文档管理系统说明.doc

一、系统简介本系统为电子文档管理系统，能够实现电子文档的分类管理、版本管理、搜索和审批功能。分类管理功能可以按照文件夹和文件类别（例如合同、管理规定、生产计划等）对文件进行组织。版本管理功能可以实现查看历史版本，创建新版本，修改当前版本。搜索功能可以按照文件名称、摘要、关键字、类别等进行搜索。审批功能通过工作流实现，可以将某个文档提交给部门经理进行审批。系统为每个电子文档分配了各自的文档ID和版本号，两者组合构成主键。每个版本的文档都有各自的元数据和评论记录。本系统中的电子文档、元数据、评论等数据分别存储在不同的表中。 本系统的界面设计采用浅绿色背景和灰色边框。白色和浅黄色底色的单元格为可编辑单元格或者查询结果区域，浅绿色底色的单元格为系统提示文字或者只读区域，不可编辑。本系统有普通版和旗舰版两个版本，使用SQL SERVER 2005作为数据库。均可以使用帐号Admin登录，密码为空。二、操作说明2.1 主页主页是一个类似资源管理器的界面，由四部分组成： l 地址栏 位于页面上部，显示当前文件夹路径，用“/”作为分隔符。点击左侧的“向上”链接可以打开上层文件夹。l 子文件夹列表 位于页面左侧，显示当前文件夹中包含的子文件夹，可以点击左侧的“+”打开相应的子文件夹。l 文件列表 位于页面中部，显示当前文件夹中包含的文件。点击“文件”列中的链接可以打开相应的文件；点击“查看详情”可以查看文件历史版本信息和评论；点击“创建新版本”可以在当前文件的基础上新建一个版本。l 链接栏 位于右侧，包含新建文件夹链接、上传文件按钮、文件搜索和高级搜索链接。2.2 查看详情查看详情页面是一个类似网络论坛的页面，由文档详情区、评论记录区、发表评论区和历史版本列表区组成。l 文档详情区 位于页面上部，显示文档的链接、文件夹、摘要、关键字、版本号等信息。l 评论记录区 位于页面中部，按照时间顺序显示对该文档的评论记录。l 发表评论区 位于页面下部，包括一个输入框和一个“评论”按钮，用户可以在评论框输入评论内容，然后点击“评论”按钮发表评论。l 历史版本列表区 位于页面右侧，按照时间顺序显示该文件的历史版本。点击版本号链接可以在左侧详情区刷新显示该文档的详情。2.3 创建新版本用户可以使用主页中的“创建新版本”链接,在当前版本的基础上创建一个新的版本。该动作将链接到“新建文件”页面，同时次版本号增加1。用户可以在“新建文件”页面编辑更新当前版本文件，然后保存所作的修改。在保存新版本前用户可以修改文件夹、类别、摘要、关键字等元数据。该界面中的“报请审核”、“审核意见”、“审核人”、“审核日期”字段是与文档审批有关的，如果该文档需要进行审批，用户可以将“报请审核”字段设置为“是”，然后保存，该表单将流转至用户的上级进行审批。注意：新创建的版本并不会立即刷新到“主页”中，用户需要重新打开该文件所在的文件夹才能刷新。2.4 文件搜索点击主页中的“文件搜索”链接可进行文件搜索。在搜索框中输入关键字，点击“搜索”按钮进行搜索。系统将根据摘要、文件名称和文件关键字进行模糊搜索。2.5 高级搜索点击主页中的“高级搜索”链接可进行高级搜索。在搜索框中输入关键字，点击“搜索”按钮进行搜索。系统将根据文档ID、类别、作者、作者部门、文件名称、摘要和文件关键字进行模糊搜索。2.6 上传文件当用户需要增加新的文件，可以在主页点击“上传文件”按钮来添加新文件。添加新文件时，用户须指定文件所在的文件夹，添加文档，指定类别等。输入