公司人事副档管理流程图

主流程项目注解责任人4、人事副档建立的权限3、人事副档建立的时限（1.3）2、建立人事副档（1.2）1、人事副档的含义(1.1)(1.1) 人事副档的含义：人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。（1.2）建立人事副档：A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并存档。A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。C. 新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内，将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。D. 对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原部门或门店将异动员工资料交至人力资源部人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力资源部，进行归档。（1.3）人事副档建立的时限：档案管理专员档案管理专员档案管理专员档案管理专员公司人事副档管理流程公司人事副档管理流程主流程项目注解责任人5.2招聘资料（5.2.1）5.1卷内目录（5.1.1）4、人事副档建立的权限（1.4）u 不同职级，档案存放处不同：A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。（1.4）人事副档建立的权限：（1.5）建立人事副档所需资料：A. 卷内目录B. 招聘资料C. 入职资料D. 在职资料E. 调职调薪资料F. 职务任命文件G. 异动文件H. 考核、评定工作中形成的有关材料I. 奖惩材料J. 离职资料K. 其他应归档的资料（5.1.1）卷内目录：见附件1：员工人事副档明细面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。（5.2.1）招聘资料：档案管理专员档案管理专员公司人事副档管理流程主流程项目注解责任人5.5调职调薪资料（5.5.1）5.4在职资料（5.4.1）5.3入职资料（5.3.1）A. 员工登记表；B. 一寸免冠照片4张（其中一张粘贴在员工登记表相应位置上）；C. 查询函或离职证明或个人声明；D. 担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位）；E. 背景调查（经理级及以上人员）；F. 经员工本人签字确认的员工手册确认书；G. 录用通知书；H. 岗位薪资确认单；I. 保险通知函；J. 健康检查材料；要求：各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。入职培训后进行的考试和规章制度学习确认单。（5.3.1）入职资料：A. 员工本人签字确认后的劳动合同文本；B. 员工转正、结束代理期审批表及相关材料；（5.4.1）在职资料：A. 工资变动审批表及通知书；B. 提职晋级审批及考核、批复等材料。C. 奖励工资审批表、批复等材料。D. 各种待遇审批表、批复等材料。（5.5.1）调职调薪资料：公司人事副档管理流程主流程项目注解责任人5.10离职材料（5.9.1）5.9奖惩材料5.8考核、评定工作中形成的有关材料（5.7.1）5.6异动文件（5.6.1）5.7异动文件（5.6.1）5.6职务任命文件（5.5.1）A. 员工离职审批表；B. 员工离职面谈表；C. 解雇申请单；D. 离职通知书/解雇通知书；E. 离职/解雇交接单；（有资产清册的要将资产清册后附一并归档）A. 任命审批文件；B. 任命考核文件；C. 任命通知文件；（5.6.1）职务任命文件：（5.7.1）异动文件： 申请文件（公司或个人）、异动审批、异动交接单（含高管人员详细的“工作交接单”）。A. 试用期考核、评定；B. 代理期考核、评定；C. 晋升考核、评定；D. 年度评优考核、评定；（5.8.1）考核、评定工作中形成的有关材料：（5.10.1）离职材料：特别说明：第5.10项：离职资料必须是所有相关授权领导签批完成的的完整资料方可归档。离职/解雇交接单如有资产，需附“资产交接明细”并归档。公司人事副档管理流程主流程项目注解责任人8、借阅人事副档手续（8.1）7、归档流程结束6、人事副档归档要求（6.1）5.11其它应归档的资料（5.9.1）（5.11.1）其它应归档的资料：绩效、薪酬档案；人力资源部相关制度及流程存档；A. 档案管理员应详细审核人事副档资料是否完整齐全，手续是否完备，归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。B. 档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。C. 档案管理员应做好对人事副档的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。D. 对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。E. 纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其粘贴在A4纸上；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。F. 字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。（6.1）人事副档归档要求：u 借阅制度：A. 人力资源部门须建立人事副档借阅制度；B. 借阅人必须填写档案借阅审批单，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由相关授权领导签字后方可借阅档案；u 借阅手续：A. 档案管理员收到已签批好的档案借阅审批单，并在人力资源部登记人事副档借阅台帐，由借阅人本人签字，方可办理借阅手