第四章会议进行阶段的会务操作.ppt

第四章会议进行阶段的服务 第一节会议报到与引导服务第二节会议记录第三节会议信息服务第四节会议旅游 娱乐与陪同服务第五节会议餐饮服务第六节会议交通服务 本章要点与要求 一 本章要点会议的报到与引导的注意事项会议记录的内容会议信息的内容安排会议的餐饮安排会议交通 二 本章要求能够组织安排会议的报到工作能够对与会人员进行引导能够做会议记录能够妥善安排旅游 娱乐等活动能够根据会议情况安排餐饮工作能够搞好会议的交通服务 第一节会议报到与引导服务 一 会议报到与引导工作的重要性二 会议接站的工作三 会议报到的工作四 会议签到的工作五 会议引导 1 接站是跨地区 全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节 2 报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环 3 签到能保证会议顺利进行 按时召开 准确统计到会人数 掌握与会人员情况 4 引导有利于会场内外正常秩序的建立 一 会议接站 报到 签到 引导工作的重要性 接站是跨地区 全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节 会议接站的工作主要有以下工作 1 确定迎接规格 2 做好接站准备 3 竖立接待标志 4 掌握抵达情况 5 介绍宾主双方 6 安排与会人员上车 二 会议接站的工作 三 会议报到的工作 会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的 与会者报到时 秘书人员要做好以下工作 1 查验证件 确认与会者的参会资格 2 请与会人填写会议登记表 3 分发会议文件 证件 文件袋等会议用品 4 预收会务费 食宿费 资料费等费用 当场开具收据 5 安排与会者住宿 6 制作会议通讯录的依据 会议结束前发给与会人员 四 会议签到 会议签到有以下作用 1 便于统计实到人数 以确定法定性会议的有效性 2 检查缺席情况 以便及时通知有关人员到会 或通知缺席对象另行补会 3 庆典仪式 纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏 留作永久的纪念 4 与会者的亲笔签名是第一手签到记录 是其参加会议活动的书面证明 可为日后的查考提供历史凭据 在一些法定性会议上 签到还是一种法律行为 会议签到的方式薄式签到表式签到电子签到机签到会议秘书人员代为签到签到卡签到名片签到座次表签到 会议签到的要求认真准备有序组织及时统计准确无误 报道和签到的联系与区别 联系都是指与会者到达会场时应办理的手续 会期较短的会议 一般只办理签到 会期较长 并且需要集中接待的会议 与会者不仅要签到 还有办理报道手续 区别报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续 但不代表每一项活动和会议都参加 签到则是与会者参与了本次会议或活动 五 会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场 座位 展区 餐厅 住宿的房间以及指示与会者问询的路线 方向和具体的位置 引导工作贯穿于整个会议期间 每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务 但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导 这类专职引导人员常常称为礼仪人员 案例分析 1 引入案例 参会人员来早了 2 课堂练习示例 东海公司新产品推广会的报到与引导工作的要点 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 第二节会议记录 一 会议记录的概念会议记录是如实记录会议的基本情况 会议中的报告 会议上的讲话 发言和决议等内容的一种应用文体 是一种重要的事务文书 会议记录是记载会议基本情况的文字材料 是日后工作中可供查考的凭证 它可以为检查会议决议的贯彻执行情况 整理会议纪要 下达与上报会议精神 分析研究与总结工作提供依据 它的制作质量如何 不仅直接影响着据此形成的有关公文 如会议纪要 会议简报 的质量 而且会影响其日后转化为档案的质量 因此必须重视会议记录工作 二 会议记录的作用 会议记录是分析研究会议议题的依据会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础会议记录是查证会议情况的凭证 三 会议记录的种类 1 按详细程度分详细记录 摘要记录2 召开形式分报告式会议记录 座谈会式会议记录决议式会议记录 准备足够的钢笔 圆珠笔 铅笔 笔记本和记录用纸 准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录 要备有一份议程表和其他的相关资料和文件 需要核对相关数据和事实时随时使用 提前到达会场 了解与会人员的座位图 便于识别会议上的发言者 在利用录音机 笔 的同时 必须手工记录 可以防止录音机中途出故障 四 做好会议记录准备工作 四 会议记录的格式和内容 格式分为标题 首部 主体和尾部四块 内容包括会议描述 会议类型 时间 日期 地点 与会者姓名 会议过程和主席 记录员签名 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 权威人士或代表人物的言论 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 会议已议决的或议而未决的事项 对会议产生较大影响的其他言论或活动 五 会议记录的重点 六 会议记录的方法 1 根据需要 采取详记和略记相结合的方法 2 漏记之处 可事先做出记号 然后对照录音磁带修改 