采购控制程序.xls

文件种类 采购控制程序 文件编号 1 目的 对采购过程及供方进行控制 确保采购的产品符合规定要求 2 适用范围 适用于对生产所需的原材料采购 外协加工及供方提供服务的控制 对供 方进行选择 评价和控制 3 职责 3 1 业务部 a 负责供方的选择 组织对供方进行评价 编制 合格供方名册 并对供 方的供货业绩定期进行评价 建立供方档案 b 负责制定采购计划 执行采购作业 3 2 技术部 负责编制采购物资技术标准及 采购物资分类明细表 3 3 质管部 负责对采购物资的进货验证 参与供方的评价 4 程序 4 1 采购产品分类 技术部负责制定采购产品技术标准及 采购产品分类明细表 根据其对随 后的产品实现或最终产品的影响 将采购产品分为三类 a 重要产品 构成最终产品的主要部分或关键部分 直接影响最终产品使 用或安全性能 可能导致顾客诉的物资 b 一般产品 构成最终产品非关键部位的批量物资 它一般不影响最终产 品的质量或即使有影响 但可采取措施予以纠正 4 1 供方的认定与审核 c 辅助产品 非直接用于产品本身的起辅助作用的产品 如一般包装材料 4 2 对供方的认定和评审 4 2 1 新供方的认定 表1 表2 表3 1 业务部根据采购产品的技术标准 生产需要 采购产品分类明细表 的 规定 依照 供方评定记录表 进行 核准审查制定 修订日 年 月 日 制定日 年 月 日 文 件 編 號A 3 供方评定记录表 作成后 经业务部部长确认 审查结果依评定表中 综合评定 合格 者为合格供方 4 评定合格的供方 由业务部列入 合格供方名册 4 2 2 供方的评核 如表4 业务部于工程完工后对供方交货情况进行评价 填写 供方按期交货评定表 4 2 3 供方的定期评核 1 业务部每年组织对合格供方进行一次定期评审 填写 供方业绩评定表 2 评价按百分制进行 质量评分占60 交货期评分占20 其他 价格 售后服务 占20 评定总分低于60分 或质量评分低于48分 应取消其合 格供方资格 因特殊情况留用 需经业务部部长批准 并加强对其供应物 资的进货验证 4 3 交期管理 4 3 1 交货期的管理 确定组著日后 与供方共同确定交货期 以此交货期作为跟催和考核供方按期交货的依据 如遇特殊情况 需更改交货期 应经双方协商后重新确定交货期 并以此作为管制的依据 工程完 成后 填写 供方按期交货评定表 评定供方的交货情况 4 4 采购管理 4 4 1 定单编制 业务部根据 制作指示书 要求编制 注文书 必要时 注明产品的喷 涂颜色 即色标代码 4 4 2 采购的实施 1 业务部根据批准的 注文书 进行采购 适当时 业务部需签定采购合同 合同明确采购的品名 规格 数量 质量要求 技术标准 验收条件 违约责任及供货 期限等 合同管理依照 文件控制程序 执行 2 业务部根据需要将相应的图纸 技术要求作为注文书或合同的附件提供 给供方 提供前应核实提供给供方的图纸 技术要求是否为有效版本 3 设计变更时 业务部根据 图纸修改通知单 编制 注文书 经批准后 通知供方 适当时 提供图纸作为附件 4 4 3 供方产品出现不合格时 根据 不合格品控制程序 执行 必要时 业务部 应向供方发出 纠正和预防措施处理单 如两次发出处理单而质量没有明显 改进的 应取消其供货资格 业务部保存 纠正和预防措施处理单 作为对 供方评审的依据 文 件 編 號A 4 5对服务供方的控制 为公司提供服务的供方 如运输公司 包装公司等 也应经评 审合格后 方可向公司提供服务 产品的包装和运输要求按 产品包装和运输程序 执行 4 6采购信息 4 6 1应包括拟采购产品的信息 a 对产品的质量要求 可直接引用各类标准或提供规范 图样等技术文件 b 对产品的验收要求 c 其他要求 如价格 数量 交付期等 4 6 2适当时还包括 a 对供方的产品 程序 过程 设备 人员提出有关批准或资格鉴定的要 求 如对供方产品的安全认证要求 对加工过程 设备及人员要求 委托 检测的服务要求等 b 