会议管理 (2).ppt

情境六会议管理Situation6MeetingManagement 学习流程 学习目标 通过此次课的学习 你将掌握以下内容 掌握相关的会议礼仪 能组织安排好公司例会的如期召开 能协助上司组织大中型会议的召开 课堂导入 一家广告公司安排会见一个潜在的客户 讨论一项宣传活动 这个客户的工作地点离广告公司相当远 是一个小型的开放式办公室 所以广告公司建议用一家邻近客户而且具备会议设施的饭店做洽谈场地 案例分析 会谈前一周 广告公司的相关人员就到饭店检查准备情况 当看到会议室有一套多媒体系统和一张大桌子时 便要求把桌子搬走 安置一套标准的视听设备 因为他知道展示自己的公司需要利用这种设备 会见客户那天 广告公司的执行人员提早进行音响测试 并将座位安排成半圆形 调整了窗帘和空调 并订好了点心 会谈进行得很顺利 最终广告公司赢得了这个新客户 思考与分析 为什么广告公司这次洽谈会能够进行得如此顺利 最后还赢得了新的客户 会议管理 公司例会大中型会议 公司例会 准备会议 会后工作 会议召开 准备议题 准备会议室 收集议题 筛选议题 确定议题 开窗通风 准备茶水 调好室温 携带文件 避免干扰 会议记录 整理会议室 整理记录 写会议纪要 督促检查 例会议题表时间年月日 一 议题内容二 为讨论议题准备的方案及文件资料 可附在本表后 三 列席会议的人员 筛选议题标准 由经理职权范围内的问题不进入例会讨论 没有任何措施方案的议题不进入例会的讨论 时间允许延至下一次例会讨论的 不进入本次例会讨论 会议的通知 电话通知卡片通知书面通知电子邮件 MeetingofSalesDepartmentFrom Kathy SecretaryTo AllmembersofSalesDepartmentTime 9 30a m Monday March29th 2010 Place ThemeetingroomofcorporationSubject TodiscussionthesalesplanforthenextthreemonthsIfyouhaveanyitemstobeincluded pleaseforwardthemtomebyMarch20th Ifyouareunabletoattend pleasecontactKathybynumber MeetingofHarrisCorporationTime Monday7June 2010Place MeetingroomNo 3Agenda1 Calltoorderbypresidingofficer2 Apologiesforabsence3 Approval amendmentofminutesofpreviousmeeting4 Mattersarising5 Softwaredevelopment6 Testingofnewsystem7 Computerinstallation8 Stafftraining9 Pointsofaction10 Date Timeofnextmeeting11 AdjournmentHarrisCorporationWednesday26May 2010 时间 1995年4月8日上午地点 管委会会议室主持人 李 管委会主任 出席者 杨 管委会副主任 周 管委会副主任管城建 李 市建委副主任 肖 市工商局副局长 陈 市建委城建科科长 及建委 工商局有关科室宣传人员 街道居委会负责人 列席者 管委会全体干部记录 邹 管委会办公室秘书 例会记录范文 讨论议题 1 如何整顿城市市场秩序 2 如何制止违章建筑 维护市容市貌 杨主任报告城市现状 我区过去在开发区党委领导下 讨论发言 按发言顺序记录 肖 秦 居委会主任 李 建委副主任 陈 周 与会人员经过充分讨论 协商 一致决定 1 由工商局牵头 居委会和其他部门配合 第一周宣传 第二周行动 监督实施 做到坐商归店 摊贩归点 农贸归市 彻底改变市场紊乱状况 2 由管委会牵头 城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查 然后召开一次施工单位会议 对违章建筑 违章工场限期改正 一个月内改变面貌 过时不改者 坚决照章处理 散会 主持人 签名 记录人 签名 会议纪要 周例会会议纪要2008年第37期签发人 会议时间 2008年10月6日 星期一 上午9时会议地点 指挥部第三会议室主持人 邵衍伟参加人员 李爱莲 王恩义 李飞 潘成友 王占礼 仲萃雄 吴晓及各部门负责人等记录人 顾顺荣 会议内容本次周例会听取了各部门上周工作情况汇报及本周工作计划 公司领导对本周重点工作进行了安排部署 现将会议纪要如下 发 公司领导 副总师 各部门江苏国华陈家港发电公司综合管理部2008年10月6日纪要整理 顾顺荣审核 