IT公司行政管理制度.docx

xxxx有限公司IT中心 行政管理总文档目录1.日常行政管理21.1 办公室日常注意事项21.2 相关行政单据填写21.2.1 费用报销单填写规范21.2.2 休假单31.2.3 加班单31.2.4 外出单31.2.5 出差申请单31.3 办公用品管理41.3.1 日常文具的申购41.3.2 办公电话及手机短号申请41.3.3 个人名片申请41.4 办公室固定资产管理51.5 5S管理制度51.5.1 5S的定义51.5.2 5S的定义与目的51.5.3 5S之间的关系61.5.4 办公室个人区域物品摆放标准61.5.5 办公室公共区域物品摆放标准82. 工作规范管理制度82.1IT中心邮件格式规定82.2 移动通讯工具管理规定92.2.1 总则92.2.2 管理规定92.2.3 奖罚办法92.3 SVN使用帮助102.3.1 安装SVN102.3.2 获取代码102.3.3 过滤设置112.3.4 使用规范113. 入职管理123.1 新员工入职流程123.1.1 入职后第一周辅导133.1.2 入职后一个月辅导143.1.3 入职后两个月辅导143.1.4 入职后三个月辅导及后续转正143.2 新员工导师管理制度143.3 新员工培训制度14办公现场管理1.日常行政管理1.1 办公室日常注意事项l 上班时间必须佩戴工卡，若被行政中心检查人员发现没有佩戴的，每次扣款10元；l 每周五上午11:00前将该周的加班单、休假单统一交到部门助理，汇总后交到前台；周五晚或周末加班，必须在下周一将单据交到部门助理处。l 费用报销单应及时填写，并统一交到部门助理处；l 手提电脑，无线上网卡，图书杂志的借阅及归还必须到部门助理处登记；l 每周五下午进行部门5S检查，当天必须严格按照5S执行1.2 相关行政单据填写1.2.1 费用报销单填写规范每月6号前，必须将上月所有费用报销单交到部门文员处，过期作废。正确填写范本如下：注：报销单后面需提供相应发票，用空白A4纸裁成报销单大小，将发票粘在白纸上，上面在附上报销单。1.2.2 休假单休假必需向所属主管提前一天以上申请，根据不同的休假天数，在“批准人”一栏签名批核的人员相应有所不同，具体如下： 休假1-2天（包含两天半），由经理级别人员签名（组长级别没有此权限） 休假3-5天，由部门总监（即陈总）签署 休假5天以上，由部门总监批核后，再交由李总签署批核1.2.3 加班单加班后必需填写加班单，加班工时按实际提交加班单的工时数累计所得，每周五上午11:00前把已签署好的加班单交到部门助理。周五晚上或周末加班的，应在下周一内把加班单提交完毕。1.2.4 外出单根据行政中心方面的日常管理制度，外出前必需填写外出单，待领导审批后才可外出，已确保了解员工动向。1.2.5 出差申请单员工出差需提前2天填写出差申请单，经批准后提交至行政中心存档，并作为考勤、出差报销等得依据，未按要求报批者则按缺勤处理，及一律不予报销。出差审批权限：出差天数5天内（含5天）5天以上审批人员部门最高负责人董事长/CEO备注总监级及以上人员出差须经董事长/CEO批准具体出差标准及交通费用管理，详见出差及交通管理规定。1.3 办公用品管理1.3.1 日常文具的申购部门内部文具，每月10-15日部门助理将统一发邮件，询问次月的特殊文具申购（正常每人每月讲有签字笔一支，卷纸一卷），当月文具会在月中统一发放，日常需领取文具的，可想部门助理申请。1.3.2 办公电话及手机短号申请若需申请办公座机，需向部门助理申请，申请到电话并填写个人固定资产登记表后，按”9#”即可查询本机号码，向外拨出电话时需在前加拨”9”，若对方未异地手机号码，需在号码前加拨”90”。另外，为了方便大家通讯，除中国联通、中国电信或本身有短号外，部门员工都需申请加入公司的集群网。具体加入方式如下：通过短号加入短号的格式如下：短信方式开通短号第一步：需要申请短号的号码编写：DHSQ#群内任意手机号码#申请人姓名#套餐 发送到10086 （例如：DHSQ#139*#张三#5）代码5为5元本地套餐、代码10为10元省内套餐，请在25号前完成发送！短信方式开通短号第二步：确认人（已在群内的号码）一般为集团业务联系人，请该员工在收到确认短信的24小时内回复短信，新增成员下月才可正常使用！确认方式为：JR#对方短号。成功开通后，公司会每人提供10元作补贴。1.3.3 个人名片申请若需申请个人名片，统一到部门助理处申请办理。以邮件形式发送个人中英文名称、职位名称、个人座机号码、手机号码、邮箱信息。办理名片需2-3个工作日。