采购业务内部控制.ppt

采购业务内部控制 内控之 一 第一部分存货内部控制制度的基本内容 职务分离制度存货采购的请购单制度订货控制制度货物验收控制制度入帐付款控制制度会计稽核与对帐制度 职务分离制度 1 在请购单中 对需要采购的存货品种 数量由生产部门或销售部门 保管部门根据需要量以及现有库存共同确定 然后交采购部门进行公开询价2 采购合同应由生产或销售部门 采购部门 财务部门 法律部门会同供货单位共同签订 职务分离制度 3 存货的采购人员不能同时负责存货的验收保管4 存货的采购人员 保管人员 使用人员不能同时负责会计记录5 采购人员应与负责付款审批人员相分离6 审核付款人员应与付款人员相分离7 记录应付帐款人员应与付款人员相分离 存货采购的请购单制度 采购部门估算出资金需要量 拟订付款时间说明表或安排表后交财务部门财务部门根据计划 预算范围以及现有资金状况进行综合审查请购单由使用部门 保管部门 采购部门和财务部门共同签署执行意见后交采购部门留档备案 办理订货手续 订货控制制度 核心是对询价 签订合同和订货单的控制询价单 报价单 质量标准 可享受折扣 付款条件 交货时间以及供应商的信誉 货物验收控制制度 货物到达后必须由采购部门 使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管验收包括数量和质量两方面仓管部门核对采购计划 订货单和发货单 及时填制验收单分别转递采购部门和会计部门控制中心是品质数量 明确相关人员责任 入帐付款控制制度 采购计划 请购单 订货单 验收单 结算凭据一并构成付款入帐依据 缺一不可发生商业折扣直接在购货价格中体现 无需单独反映发生现金折扣为了防止暗箱操作宜采用总价法进行核算 尽量回避净价法 会计稽核与对帐制度 必须及时 定期与客户对帐 防止债务虚设以及业务人员的舞弊行为 第二部分采购作业程序及控制要点 询价比价 议价订购收件 分发 核对整理付款索赔 询价 选择询价对象与地区整理报价资料选择开发对象品名 规格 质量要求 数量 付款办法 付款条件 交货期 地点等等有无其他有利的替代品是否需要样品检验或试用 比价 议价 调查市场行情核对资金预算选择议价对象 比较采购条件厂商的供应能力是否能保证按期交货 质量确认生产商或经销商的可靠程度经成本测算后设定议价目标价格上涨或下跌的影响因素 订购 对合同中特殊条款的审查 控制 监督以及跟踪 如预付定金 非常规结算方式 额外附带条件 折扣等采购总计划与分计划 采购批次和批量交货期与质量标准的变化 收件 分发 核对 按分配原则指派具体经办人确定收件分发核对的具体方式核对品名核对规格核对数量核对请购日期 交付采购日期 需用日期 实际交付日期 验收日期 整理付款 核对采购计划 请购单 订货单 验收单核对发票抬头与实际内容核对发票价格与请购 订购价格核对预付款 暂借款等核对结算方式和付款条件核对资金计划与实际付款期限 索赔 核对检验报告填制索赔记录确定具体经办人向保险公司 运输公司 供货商履行索赔程序办理退货或更换手续确定内外责任归属 存货请购的归口管理 1 常备材料 生产部门2 预备材料 物料管理部门3 非常备材料 1 生产用料 生产部门 2 其他用料 具体使用部门或物料管理部门 企业仓库管理制度55 物资验收入库制度物资储存保管制度物资领用发放制度物资出库管理制度物资借入归还制度物资借出收回制度外协加工管理制度 请购单 必须包括的内容 请购部门及请购单号码需用日期预算或计划编号预算控制价格或以往价格品种数量技术含量要求分批采购还是集中到货常备物资还是特殊材料 准购单 必须包括的内容 请购日期及编号请购栏准购栏材料名称上次采购日期材料编号上次采购单价材料标准供应商地址电话规格数量约定交货期用途及存货仓库归口分额度审批 订购单 材料编号及品种规格单位数量单价金额交货期限交货地址结算方式交易条款连带注意事项 验收单 必须包括的内容 订购单编号计划或预算编号订购货物名称数量单价存放区域或仓位实收数量合格与不合格数量及处理意见检验 验收 仓管签字 进口货物跟踪 物料名称编号及说明请购单号码请购日期及要求到货期限采购程序及文档采购预定进度询价信函询价回函及抱价订购单开列订购单回函申请进口许可开列信用证进口单据验收审核 报关 提货 运输 验收 材料库存报告表 包括的内容 每一品种耗用记录每一品种请购记录收料量与采购人员发料量与使用部门单据号码 请购单号码 入出库单号码 单价结存量 材料库存月报表 存放区域订购数量已收数量库存数量缺货数量交货延期原因索赔退货情况 库存材料供需分析 库存数量已订购数量增购意见催交意见缓购意见减购意见紧急采购意见 材料进库日报表 品种名称规格单位价格和数量原库存数量现库存数量供应厂商或采购地