项目采购进货过程与管理.doc

项目采购进货过程与管理 1进货过程 项目采购进货过程，是将同供应商订货成交的货物从供应商手中安全转移到自己需求地的过程。主要表现在三个方面：一是物流过程，是大量物资实体转移的过程，中间要经过包装、装卸、搬运、运输、储存、流通加工等各种物流活动，从供应地转移到需求地。每一种物流活动，如果不认真操作，都会造成物资的损坏、丢失或错乱。如果物流方选择、物流路径的选择不合理，就会造成费用的升高；二是大量物资金金的转移过程，所有这些物资，都是货币的载体，占用着流动资金，目些流动资金占用，在银行要付银行利息。进货时间延长一天，就要翻一天银行利息；三是大量物资的所有权的实质性的转移过程。这个过程中，所发生的物资交接，是物资所有权的实质性转移。最后的交接完成以后，所接受的物资的所有权就完全归属给项目采购部门。如果在交接时，项目采购部门不认真验收，会造成数量欠缺、质量不好、物资破损，最终变成建筑企业的损失。 项目采购进货过程十分复杂，特别是长途进货就更加复杂： 第一，它要直接面对整个进货过程中的复杂的物流基础条件，铁| 公路、水路、航空、桥梁、车站、码头、装卸条件、包装器具、仓月汽车、火车、轮船等，这些物流基础设施的好坏，对物资的安全进j 准时进货将有重要的影响。哪一个环节出一点儿事故，都会影响进货全、延误进货时间； 第二，项目采购要直接面对整个复杂的自然环境，进货过程中的候、地理条件、地质条件、灾害、突发事件等，都能影响进货过程，成物资损失、耽误进货时间、造成进货风险； 第三，要直接面对复杂的现实社会环境和人类世界。社会的政治经条件、政策约束、规章制度、管理水平、社会秩序、风俗习惯、公安、务、市场管理等，都直接影响进货过程，社会中的各类人员的素质、德、工作作风、犯罪团伙、不正之风、腐败行为等都直接影响进货过程，因此，整个项目采购进货过程十分复杂。要在这么复杂的情况i 要把进货过程管理好，保证安全到货、按时到货，任务十分艰巨。 2进货管理 所谓项目采购进货管理，是对采购进货过程的计划、组织、指挥、协调和控制。整个进货管理过程是一个系统工程，涉及多种因素，必对整个过程进行认真地策划和计划，妥善组织各种资源，进行统一的挥、协凋和控制。 由于进货过程非常复杂、影响因素多，风险大，所以，进货管理不但非常必要，也非常重要。 (1)进货涉及大批量物资，大笔的物资资金，如果不认真进行进货管理，就有可能不但造成重大财产损失，而且会影响企业正常生产所需的物资供应。 (2)进货费用、采购费用、订货费用再加上物资的购买费用，构成了生产成本的绝大部分，如果项目采购部门不认真进行进货管理和控制，不但会增加进货费用，甚至会使这次采购的所有采购费用、订货费用、购买费用付诸东流。 (3)进货时间控制是按时到货满足企业生产需要的保证，如果我们不认真进行进货管理，使得进货超过预定交货期，不但增加了进货费用，更重要的是有可能影响企业正常生产。 (4)进货过程面对的因素很多、环境复杂，不认真进行进货管理，不但会影响进货的正常进行，甚至给社会造成损失或危害。例如，运输事故，可能造成人员伤亡、公共设施破坏，环境污染等。操作人员行为不端，可能会造成违法操作、不正之风和腐败、贻害社会，给企业留下后患。交接不清楚，责任不分明，手续不严格，可能留下纠纷和遗留问题等。这些都会给社会、给企业造成危害和隐患。 所以，项目采购进货管理非常重要，企业一定要重视进货管理、认真进行进货管理，要仔细策划、冷静思考、认真处理，把每一个环节、每一种因素都处理好，做到万无一失，才能保证把进货物资安全无误地运进自己的仓库。 3进货管理的目标 项目采购进货管理的目标主要有： (1)保量：即保证进货物资的品种数量准确无误，尽量做到不发生少发生、丢失、遗漏、损坏等差错，如果发生差错，则要把收到的实际数量和差错的数量搞清楚，有记录，把发生差错的环节和责任人弄清楚，对发生差错的数量能够追回或补偿。 (2)保质：即保证进货物资的品种质量，发货时品种质量符合要求，进货途中不发生碰撞损坏、不淋雨、不潮湿、不霉变，一旦发生导致质量受损的情况，要把质量不合格的品种数量、质量事故的原因和责任人弄清楚，也要把证据文件、手续搞齐全，做到责任分明、追赔有源、赏罚有据。 (3)保安全：要防止途中发生安全事故。包括物资安全，也包括人身安全，也包括对社会、对环境的安全。对各项物流作业要明确提出安全要求，要事先做好各种安全保障措施、预防安全事故。要教育作业人员，注意安全。事前要同有关作业单位、作业人签订安全责任状或安全协议，大宗货物要买货物保险。发生安全事故时，要妥善处理，不留问题。项目采购部门在选择运输部门和运输人员时，也要注意对方的资质，不要随意选用不可靠的单位和个人。 (4)保时间：要力求按时到货。首先，项目采购人员要督促供应商按交货期交货、及时发货，不拖延时间，抓好运输部门的运输环节的运输时间和转运时间。争取在途中不耽误、不拖延，紧急情况下，要亲自督促。 (5)保环境：确保运输途中不危害环境。要控制运输工具的污染源、对运输或转运环节发生的废弃物要妥善处理，要教育作业人员树立环境观点，要建立适当的责任制，对严重危害环境的要追究责任。 (6)省费用：要精心策划，使得运输途中的总费用最省。首先要选择运输方式，采用最经济的运输方式；其次要选择运输路径，使得运输费用最省。这就需要精心策划进货方案。 (7)无隐患：进货途中，项目采购人员要和各种环境、各种人物、各种情况打交道，要妥善处理好和供应商、运输单位、作业人员，以及有关部门之间的事情，杜绝各种矛盾的出发，不遗留问题、不产生隐患。事事注意掌握证据、留下记录、公平合理、有理有利、彻底解决。 项目采购进货管理是一个很复杂的工作，而且事关重大，所以，不能光靠一个人在外面单枪匹马地干，要有主管人员亲自过问，还要得到企业管理层的重视和支持。具体项目采购人员应该多请示汇报，发挥集体的力量，共同把进货管理工作做好。 4进货管理方法 进货管理大致可以分成以下几个步骤： (1)计划和策划。计划和策划是进货管理最重要、也是最主要的工作。这个工作应该在制定项目采购计划的时候就进行。在出发采购前，就应该在充分调查了解供应商的基础上，制定采购计划、选定供应商时就要计划和策划好进货的方案、制定出进货计划。进货计划最主要的内容是： (2)选择进货方式。进货方式主要有四种方式：供应商包送：供应商负责将货物送到买方。对项目采购部门来说，这是一种最省事的方式。这就是把运输进货的所有事务都推给了供应商，由供应商承担运输费用、货损货差和运输风险。买方坐在家里，只等供应商送货上门，省去了所有进货的繁琐业务，不承担任何运输风险、免去了途中或损货差的损失，而且只要在家门口与供应商进行一次交接、只进行一次验收工作就可以全部完成这次采购任务；托运：即委托运输，即由供应商委托一家运输商负责运输，把货物送到项目采购部门手中。这种方式项目采购部门也比较省事，只在家里等待运输商送货上门。这个运输商通常是铁路部门，或者是汽车运输公司，这是项目采购部门需要和运输商进行一次交接。不过这种方式比第一种方式麻烦，当运输商的货物出现差错、或出现货损货差时，就需要取得运输商的认证、或再找公证处公正之后，还要和供应商联系、洽商补货、退赔等事宜，要增添一些麻烦事情；外包：这是项目采购部门接受货物以后，再把运输进货任务外包给第三方物流企业或运输商。这时，项目采购部门要进行两次交接、两次验货，和供应商交接一次、和运输商交接一次，并且还要根据与供应商签订合同的情况，决定项目采购部门是否还要承担运输损失和运输风险。所以这种方式比较麻烦；自提：这种方式是项目采购部门到供应商处去提货，并承担运输进货业务。这种方式要和供应商进行一次交接、一次验货，承担货损货差损失和运输风险。而且在入库时，还要进行一次入库验收。 这四种方式，最方便的是第一种。风险最大的是第四种。在制定项目采购计划时就要选定进货方式，并且在签订订货合同时，就要把选定的进货方式写进合同中，作为合同内容的一部分、必须执行。 (3)选择运输方式。可供选择的常用运输方式有四种，包括铁路、公路、水路和航空运输。选择运输方式要考虑的因素主要由以下几点：货物的多少：一般大宗货物用火车、轮船；中小宗货物用汽车、飞机；路途的远近：跨省长途运输一般用火车、轮船、飞机，省内短途运输一般用汽车；交通条件：有公路设施的地方，用公路运输；有水路的地方，用水路运输；没有方便的陆上运输，只好用飞机。当几种运输方式都有时，就要看哪种运输方式更省钱、或更省时、或既省钱、又省时；货物的性质：例如一些急需品、贵重物品只能用飞机，砂石、煤炭只能用火车、轮船、汽车；货物的急需情况：如非常急需的物品，长途用飞机、短途用汽车。从以上几种因素综合考虑，一般大宗货物、长途运输以选择铁路、水路运输为好，短距离急需品运输选择汽车比较方便，长途、贵重品、急需品、生鲜物品选用飞机比较方便，大宗货物、靠近水路则选用水运比较合适等；选择最短路径：在运输方式确定以后，项目采购部门就要确定最短路径。最近几年，我国的运输路网建设进展很快，初步形成了比较健全的运输网络，因此，运输路径的选择余地增大了。在这种情况下，项目采购部门有必要选择最短的路径，以节省运输费用和运输时间。在比较简单的路网中，项目采购部门可以用人工计算的方法求出最短路径，在比较复杂的情况下，要用网络图模型求出最短路径；选择运输商：运输方式选定以后，项目采购部门就要选择运输商。选择运输商的原则，是要重资质、重服务。一定要选择正规的、有资质的、有实力的、服务好的企业，以避免运输风险。 5组织和指挥 组织和指挥，项目采购部门要按照既定的进货计划组织实施。首先根据既定的进货计划，要和供应商沟通、达成共识，然后在订货合同中要写明进货条款。合同中进货条款的内容应当包括：进货方式选择，进货进度计划，责任承担方式，双方的责任和权利等。在订货合同签订以后，就可以按进货条款实施。 例如，如果采用供应商包送方式进货，项目采购部门就要按进货进度计划的要求，督促供应商落实进货计划的实施，包括组织人力、物力和财力，制定落实措施，准备货物，初步查验货物质量和数量、准备运输工具、监督合适的包装、搬运等，每一项活动都要一一落实，直到按时发出货物。如果是委托运输或外包，就要督促落实找到第三方运输商，签订合同、领货、验货：