备品配件管理暂行办法.doc

备品配件管理暂行办法一 目的在保障生产和基建需要的基础上，为降低采购成本和节约储备资金，通过科学有效的管理提高整体经营绩效，特制定本办法。二 管理职责：1 技术装备部管理职责：1.1 负责制订各生产基地年度备品配件的储备和吨产品消耗定额标准。1.2 负责制订备品配件分级管理的分级方案，并定期进行调整。1.3 负责对各生产基地备品配件的执行情况进行监督、检查、考核。2 各生产基地管理职责：建立各生产基地备品配件管理办法，成立合同评价小组，明确各级、各类人员的职责、权限和相互关系，切实加强备品配件的管理工作。三 定额管理各生产基地备品配件管理以定额管理为核心，实行分级管理模式，严格控制吨产品消耗和储备。四 分级管理各生产基地备品配件管理实行分级管理，按技术装备部授权界定范围，采取集中（统一采购）与委托两种方式，具体分级内容如下：1 集中管理部分：由技术装备部统一组织招议标、选择供应商，由各生产基地签订合同、具体实施的备品配件。集中管理的备品配件具体包括：1.1 钻机备件，皮带机备件；1.2 耐磨件备件：主要是破碎机锤头、衬板、格子板、齿滚、刮板、球磨机隔仓板、衬板、磨头护板、磨盘衬板、立磨辊皮、导向锥、喷口环衬板、冷却机锤头、各种耐磨板；1.3 耐热件备件：主要是预热器内筒、翻板阀、分料挡板、撒料板、三次风挡板、回转窑窑口副板、窑尾副板、舌形板、冷却机蓖板、侧铸件；1.4 输送设备链条：主要是提升机、裙板机、拉链机、板喂机、堆取料机、冷却机拉链机所用链条、裙板、斗子刮板；1.5 传动装置中减速机、制动器、联轴器、电动滚筒；1.6 电器备件中kw以上电机；kw(含kw)以上的变频器、软起动器；高压（v以上）开关、互感器及低压kw(含30kw)以上回路的断路器、接触器、热继电器、DCS及PLC系统硬件、电收尘触发器、可控硅、EPIC控制器；热电阻、热电偶；直流控制主功率单元、皮带称、电动执行器；1.7 磨机用钢球、钢锻；1.8 列入固定资产的所有设备及备件；1.9 列入技改的设备及备件；1.10熟料生产基地上述范围外单价或批量在万元以上的备件;1. 11粉磨站上述范围外单价或批量在2万元以上的备件。1.12 参加招标的单位：企业管理部、资产财务部、总经理办公室（法制室）、各生产基地主管部门、本部分管领导临时指定人员。2 委托管理部分：由技术装备部组织统一认价、各生产基地组织议标采购的备品备件。具体包括：2.1 水泥生产用收尘、风机、泵类、空压机、煤粉输送设备、堆取料机、起重设备、装（卸）车（船）机备件等；2.2 部分机械、运输车辆备件；2.3 机械设备用非标轴承座；2.4 非国家标准密封件、进口三角带、机械设备用滑动轴承、滑动轴承座、特殊紧固件、自制备件；2.5 水泥生产用二类电器设备通用备件；2.6 计算机、PLC设备的备件；2.7 化验、检验及后勤设备的备件；2.8 其他统一采购以外的备件。2.9 各生产基地组织议标应采取集中议标的方式，主动邀请技术装备部、总经理办公室（法制室）、党群工作部（监察室）参加。3 零星采购备品备件：指上述范围以外的其他备品备件。该部分备品备件由公司统一核定资金总额，在总额内由各生产基地自行采购，自行结算。4 采购备品备件分类适用于各生产基地。对当地采购成本低于统购价或生产急需的小批量备品备件，由公司授权、委托各生产基地就近采购，自行结算。五 计划管理1 年度备品备件采购计划1.1 编制依据1.1.1 生产经营目标；1.1.2 专业管理委员会制订的各项消耗定额和工艺配比参数；1.1.3 消耗、储备的历史数据；1.1.4 国家相关政策及市场环境因素预测。1.2 编制方法1.2.1 各生产基地根据本单位的下年度生产经营目标和备件消耗比参数，结合本单位的年末库存情况及历史消耗情况，制订下年度的备品备件供应计划，报送技术装备部。1.2.2 技术装备部根据公司年度生产经营目标，结合公司库存资源，本着节约和提高单位产品使用效率的原则，对各生产基地的年度备品备件计划进行平衡，制订公司年度采购计划，报淮海中联本部分管领导审核、总经理批准后下达执行。1.2.3 对于零星采购备品备件，由技术装备部根据各生产基地历年消耗情况，核定全年采购总金额，经淮海中联本部分管领导审核、总经理批准后，由各生产基地自行采购。原则上不得超出限额。2 月度采购计划2.1 各生产基地供应部门根据下月生产、维修实际情况，合理考虑采购周期及储备量，编制月度备品备件采购计划，经生产基地负责人审批后，于每月25日前报送技术装备部。