中快速定位在word中标注汉语拼音在word中输入罗马数字在word中快速插入数学公式快速输入大写人民币数字在word中输入偏旁部首 1word2007中选择文本的技巧 选择word文档中相同样式的文本选择单词中的部分字母在使用了样式与模板的word文档中 要选择样式相同的文本 可以进行如下操作在 开始 选项卡的 样式 组中单击右下角的 样式 按钮 显示 样式 任务窗格将插入点放置到要选择的样式相同的任意文本中 此时在 样式 任务窗格中将显示所选文字的样式单击 样式 任务窗格中该样式右侧的下拉按钮 从弹出的下拉列表中选择 选择所有X个实例 即可将应用了该样式的所有文本选中 1word2007中选择文本的技巧 选择单词中的部分字母 office按钮 word选项 高级 编辑选项 取消选中 选定时自动选定整个单词 确定 再次选择单词时就能够顺利选择其中的一部分 而不会出现自动选定整个单词及其后面空格的现象了 2在word长文档中快速定位 用书签快速定位用组合键快速定位到某页页首用键盘在段落间快速定位使用目录快速定位使用文档结构图在长文档中快速漫游快速定位插入点位置拖动滚动条快速浏览文档 2在word长文档中快速定位 1用书签快速定位将插入点定位到需要经常编辑的那段文字中 段首或段落中间的任意位置 单击 插入 选项卡 在 链接 组中单击 书签 按钮 或者直接按 ctrl shift f5 组合键 打开 书签 对话框在 书签名 文本框中输入一个名称 单击 添加 按钮下次要返回此段文字时 再次打开 书签 对话框 找到相应的书签名 定位 即可优点 不受因文档内容改变导致段落相对位置发生变化的影响 2在word长文档中快速定位 2用组合键快速定位到某页页首记下某段文字所在页码 欲返回此段文字时按 ctrl g 组合键 打开 查找和替换 对话框在 输入页号 文本框中输入页码 然后按 enter 键 即可定位到此段文字所在页 第二次返回时只需按 ctrl g enter 即可 不用再输入页码 除非更改过页码 此方法会受段落相对位置变化的影响 因此推荐在某段文字级某段文字以前的内容的相对位置固定的情况下使用 2在word长文档中快速定位 3用键盘在段落间快速定位在编辑word文档时 如果需要在段落间移动插入点 可以使用word提供的一个组合键 方法是按住 ctrl 键 然后再按方向键中的上方向键或下方向键 这样就可以使插入点依次向上或向下移动一个段落 2在word长文档中快速定位 5使用文档结构图在长文档中快速漫游打开一篇较长的word文档 选择 视图 在 显示 隐藏 组中选中 文档结构图 复选框 这时在编辑窗格中即会出现 文档结构图 任务窗格在 文档结构图 任务窗格中单击某个标题 即可将插入点迅速定位到相应的位置 这样即可在一篇长文档中快速漫游 2在word长文档中快速定位 6快速定位插入点位置当打开word文件后 如果按 shift f5 组合键 就会发现插入点已经快速定位到用户上次推出word时最后依次编辑的位置了 shift f5 组合键的作用是定位到word中最后三次编辑的位置 即word会记录一篇文档最近三次编辑文字的位置 可以重复按 shift f5 组合键 在三次编辑位置之间循环 3如何清除文档中的硬回车 人工方式删除比较麻烦 使用替换的方法将光标定位于文档中的任意位置 开始 编辑 替换 将光标定位仪 查找内容 文本框中 单击 特殊格式 按钮 从弹出的下拉列表中选择 段落标记 将光标移至 替换为 文本框中 不输入任何文字单击 全部替换 按钮 即可将所有的硬回车清除 3在文档中一次性导入多篇文档 打开需要的word文档或新建一个空白文档在 插入 选项卡的 文本 组中单击 对象 按钮右侧的下拉按钮 从中选择 文件中的文字 选项 打开 