1.4 办公室固定资产管理部门手提电脑的借用，必须提前向部门助理申请，且必须为办公用途，登记后方可使用。无线网卡或相应数据终端，也需提前向部门助理申请，登记后方可借用。关于个人位置上的电脑（包括鼠标、键盘等），均标有固定资产号且与每人相对应，若电脑部件有损坏的，严谨私自和别的电脑调换部件，需和部门助理申请后，即可以旧换新。1.5 5S管理制度1.5.1 5S的定义5S”是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写。因日语拼音均以“S”开头，英语也是以“S”开头，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和修身为内容的活动，称为“5S”活动。1.5.2 5S的定义与目的定义目的1S 整理：将现场物品区分为有用的和无用的，并将无用的物品清除掉。 A、腾出空间，空间活用。 B、防止误用、误送。 C、塑造清爽的工作场所。 2S整顿：合理安排现场放置的位置和方法，并进行必要的标识。 A、工作场所一目了然。 B、消除寻找寻找物品的时间，提高效率。 C、消除过多的积压物品。 3S清扫：对现场环境进行综合治理，清除工作场所的垃圾、灰尘、污渍及其他污染源，排除影响员工健康、安全的不利因素，使现场达到美观整洁，安全卫生。消除“脏污”，保持工作场所干净、明亮。4S清洁：持续推行整理、整顿清扫工作，使之制度化、规范化，始终处于受控和持续改进状态。 A、通过制度化来维持结果。 B、维持整洁的工作环境。 C、减少工业伤害。5S素养：就是养成遵守既定事项的习惯。 A、提升“人的素质”，成为对任何工作都认真的人。 B、养成良好的习惯，并按规则做事。 C、培养自动自发、积极创新的精神。 D、每个人充满活力，营造团队精神。1.5.3 5S之间的关系整理是整顿的基础，整顿又是整理的巩固，清扫是显现整理、整顿的效果，而通过清洁对前三项进行规范。工作的开展与完成，关键是人员，通过人员素养的提高，才能把前4S做实，素养提高了，才能通过清洁（各种制度），对整理、整顿以及清扫、安全的效果进行保持体现。则使企业形成一个所谓整体的改善气氛。 “整理、整顿、清扫”以场地、时间、物品等“硬环境”为对象，是5S中关于现场状况改进提升的三项基本行动。清洁、素养主要以制度、行为、习惯等“软环境”为对象，使5S从形式化到行事化再到习惯化演变。 l 只有整理没有整顿，物品真难找得到；l 只有整顿没有整理，无法取舍乱糟糟；l 只有一日不见、整顿没清扫，物品使用不可靠；l 3S之效果怎保证，清洁出来献一招；1.5.4 办公室个人区域物品摆放标准桌面位置摆放（明确“待处理”“已处理”位置） 将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方主机箱位置处。 以电脑中心位置为分界，电脑左侧位置为未处理文件、处理文件所需资等 放置区，右侧为已处理文件。 水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平 直角。 玻璃板下只允许放电话号码表。 留言条、记事贴位于电脑左下方处。 下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至个人抽屉内，保证桌面剩余 物品仅为电脑、书本、水杯、（电话、对讲机、鼠标、鼠标垫）。抽屉整理：明确私人物品集中放置区 个人手巾、抹布放置于办公桌右侧离开座位时，将椅子放置于电脑桌主机箱与抽屉之间。办公室个人区域物品摆放标准如下图：图1图2-抽屉1.5.5 办公室公共区域物品摆放标准桌面、地面、窗台、箱柜及办公设施上无杂物及非必需品。办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序。办公现场无烟头、无纸屑、垃圾当日清理，垃圾桶不许溢出。办公室墙角无蜘蛛网；办公桌下无杂物，垃圾；办公室墙面无过期张贴物；宣传板要保持整洁、规矩、展示与工作相关的信息，并要及时更新。面、辅料不随意堆放在办公桌上或椅子上。所有相关的物品都要集中放置。书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识。电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。清扫工具不随意放置，规矩放置在卫生角中。 饮水机要保持干净整洁。窗台无水渍、印痕、杂物及灰尘，会议室保持整洁有序、随时待用，物品定位摆放，保持清洁。办公室公共区域物品摆放标准如下图：图3-公共用品2. 