计划应列示明确的产品名称、规格型号、材质、数量、到货时间，对有特殊要求的备件需提供样品、图样、生产厂家等资料；计划还须根据备品备件的划分，分为统一招标备品配件采购计划、委托采购备品备件采购计划和零星采购额度计划三类。其中委托采购备品配件需标明拟采购单价。2.2 技术装备部依据以下方面审核计划：2.2.1 各工厂的下月实际需用量；2.2.2 各类备件的合理储备量（生产消耗情况、采购周期、运输时间）；2.2.3 当前实际库存情况；2.2.4 公司可供调剂的库存资源；2.2.5 市场因素（市场价格变动、资源情况）；2.2.6 经济订购批量；2.2.7 全年备品备件限额（限额备品备件采购计划审核）。2.3 技术装备部根据上述内容进行审核，编制统一采购备品备件月度采购计划，报分管领导审核、总经理批准，于每月30日前下达至各生产基地。2.4 委托采购备品配件采购计划经技术装备部核准，认价后于3个工作日内反馈至各生产基地。2.5 零星备件采购计划由技术装备部根据年初核准的年度采购金额，按照每月分摊的原则，同时结合实际情况，对零星备品配件月度采购计划进行审核，从资金上进行控制。对超出限额的部分，由各生产基地提出申请，说明使用情况及增加原因，经技术装备部审核后，报分管领导审核、总经理批准，方可执行采购。2.6 对需超储（超出合理储备量）的备件，由备件使用单位提出书面报告，说明超储的原因，经技术装备部审核后，报分管领导审核、总经理批准。2.7 各生产基地申报的紧急备件采购计划，先口头申报后，由各生产基地负责人审批后，交采购管理部门先行采购，后补计划审批手续。3 进口工备件计划3.1 每个年（月）度前，各生产基地将下一年（月）生产所需进口、备件计划提报技术装备部；3.2 技术装备部按照计划审批程序对计划进行审核报批后交实施采购。4 采购资金预算计划管理年度采购资金预算计划编制依据：4.1 年度生产经营综合计划；4.2 年度备件采购计划；4.3 流动资金状况；4.4 国家相关政策及市场环境因素预测。各生产基地根据年度生产经营综合计划和年度备件采购计划，编制本单位年度采购资金预算计划（纳入年度总体资金预算计划），技术装备部结合公司流动资金状况平衡，编制公司年度采购资金预算计划，经资产财务部审核后报公司总经理批准反馈至各生产基地。六 采购管理1 采购前的准备：采购管理人员根据备件采购计划，对需求的各类备件的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，进行采购前的准备工作。2 供货商资信审查：对经市场调查后选定的各备件供货商进行资信审查(如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等)，以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。3 供货商的确定：3.1 原则上对所有备件实行招（议）标采购。3.1.1 会同相关部门拟定投标资格厂商，并根据情况报相关部门进行资格或质量认可。投标资格厂商不得少于3个。3.1.2 相关部门参与，集体招标、评标并初步确定中标单位。3.1.3 招标结果报分管领导审核、总经理批准。3.2 对不能实行招标采购的物资，需按“货比三家、质量先行、效益优先”的原则，会同相关部门一起做好与供货商的谈判工作，争取最有利于公司的合同条款及合同价格。3.3 经相关部门会签并报分管领导审核、总经理批准后，签订合同。3.4 根据已签订的合同条款监督供应方对合同的履行，生产基地组织验收、入库。依据验收情况和合同相关条款等进行付款结算。及时处理合同执行过程中发生的相关事宜。3.5 备件分类中规定的委托采购备件，由技术装备部统一认价后方可实施采购。4 结算程序：各生产基地按合同自行结算，技术装备部、各基地财务共同监督。六 入库管理1 备件的验收1.1 外购设备、自制备件入库前必须进行严格的验收手续。验收由生产基地备件管理部门牵头，使用单位的技术人员参与，在合同规定的验收时间内及时验收。验收内容包括：型号、规格、数量、外型尺寸、外观质量、技术资料、技术文件等。1.2 验收时如发现验收内容不符合要求时，验收人员及时通知合同经办人员与供货单位联系并处理，统购备件部分要及时反馈相关单位。1.3 备件验收合格后，合同经办人应及时办理入库手续。仓库保管员要及时根据合同或有关凭证清点数量，签录入库单。1.4 对验收不合格或名称、规格、数量不符的备件，在处理前另行堆放，并及时通知有关部门和人员，在1周内处理完毕；对实物已到库，必要的验收凭证未到的备件，应卸车登记，妥善保管，待凭证送达后补办手续。