插入文件 对话框选择需要的word文档 可以根据情况使用shift或ctrl键 单击 插入 按钮 即可将选择的多个文档导入到当前的word文档中 4如何输入商标 版权所有等符号 插入 符号 符号 其他符号 特殊字符 选择相应的符号 单击 插入 或直接在符号上双击即可注意一些符号的快捷键 在word文档中直接按这些快捷键可输入相应的符号例如 版权所有 alt ctrl c 注册 alt ctrl r 商标 alt ctrl t 还可以输入罗马数字 特殊符号等 5通过自定义快捷键快速输入符号 打开 符号 对话框 在此对话框中选择要为其定义快捷键的符号单击 快捷键 按钮 打开 自定义键盘 对话框在 请按新快捷键 文本框中使用键盘指定输入符号的快捷键单击 指定 按钮 将指定的快捷键显示在 当前快捷键 文本框中单击 关闭 按钮 这样 在用到定义的特殊符号时 手不离开键盘即可进行快速输入 6快速输入大写人民币数字 在 插入 选项卡的 符号 组中单击 编号 按钮 打开 编号 对话框在 编号 文本框中输入人民币阿拉伯数字在 编号类型 列表框中选择 壹 贰 叁 选项单击 确定 按钮 即可输入阿拉伯数字对应的大写数字使用 编号 框还可以输入类似 甲乙丙丁 子丑寅卯 等非常具有中国特色的传统编号 7快速输入特定文字或短语 使用剪贴板功能 打开 剪贴板 任务窗格 8中文状态下如何输入省略号 按 ctrl alt 组合键 9快速输入上下标 在文字输入过程中需要输入上下标时 先单击 上标 或 下标 按钮 再输入上下标字符即可输入上下标 之后 再次单击 上标 或 下标 按钮 则又恢复到正常状态 可以继续输入后面的文字 再输入文字后 选中要设置为上下标的文字 然后再单击这两个按钮要输入上标 可以按 ctrl shift 组合键要输入下标 可以按 ctrl 组合键 再次按组合键 恢复到正常状态 10在字符后同时出现上下标 使用双行合一的功能注意调整间距 11在word中标注拼音 把拼音按输入文字的方法来输入 然后通过调整字号和行距等来排版利用 拼音指南 按钮选择需要标注拼音的文字 为了让拼音看起来更清楚 可以将文字的字号设置的大些 开始 字体 拼音指南 设置 对齐方式 偏移量 字号 对齐方式 拼音的对其方式 偏移量 拼音与文字之间的距离 字号 拼音的字号 12在词组后面添加汉语拼音的技巧 以 拼音指南 为例介绍选中 拼音 打开 拼音指南 对话框 使用其中的 组合 按钮 设置 对齐方式 同样设置 拼音 使用选择性粘贴 无格式文本 选项 13在word中输入带圈文字 两种插入11 20带圈字符的方法使用 符号 对话框使用 开始 选项卡中的 带圈字符 按钮 插入 符号 符号 其他字符 在 字符代码 文本框中输入 246a 按 alt x 组合键 在 字符代码 文本框中即会出现 字符将选中 复制 然后单击 取消 按钮关闭 符号 对话框将复制的内容粘贴到需要的位置即可 使用此方法插入的带圈字符不会影响文章的字符或其他格式 13在word中输入带圈文字 使用 开始 选项卡的 带圈字符 按钮 开始 字体 带圈字符 在 带圈字符 对话框中 在 文字 文本框中输入11 20之间的任意数字 选择 增大圈号 选项 如果选择 缩小文字 选项 则可能会使圈中的内容看不清楚 使用此方法可以输入任意数字 汉子或字母的带圈字符 还可以选择其他圈号 14取消文本录入过程中的自动编号 暂时取消自动编号完全取消自动编号通过修改自动编号设置取消自动编号如果用户暂时取消自动编号 可以在换行时按住 shift 键的同时按住 enter 键如果用户在后续的段落中根本不再需要编号 那么直接按两次 enter 键即可完全取消word的本次自动编号 office按钮 word选项 校对 自动更正选项 自动更正 