某某市房地产综合信息管理系统方案8章.doc

第8章 房产办公自动化系统随着以电子计算机、通讯技术为代表的信息技术的发展，其应用亦日益普及和深入。办公信息处理作为机关、企事业单位的日常业务工作，正逐步进入到计算机管理的时代。由于它的渗透性和对经济的倍增作用，已经成为现代化社会提高生产力，竞争力及经济成功的关键，成为推动或者制约一个国家和地区经济社会发展的重要因素，为此国务院办公厅下达了关于建设“全国行政首脑机关办公决策服务系统”的文件，全国各省、市也相继提出了信息发展规划，并提出了实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化的目标。自从九十年代以后，办公自动化系统在我国获得迅猛发展，从第一代个人办公自动化系统，发展到第二代协同办公自动化，再发展到第三代知识管理系统，同时企业管理信息系统也获得了广泛的应用。涌现出一大批从事办公自动化软件和信息管理软件开发的公司，为推动我国信息化建设起了积极作用。进入21世纪，我国各级政府上网工程将全面启动，对信息管理软件的需求大增。政府上网工程包括两个步骤：内部办公自动化系统的建设和电子政务系统的建设。办公自动化系统的使用对象为机关内部的公务人员，电子政务系统的使用对象为相关企业和公众。只有在实现内部办公信息化的基础上，才能进行电子政务系统的建设。知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个组织机构的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。从这个意义上说，办公实际上是一个知识管理的过程，由于电子商务时代的组织机构的事务处理对象瞬息万变，这就要求作为组织机构日常信息处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。知识管理实际上是一种系统，是帮助组织机构发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协同办公技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助组织机构提高整体业务水平。办公自动化系统是*市房产管理局的信息系统建设中的一个重要组成部，应当纳入系统的总体规划和建设之中，以提高局管局的办公管理水平。8.1 办公自动化需求房产管理局对办公自动化的除在业务方面有个性化需求外，还有通用的一面，一般来说，房产办公自动化系统应以日常办公流程、信息发布、文档资料管理、内部虚拟交流平台环境建设等为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括邮件、电子公告、公文管理、文档资料管理、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，房产办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。8.1.1 强大的电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，满足房产办公自动化系统最基本的通信需求。从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。因为工作人员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具备新邮件到达提示功能。在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。8.1.2 大量复合文档型数据信息的需要处理办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此，未来房产办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据混合存在的形式出现的，很难将这些数据信息限定长度和格式；而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如Ms-Office以及机关其他业务信息系统、Web资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件 、EXCEL文件等等）。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。8.1.3 工作流应用广泛所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。 8.1.4 对协同工作和移动办公的支撑在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。移动办公也是房产办公自动化软件需求实施的重要功能。传统的办公自动化系统限定了最终用户只有在办公室里才能访问和利用信息。可是，办公人员特别是领导由于其工作性质，需要经常外出，此时他就无法享受到信息技术带来的好处，甚至还可能造成工作的延误。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。在网络时代，对信息的利用已不仅仅只是关注于信息本身了，为提高信息的利用率，必须而且也有了充分的技术可能性可以更好地支持人们的工作手段和习惯。所以办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。8.1.5 对系统安全性的保障要求办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。当然，安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理规程。 8.1.6 其他业务应用系统和Internet的集成办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，如MIS、专业应用系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的，因此办公自动化系统必须能够集成单位内部的其他业务应用系统。