高效会议管理技巧 (2).ppt

高效会议管理技巧 参加会议是我们生活中的一部分 全世界每天要开无数次会议 无论你是与会者还是主持人 都应该学会开会 懂得开会的技巧 使会议开得高效成功 据调查 经理级和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 美国权威机构的统计表明 1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元 因此如何开会 如何使会议有效益和有效率 对于任何人或组织都具有重要的意义 会议需要管理吗 会议管理还需要技巧吗 会议的正面作用是解决问题反面作用则是带来难题因此 会议既需要管理更不能缺少技巧 第一篇当今会议面面观第二篇会议效率第三篇开会前的准备工作第四篇成功会议的三种策略第五篇主持人的会议管理技巧第六篇如何对待会议中的意外情况第七篇主持人与参会者的守则与责任第八篇会议记录第九篇会后跟进 篇章 第一篇当今会议面面观 1 会议的目的2 会议的种类3 会议的频率4 会议成本的计算 1 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 会议目的有哪些 达成协议与解决问题 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新点子 评议新点子 确定行动纲领 2 会议的种类 3 会议的频率 固定的部门会议 建议频率 至少每月一次注意事项 不能于每周一次 否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上 以防因一时疏忽造成工作上的被动 建议频率 至少每两月一次注意事项 利用全体大会通报政策 但不能频繁 否则会给公司造成沉重的负担 3 会议的频率 全体会议 建议频率 随时注意事项 切忌太频繁 否则会使员工感觉日日有危机 会让公司陷入工作无序的可怕境地 3 会议的频率 处理突发事件的会议 建议频率 按需要注意事项 可以按需要天天发生 但是会议长度最好不要超过1小时 3 会议的频率 一对一会议 4 会议成本的计算 会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本 第二篇会议效率 1 高效会议的八大特征2 高效会议的评估3 固定的会议流程规范4 会议本身要遵守的规则 1 高效会议的八大特征 只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定 建议和负责人 1 发言内容是否偏离了议题 2 发言内容是否出于个人的利害 3 是否全体人员都专心聆听发言呢 4 是否发言者过于集中于某些人呢 5 是否有从头到尾都没有发言过的人呢 6 是否某个人的发言过于冗长呢 7 发言的内容是否朝着结论推进呢 2 高效会议的评估 3 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 3 议程1分享话题和目标交换信息产生生意 做决定 确认行动总结 2 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 4 会议本身要遵守的规则 1 参会者要将工作安排交给会议主席2 超过1小时的会议要有书面的通知3 所有参会者都要有准备发言的心态4 会议要能准时开始 准时结束5 负责人对决议能否达成负主要责任 6 在会上要维护别人的尊严7 要有人提出不同的意见8 会后要能拿到书面的记录9 参会者要履行反馈职责10 要请第三方监控会议质量11 严格遵守的会议礼仪和纪律 第三篇开会前的准备工作 1 无需开会的五方面2 需开会的五方面3 会议准备的5W1H法4 主持会议注意方面 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 开会让他人参与只能把问题弄糟 1 无需开会的五方面 必须把信息同时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 2 需开会的五方面 3 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 1 要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况 2 决定开会时间前要先考虑交通时间 3 如果人们不能出席则应该重新安排会议 4 在议程各个项目旁列出发言人姓名 5 要避免在低效能时间开会 如午餐刚结束后 6 任何议程变动都必须通知主持人 7 议程要尽可能短小简单 8 尽量将议程限制于一页纸上 9 最重要的事应该安排在议程的前面 要趁与会者精神状态最好时讨论 10 要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间 11 要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施 12 必须将电话转移出会场 13 将有可能出问题的会议安排在中立地开 14 要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点 运行时刻表和季节变化 15 要找个确保没有干扰的会场 16 要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种 17 使用圆桌可使会议定调为非正式 18 务必使全体与会者既能看见又能被看见 19 座位之间应有一臂长的间隔 20 不能让与会者受太阳直接曝晒 21 要求与会者关闭移动电话和传呼机 22 不要用很舒服的椅子 以防与会者打瞌睡 23 开会前要检查所有的视听辅助是否完好 24 要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润 25 要确保特殊饮食在需要时能有供应 26 会前不要喝太多酒 酒很难提高工作效率 会议准备为准备会议花的时间是不会浪费的 确信正确的人于适当的时间 适当的地点前来参加会议 并确认他们能作出正确的决定 1 要公开提问 鼓励每位与会者说出自己的观点 2 要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈 3 尽量于会前认识新来者 4 要于会前透彻研究主要观点的领袖 5 将会议安排在午餐之前 这样就较容易按时结束 6 会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间 7 让迟到者知道他们的行为对会议不利 8 要制止支流辩论和私下交谈 9 请记住 你有权决定何时闭会 10 要用积极的响应鼓励迟疑的与会者 11 如果有人必须在你之后发言 应注意他们是否不耐烦 12 可挑选出某些人 向他们提一些直接的问题 以引起辩论 13 用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来 