键入时套用格式 15在word文档中输入各具个性的横线 自动更正 键入时自动套用格式 键入时自动应用 框线 在word文档中需要绘制分隔线的位置输入一个空行根据需要在空行中输入三个字符 其中 绘制波浪线 绘制实心线 绘制虚线 绘制细直线 绘制双直线按 enter 键即可绘制横线贯穿正行 长度不容易调整 15在word文档中输入各具个性的横线 将鼠标定位于要插入横线的位置 开始 段落 下框线 弹出下拉列表单击 横线 选项 就会得到一条细实线可以根据需要设置细实线的属性 16在word文档中快速重复输入 在word中输入完一些内容后 按 alt enter 组合键会自动复制刚才输入的内容 操作适用于复制 粘贴后的重复操作输入完一段内容后 按 ctrl Y 组合键也可以将刚刚输入的内容自动输入一遍使用 f4 键除了可以重复输入文本外 还可以重复其他操作 如插入图片 图表 形状以及文档部件等 17删除word中汉字与英文字母间的空格 在中文版word中 为了突出显示汉字与英文之间的区别 在汉字与英文字母 数字之间一般都存在一些空格大小的间隔 段落 中文版式 字符间距 取消选中 自动调整中文与西文的间距 和 自动调整中文与数字的间距 18删除输入过程中的空行 在word文档输入过程中 可能会出现很多空行 这样不仅影响美观 也不便于阅读 查找和替换 特殊格式 中 查找内容为两次选择 段落标记 选项 替换为内容为一次选择 段落标记 选项 19使行尾的长单词不被断开 段落 中文版式 换行 取消选中 允许西文在单词中间换行 20利用不间断空格使两个单词保持在同一行 用户在录入一段文字时 经常会遇到这样的情况 一个由多个单词组成的词组 如人名 被分隔在两行 这时可以通过不间断空格使该词组保持在同一行方法 选中词组中每个单词 除最后一个单词外 后的空格并按 ctrl shift space 组合键即可 21使用word轻松截取无边框网页内容 很多用户都喜欢将网页上有价值的内容复制到word中 很是如果操作不当 截取的内容格式会比较混乱 并且有些还带有边框 选择性粘贴 形式 无格式文本 22使用自动图文集库快速输入常用文本 把 将所选内容保存到自动图文集库 选项添加到快速访问工具栏把常用文本添加到 构建基块管理器 中下次输入该常用文本时 插入 文本 文档部件 构建及管理器 在此选择插入即可 23将文字 表格直接转换成图片 步骤 在文档中输入一些文字并插入一张表格 然后选中要转换为图片的文字和表格部分 选择性粘贴 形式 图片 windows图元文件 24如何将文字替换为图片 使用查找和替换功能在资源管理器中复制需要的图片 替换为 文本框中要用 特殊格式 中的 剪贴板 内容 25如何进行字符与Unicode代码的转换 步骤将光标移动到需要转换的字符的右边按 alt x 组合键 即可出现字符的unicode代码反之同样 26在同一窗口中同时编辑文档的不同部分 使用窗口的拆分功能 可以在同一窗口中编辑文档的不同部分打开要编辑的文档 然后单击 视图 选项卡在 窗口 组中单击 拆分 按钮 将鼠标移到窗口中 会出现一条虚线 表明窗口拆分的位置 单击鼠标即可拆分窗口单击 取消拆分 27在word中插入数学公式 方法 插入 符号 公式 快速插入标准的数学公式 28分数的输入 利用 公式 按钮利用 插入域 功能在快速访问工具栏中添加 插入域 按钮 等式和公式 Eq F 按 alt f9 或 shift f9 可进入或退出分数编辑状态用此方法输入的分数 分子和分母中还可以输入汉字 29在word文档中输入平均数符号 方法 使用 公式 按钮输入使用 拼音指南 输入 插入 符号 公式 设计 结构 导数符号 横杠 开始 字体 拼音指南 组合 拼音文字 输入4个下划线 