此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。也就是说，用户只需要访问一个系统，就可以访问到所有他所需要的信息，包括办公信息、业务数据、Internet数据。我们认为办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。无疑，办公自动化系统的发展一定是既从功能上逐渐完善、强大，而且从易用性上也越来越友好和方便。8.2 办公自动化系统模块和功能组成8.2.1 应用开发工具应用开发工具指二次开发工具，无需编程，可以迅速构建满足本企业办公信息管理需求的各类功能模块、工作流应用模块、综合查询系统、OA系统、信息系统、门户网站。主要有应用向导、流程向导两大部分组成。应用向导用于开发各种简单的信息管理功能模块，也可以定义对此模块中的数据查询统计功能等。系统管理员可以定义和修改它的表结构、Web页面格式、查询视图及分类统计表格式。流程向导用于开发工作流应用模块，凡是需要经过流程审批的应用模块，都可以用此向导来构建。管理员无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程，使办公事务处理规范化。采用流程向导开发的模块，具有保存处理人员修改笔迹、实现电子签名，同时采用动画和文本两种方式实时监控流转的过程。根据工作需要，今后可方便地对流程进行修改，流程修改后历史数据仍然可以查询。单个流程的构建有五个步骤：流程定义、表单定义、视图定义、模板管理和审批常用语定义。系统管理员也可以修改流转文件的显示格式。8.2.2 基本组件OA基本组件共包括多个功能模块，分别为待办工作、个性化设置、已完成工作、日常工作维护、电子邮件、日程安排、个人通讯录、公共通讯录、个人工作日志、公务委托、个性化设置、信使服务、组织机构、公告板、留言板、在线研讨、资料中心、新闻快讯、电子论坛、电子刊物、法律法规、规章制度、档案管理、公文管理、会议管理、部门工作计划与总结、人事管理、邮政编码、航班时刻表、列车时刻表等。1、待办工作待办工作分为七类：邮件、公文、会议、其它办公事宜(如审批流程)、一周安排、委托事宜、公告。当未处理完待办工作时，系统会进行提醒。2、已完成工作列表显示最近三天完成的工作，也可以对所有的工作进行查询和删除。3、工作维护日常工作维护是把日常工作中常用的栏目挂在一起，用户就可以在一个菜单下完成所有的工作，方便实用。“日常工作”相当于个人工作桌面，而日常工作维护功能相当于维护个人工作桌面。4、个性化设置利用个性化设置可进行页面风格及提醒风格的设置。如:整体配色、菜单树、提醒方式和提醒周期的选择等。同时还可以对自己的“常用连接”进行维护以及设置自己的“个性化签名”用于流程的审批中。5、电子邮件电子邮件系统主要用于解决公司内部、公司之间及与互联网之间的邮件通信，也就是基于Intranet和Internet邮件收发，把二网的邮件统一收发，集中管理。它包括6个功能：收件箱、发件箱、新邮件、垃圾箱、个人Internet邮箱设置。6、日程安排利用日程安排功能可把个人未来某段时间内的工作进行安排，并可设置提醒服务。7、个人通讯录个人通讯录为每个办公人员建立一个私人名片夹，办公人员可以将经常发生业务往来的人员及私人朋友等人员情况、通讯方式记录在个人通讯录中。8、公共通讯录公共通讯录提供组织机构内部及相关业务单位人员、职务、岗位职能、办公地点、通讯方式等信息，帮助办公人员迅速进行业务交流，为新员工提供了解组织内相关部门人员、岗位职能及通讯方式的途径。9、工作日志个人工作日志是为个人办公提供实现个人工作计划、工作日记管理自动化为目的，建立个人工作日志档案，总结经验，提高工作效率。10、公务委托用于将本人工作委托给他人处理，可以将栏目权限、电子邮件、日程安排、会议、公文等与流程有关的公务委托给他人处理。例如，某领导出差时，可将自己工作委托给副职或指定的某人。11、新闻快讯用于内部新闻、快讯、评论、言论等信息在单位内部的发布，并在第一时间内以推送的方式、及时主动的提交给用户阅读。12、资料中心用于统一存放各种企业的资料、报表、文档等信息；提供丰富的权限设置来控制对资料的存放、阅读、删除、评论得等操作。13、在线研讨类似“网上路演示”的能够提供一个比电子论坛与聊天室更为正式、专家坐堂式的虚拟交流环境进行专题讨论。14、电子论坛提供一个虚拟的交流平台，用户单位内部员工之间的信息交流。15、口令修改用于修改个人的登录口令。16、组织机构用于发布本单位的组织机构，包括部门划分情况、人员组成、职务或岗位等信息。17、公告板用于发布单位公告、通知等信息，既可面向本单位发布公告，也可面向上级或下级且在不同地域的部门和用户发布公告。18、留言板与公告板的功能相类似，主要区别在于公告板是有权限控制的，不是任何人都可以发布公告的，而留言板没有权限控制，任何人都可以留言板上发布信息。19、电子刊物用于发布一些公用的刊物信息，如：网络小说、友情链接、技术文章等等。20、信使服务以推送的方式，适时的把待办工作与日程安排信息对用户进行提醒。可设置各种提醒方式和提醒时间，也可在不进入信息平台的情况下照常进行任务的监督与提醒。21、法律法规用于发布与本单位或本行业有关的一些法律法规和条例等等，以便于查询。22、规章制度用于发布与本单位或本部门有关的一些规章制度和条例等等，以便于查询。23、档案管理档案管理按内容分可管理科技档案、文书档案、人事档案及会计凭证，按介质分可管理传统纸质档案和电子档案。档案管理工作主要可以分两部分：档案组织和档案管理。档案组织是对日常办公中形成的各种需要归档的纸质文件资料（收文、发文、签报、办公会议纪要等）按类别进行立卷的组织，生成卷内目录、案卷目录，主要实现档案的收集、整理和组卷工作。档案的管理主要指档案的检索、借阅、统计、销毁等工作。24、公文管理公文管理包括收文管理和发文管理。公文管理是一个通用流程管理系统，即公文流转。公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文