1.5 验收时限要求：少量备件当场验收并登记入库；大批量或大件备件验收不得超过2天。七 仓储管理1 备件验收合格办理入库手续后要及时上架、入帐。2 备件的库房管理要做到“三清”（品名外观清、质量清、数量清）和“三相符”（帐、卡、物相符）。3 库房应日清日结，按月做好备件的入、出库统计工作。4 备件仓储期间的维护保养工作由生产基地备件管理部门提出技术要求，仓储人员负责实施，防止备件损坏、变形、老化、和锈蚀，同时做好备件的防火、防盗等工作。有计算机、PLC、橡胶和其他贵重备件的库房应正确使用空调器，保持适当的温度和湿度。5 做好备件年度盘点工作及根据上级有关规定的季度、月份盘点工作。八 备件领用1 使用单位领用备件，必须凭单位负责人签字的备件出库单，经备件管理部门核对后签字认可到库房领取备件。2 保管员按照出库单，核对备件名称、型号、规格、图号、数量进行发放，领用人当面点清，核实质量。3 对于可修复的备件要采取交旧领新制度。旧备件修复后，需经验收并入库。九 备件盘点管理1 日常性盘点由仓库保管人员负责。仓库保管需做到帐、卡、物相符；备件的收发、价拨和记帐无差错；各类备件无超储、积压、变质、损坏现象发生；2 技术装备部负责组织半年、年终的全面盘点。盘点顺序为各生产基地先自查，技术装备部组织有关部门或人员进行抽查和重点检查。十 备件出入库计价管理1 入库备件以实际采购价格入帐，即以实际价计价；出库备件需在料单按统一规定划价后方可出库。2 收、发料单及时登记入帐。将审批、审核无误的收发料单按要求输入微机。3、对日常的库存信息，包括周报表、月报表、定额执行情况等按规定日期上报至技术装备部。十一 信息管理1 备件供应信息管理系统归口技术装备部管理，各单位应按照技术装备部的统一要求负责对系统进行建立、维护与使用。2 备件信息系统的数据录入、查询、复制、修改，报表的接收、发送和传递，应按照备件供应信息系统操作规程及管理办法规定使用统一的备件编码，做到在全系统内对各类备件进行统一描述。严禁越权操作，以防信息的丢失与泄密。3 对录入数据要适时、真实，不得虚报、迟报、瞒报，以保证数据库内容的详实、可靠。4 根据采购工作性质和业务流程特点，备件信息系统设计应包括：采购计划、统计报表、仓储管理、档案管理、综合查询、系统维护等模块。综合查询模块需具备合同责任查询系统，内容包括合同签订人、责任人、审批人、执行过程、价格比较、到货结算情况等，其他功能如：库存备件、客户档案查询等；仓储管理模块中应具备库存预警系统。5 备件信息系统中各项数据、信息均系企业商业机密，应做到定期存盘备份，不得丢失或随意删除。十二 监督管理1技术装备部、企业管理部、纪检监察部门按照备件采购管理办法要求负责对备件采购全过程实施监督、检查。2 技术装备部研究招标方案、制定招标条件、办法及确定中标单位，要通知企业管理部和纪检监察部门派员参加。企业管理部、纪检监察人员有权查阅文件、合同及相关资料，调查核实备件采购情况。3 企业管理部、纪检监察部门可定期或不定期的对采购备件的价格、质量、数量、采购成本进行监督检查。4 企业管理部、纪检监察部门应积极配合备件采购部门按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全备件采购管理制度，加强对采购人员的教育管理，防止采购过程中的不正当行为发生。5 员工有权向单位领导或有关部门举报违反规定、损害企业利益的备件采购行为，对举报人应当保护，任何人不得打击报复。6 在备件采购活动中，有下列情形之一的属于违规违纪行为，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员进行责任追究。6.1 不了解对方资信情况，盲目与之签订合同，或者擅自变更合同，或者未签订合同即预付货款而被骗，造成经济损失的。6.2 工作不负责任，不履行合同，以致被对方索赔，造成经济损失的。6.3 在备件采购招标过程中，泄露应当保密的招标投标有关情况和资料，或者泄露标底，损害企业利益的。6.4 在备件采购活动中，利用职务上的便利，弄虚作假，舍贱求贵，以次充好，收受回扣和贿赂，中饱私囊的。6.5 在备件采购活动中，玩忽职守，未进行严格的比质比价，购进质次价高商品，造成经济损失的。6.6 工作严重不负责任，购进假冒伪劣商品的。6.7 发现购进的商品质量不合格或者不符合合同规定的标准，不采取措施，以致延误索赔期，造成经济损失的。6.8 在备件采购活动中，由于工作不负责任，管理不严，造成物