档案的建立与管理.doc

档案的建立与管理档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。为此，我们将重点抓好以下几方面工作：1、 完善建档流程，严格档案管理制度；2、 明确建档内容，实行系统收集、集中管理；3、 对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。4、 对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。5、 推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。一、档案的建立建档流程：收集整理分类编号登记输入电脑入柜二、档案资料的分类将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。类 别资 料 内 容竣工验收资料A：红线图、总平面图B：房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、中央空调、消防等竣工验收证明书及竣工验收资料C：钢材、水泥等主要材料的质量保证书D：供水、供电、电梯、消防、空调、监控等设备的检验合格证书、设备技术资料及设计安装图E：砂浆、混凝土块试压报告F：接管验收手续G：接管验收设备确认凭证H：接管验收物业确认凭证房屋的单体竣工图A：单体建筑、结构、设备竣工图B：附属工程及地下管网竣工图C：办公大楼楼层、功能区平面示意图D：引路方向平面图物业使用人档案A：物业管理服务合同B：物业使用情况简介装修管理档案A：物业装修设计方案B：物业装修修改方案C：物业装修材料一览表维修档案A：供配电系统维修记录B：物业本体建筑维修记录C：中央空调维修记录D：电梯维修记录E：供水系统维修记录F：消防系统维修记录G：照明灯、应急灯、指示灯等维修及更换记录H：其他设施设备维修记录巡视记录A：供配电系统巡视记录B：物业本体建筑巡视记录C：中央空调日巡视记录D：电梯日巡视记录E：水泵房日巡视记录F：消防系统日巡视记录G：应急照明系统巡视记录H：管理员日巡视记录I：安全防范日巡视记录运行档案A：供配电系统运行B：中央空调运行记录C：电梯运行记录D：供水系统运行记录E：消防系统运行记录投诉与回访记录A：接待记录表B：投诉处理意见汇总表C：回访记录表保养记录档案A：供配电系统保养记录B：物业本体建筑保养记录C：中央空调系统保养记录D：电梯保养记录E：供水系统保养记录F：消防系统保养记录供水系统管理档案A：水质化验单B：给排水设施安全检查记录C：二次供水卫生许可证D：操作人员卫生健康许可证E：水箱清洗记录 设备管理档案A：各设备安全运行操作规程B：各设备运行岗位责任制度C：设备机房管理规定D：各设备设施保养规范E：设备设施清单F：设备台账G：相关岗位技术人员资质证书安管资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：安全防范措施C：查岗记录D：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录E：钥匙管理记录F：警示标识防范记录车辆及停车场管理资料A：交通疏导图B：停车场安全防范措施及设施记录C：车辆管理记录行政文件资料A：服务中心值班及督察记录B：政府部门及主管领导部门文件C：公司及服务单位相关文件D：规章制度、通知、通报等文件E：接待来访参观记录表F：岗位工作标准、工作程序G：员工工作考核办法员工管理资料A：员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况B：员工业绩考核及奖罚记录C：员工培训计划和个人成长记录D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录管理效益A：本物业管理项目所获取的荣誉称号B：舆论传媒相关报导三、档案资料的管理1、 档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。2、管理要求：（1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式；（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密；（4）坚持档案资料收集的系统化；（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册