某公司行政办公管理制度规范-员工行为与仪表语言+文件管理+会议管理与保密制度+生产与消防

版本： A (编号 :QT-XZ-WJ-2004-002) 行政办公规范管理制度 目 录 （ 1） 第一章 员工工装及办公仪表规定 （ 2） 第二章 员工礼仪及相关规范 （ 3） 第三章 卡座区规范 （ 4） 第四章 语言规范 （ 5） 第五章 严禁事项及行政办公要求 （ 6） 第六章 公文管理制度 （ 7） 第七章 印章管理制度 （ 8） 第八章 办公物品管理制度 (9) 第九章 会议管理制度 (10) 第十章 保安及保洁管理制度 (11) 第十一章 安全生产及消防管理制度 (12) 第十二章 保密管理制度 (13) 第十三章 车辆管理制度 (14) 第十四章 文件管理与控制制度 (15) 第十五章 相关表格 行政办公规范管理制度 概述： 是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、办公语言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守的基本守则之一； 设计依据： （ 1）体现统一的办公作风； （ 2）体现严谨的办公纪律； （ 3）体现全员服务的协作意识； （ 4）体现朝气蓬勃精神面貌； 第一章 员工工装及办公仪表规定 第一条 工牌 （ 1）上班时间员工统一佩戴工作牌上岗； （ 2）工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外； 第二条 工装： （ 1）生产区域的工作人员，必须着工装工作，办公区人员作便装。 （ 2）工装分春、秋工装各一套； （ 3）凡进入生产区域的其它人员，着备用工装； （ 4）备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里； （ 5）员工工装由部门负责人向行政部申请，财务部领取； （ 6）员工负责定时自行清洗整烫工作服，工装要保持整洁和完好无损，如有破损或丢失，自行购买同一品质、款式、颜色、质地的工装或本人出资由行政 部组织购买； （ 7）不得在工作时间外穿着工装（具体情况可另定）； （ 8）工装费用由公司承担，员工在离职时： 员工自收到工装后，在本公司工作一到三个月的承担工装费用的100%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司工作三个月到六个月的承担工装费用的 50%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司工作六个月到一年的承担工装费用的20%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司工作一以上年的，工装归员工所有； 第三条 仪表 端庄、整洁 （ 1）头发： 员工头发要经常清 洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长； （ 2）指甲： 指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲； （ 3）胡子 不留胡须，应经常修剪； （ 4）口腔 保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品； （ 5）面部 女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁； （ 6）服饰 清洁、方便 a 男性职员 在工作场所必须着西装，打领带； 衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主 衬衫的领子与袖口不得污秽； 领带：注意与西装、衬衫颜 色相配，原则上以黄、红、兰为主调； 领带不得肮脏、破损或歪斜松驰； b 女性员工 在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽； （ 7）员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装； （ 8）鞋子应保持清洁（以黑色为主），如有破损应及时修补； 第四条 姿势和动作 保持优雅 （ 1）站姿 两脚脚跟着地，脚尖离开约 45度；腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔；两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前； （ 2）坐姿 坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方； 要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐； （ 3）走姿 挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动；步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步； 第二章 员工礼仪及相关规范 一、 公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意； 二、 握手时的礼仪： （ 1）目视对方眼睛； （ 2）握手时脊背要挺直，不弯腰低头； （ 3）要大方热情，不卑不亢； （ 4）伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的； （ 5）异性间女性应先向男性伸手； 三、 出入房间的礼貌： （ 1）进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进； （ 2）进入后，回手关门，不能大力，粗暴； （ 3）进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话； （ 4）如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说： “对不起，打断您们的谈话 ”； 四、 递交物件时 （ 1）如递文件等，要把正面、文字朝着对方的方向递上去； （ 2）如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着； （ 3）至于刀子或剪刀等利器，应 把刀尖向着自己； 五、 走通道、走廊时要放轻脚步 无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊时遇到上司或客户要礼让，不能抢行。 