____年昆山开发区办公室系统业务培训资料-会议组织工作-会议记录（PPT49页）.ppt

昆山开发区办公室系统业务培训资料 关于会议组织工作 昆山开发区党政办公室2011 5 会议组织的三大工作会前准备会间工作会后工作 会议的作用分工功能协调功能决策功能组织领导功能资讯功能亲和功能 提高会议效率的几个因素 会议前目标明确 议程确定与会者选择恰当 不图多不求少 必须参加者参加 会议时间选择恰当 通知不能太早或太晚 通知内容要周详 使与会者有准备而来地点选择恰当 音响等设备良好准时开始不拖拉 议程中每一议题的时间分配恰当会议中排除外界干扰 保持设备正常使用发言紧扣主题 会议讨论要会而议 议而决 会议中资料准备充足 保障决策科学发扬民主 会议讨论充分 无少数人垄断会议现象适时制止与会者相互扯皮 并调动会议讨论热情视听器材发生良好无特殊情况不超出预定时间主持人适时总结会议成果会议后与会者及时传达 贯彻会议精神整理出完整的会议记录 及时追踪决议事项贯彻执行适时汇总通报会议精神贯彻情况 会议中几个角色正式人员 包括主持人 特邀人员列席人员旁听人员秘书的作用参加会议 自始至终为会议服务 对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用 一般会议的六个要素 与会者主持人议题名称时间地点 大型会议有主办方 协办方等 会议的与会者 与会者的要求必要性重要性 有利于会议的进展和效果 合法性 有合法的身份和法定的资格 与会者成员组成正式人员 有表决权 选举权和发言权 列席人员 有一定的发言权 但无表决权和选举权 特邀人员 根据会议需要专门邀请的人员 如上级机关的领导人 友好单位 地区 国家的来宾 报社 电视台的记者等 旁听人员 不具有正式资格 既无表决权 也无发言权 会议的主持人 当然主持人由其职务和地位 即由组织的章程或法规决定 临时主持人各种代表会议 或几个单位 几个地区的联席会议 选举或协商产生临时主持人 重大会议 需产生相应人数的主席团 由主席团成员集体或轮流主持会议 主持人的职责 宣布开会和闭会 介绍会议情况 控制和调节会议进程 允许与会者发言和制止超时及违反规范的发言 维护会场纪律 选定会议记录人及验证会议记录的准确性 督促会议决议和决定的执行 会议的主办者 由有领导或管理职权的机关主办在需要做出决策 宣布决定 传达指示 通报情况 布置工作 听取意见等情形下 由领导或管理机关承担主办责任 由会议的发起者主办协作性 学术性 交流性的会议 主办者通常是会议的发起者 可以是一个组织发起 也可以是多个组织共同发起主办 由一个组织的成员轮流主办经常性会议 如年会 每一个成员 包括国家 地区或非政府组织 都有主办会议的权利和义务 如亚太经济合作组织领导人非正式会议 通过一定申办程序确定由谁主办一些跨国家 跨地区的会议 政治 经济影响比较大 涉及面广 为保证会议质量和显示公平竞争 采取申办竞争程序来确定主办者 申办的程序和条件在会议规则中明确规定 如奥运会 世界博览会 会议的议题 讨论的题目 研究的课题 需要解决的问题 议题应尽可能集中 单一 两种产生情况 领导指定 秘书调查研究后提出 议题的形式可以有书面形式和口头形式 书面形式包括议案 建议 提案 最后文件草案或讨论稿 会议议程 提纲等 小型事务性会议可将议题口头传达给与会者 议案 建议 提案的含义 议案 人大代表提出 经审议 列入大会议程建议 人大代表对本级人代会及其常委会提出的建议 批评和意见人代会常委会办事机构交有关机关研究处理并负责答复 不列入大会的 议案 也如此处理提案 政协委员向国家机关和有关组织提出的建议和批评秘书工作包括两部分议案 建议 提案产生过程中的工作 人大 政协机关秘书 办理阶段的工作 政府 法院 检察院等机关的秘书 议案 建议 提案产生过程中的秘书工作 会前工作起草视察通知制发表格 议案草表 意见分类统计表 搞好视察组织安排工作 写出视察情况报告组织工作人员参与视察 记录情况 开会讨论分析 整理文字材料根据议案 提案原案的情况 与有关单位通气 以便预先作好答复工作会中工作起草工作方案 范围 收集 立案 转办 审查会议的议程等 将已收集的草案表送回 补充修改审查委员会秘书机构开会讨论 初步意见 汇总报大会主席团 议案 建议 提案的办理 交办承办分类 接办 登记 分发 协调 催办 拟文 签发 编号 印制 校对 统计 立卷 归档 总结催办大会闭会后3 6个月予以答复 机关办公室催办答复以函的形式答复 