高效的会议（PPT77页).ppt

高效的会议 2012 7 开会不是很简单的吗 会议还需要管理还需要技巧吗 通常会议中你的困惑 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 会议的正面作用是解决问题 反面作用则是带来难题 因此 会议既需要管理 更不能缺少技巧 课程目标 了解会议的目的 种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲当今会议面面观 会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率 集思广益图 想法 想法 想法 好创意好点子 甲 乙 丙 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 达成协议与解决问题 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新点子 评议新点子 确定行动纲领 会议的种类 会议的频率 固定的部门会议 建议频率 至少每月一次注意事项 不能多于每周一次 否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上 以防因一时疏忽造成工作上的被动 建议频率 至少每两月一次注意事项 利用全体大会通报政策 但不能频繁 否则回给公司造成沉重的负担 全体会议 会议的频率 建议频率 随时注意事项 切忌太频繁 否则会使员工感觉日日有危机 会让公司陷入工作无序的可怕境地 处理突发事件的会议 会议的频率 建议频率 按需要注意事项 可以按需要天天发生 但是会议长度最好不要超过1小时 一对一会议 会议的频率 第二讲会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 会议效率不高的原因及具体表现 小王是一家公司的职员 他对公司会议有自己的一些想法 他的想法反映了许多公司会议的某些现状 值得我们思考 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机 许多重要的会都安排在周五下午开 或非要安排在事务繁忙的周一开 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见 这使得员工疲于奔命 甚至得延后或放弃参加其他会议 有些 必须到会 的员工 因为已经与重要客户或政府官员有约在先 根本不能出席 这使得会议讨论很难进行 而到场的人往往并非与议题关系最密切的人 所以准备不充分或者根本来不及准备 时下有一句很流行的话 最近比较烦 对太多像小王一样的职场人士来说 这句话可以改为 开会比较烦 开会之所以烦 用小王的话来说 就是 会议常在毫无章法的状况下进行 甚至毫无意义地延长时间 即使有决议 质量也很低 简而言之 会议效率不高 因此 寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要 会议效率不高的原因及具体表现 高效会议的八大特征 只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定 建议和负责人 会议规范种类 时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度 议程分享话题和目标交换信息产生生意 做决定 确认行动总结 结束会议总结安排下次会议 跟踪备忘录跟踪计划 会议本身要遵守的规则 一 1 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人 以找出最适宜所有参会人的开会时间 2 超过1小时的会议要有书面的通知3 所有参会者都要有准备发言的心态4 会议要能准时开始 准时结束5 各业务单位负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则 二 6 所有与会者应知道维护别人的尊严 不在会中羞辱别人 这条规则最重要 需特别注意 7 要有人提出不同的意见8 会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记录9 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责10 必要时请第三方监控 以保证会议质量 第三讲开会前的准备工作 是否要开会准备工作的作用5W1H法准备工作核对单主持人的准备工作 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 开会让他人参与只能把问题弄糟 无需开会的五个如果 如果 必须把信息同时传达给很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 必须开会的五个如果 通常会议前需要准备哪些事项 会议准备 会议准备工作核对单1 了解会议的目的3 确定会议的形式5 决定会议的时间7 决定会议的地点9 确定出席人数11 是否准备会议名签13 是否安排与会者住宿15 确定视听教材17 准备会场周边位置图19 确定自己人的相关资料 2 是否一定要开会4 安排会议的议程6 确定会议的主持人8 研究会场如何布置10 安排出席者座位12 是否安排交通工具14 是否发出了会议通知16 确定辅助教材18 是否要求与会者准备资料20 是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 会议准备的5W1H法 第四讲成功会议的五种策略 如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议 决策方式如何圆满结束会议 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 语言方式非语言方式 如何达成决议 决策方式 彼德 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位 世界著名的管理大师 被称为 现代管理学之父 他通过多年的学习研究 总结出了达成协议的如下步骤 通过这些步骤的有效执行 能够顺利达成协议 彼德 德鲁克美国籍1909 2005 4种群体决策 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 1 无异议决策 2 权威决策 3 少数服从多数决策 4 共识决策 自检 请你完成以下连线题 A 确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的 并公开支持它 意见不和及冲突最低 D 决策迅速高效 在急需行动的情况下最实用 在权力界限明显的地方最有效 C 允许多数人对问题发表自己的意见 保证大多数获胜 决议可通过简单唱票 相对迅速和高效做出 B 保证所有问题和思想得到公开辩论 每个团队成员均有机会发表意见 复杂的决议会经过深思熟虑 从而产生高质量决议 4种团队决策法 头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法 德尔菲这一名称起源于古希腊有关太阳神阿波罗的神话 传说中阿波罗具有预见未来的能力 因此 这种预测方法被命名为德尔菲法 也称专家调查法 如何圆满结束会议 预留5 10分钟做总结确定工作分配妥当准时结束会议 第五讲主持人的会议管理技巧 倾听的技巧实际的说话技巧 某公司员工甲因为个人的住房问题主动与其经理乙进行沟通 谈话内容如下 员工甲说 我想贷款买房 但是首付不够 所以很烦恼 经理乙说 别太着急 大家可以帮你凑足首付 你还差多少钱 员工甲说 不好意思 我还差很多钱 经理乙说 没关系的 你说吧 员工甲说 差12000元 经理乙说 啊 员工甲听到经理乙的 啊 之后 就此闭嘴不语 这次沟通以失败告终 请你谈谈经理乙在这次沟通中犯了什么错误 在倾听中经理乙以后应该注意什么问题 倾听 是暂时忘掉自我的思想 期待 成见和愿望 全神贯注的理解谈话者的内容 与他一起去体验 感受整个过程 这是一种管理技巧 可以通过学习和锻炼得到提高 倾听的礼节 倾听的技巧 倾听的技巧 点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录 倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中 易被其他东西干扰 表达感受的两句话 我也有过相同的经历如果我是你 我跟你感觉一样 第六讲如何对待会议中的意外情况 与 cicada蝉 相遇与 shark鲨鱼 相遇与 donkey驴 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与 cicada蝉 相遇 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题讲的太模糊 没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点 对于 cicada蝉 的解决 可用话语或非语言的暗示探询 总结 测试其理解程度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言 与 shark鲨鱼 相遇 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 对付 shark鲨鱼 型发言者的办法 理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的意见更受欢迎非语言性打断 与 donkey驴 相遇 过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题 对付 donkey驴 型发言者的办法 突出他的贡献重复问题短暂沉默 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 挑战现有程序 解决的方法 肯定他的贡献重申可以试用现在的程序 如果不奏效 则马上按他的方法实施 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 对 crab螃蟹 型发言者的办法 对开小会者 主持人停止讲话或示意发言者暂停 使会议突然安静下来 私下谈话的人就会警觉主持人问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家 或问他们是不是觉得应该先分组讨论 然后集中讨论对瞌睡者休息五分钟把会议议程加快短暂沉默 1 兔子般追踪 的发言者往往喜欢挑战现有程序 2 具有 螃蟹 性格的发言者 具有很强的防备心理 3 鲨鱼 性格的发言者习惯于给予消极的 否定的意见 4 保持短暂的沉默可以对付在会议中打瞌睡的人 自检 请做以下判断题 案例 第七讲会议记录 会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 第八讲会后跟进 作为参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进怎样提高下次会议的质量关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针