六、 物品和设备使用 （ 1）公司的物品不能野蛮对待，挪为私用； （ 2）及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭； （ 3）借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处； （ 4）工作台上不能摆放与工作无关的物品； （ 5）公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称； （ 6）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等； 七、 电话使用 （ 1）电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简； （ 2）通话时先问候，并自报公司、部门； （ 3）对方讲述时要留心听，并记下要点； （ 4）未听清时，及时告诉对方； （ 5）结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简； （ 6）随时准备纸和笔； （ 7）通话简明扼要，不得在电话中聊天； （ 8）对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人； （ 9）在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收 人； （ 10）工作时间内，不得打私人电话； 八、会议 注意 （ 1）提前到会场做好准备，并将手机调整到带震状态； （ 2）领导入会时，应起立示意； （ 3）会议中不准随便出入，若有急事请假，要放轻脚步，轻轻离开； （ 4）他人发言时，要注意凝听，且不得在下面小声讨论，防止语言、表情作出不礼貌的表现； 九、 接待工作 （ 1）在规定的接待时间内，不缺席； （ 2）有客户来访，马上起来接待，并让座； （ 3）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户； （ 4）对事前已通知来的客户，要表示欢迎； （ 5） 应记住常来的客户； （ 6）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务； 十、 介绍和被介绍 （ 1）无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责； （ 2）直接见面介绍的场合下，应先把职位资格低者介绍给职位资格高者； 若难以判断，可把年轻的介绍给年长的，在自己公司和其他公司处理业务关系时，可把本公司的人介绍给别的公司的人； （ 3）把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定； 男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻可先把女性介绍给男性； 第三章 卡座区规范 旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的： 一、 办公桌：桌面可放电脑、电话、文具、茶杯等，不允许放其它无关物品。（私人皮包、报纸等），保持桌面物品摆放整齐，桌面干净； 二、 电脑：置办公桌面左前角，呈 30度贴墙（或贴卡座屏风）放置； 三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人离开时椅子须调正贴桌放好； 四、 卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴； 五、 垃圾篓：置办公桌子下左前角； 六、提包 /手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置； 第四章 语言规范 一、 交往语言： （ 1）致敬打招呼 你好！ XX您好！您早！早上好！早！ XX早！ （ 2）请求协助或询问 请、请问、请您、劳驾您； （ 3）表示感谢 谢谢！多谢！ （ 4）打扰别人 对不起！很抱歉！ 二、 电话语言： （ 1）总机接转电话（铃响最多不得超过三次）：您好！高伦公司； （ 2）分机转接（铃响一次）：您好！ XX部，我是 XX； （ 3）替人接转电话：您好！ XX部，对不起， XX不在，需要我帮您转达吗？ 三 、接待语言： （ 1）您好！ （ 2）能为您做点什么吗：有什么可以帮您的吗？ （ 3）请登记！ （ 4）请稍候！ （ 5）请坐！ （ 6）请允许我先通报一声； （ 7）对不起； （ 8）我立即去联系； （ 9）打扰您一下！ （ 10）好的或行； （ 11）我帮您打听一下，待会给您回复； 第五章 行政办公管理要求 一、 严禁在上班时间、办公区进餐； 二、 严禁在整个工作区域或卫生间吸烟； 三、 严禁上班时间吃零食； 四、 严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑； 五、 严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等； 六、 严禁参加会议时无故早退、交头接耳等； 七、 严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、叫小名等； 八、 会议室的使用由行政部统一协调安排，使用会议室要与行政部联系确定，用后及时清理干净，关好电源、锁门； 九、 讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物； 十、 坚持勤俭办事，节约用水、用电； 十一、 上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作内容无关的事情，不将个人情绪带到工作中去，认真履行工作职责； 十二、 不在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调 ,禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班； 十三、 工作时间不得因私事打公司长途电话，不得在公司电脑上发私人邮件；凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报行政部批准（特殊情况除外）； 十四、 不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑； 十五、 谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处； 十六、 爱护环境卫生，保持办公桌及办公室的干净整洁，注意办 公室的安静； 十七、 尊重他人风俗习惯，不议论、不指点、不久视、不讥笑有生理缺陷的同事或客人，不故意损坏公物，不拉帮结派，不做有损团结的事； 十八、 接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留； 十九、 接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩； 二十、 因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须通知行政部； 二十一、 无工作需要，不要擅自进入机要地，研发技术室、财务室等、档案室、会议室、接待室、总经理办公室； 二十 二、 爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。（如内部公文正反打印等） ； 二十三、 下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外； 二十四、 严格遵守公司各项规章管理制度。 第六章 公文管理制度 概念：公文管理制度是对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度； 设计依据： （ 1）贯彻执行公司各项决议和指令； （ 2）记录企业经营管理活动的全部信息； （ 一 ） 公文的范围 一、 内部公文： 是指公司内各部门、部 门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如：请示、报告、提案等）、下行文（如：命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（协作单、劳动合同）。 二、 外部公文： 是指公司或公司各职能部门、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等； （ 二 ） 公文的写作 一、 写作要求： 遵循现代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措辞力求准确规范。 二、 格式要求： （ 1） 内部公文除遵循既定的各类公文 写作格式外，加注公司统一文眉、页尾； （ 2） 外部公文视行文内容加盖公司印鉴； 三、拟文 公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责。 （ 三 ） 公文的存档和编号 一、 分内部公文（ N）和外部公文（ W）； 二、 公文发文时编号： QT-N（ W） -部门 -年代号（ 04） -次序号 如：行政部文件编号（内部） QT-N-XZ-年代号 -001 三、 科目代码号： （ 1） 公文 G； （ 2） 文件 W； （ 3） 会议纪要 H； （ 4） 协作联络单位 X； （ 5） 合同 T； （ 6） 资料 z； （ 7） 其它 Q； 四、 公文存档时编号： N（ W）科目代号 -时间（ 00-00） -部门 -次序 如： 2003年 5月 12日采购部内部公文存档编号： N+G+（ 03-5-12） +cg+01 五、 文件夹目录： 六、 合同的存档： （ 1）各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替； （ 2） 经济类合同，工程类合同等可视正本或原稿份数备财务部存查； （ 四 ） 公文的处理流程 一、 内部公文 （ 1） 上行文： 均由行政部秘书负责收受、处理。各部门按规定起草后将公文递 交行政部办理公文审批手续（附公文处理 /审批专用单），呈总经理批阅。行政部秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确）； （ 2）下行文： 由行政部根据公司决议或总经理意图起草并以公司名义发送至各职能部门，并予以收文登记； （ 3）平行文： 即协作联络单，一式三联，由发文部门将第一联、第二联分别送至受文部门与行政部，行政部登记并检查、督促受文部门完成协作任务），受文部门需在最短时间内予以回复，并在规定时间内完成相关事宜； （流程图） 二 、 外部公文： （ 1）统一由行政部负责收受、登记，并视情况转交相关负责人阅后归档； （ 2）外部公文的处理：具有专利性、独特性、技术性的资料、特定列管的业务机密或关系重大足以影响公司权益的外来文书，呈总经理核阅后分 送相关部门处理并归档。