陈艺夫 案例分析 见案例集P18案例一请指出本次例会会议议程表存在的问题 如果你是这位秘书 你将如何为此次会议拟定议程表 案例二一次 某公司召开部门经理会议 讨论下一季的产品营销策略 大家都希望能够借此会议商量出有效的产品营销 争取比竞争对手抢先一步赢得市场 会议进行得很顺利 大家集思广益 商议出几条绝妙的点子 会后大家对下一季的产品销量显得胜券在握 信心十足 可奇观的是 下一季到来 他们公司的产品销量并没有直线上升 顶多可以说是与竞争对手打个平手 而且有心人不难发现 竞争 对手与他们公司采取几乎雷同的产品营销策略 显然竞争对手窃取了他们公司的商业机密 可竞争对手是通过什么办法窃取他们公司的商业秘密 参加会议的几位经理却百思不得其解 请根据本次任务所学分析以上案例 SituationalPractice Therewillbeamanagermeetingat9 00a m inthisTuesdaymorninginNo 2meetingroomtodiscussthepromotionsalesinAmericanmarket Howcanyouorganizethemeetingtomakeitsucessful Pleaseorganizeameetingingroups andpreparenecessarymaterials suchmeetingnotice agenda recordsandsummary 大中型会议 会议准备工作 确定会议主题议题 住宿餐饮安排 准备会议用品设备 确定议程 日程 组建会议筹备机构 选择会议场所 作出会议经费预算 准备会议文件资料 发送会议通知 迎接与会者 布置会场 会议期间工作 接待会议来宾 与会者签到 协调工作 清理大会会场 取走会议有关文件 收回会议物品 关闭会议视听 退还租借物品 结清会议账目 场地租借费 专家酬金 与会者会议费 会议资料归档 会议总结评估 对主持人评估 会议管理评估 工作人员评估 确定主题的主要方法 要有切实的依据 必须要结合本单位的实际 要有明确的目的 会务筹备机构分 会务组秘书组宣传组接待组财务组保卫组等 宏达公司新产品展销会日程安排 会议的经费预算主要包括以下内容 文件资料费 通讯费用 会议设备和用品费 会议场所租用费 会议办公费 会议宣传公关费 会议住宿补贴费用 会议伙食补贴 会议交通费 会议其他开支 寰宇公司正在召开全体职工大会 有数百人参加 听完总经理报告后 进行会议小组讨论时却出现了麻烦 有的小组向会务组反映会场太小 人坐不下 有的埋怨小组分得不合理 一时间混乱不堪 原来会务组在划分小组时 打乱了单位编制 按人数平均分配 每组32人 但是会场却有大有小 有的小组坐进去显得很空 有的小组根本坐不下来 由于打乱了编制 有的小组人员互不熟悉 因此 讨论起来就显得放不开 气氛很冷 影响了讨论的质量 案例 会议场所选择注意事项 场地大小必须合乎会议比例 要有会议需要的设备 场地避免外界干扰 场地的租借成本要合理 HotelAccommodation Name MailingAddress SingleRoomwithBath DoubleRoomwithBath DateofArrival DateofDeparture Signature 会议文件资料准备 上司的发言稿 为上司准备文件资料 与会者的资料 准备文件资料袋 Invitation DearMr Black WearegladtoinviteyouasaguestspeakerattheopeningsessionofourAnnualMeetingtobeheldatKempinskiHotel Suzhou onNovember28that10 00a m Youraddresswillbe30minutes Theagendaandpapersforthemeetingwillbesenttoyoutwoweeksbeforethemeeting WedohopeyoucanjoinusonNovember28th Allthestaffofourcompanyhavelongadmiredyourexcellentresearch resultsandwouldenjoylearningmoreaboutyourwork IshouldappreciateifyouwouldletmyPersonalAssistant Ms White knowwhetheryouwillattend Youcancallatorwritetome Withkindregards Yourssincerely Signature 会场座次安排 接待会议来宾见案例集P18案例二请你说说如果你是这次会议的秘书你会怎样安排来宾接待工作 会议签到表 案例分析 见案例集P19