办公设备使用管理制度.doc

海南恒源嘉盛酒店管理有限公司海南恒源嘉盛酒店管理有限公司备 忘 录MEMORANDUM致 To : 董事长编号 No. : 办公室【2012】012由 From : 办公室页数 Page : 3抄报 Copy to : 各部门办公室日期 Date : 2012年10月26日事由 Subject : 办公设备使用管理制度一、 目的：加强办公设备的维护与管理，使管理服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，特制定本规定。二、 适用范围：公司一切办公设备设施的使用与管理。三、 权责：1、行政办公室负责统一分配、发放和管理办公设备设施 2、设备的签收人，即设备的第一负责人，坚持“谁签收，谁负责” 的责任制度; 3、工程部负责公司一切办公设备的维修及保养；四、设备管理规则（一）设备的使用：1、公用设备 a.范围：指会议室、洽谈室等由各部门办公共同使用，但无具体签收人的办公设 备；b.责任：使用部门负责保持公用设备的清洁整齐；行政办公室负责监管、检查 使用情况； 公用设备若出现故障、损坏或丢失，由行政办公室负责 清查责任部门或责任人并追究其责任；如因办公用品发放时，未做好 登记，造成无法查出责任部门或责任人时，由行政办公室资产管理员 承担相关责任；c.注意事项：有签收人或签收部门的办公共用设备，由签收人或签收部门负责保 持设备的清洁，并负责监管、检查使用情况；设备若出现故障、损 坏或丢失，由设备签收人或签收部门负责清查责任部门或责任人并 追究其责任；未能查出责任部门或责任人时，由设备签收人或签收 部门承担相关责任；2、个人设备a.范围：个人或部门签收、使用的办公设备；b.责任：设备的签收人即设备的第一负责人，坚持“谁签收，谁负责”的责任制 度;设备的签收人负责保持相应设备的清洁、整齐；因个人原因出现的 故障、损坏或丢失，由签收人自行承担责任并赔偿；3、使用原则a.用途：办公室的各项设备设施是为方便工作，处理公务之用，不得用作其他与 工作无关的用途；b.权限：非本公司工作人员，未经许可，不得使用本公司办公设备；本公司员工 只得使用授权范围内的设施设备，不得违规操作非权限内的办公设备； 因工作需要需通国内、国际长话或发传真时，须经部门负责人批准，否 则，所产生的费用由个人支付；c.操作：员工须按照设施设备的使用说明书正确使用、操作、关闭办公设备，不 得随意拆卸、移动设备或恶意损坏，凡因个人操作不当或恶意破坏而造 成的设施设备损坏或故障，所产生的维修费用或更换费用，由当事人自 行承担。d.爱护：员工应保持爱惜、爱护办公设备，保持设备的干净整洁；不过度设施设 备，延长办公设备的使用寿命； e.节约：及时关闭用电设备电源；节约、回收利用低值易耗品；使用空调时，应 关闭门窗；使用电话、传真时，应做到通话简洁明了，降低办公费用；f.安全：员工提高办公设备的用电安全、操作安全及网络安全意识，安全使用办 公设备，严禁下载与工作无关的程序及软件，凡因个人原因引起的安全、 泄密、中毒事故及损失，均由个人承担并赔偿； 4、其他：a.保密意识：收发、打印、复印的文件、材料及传真不得随意传播；b.资料安全：存放于电脑的保密文件资料、财务数据等文件须加密保管，不经批 准不得复制或拷贝；重要的资料做好备份，以免丢失；c.巨额赔偿：当办公设备出现人为损坏或丢失且赔偿金额巨大时，须由行政办公 室报经副总经理进行处理；e.非本区域设备：部门区域或公共办公场所出现非本部门办公设备时，第一发现 人或部门应当妥善暂行保管；知晓设备归属人或归属部门时应 及时送还其；否则，应交由行政办公室处理；若因第一发现人 或部门置之不理或造成设备的损坏或丢失，由设备签收人或部 门负主要责任，第一发现人或发现部门负连带责任；私藏设备 者，视为盗窃公司财产论处；（二）设备的维修维修部门：工程部负责办公设备的日常维护、保养，是公司唯一有权限对办公设 备进行维修的部门；因个人随意安装、拆卸各种硬件和附属设备所引 起的故障、损坏，由个人承担责任并赔偿；维修申报：办公设备出现故障后，相关人员应及时填写报修申请单至公司相 关部门维修；未经批准，擅自送外维修的费用，由个人自行承担；（三）设备的调转权限：行政办公室是负责一切办公设备的分配、发放及管理的唯一部门，未经同 意，各部门不得擅自调换办公设备；调转：办公设备内部调转须报行政办公室批准并备案，严禁私自调转；公司一切