正信华图书管理系统操作介绍.doc

图书管理系统操作介绍正信华【图书管理系统】简介： 对图书、期刊等进行系统、有效的管理，方便读者借阅、查询。其主要功能包括：系统管理(分类管理、代码管理、条码打印、用户管理等)、采编管理(图书订购、图书验收、图书编目、购书意向)、典藏管理(典藏管理、图书注消、图书下架)、流通管理(图书借阅、归还、续借、预约管理、读者管理、借书规则、事件处理、借书信息)、期刊管理(期刊订购、期刊验收、表格登到、过刊管理、期刊编目)、综合报表、综合查询；提供多种查询方式(可精确模糊查询)；任意条件报表、图表的输出，图书信息可发布到校园网或互联网中。图书管理系统主界面4.6.1 系统设置1) 图书分类 根据中华人民共和国中小学图书分类法的标准，对图书类别进行管理，也可导入“中图分类法”数据(系统缺省为：中小学图书分类法，需中图法的可向开发商索取)单击“文件”菜单下的“图书分类管理”；在“图书分类管理”窗口，可对图书分类信息进行新增、修改、复制、删除等操作。2) 系统选项 单击“文件”菜单下的“系统选项”；选择系统一直检测是否有人借书（几秒钟检测一遍）或不选；设定是否每次系统启动后弹出图书管理向导；借完图书后是否打印借书单据。设置好后，单击“确定”。3) 条码打印单击“文件”菜单下的“条码打印”；在“条码打印”窗口中，设置好条码的样式、子样式、确认、线条宽度、方向、颜色、条码值、条码宽、条码高及是否打印边框等；设置好后，单击“打印”。（可单击“条码预览”看设置的效果）4) 代码管理(参考5.1节)5) 用户管理(参考5.13节)6) 管理向导 在“文件”菜单上，单击“管理向导”；在“图书管理向导”窗口中选定你所需的某一项后单击它即可。4.6.2 采编管理1) 图书订购图书订购是图书管理的第一步，必须认真做好；在“采编管理”菜单下单击“图书订购管理”菜单下的“图书订单新增”；在“图书订单新增”窗口中输入订购信息、书目信息、备注等，单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“图书订单新增”窗口。图 4.6.2.1图书订单新增窗口2) 图书验收图书验收是对订购的图书进行检验并填写好验收清单；在“采编管理”菜下单击“图书验收管理”菜单下的“图书验单新增”；在“图书验单新增”窗口中，单击“验收订购书籍”，在“图书订购选择”窗口中选择验收的图书，单击“确定”返回到“图书验单新增”窗口，在“已到数量”栏中填此次验收的数量、在“经办人员”栏中填入经办人，单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“图书订单新增”窗口。图 4.6.2.2 图书验收窗口3) 图书编目图书编目是对验收好的书籍或新书进行编目入库的操作；在“采编管理”菜单下，单击“图书编目管理”菜单下的“编目信息新增”，在“图书选择”窗口中选择要编目的书籍，单击“确定”，若编目的是新书，则单击“新书”即可；在图书编目窗口中，输入图书的基本信息、编目信息、MARC编目信息(若有用MARC编目的话)、内容简介、备注等；单击“典藏入库”则将此图书转入到典藏数据库中(可从“典藏管理-图书信息维护”中查询到)，单击“确定”则将此图书转入到编目数据库中(可从“采编管理-图书编目管理-编目信息维护”中查询到)；单击“取消”则取消此次编目(不会保存数据)。若继续对其它图书进行编目则单击图标来选择要编目的图书。图 4.6.2.3 图书编目提示：MARC编目请参考4.6.3节4) 购书意向购书意向相当于购卖计划，也就是计划什么时候购卖哪些书籍；在“采编管理”菜单下单击“购书意向管理”在“购书意向”窗口中，可对购书意向进行新增、修改、复制、删除、查询、查看、打印等操作。4.6.3 典藏管理1) 图书信息维护 对经编目后的书、刊的进行调整或对新书、刊进行编目。单击“图书管理”菜单下的“图书信息维护”，在“图书信息维护”窗口中可对书、刊信息进行新增、修改、复制、删除或查看操作。（或在“操作导向”窗口，单击“图书信息管理”） 新增图书在“图书信息维护”窗口中，单击“编辑”菜单下的“新增”或按工具栏中的图标或按CTRL+N；在图书信息新增窗口中，输入图书的基本信息、编目信息、MARC编目信息(若有用MARC编目的话)、内容简介、备注等；单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“图书新增”窗口；单击“取消”则取消此操作(不会保存数据)。