抄送有关交办单位审查复查总结和报告立卷和归档 会议的名称 会议的名称显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位等 用确切 规范的文字表达 制成横幅或 会标 如 昆山开发区工作会议昆山开发区机关办公室主任年度工作会议 会议的时间 会议时间一指会议召开时间 要考虑需要 可能 适宜 二指会议所需时间 要一天 半天 三指每次会议议程的时间限度相关术语会期 一是指会议从开始到结束的时间跨度 从几点到几点 应在会议通知上注明 二指周期性会议召开的固定时间 全国人民代表大会每年3月份举行 会议周期 同一性质 系列的两次会议之间的时间跨度 中国共产党全国代表大会每五年举行一次 会议周期即是五年 休会 指会议过程的中止或会议期间的修整 休会原因 会议受外界因素影响被迫中断 需要与会者在会外研究 沟通和磋商 使会议文件通过 会议期间的正常休息 复会 指会议在休会以后的继续 又称续会 闭会 在正常情况下完成各项议程后结束会议 同一性质 系列的两次会议之间的正常间隔称为 闭会期间 昆山开发区办公室系统业务培训资料 会议的地点 又称 会址 既指会议召开的地区 城市 又指会议召开的具体会场所在地点 传统会议形式是面对面的信息沟通 现代会议出现了电话 电视 网络会议等 会议地点可分成若干个会场 用电话机 电视机和计算机等通讯终端连接各分会场 形式更多样化 会议效率也大大提高 大型会议考虑政治 经济 文化因素专业性会议考虑专业特征小型 例行会议在内部会议室考虑会场设施 交通条件 安全保卫 气候环境等 会前准备 会议计划和成本预算文件准备会场准备会议议程 程序的拟定会议通知的发送会前检查 会议预案 会议计划 会议预案标明会议名称 时间 地点 会期 与会人员 会议日程 以及会议筹备人员和职责分工 会议经费来源及成本等会议六要素的具体化会议应做哪些准备工作决定会议的工作人员和服务人员部门会议应提前一星期由办公室统筹安排 案例 会议室的巧安排 小李正制作 下周工作安排表 下周二上午有两个会议要同时举行 一是党政联席会议 另一个是离退休人员迎新年座谈会 按照以往的做法 党政领导开会一般都要安排在楼上的第二会议室 那里较楼下的第一会议室气派 桌椅 沙发 茶具 空调一应俱全 小李不假思索地将党政会议放在了第二会议室 而后将安排表交办公室胡主任审阅 胡主任看后 将党政会议与离退休人员座谈会的地点对调了一下 小李看着主任勾画的地方 心想 要学习的地方还真不少 胡主任为何要这样调换 小李应该向胡主任学什么 会议成本预算 会议成本显性的成本有 交通费 住宿费 餐饭费 与会人员补助 会场租用费 文件材料制作印刷费 饮料茶水费 文化娱乐费 宣传广告费 会议纪念品采购费 场地服务人员费用等 如有表彰活动的还有奖励经费 另做计划 文件准备 会议文件 一是会上需参考学习的文件资料 二是会议本身所产生的文件开幕词工作报告发言稿其他会议文书会议通知 会议议程表 日程表 与会人员名单等会议文件的准备工作分工及时序要求 会议议程 会议活动有两类 一类是议题性活动 即围绕议题展开的讲演 辩论 商讨 审议和表决等活动 另一类是非议题性的活动 如选举 颁奖 揭幕等活动 会议议程是对会议的议题按照主次 轻重 按照其内在联系有机地排列起来 印成文书 就是议程表 议程表应在会前发给与会人员 会场准备 会场布置气氛 色调应与会议目的相称面积 设施应满足会议需要桌椅摆放应符合会议需要主席台席位布置正中为首席 然后左高右低 我国惯例 或者右高左低 国际规则 接见等社交场合 其他准备餐饮 住宿 接送 安全 保密 参观游览等 面门设座 主席台 1 5 3 2 4 主席台 1 2 3 4 5 6 领导人为单数 我国惯例 领导人为双数 我国惯例 其一 主席团排座 主席台 1 2 3 双方共同主持会议 其三 发言者席位 会见座位图 会议的设施和用品 电影 投影 胶片投影仪及多媒体投影仪 录音 录像 普通扩音设备 会议专用的音响设备 话筒 有线 无线 立式 座式及纽扣麦克风 同声传译设备 电子图形设备 电子表决设备 电子签到机和计算机计票系统等 会议桌前的计算机终端 阅读文件 查询大会表决结果 调阅资料等 桌椅 照明电器 卫生用具 安全通道 消防设施等 如主席台 讲台 横幅 大白板 签到台 指示牌 告示牌 桌卡 盆景 鲜花 背景板 名片钵 插线板等 镭射笔 夹纸板 马克笔 铅笔 纸等常用文具 茶水 茶杯 毛巾等生活卫生用品 传真机 