也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释 3 与会者提出的意见 建议 要把人名记录下来 案例分析 1 引入案例 一字之差两人 升降 2 课堂练习示例 1 厂党委第 次政工会议记录 2 公司会议记录 3 学院2002年第二次会议记录 4 公司会议记录模板 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 第三节会议信息服务 一 会议信息的概念与作用1 概念 会议信息是指有关会议召开的各种情况 会议信息通常表现为会议通知 会议简报 会议纪要 会议报道 以及会议的传达提纲 要点等形式 2 作用 会议信息具有交流 深化 反馈 决策依据 储存备查等作用 会议信息的收集要本着 准确 及时 全面 适用 的原则 通过会议的正式报告 研讨会上的讨论发言 与会者的议案以及会下的广泛交谈 随时获取有价值的信息 供领导者参考或供会议交流 二 会议信息的原则 各种会议记录 如主席团会议记录 团长会议记录 分组会议记录等 召集各团组联络员碰头会 汇总情况 收集代表的提案 发言稿 书面建议等 统计分析与会者的签到 报到信息 三 获取会议信息的渠道 会议信息工作的基本程序是 记录核实汇总整理与筛选编写发送或归档 四 会议信息工作的程序 五 会议信息编发的形式 会议信息编发的主要形式是会议简报或情况反映 会议简报是会议情况的简要报告 一般情况下以正面反映会议情况为多 印发范围也较宽 情况反映是会议代表对会议情况的反映 带有一定的内部性 主要反映与会人员对一些重要问题 原则问题的表态性意见 对某些重要问题的不同看法 对当前存在问题的分析与建议 对某些问题比较深刻的见解等 印发范围较窄 六 会议简报的特点 具有 简 真 新 快 的特点 简报编写时要力求精辟简短 真实性和新闻性 编发速度很快 七 会议简报的结构模式 1 报头 报头位于简报首页的上方约占三分之一的版面 包括 编号 保密要求 简报名称 期号 编印机构 印发日期 2 报身 一般包括 标题 按语 正文 3 报尾 位于简报末页的下端 以两条平行横线相夹 左侧注明简报的发送对象和范围 右侧注明印刷份数 即 共印 份 八 会议信息的对外宣传方式 由会议秘书撰写新闻报道稿件经领导者审阅后可向媒体发送 在会议召开期间 邀请有关报社 电台 电视台派记者驻会随访 发布消息 在会议结束时 召开记者报告会 由会议领导者直接介绍会议情况 并亲自回答记者提出的问题 案例分析 1 引入案例 工作简报2 课堂练习示例 1 综合性会议简报 APEC投资博览会新闻发布会在北京举行 2 专题性会议简报 代表建议市民带薪接受终身教育 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 第四节会议旅游 娱乐与陪同服务 一 会议期间安排旅游 娱乐活动的意义任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排 一方面使会议有张有弛 促进会议成功 另一方面 为与会者增加沟通的机会 加强交流 二 会议期间旅游服务主要内容 1 内容旅游信息 统一安排一到两次的集体活动2 类型导购 观光3 组织管理组织制定旅游活动的组织日程拟订详细的旅游计划 协调管理与餐饮部门的联系与旅行社的合作安全与开支管理 三 会议期间娱乐服务的安排要点 1 项目选择2 注意事项内容和形式配合会议活动的主题 适当照顾与会者的兴趣 尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯 体现民族特色和传统文化 具体时间组织工作注意事项 四 会议期间陪同服务的意义 1 意义和作用表达尊重和友好便于沟通和交流提供方便和保障2 规格3 落实陪同人员4 准备5 方式和要求 案例分析 1 引入案例 联欢会为何不欢而散 2 课堂练习示例 2005浙江旅游职业教育会议在金华召开 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 第五节会议餐饮服务 一 会议餐饮服务的意义餐饮服务是会议进行阶段服务中不可或缺的组成部分 会议与餐饮相结合常被称为宴会 会议餐饮主要作用有 1 礼仪作用 如东道主举行欢迎宴会 客人答谢宴会等 2 沟通作用 宾主双方利用宴会的场合和机会 沟通信息 交换意见 商谈工作 发表演讲 是当前宴会活动的一个重要特点 3 招待庆贺作用 4 融洽感情作用 确定宴请对象确定邀请范围确定宴会规格和形式确定宴会时间和地点确定主持人和致辞人 二 宴会的准备 发出邀请拟定菜单宴会厅的布置合理安排桌次和座次 三 宴会的程序 迎宾入场宣布宴会开始介绍主要来宾致辞祝酒散宴和送别 案例分析 1 引入案例 致词时有菜端出2 课堂练习示例 宏远公司联谊会宴请安排 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 第六节会议交通服务 一 会议交通服务的意义会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作 它直接关系到与会人员的集体活动 会议组织的工作需要 特殊用车的批准使用 应引起会议工作人员的高度重视 否则就不能保证重点 满足需要 可能贻误会议的正常活动 甚至造成开不成会的严重后果 二 会议交通服务的主要内容 筹齐会议用车拟定会议用车制度和纪律合理调度会议用车确保会议进程按计划实施对驾驶人员的管理对车辆的维修保养及汽油供应意外事故的应急处理措施等 三 会议车辆停放的管理 控制好停车所需场地抓值勤民警或保安到岗碰头会确定指挥停车办法掌握车辆停放办法 案例分析 1 引入案例 大客车少了一辆2 课堂练习示例 白云公司办公室主任介绍会议用车处理的方法 开心地训练吧 你将来办理会议一定很棒 课堂训练 本章综合练习 龙飞公司年底为表示对客户