14 开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方 从而孤立捣乱份子 15 驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之 预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则 面对抗议示威要保持冷静 示威可能会自行消失 16 必须尽量以积极的调子结束会议 17 向每位到会者 所有的发言人致谢 18 要区别书面规则与非书面仪式 19 可为正式会议录音以确保会议记录的准确性 20 会场吵闹时要站起身显示主席的权威 21 不要过多使用程序 因为这样有可能会抑制自由讨论 22 可将复杂问题委托给一个工作小组 由他们晚些时候汇报 23 为重要会议录像 以便将来参考 24 要尽可能简化程序规则 25 如果与会者大发脾气 可宣布短暂休会 4 主持会议每个会议都需要主持人指导进行 如果你主持会议 最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行 成功结束 第四篇成功会议的三种策略 如何做开场白如何分配发言时间如何达成决议 决策方式 定义 3 5分钟的谈话 系统 简洁及有明确宗旨 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 程序 概观会议进行程序 提供与会议有关的资讯 规范议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 主持人发言最多的原因 1 对会议的议题特别熟2 地位最高而且声音较大3 负担较多的行政责任 1 如何做开场白 主持人的发言时间应掌握在20 要尽量保证每个人发言机会均等 尽量开成一种互动的会议氛围 2 如何分配发言时间 1 发言时不可长篇大论 滔滔不绝 2 不可取用不正确的资料 3 不要尽谈些期待性的预测 4 不可做人身攻击 6 不可打断他人的发言 7 不可不懂装懂 胡言乱语 8 不要谈到抽象论或观念论 9 不可对其他发言者吹毛求疵 3 与会者发言时要注意避免发生如下情形 3 如何达成决议 决策方式 用足够多的时间检视困难所在 并与参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益率估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位 4种群体决策 权威决策 共识决策 无异议决策 少数服从多数决策 第五篇主持人的会议管理技巧 倾听的技巧实际的说话技巧 倾听是暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注的理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 先听听别人完整的故事 点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录 倾听的技巧 倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中 易被其他东西干扰 表达感受的两句话 ONE 我也有过相同的经历TWO 如果我是你 我跟你感觉一样 第六篇如何对待会议中的意外情况 1 与 cicada蝉 相遇2 与 shark鲨鱼 相遇3 与 donkey驴 相遇4 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 5 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 4 拒绝倾听别人的主要观点 3 讲的太模糊 没有具体事例 2 讲了很长才进入主题 1 讲故事 和讨论的主题无关 可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束 与 cicada蝉 相遇 对于 cicada蝉 解决办法 非语言性打断重申会议规范反问法 与 shark鲨鱼 相遇 对于 shark鲨鱼 解决办法 1 有攻击别人的倾向2 总是给予消极的 否定的意见 点名发言重复问题突出他的贡献 与 donkey驴 相遇 对于 donkey驴 解决办法 过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题 1 肯定他的贡献2 重申可以试用现在的程序 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 对于 rabbittracking兔子解决办法 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 对于 crab螃蟹 跑题者 解决办法 开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 第七篇主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突 营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人 避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 1 主持人的守则与责任 听完陈述后 就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄 建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误 指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时 表达不愉快的情绪 2 主持人作为矛盾调停者的失败表现 会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态 摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听 尊重他人的意见勇于发言 言之有物不隐善扬恶 不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结 3 参会者的守则和责任 第八篇会议记录 会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 1 会议记录者的功能 2 会议记录者的才能 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 3 会议记录的10大建议 第九篇会后跟进 作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 主持人会后自我评定问卷 处理说话紧张最好的方式是排练 在