公用品、用具管理暂行规定.doc

公用品、用具管理暂行规定为了规范公司办公用品用具管理，在保证办公需要的基础上，充分做好办公用品用具的采购、验收、保管与发放工作，降低办公费用，实现效益的最大化。一、范围本规定所指的办公用品用具是指除劳保用品、工器具之外的生产用或非生产用的办公用品、印刷品；复印耗材；微机耗材，办公生活用的家器具等。二、职责1、财务处负责财会凭证、报销单据、计算器等财务专用品的采购、验收、保管与发放。2、公司办公室负责公司其它办公用品的管理、检查和考核以及办公用品用具费用计划的申报。3、生产品质处负责生产用印刷品的采购、验收、保管与发放。三、计划编制办公用品用具的采购计划按照年度费用计划与月度采购计划相结合办法进行。1、年度计划(1)年度计划由各部门向公司办公室申报，申报的依据是核定的发放标准和财务处下达的成本计划。(2)公司办公室根据上年度执行情况及库存量，综合平衡后提交下一年度办公用品费用计划。(3)年度计划经批准后纳入公司年度综合计划，各部门据此分解，确保在计划范围内使用。2、月度采购计划(1)每月25日前，各部门指定专人申报下月办公用品使用计划，经部门主要领导签字后报办公室审核，办公室根据库存及各单位申报计划拟定公司月度采购计划，经公司领导批准后采购。(2)办公用家器具的采购计划由各部门报办公室，经办公室审核汇总并报公司领导批准后，由办公室办理。(3)生产用印刷品的印制采购计划由各部门于每月25日前报生产品质处，经生产品质处审核汇总并报公司领导批准后，由生产品质处办理。四、采购1、各有关部门根据批准月度采购计划实施采购。2、采购部门应确定专人负责，并进行比质比价后选择定点采购。3、按照“谁采购、谁负责”的原则，采购人员必须对物品质量负责。五、验收、登帐与保管1、购进的各类办公用品中、用具，必须由保管人员依照采购计划单和办公用品销货清单进行验收、清点入库。使用单位有权利对申购用品的质量和数量进行查验，不符合质量、规格要求的，有权退回或拒领，办公室对退回的用品和用具要及时联系退货或更换。2、购进的各类办公用品、用具，必须及时登记办公用品分类明细帐(活页帐册)，并保证帐实相符，切实做好物品发放登记。3、办公室要做好库存办公用品的实物保管，财务处对办公用品的登记、发放、保管及办公家具等低值易耗品的使用保管等情况进行不定期督查，并将督查结果列入考核。六、办公用品的配置1、零星办公用品笔、墨、信笺(封)，各单位可根据岗位设置和业务性质进行申报，由各单位根据批准采购计划领用。2、各单位的经营管理人员、专业技术人员、财会人员、统计核算人员，由于业务需要配置计算器的，应由各单位申报，财务处汇总后报公司领导批准，由财务处统一配置。3、打孔机、订书机、文件夹按单位或部门由办公室统一配置，供各单位统一管理使用。4、档案盒的配置，根据各类技术资料、文本、文件、财务档案等保管需要，由办公室按单位或部门配置。七、办公用品中、用具的发放和领用1、日常零星的办公用品，按月定期发放，各单位须于每月5日前凭经单位领导签字的领用单，到办公室领取。2、计算器、电话机、绘图仪(具)、订书机、打孔机、笔记本等贵重办公用品的领取，由办公室负责人签字批准，办公室要实行台帐管理，领用时应交旧换新。八、费用的分摊1、日常零星办公用品、办公用具费用，由办公室统一管理、控制，并承担其费用。2、各单位申购的办公用品、印刷品和计算机、复印机、打印机与传真机的耗材、维护修理费用由各单位自得承担，并列入成本费用考核。九、使用、调整和更新1、为保证公司各类办公用品、用具的安全，各单位有责任加强对价值较大的办公桌椅、沙发、橱柜、电话、电扇等的保管和使用，要防止遗失、偷盗及不应有的毁损现象。对非正常性的短少丢失，该单位要照价赔偿。2、下列用品、用具必须满足以下的使用年限，才能予以更换：(1)计算器，规定使用期为2年以上(含2年)；(2)订书机，规定使用期为1年以上(含1年)；(3)打孔机，规定使用期为3年以上(含3年)；(4)绘图工仪(具)，规定使用期为5年以上(含5年)。3、各单位未经办公室允许，不得擅自调剂本单位或部门管辖范围的办公用品、用具，办公室调换各单位的办公用品、用具，应下达调剂通知单，并实时变更管理台帐，保证帐实相符。十、办公用家具的年终清查年末，办公室应组织公司各单位，对所属办公用品、用具进行清查，填报资产清单。对短少、丢失、毁损的情况，要查明原因，酌情处理，并提出书面处理报告，报公司领导审查，需补充更