若需MARC编目则在MARC编目中单击“生成MARC”可将图书基本信息及编目信息生成MACR字段，或单击“导入”可将MARC数据导入进来再按“转换MARC”则将MARC数据转换成基本信息、编目信息，或可单击“新增行”、“插入行”、“删除行”对MARC进行逐一编目，单击“存为模板”则将此MARC编目格式保存成模板，下次只需用选用此模板再更改相应的内容即可；单击“校验”还可校验MARC编目是否正确。图 4.6.3.1 MARC编目窗口 修改在“图书信息维护”窗口中，选中要修改的图书，单击“编辑”菜单下的“修改”或按工具栏中的图标或按CTRLM； 系统弹出“修改图书信息”窗口，在所需修改项目栏中输入相应的内容，修改完后单击“确定”即可。 删除在“图书信息维护”窗口中，选中要删除的图书，单击“编辑”菜单下的“删除”或按工具栏中的图标或按CTRL+D；当确定删除后，单击“确定”即可。 查看 在“图书信息维护”窗口中，选择要查看的图书，单击“属性”；系统弹出“查看图书信息”窗口，这里将显示图书的全部信息，单击“确定”或“取消” 可退出。 提示： 在输入数据时，若前面有输入过，则可单击图标来选择； 在进行“新增”、“修改”、“复制”、“删除”、“查看”操作时，还可在“图书入库管理”窗口中，单击鼠标右键，系统会弹出一个菜单，单击菜单中的“新增”、“修改”、“复制”、“删除”、“查看”同样也可以； 在录入内容提要时，可单击“导入”来导入图书内容提要； “书号”一般为条码号或“财产号”，必须是唯一值；若采用条码管理，则“分类号”可输入“财产号”；2) 图书注销管理通过“图书注销管理”可完成丢书处理工作；在“典藏管理”菜单下单击“图书注销管理”菜单下的“图书注销登记”，在“图书注销”登记窗口中，输入图书编号，单击“确定”即可。在“图书注销维护”窗口中，还可对注销信息进行修改、删除、复制、查看、查询、打印等操作。图 4.6.3.2 图书注销3) 图书下架管理通过“图书下架管理”可完成剔旧和清点工作。在“典藏管理”菜单下单击“图书下架管理”菜单下的“图书下架登记”，在“图书下架”登记窗口中，输入图书编号，单击“确定”即可。在“图书下架维护”窗口中，还可对下架信息进行修改、删除、复制、查看、查询、打印等操作。图 4.6.3.3 图书下架4.6.4 图书流通管理1) 借阅管理借阅管理中包含了借阅、归还、续借功能，使用极为简单；在“流通管理”菜单下，单击“借阅管理”菜单下的“读者借阅登记”，系统弹出“借阅登记窗口”(如图 4.6.4.1)；借书操作：在“功能”项中选择“借阅”，然后在“借书证号”栏中输入读者借书证号，系统自动核对借书证号是否有效，有效则光标自动跳转到“图书编号”栏中，在此输入图书编号，若此书可借则按回车键或单击“确定”即完成图书的借阅工作继续进行下一位读者的借阅登记。还书操作：在“功能”项中选择“还书”，然后在“图书编号”栏中输入读者所还图书编号，若有超期则在“书目信息”中会显示超期天数，累计罚款(累计欠款)，若读者有付款则在“已付款”栏中输入付款金额，单击“确定”即完成还书的工作继续进行下一位读者的还书登记。续借操作：在“功能”项中选择“续借”，然后在“借书证号”栏中输入读者借书证号，系统自动核对借书证号是否有效，有效则光标自动跳转到“图书编号”栏中，在此输入要续借图书编号，在“书目信息”中的“借阅期限”栏中输入借阅期限，单击“确定”即完成图书的续借工作继续进行下一位读者的借阅登记。图 4.6.4.1 图书借阅 提示： 若采用条码管理，则只要将光标移到借书证号栏中，用条形码扫描器点一下读者借书证上的条形码，再用条形码扫描器点一下被借图书的条形码(若借多本则对每本的条形码扫描一下即可)，然后单击“确定”或按回车键即可。2) 预约管理单击“流通管理”菜单然后指向“预约管理”菜单下的“预约登记”；在“预约登记”窗口中，输入预约图书编号，在“借书证号”栏中输入读者借书证号，单击“确定”即可。在“预约维护”窗口中还可对“预约信息”进行修改、删除、复制、查看、查询等操作。