适用的质量管理体系要求 4 7采购产品的验证 4 7 1对采购的产品可以有如下几种验证方式 a 由质管部进行进货验证 b 由顾客在本公司现场实施验证 c 由本公司在供方现场实施验证 d 由顾客在供方现场实施验证 对c d两种情况 目前没有发生 4 7 2 验证活动可包括检验 测量 观察 工艺验证 提供合格证明文件等方式 根据 进厂检验程序 进行验证 5 相关文件 5 1 改进控制程序 5 2 进厂检验程序 5 3 不合格品控制程序 5 4 文件控制程序 5 5 产品包装和运输程序 6 使用表單 6 1采购物资分类名细表 6 2供方评定记录表 6 3合格供方名册 6 4供方业绩评定表 6 5纠正和预防措施处理单 6 6注文书 6 7供方按期交货评定表 文 件 編 號A 表1 对新供方评价的流程 流程处理内容担当记录 按照供方资料卡要求 准备认定业务部 资料 确定被选供方 填写 供方资料卡 供方资料卡 重要产品 提供样件图纸等技术 资料 现场考核人员准备 业务部 图纸 一般产品 提供样件图纸等技术 有关技术资料 资料 重要产品 现场审查记录表 a 依指定的审查方式现场审查供方 合格吗 b 样件验证 出具验证报告 样件不合 业务部 验证报告 格时需再次送样并验证 c 必要时 验证样件的材质单等技术资料 必要时材质单等技术资料 一般产品质管部 a 样件验证 出具验证报告 样件不合 格时需再次送样并验证 b 必要时 验证样件的材质单等技术资料 辅助产品 进货验证并出具验证报告 完成现场审查记录表 业务部 完成样件验证报告 现场审查记录表 合格者登入 合格供方名册 业务部 合格供方名册 表2 供方审查的种类和条件 表 3 審查種類審查內容適用條件 材料审查 供方资料卡 全部供方 1 公司簡介 2 质量管理架构和人员设备的配备情况 3 供方的服务和支持 b样品审查 审查样品的品质 重要产品 一般产品 评价准备 改善的实施 实施 评价结果 评价完成 不合格 合格 c现场审查 现场了解其生产设备 人员 品质管理等 重要产品 制度 等 文件編號 表3 工廠審查判定基準 品質審查方式對象審查內容必要資料 a 材料审查1 全部供方 审查供方提供资料 公司簡介 2 质量管理架构和人员设备 配备情况 3 服务和支持情况 b 样品审查1 重要产品1 质管部出具的样品验证报告1 验证报告 2 一般产品 2 必要时 供方提供的技术资料 必要时 审查出厂检验报告 材质单 工艺单等技术资料 c 现场审查1 重要产品1 供方提供的资料与实际情况相1 供方资料卡 符情况 2 生产 质量管理的现场考核2 现场审查表 2 交货管理 确定预定交货期业务部 业务部 依预定交货期催交 必要时 按新 供方按期交货评定表 确定的交货期催交 工程完工后 统计迟交数量 确定预定交货期 催交 统计迟交项数 业务部 供方按期交货评定表 文 件 編 號A 表5 供方定期評核管理程序 流程處理內容擔任 權責參考文件 備註 定期評核 收集各供應廠商的統計表 不良业务部 供應廠商別不良統計表 及交期遲延 將其資料記入 供方评定记录表 並予质管部 供方按期交货评定表 以評核 供方评定记录表 需要改善時依 4 改善實施 供應廠商改善委託單 實施 FP0005 评定总分低于60 或质量评分低于48 应取消其合业务部 应取消其合格供方资格 因特殊情况 留用 需经业务部部长批准 并加强 对其供应产品的检验 確認已完成供應廠商重新評核 品質保證部 供應廠商重新評核報告 達60 分者可交貨 經理 FP0008 改善實施 在工廠審查或定期評核實施時 生產管理部 供應廠商改善委託單 若覺供應廠商有改善之必要時 或審查員 FP0005 應發行 供應廠商改善委託單 要求供應廠商改善之 審核 供應廠商改善委託單 的生產管理部 內容 經理 針對委託單的內容提出對策 並供應廠商 將其記入於委託單內後 複印1 份交本公司 供應廠商別的評核 綜合評核 重新評核的審查 重新評核的承認 改善的實施 發行改善委託單 有問題 沒有問題 