30在word中输入循环小数 利用拼音指南功能用到中文输入法中的软键盘 右击 标点符号 命令单击软件盘中的数字9为拼音选择大点儿的字号 31利用特殊字体快速制作各种实用标志 在word文档中 有时需要制作一些标志 例如停车场标志 禁止吸烟标志等 插入 符号 其他符号 在 字体 下拉列表中选择 Webdings 选项 然后选择要插入的符号 单击 插入 选中插入的符号 根据需要设置字号和颜色在符号下面输入相应的文本 32输入标准的简写中文数字 方法使用软键盘输入前缀字母i输入法 在智能ABC输入法状态下 用智能陈桥输入法输入当前日期使用 日期和时间 对话框插入几何图形法 33在word里输入偏旁部首 方法通过 符号 对话框输入输入一个相应的汉字用全拼输入法输入 pianpang 用五笔字型输入法输入相应的字根用微软拼音输入法3 0版输入设置属性 逐键提示 输入偏旁通用名称的第一个字的拼音 34使用word2007认生字 在阅读word文档时 经常会遇到一些生僻的字用鼠标选择这些生僻的字 旁边会出现一个浮动工具栏单击浮动工具栏中的 拼音指南 按钮 Word2007格式设置技巧 自定义word默认字体快速制作特殊效果的空心文本应用样式调整文档中文本的字符间距为文档制作艺术型页面边框为文档中的行添加行号 1快速改变中文字号 增大中文字号 可以按 ctrl shift 减小中文字号 可以按 ctrl shift 可在字号框中根据需要自己输入相应大小的字号 2替换word文档的字体 当打开其他用户制作或者传来的word文档时 我们可能发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体 这时可以将没有的字体替换为其他的字体 office按钮 word选项 高级 显示文档内容 字体替换 3巧改word下划线与文字间的距离 在文字前后各添加一个空格 如果为第一行 为防止word自动缩进 可先输入一个无关的字再输入空格 最后将无关的字删除选中文字及其前后的空格 为其设置下划线格式设置字体中 字符间距的位置为 提升 磅值设置为2删除文字前后的空格注意 如果删除前面的空格会导致下划线恢复成默认的状态 可将前面空格的字体颜色设置成背景颜色 4以不同颜色突出显示文本 开始 字体 以不同颜色突出显示文本 按 ESC 或再次单击 以不同颜色突出显示文本 按钮 可停止突出显示 5快速清除设置的所有格式 当不再需要word文档中设置的各种格式时 可以通过一个按钮方便地清除它们选中需要清除格式的文本 开始 字体 清除格式 按钮 文档中的所有格式将被清除 而只留下纯文本 6使用一种字体取代原来的字体 如果在一份编辑好的文档中修改一些文字的字体 可以使用替换的方法快速实现方法 开始 编辑 替换 中的 格式 7样式的应用 将喜欢的格式保存为快速样式如何直接新建需要的快速样式在word文档中应用样式如何修改自定义样式如何管理文档中的样式更改文档中使用的样式集 颜色和字体将文档中的样式集 主体颜色和字体设置为默认值 8将word文档中的数字快速替换为统一的文本格式 在word文档编辑的过程中有时会发现 文档中的数字有的是全角 有的是半角 有的加粗 有的没有加粗 等等 非常混乱将这些数字格式替换为统一的文本格式的操作步骤如下 打开要规范格式的文档选中前三行文本 开始 字体 更改大小写 半角 这时 选择的文本就会全部以半角显示全选文本打开 查找和替换 对话框的 替换 选项卡 查找内容 特殊格式 任意字符 替换为 文本框中输入 搜索 列表中选择 全部 选项 选中 使用通配符 复选框 替换 区域中的 格式 按钮 选择 字体 选项 打开 替换字体 对话框在此对话框中选择需要的文本格式单击 全部替换 注意 使用此方法可以将设置了不同格式的w