外界与本公司或本公司各职能部门之间业务往来的一般性文书，或与公司业务无直接关系的报表、宣传函件等经行政部秘书登记后直接交各经办部门处理后归档； （ 五 ） 公文的督办 一、 公文的督办由行政部文员负责，并及时间向总经理反馈信息； 二、 行政部具有向公司各部门索取必要的资料和情况说明的权力，具有催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作的权力； （ 六 ） 公文的借阅 一、 借阅公文或资料须到行政部秘书处办理借阅登记。秘密级以上的公文或资料须由总经理批准后方能借阅； 二、 秘密级文件或已解密的机密、绝密级文件及资料借出办公室须经行政部批后借阅；未解密级以上文件及资料不可借了办公室； 三、 借阅期限最长为一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续； 四、 爱护借阅文件及资料，不得擅自涂改、勾面、剪载、抽取、拆散或损坏；未经同意，不得摘抄、翻印、复印、摄影、转借； 外单位借阅本公司文件或资料，应持单位介绍信，并经行政部主管批准后方能借阅，未经允许，不得擅自带离办公室或公司； 第七章 印章管理制度 概念：本制度是对公司印章的保管、使用等事项进行的一项制 度； 目的：体现公司权威与责任； 一、 印章的种类： （ 1） 公司印章：简称公章，即公司向主管机关登记的公司印章和指定业务专用的公司印章（合同专用章、财务专用章）。 （ 2） 职章：刻有公司董事长 /总经理职衔的印章； （ 3） 部门章：刻有公司部门名称的印章，部门章仅对内使用； 二、 印章的保管： （ 1） 公司印章、合同专用章：由总经理核定专人进行保管，未经允许，不得擅自带离公司； （ 2） 财务专用章：由财务部负责人保管，未经允许，不得擅自带离公司； （ 3） 董事长 /总经理职章：由董事长 /总经理或指定的专人保管； （ 4） 部门章：由部门负责人或指定的专人保管； （ 5） 印章遗失时应报失，并公告作废； 三、 印章的用途 （ 1） 公章：对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府、税务、金融等机构、对外界的函件、内部文件等以公司名义的行文加盖公司印章； （ 2） 合同专用章：以公司名义签订合同加盖公司专用章； （ 3） 财务专用章： 以公司名义进行的财务专项手续加盖财务专用章； （ 4） 董事长 /总经理职章：以公司名义对内核发的指令性文件、决议、决定、规章制度等董事长 /总经 理加盖职章（签名也可）； （ 5） 部门章：部门与部门之间进行联络、沟通、衔接或部门负责人对内核发的指令、决定、条例、方法等加盖部门等。（暂不设用） 四、 印章的监印 （ 1） 公章：须经总经理批准，由总经理核定的专人监印、登记； （ 2） 附：印章记本 （ 3） 合同专用章：须经总经理批准后，由总经理核定的专人监印、登记。 （ 4） 财务专用章：由财务负责人或其指定的专人监印； （ 5） 董事长 /总经理职章：由董事长 /总经理或其指定的专人监印； （ 6） 部门章：由部门负责人或其指定的专人监印； （ 7） 误用印章由监印人全权负责； （ 8） 未经批准不得擅自用印； 五、印章使用 （ 1）各部门使用公章，先经部门负责人审核，再报总经理批准同意后方可使用，并填写公章审批表； （ 2）使用财务专用章、合同章，先经公司法律顾问初审，交财务部复审，再报总经理审核同意后方可使用； （ 3）董事长、总经理职章，由本人使用或授权专人保管使用； 第八章 办公物品管理制度 概念：是对企业各种办公物品、工具、文具的申购、使用、保管等各方面进行综合管理的制度； 设计依据： （ 1） 为员工提供良好的条件和服务让其愉快的工作； （ 2）控制办公费用； （一） 办公物用品的分类 一、 低值易耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、回形针、图钉、笔记本、软面抄、复写纸、档案袋、标签、便签纸、信纸、橡皮擦、圆珠笔、修正液等； 二、 耐用易耗品：计算机、订书机、打孔机、剪刀、笔筒、文件架、文件夹、合同夹、日期章、直尺、算盘等； 三、 办公设备耗材：电池、墨盒、色带、复印纸等； 四、 办公印刷品：公司内部各种管理表格与单据； 五、 声像类：录音带、录像带、摄像带、胶卷、光盘、 CD等； 六、 其他类； （二） 办公用品的申购 一、 办公物用品的申购保管统一由财物部负责，并根据库存量于每月 25日填写申请购物单予以组织采购补充，标明品名、单位、数量、规格和型号，呈报总经理批准； 二、 特殊办公物用品的申购由使用部门向行政部出具办公物品申购单并经其审核后呈报总经理批准（如电脑的购买，根据工作性质不同，电脑使用配置也不一样，须按此程序审批购买）； （三） 办公用品领用 一、 行政部在公司每位员工入职时为其一次性提供符 合规定的全月办公用品，并设立 “个人办公物用品领用台帐卡 ”，此台卡由财务部统一保管，供每月登记办公物用品情况之用； 二、 “个人办公物用品领用台帐卡 ”有一定的月度领限额（另案讨论）； 三、 个人先向行政部申请，由财务部登记发放； 附：个人办公物用品领用台帐卡； 四、 各项办公物用品的发放数量有一定的基准，且因工作性质、职别的不同因人而异使用人可根据个人自身需求领用，具体如下： 五、 发放办公物品时，财务部应如实填写 “个人办公物用品领用台帐卡 ”，经用人签字确认后； 六、办公物用品的领 用分个人使用和部门使用两种，凡部门使用的办公物用品，各部门负责人应指定专门人领用并保管，其领用明细记入“个人办公物用品领用台帐卡 ”； 七、 做