審核委託單內容 決定改善方法 合格廠商 已改善達 未達 统计迟交项数 改善實施 供應廠商 按既定對策改善完成後 應備書供應廠商 面報告交本公司 確認改善結果 生產管理部 向生產管理部經理報告 或審查員 文 件 編 號A 表7 采购程序 流程處理內容擔任 權責參考文件 備註 1 1 採購單發行 依制作指示书制定注文书业务部 注文书 台灣國內 必要时 需签定合同 确认注文书和 或合同业务部 部长 发送给合格供方业务部 必要时 将图纸等作为注文书附件 必要时 办理付款 改善實施 改善結果回饋 改善結果確認 發行採購單 採購單承認 發送 A 文件编号 适用于对生产所需的原材料采购 外协加工及供方提供服务的控制 对供 方进行选择 评价和控制 3 1 业务部 a 负责供方的选择 组织对供方进行评价 编制 合格供方名册 并对供 方的供货业绩定期进行评价 建立供方档案 b 负责制定采购计划 执行采购作业 3 2 技术部 负责编制采购物资技术标准及 采购物资分类明细表 3 3 质管部 4 1 采购产品分类 技术部负责制定采购产品技术标准及 采购产品分类明细表 根据其对随 后的产品实现或最终产品的影响 将采购产品分为三类 a 重要产品 构成最终产品的主要部分或关键部分 直接影响最终产品使 用或安全性能 可能导致顾客诉的物资 b 一般产品 构成最终产品非关键部位的批量物资 它一般不影响最终产 品的质量或即使有影响 但可采取措施予以纠正 c 辅助产品 非直接用于产品本身的起辅助作用的产品 如一般包装材料 1 业务部根据采购产品的技术标准 生产需要 采购产品分类明细表 的 修订日 年 月 日 制定日 年 月 日 确定组著日后 与供方共同确定交货期 以此交货期作为跟催和考核供方按期交货的依据 如遇特殊情况 需更改交货期 应经双方协商后重新确定交货期 并以此作为管制的依据 工程完 1 业务部根据批准的 注文书 进行采购 适当时 业务部需签定采购合同 合同明确采购的品名 规格 数量 质量要求 技术标准 验收条件 违约责任及供货 3 设计变更时 业务部根据 图纸修改通知单 编制 注文书 经批准后 4 4 3 供方产品出现不合格时 根据 不合格品控制程序 执行 必要时 业务部 4 5对服务供方的控制 为公司提供服务的供方 如运输公司 包装公司等 也应经评 审合格后 方可向公司提供服务 产品的包装和运输要求按 产品包装和运输程序 执行 4 6 1应包括拟采购产品的信息 a 对产品的质量要求 可直接引用各类标准或提供规范 图样等技术文件 b 对产品的验收要求 4 6 2适当时还包括 a 对供方的产品 程序 过程 设备 人员提出有关批准或资格鉴定的要 求 如对供方产品的安全认证要求 对加工过程 设备及人员要求 委托 检测的服务要求等 b 适用的质量管理体系要求 4 7采购产品的验证 4 7 1对采购的产品可以有如下几种验证方式 a 由质管部进行进货验证 b 由顾客在本公司现场实施验证 c 由本公司在供方现场实施验证 d 由顾客在供方现场实施验证 对c d两种情况 目前没有发生 4 7 2 验证活动可包括检验 测量 观察 工艺验证 提供合格证明文件等方式 根据 进厂检验程序 进行验证 记录 供方资料卡 现场审查记录表 必要时材质单等技术资料 现场审查记录表 合格供方名册 適用條件 全部供方 重要产品 一般产品 A 判定基準 资料满足组织的要求 1 依图纸要求 1 以现场审查表合格情况判断 重要产品 文件編號 必要資料 公司簡介 2 质量管理架构和人员设备 配备情况 3 服务和支持情况 1 验证报告 必要时 审查出厂检验报告 材质单 工艺单等技术资料 1 供方资料卡 2 现场审查表 供方按期交货评定表 參考文件 備註 供應廠商別不良統計表 供方按期交货评定表 供方评定记录表 供應廠商改善委託單 FP0005 供應廠商重新評核報告 FP0008 供應廠商改善委託單 FP0005 參考文件 備註 必要时 将图纸等作为注文书附件 文 件 編 號A 表4 供應廠商月評核管