3) 事件处理通过“事件处理”可完成丢书、超期罚款、污损索赔的工作；单击“流通管理”菜单然后指向“事件处理”菜单下的“事件登记”，在“事件登记”窗口中，输入借书证号、图书编号、原因、罚款、处理人等，单击“确定”即可。在“事件维护”窗口中还可对“事件信息”进行修改、删除、复制、查看、查询等操作。4) 读者管理读者管理可完成办证、挂失、停借及撤销停借等工作；读者办证：单击“流通管理”菜单然后指向“读者管理”菜单下的“读者办证”，在“读者办证”窗口中输入读者的姓名、性别、身份(在借书规则中定义)等，单击“确定”继续进行下一位读者登记；挂失：单击“流通管理”菜单然后指向“读者管理”菜单下的“挂失管理”，在“挂失”窗口中输入原借书证号及新借书证号，单击“确定”即可；停借：单击“流通管理”菜单然后指向“读者管理”菜单下的“停借管理”，在“停借登记”窗口中借书证号，单击“确定”即可；撤销停借：单击“流通管理”菜单然后指向“读者管理”菜单下的“撤销停借”，在“撤销停借登记”窗口中借书证号，单击“确定”即可；5) 借书规则单击“流通管理”菜单下的“借书规则”；在“借书规则”管理中，可增加、修改、删除读者类别；在借书规则中分类为各类读者定义借书规则，修改完后单击“确定”保存修改。4.6.5 期刊管理1) 订购管理单击“期刊管理”菜单然后指向“订购管理”菜单下的“期刊订单新增”，在“期刊订单新增”窗口中，输入期刊名称、期刊类别、邮发代号、订购年份及经办人员等，输入完后单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“期刊订单新增”窗口。在“期刊订单维护”窗口中还可对“订单信息”进行修改、删除、复制、查看、查询、打印等操作。图 4.6.5.1 期刊订单新增2) 现刊管理单击“期刊管理”菜单然后指向“现刊管理”菜单下的“现刊登记”，在“期刊登记”窗口中，单击“订购期刊”，在“期刊选择”窗口中选择期刊，单击“确定”返回到“现刊登记”窗口，在现刊登记窗口中，输入月份、年度、期号、实到数量及经办人员等，输入完后单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“现刊登记”窗口。在“现刊维护”窗口中还可对“现刊信息”进行修改、删除、复制、查看、查询、打印等操作。3) 表格记到单击“期刊管理”菜单下的“表格记到”，在“表格记到”窗口中，选择期刊名称，在相应月份栏中填入应到数量、已到数量。4) 过刊管理过刊是将现刊装订成册方便读者的借阅；单击“期刊管理”菜单然后指向“过刊管理”菜单下的“过刊登记”，在“过刊登记”窗口中输入合刊信息(合刊名、卷号、部次号、总价值等)、装订期刊(单击“新增”来增加现刊数据)、备注等，输入完后单击“存盘复制”则保存当前记录并复制一份相同的记录；单击“存盘继续”则保存当前记录并添加一空记录；单击“存盘退出”则保存当前记录并关闭“过刊登记”窗口。在“过刊维护”窗口中还可对“过刊信息”进行修改、删除、复制、查看、查询、打印等操作。5) 编目管理单击“期刊管理”菜单然后指向“编目管理”菜单下的“期刊编目新增”，在“期刊选择”窗口中，选择“现刊”或“过刊”，单击“确定”，若编目的是新期刊，则单击“新期刊”即可；在期刊编目窗口中，输入期刊的基本信息、编目信息、MARC编目信息(若有用MARC编目的话)、内容简介、备注等；单击“典藏入库”则将此期刊转入到典藏数据库中(可从“典藏管理-图书信息维护”中查询到)，单击“确定”则将此图书转入到编目数据库中(可从“期刊管理-编目管理-期刊编目维护”中查询到)；单击“取消”则取消此次编目(不会保存数据)。若继续对其它期刊进行编目则单击图标来选择要编目的期刊。提示：具体编目可查看图书编目。4.6.6 综合报表 在“图书管理系统”中，单击“综合报表”，系统提供了：图书订购统计、图书验收统计、图书目录打印、财产登记薄、图书标签打印、索书号打印、在版CIP数据打印、预约情况、借阅情况、借书证、注销清单、下架清单等报表；各类图书统计、订购图书统计、图书借阅统计等，可根据需要打印其中的报表或图表。4.6.7 综合查询 在“图书管理系统”中，单击“综合查询”，系统提供了：图书订购查询、图书验收查询、图书编目查询、图书信息查询、流通情况查询、读者查询等，在查询窗口中输入查询条