电话机 打字机 复印机等通信印刷设备 专门性会议所用的物品 如颁奖会的奖品与证书 选举会用的选票和投票箱等 会议通知的发送 会议通知的要素召开时间 需用时间或会期 地点 会议名称 主要议题 参加对象 需做的准备报到日期 地点 接站办法 可酌情省略 重要会议要求与会人员提前到场 提出着装要求 如提前十分着正装进场等 召集单位署名 通知发出日期 公章会议通知的发送邮寄 书面通知或请柬 传真 或电子邮件或OA通知 以上发送方式 必要时要电话确认是否签收和参加人员 重要会议可提前预通知 并要通知回执 电话专人送达 会前检查 检查会议文件的准备情况文件的起草 校对 印刷 分装检查会场的准备情况主会场 分会场以及与会者的住地 检查内容主要是基本设施 安全保卫措施等 包括电力通讯设备 影像设备 茶点供应 警卫部署 票证检查 人员的定岗定位等 会间工作 会场的组织与服务会议信息的收集与编发会议文件的起草 会场的组织与服务 报到与签到点名或本人签到 凭证件报到 卡片签到 电子签到材料发放选举工作 代表大会等 会场服务引导 茶水供应 照顾应对会场外的电话 来访会场临时调度应对突发事件 会场的组织与服务 报到工作 查验有效证件查验会议通知 介绍信 身份证等有效证件 在登记表上登录与会者的个人信息登记姓名 视需要可登记性别 年龄 单位 职务 称 通讯方式等 统计人数 做好会务工作 据此编制通讯录 接收和发放材料接收与会者需在会上分发的材料 经审查后统一分发 会前分发文件在报到时一并发给 保密文件和需清退文件须履行签收手续 告知与会者妥善保管 会后退回 预收费用和安排住宿收取会务费 食宿费 材料费 并开具收据 根据与会者身份和要求安排住宿 在会议登记表上标明相应房间号码 以便会议期间的联系 会场的组织与服务 选举和表决工作 选举和表决方式书面表决 记名或不记名 口头表决 唱名表决 体态表决 举手 起立 鼓掌 程序性 事务性工作表决 表决器表决 自动记票 显示 保存 远程表决 电子邮件 网上点击 邮寄 制定选举和表决规则的程序制作选票和表决票准备投票箱 计票用品现场布置设计投票顺序和路线 地点 放置投票箱 调试好表决器 选举和表决程序 清点具有选举或表决权人数 向大会主席报告主席报告应到 实到人数 宣布程序开始宣读选举 表决办法并以举手表决方式通过通过监票人 其他工作人员名单 举手通过报告表决事项产生过程 候选人名单等监票人当众检查投票箱 当众密封分发选票或表决票宣读填写注意事项选举人 表决人填写选票或表决票宣布投票方法 顺序 路线 投票在监票人监督下清点票子 计票 确认选举或表决是否有效 有些需形成书面报告 签字 监票人向大会主席报告计票结果大会主席宣布当选人名单或表决结果 会议信息的收集与编发 会议信息工作的程序与方法记录 核实 汇总 整理与筛选 编写 发送或归档会议信息编发的形式主要形式是会议简报有会议的综合报道 有发言摘要 有花絮新闻属于内部文书不能公开发表或引用 会议记录的制作 会议记录是会议进程原始 真实的反映 具有汇总 交流会议信息 为形成会议文件打好基础的作用 不仅可作为日后查考分析的依据 也是具有法律效力的文档 会议记录的写法 应该严格遵守实事求是 客观真实 完整准确 清楚规范的原则 机关及规范组织的会议记录有专用记录本 会议记录的内容 会议名称 会议记录人的姓名 签名盖章 会议召开日期 会议开始时间和结束时间 会议地点 议题 主持人 出席者名单 应出席而请假人名单 会议的具体经过 讨论内容情形及形成的结论 相关的资料 下次会议预定日期 重要会议记录需主持人签名 会议记录的写法 会议记录本前三页应写有目录包括会议日期 内容摘要 页码 备注等栏目 逐项填写清楚 利于查找 档案保密和保护 详细记录逐字逐句 详细记录 包括发言中的插话等 记录时不能变更原意 也可用录音机记录后整理 摘要记录简要记录会议经过情形或会议结果 主要记要点 结论 讨论的问题和通过的决定 决议等 边听发言边判断 分析哪些该记 宁可多记 不可遗漏 不能以自己的话概括归纳 歪曲 篡改发言原意造成失实 简易记录只记录各人发言中的实质性意见 主持人根据大家讨论 会谈而得出的结论性意见 如何避免会议记录质量问题 会议记录本内无目录不填写会议议题时 在利用时就要逐页查阅 效率低 人为增加案卷磨损 不利于档案的保护和保密 记录不完整未记会议日期 地点 主持人 记录人 或只记了参加人 发言人的姓而没有记全名 或只有参加人 时间和主持人而无会议内容 或虽有会议内容却无