工作规范管理制度2.1 IT中心邮件格式规定1. 邮箱用户设置，将用户名设成中文名称，便于日常工作报告归档；2. 邮件一定要有称呼，最好以对方的职位称呼；3. 要求对方办事，必须使用商讨语气，语言不能过于生硬或命令式；4. 正文结束，应加上“如有疑问，请随时与我联系，谢谢！”的结束语；5. 邮件只作为信息传递作用，如有相关仲要收件人应事先电话沟通；6. 给领导的邮件最好简明，必要时以序号将观点分开；7. 如有重要字眼，最好以特殊字体或颜色区分；8. 如有咨询或任务邮件，需要第一时间回复（如果任务需要时间较长，可以先回复“我大约需时多久，处理好后会立即与你联系”）；9. 邮件最后应加上公司logo，个人签名及相关联系方式；2.2 移动通讯工具管理规定2.2.1 总则为保证通信畅通，确保信息的及时传递和故障的快速响应及处理，提高效益、减少失误和损失，制定本规定。2.2.2 管理规定1. 手机属于必备移动通讯工具，并保证二十四小时开机或保持联系畅通，不得欠费停机，或者无故关机。2. 应保证移动通讯工具在规定时间内电量充足开机，保障通信畅通。3. 移动通讯工具发生故障（没电、停机）期间，使用者应于2小时内及时向直接上级说明，并告知应急联络方式。4. 需要更改号码的，必须在使用新号码前通知直接上级和部门文员。5. 若移动通讯工具丢失，应于24小时内（如出差外地，应于回公司后24小时内）购买、补办卡并开通，如果更换新号码必须及时通知直接上级和部门文员。6. 若特殊原因（例如：冲凉、游泳等等）未能及时接听电话，需二小时内回复。2.2.3 奖罚办法1. 如未能及时接听电话导致出现故障不能及时解决的，按照故障的影响范围，一般故障警告批评，中级故障部门通报并扣绩效分10分，严重故障行政处罚1-3日工资.2. 违反上述规定的，发现一次将警告批评，发现二次部门通报批评，发现三次扣绩效分20分。3. 如一季度内严格按照以上规定的，奖励绩效分5分。2.3 SVN使用帮助2.3.1 安装SVN1、安装包路径：10.0.50.173开发软件SVN (1)资源管理器插件：TortoiseSVN-1.6.8.19260-win32-svn-1.6.11.msi(2)VS2010插件：AnkhSvn-2.1.8420.8.msi2、10.0.50.173的用户：admin_vss；密码：admin20102.3.2 获取代码1、在D盘新建文件夹，命名为“摩拉IT部”2、右键“摩拉IT部”文件夹，选择“SVN Checkout”,弹出以下窗口：确定后，提示录入用户名和密码，即可下载文件。2.3.3 过滤设置1、通过设置这个可以在提交文件时自动忽略一些不需要提交文件夹和文件2、右键点击SVN项目文件夹，然后在弹出菜单中选择“Settings”3、在下图红色框指示的位置输入*.user*.suoBinbinObjobj*.pdblog2.3.4 使用规范1、每天开始工作前，先更新获取最新代码。2、不提交没有编译通过的代码。3、不自行修改、删除非本人编写的代码或文件。4、不强行覆盖他人冲突文件。5、不带冲突工作，有冲突要先解决。6、先更新，再签入。7、签入时出现冲突的，要合并后，再签入。8、无论从VisualStudio还是磁盘删除文件都要提交。9、对于项目文件的修改，如新增、添加引用等，要及时签入。10、适当锁定，经常多人修改的文件，可适当锁定，工作完成后及时解锁。11、每次签入，必须写明代码修改事项和数据库变更事项。12、源码、项目文档，都必须签入到SVN中，由SVN管理。3. 入职管理3.1 新员工入职流程新员工到行政中心办好入职手续后，到我部报道时由部门助理首先进行交接及至欢迎词，再由项目经理或总监分配导师、确定工作位置，部门助理跟进电脑的配备及申请新员工账号。经理代表全体部门员工欢迎新员工的到来，项目组长或经理带领新员工向整个IT中心同事进行员工介绍，部门员工应保持微笑以表欢迎，并进行简单自我介绍及所负责的工作。经理或组长对新员工进行第一次入职谈话，作相关项目培训并布置第一项工作任务。详见以下新员工入职流程图：3.1.1 入职后第一周辅导新员工入职后开始每日填写工作汇报，以及每周五填写工作周报（周五需提交当天日报及周报），以邮件形式发给组长并抄送给部门助理。l 一周内，部门经理或组长与新员工进行非正式谈话，重申工作职责，谈论工作中出现的问题，回答新员工的询问。l 对新员工一周的表现作出评估，填写员工试用期跟进表，并确定一些短期的绩效目标。l 设定下次绩效考核的时间3.1.2 入职后一个月辅导项目经理需每月对员工进行一对一谈