2采购及付款流程文档.doc

2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.1业务主管部门：供应部、进出口公司流程名称：采购申请编制人：王文杰、俞勇江更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：（1）生产安设部在ERP系统中根据生产BOM表和生产衔接计划生产作业计划，ERP系统根据库存情况计算物料需求计划生产安设部物资储运部月度总装衔接计划ERP物料采购业务流程规范（2）供应部负责人或授权采购管理员负责在ERP中生成采购计划供应部2进口物料采购生产安设部根据生产、销售、零部件库存情况，制订年度进货计划预测表和季度采购计划，由生产安设部、进出口公司审核（会审）审批。进出口公司信季度采购计划，与供应商联系进出口公司、生产安设部季度采购计划进口货物的进口流程2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.2业务主管部门：供应部、进出口公司、审计监察部流程名称：处理采购单编制人：王文杰、俞勇江、傅根棠更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：（1）供应部负责人调整并下达采购计划，并将采购计划合并、分配到采购员、供方，同时填写报价申请给审计监察部，审计监察部在ERP中进行价格审核，经供应部负责人审核后实施采购。合同由供应部专人保管。采购员根椐合同定价采购材料.注：审计监察部在ERP中进行价格审核的流程:采购部门采购员提供书面审价申请单。审价人员接收供应部提出的书面审价申请审价人员收集价格信息，具体包括：网络查找；兄弟单位了解；电话询问；实地了解。对非进行招投标的项目进行比价审核，审价人员对供应部门提供的三家以上的价格进行审核后进行价格确定；具体授权情况如下: 零星物资采购审价人员直接核定；年度合同采购物资价格调整，审价人员在价格审核申请上提出初步审核意见，交审计监察部部长审核，报总经理批准后执行；对招投标项目采购的物资,审计监察部书面报分管公司领导批准同意招标并签字后,发出邀请函,应标单位根据邀请函提供书面应标函,公司招投标小组对应标单位进行资质审核并筛选,对响应邀请函的单位进行公开开标,招标小组进行议标并表决,表决结果报公司分管领导批复并在评标结果审表上签字后，公布中标单位，以书面或电话的方式通知中标单位，由供应部采购员代表公司与中标单位签署采购合同执行；审计监察部依据供应部门与供应商签署的采购合同在ERP系统中进行价格跟踪，在ERP中进行价格确认；审价人员依据ERP中确认的价格、供方提供的发票及物资储运部提供的入库单进行发票审核或盖章或签字，交财务部结算。供应部审计监察部月度总装衔接计划、生产BOM表价格审核申请、零星物资采购审核单 ERP物料采购业务流程规范非产品、设备等招标管理办法（2）采购员对供方报价进行外部价格维护，经供应部负责人审核后编制相应物料、供方的采购订单（合同），采购订单经供应部年初由供应部采购员与长期供应商签订全年采购总合同，经审价部审核。合同由供应部专人保管，采购员根椐合同定价采购材料.供应部审计监察部采购订单（合同）ERP物料采购业务流程规范（3）采购员负责衔接相应供方，保证得到执行，并指导供方按照订单要求送货到相应仓库.供应部采购订单ERP物料采购业务流程规范2进口物料采购进出口公司联系供应商，商讨价格，确定付款方式，确定交货期，编制合同经进出口公司部长审批，交审价处审价后，签订正式合同进出口公司、审计审价部PURCHASE ORDER、CONTRACT进口货物的进口流程2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.3业务主管部门：物资储运部、进出口公司、质量保证部流程名称：验收货物编制人：张纪凤、俞勇江、荣松柏更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：（1）仓库保管员接到供应商一式三联的送货通知单（其中一联交仓库保管员，一联交ERP操作员，一联由供应商留底），核对物料的品种、数量、规格。储运部送货通知单储运部管理制度（2）ERP操作员根据送货通知单，在ERP系统中进行采购收货模块的收货管理和收货确认操作，如物料没进入ERP系统，则待检合格后由仓库保管员直接在送货通知单上签字。储运部储运部管理制度（3）同时仓库保管员确认物料的报检通知单，一式三联，（其中一联交仓库保管员，一联交供应商，一联由检验员留底）交质保部检验员。储运部外购外协件质量检验通知单外购、外协件质量管理制度（4）检验员接到储运部保管员送交的外购外协件质量检验通知单(部分纸质的部分ERP中开具)后,分情况送检或进行现场检查(均为抽样检验),主要工作内容为:核对供应商的质量保证文件与产品合格标识；按相关检验文件实施检验和验证（采用ERP程序按ERP外购件质量检验管理流程规范执行）。储运部供应部外购外协件质量检验通知单进货检验规程、ERP外购件质量检验管理流程规范（5）每批进货物资必须经抽验合格后检验员在（外购外协件质量检验通知单）上签字（一式三联，质量保证部留存一联，二联返给储运部）。质量保证部、物资储运部外购外协件质量检验通知单进货检验规程（6）储运部仓库保管员接到外购外协的质量检验员的两联验收单后，将财务联交付供应商（开具发票时与发票一起返给财务），另一联部门留存对于合格品清点物料的品种、数量、规格，办理入库，同时ERP操作员进行采购收货模块的入库确认操作，并打印采购收货单三份，由仓库保管员签字后，交二份给供应商，一份留底登记暂收账（部门手工台账）。储运部常林股份采购收货单、报检通知单储运部管理制度、外购、外协件质量管理制度2进口物料采购产品到厂后进出口公司联系储运部卸货、质检部进行质检，如果产品有误或有损坏，则拍照保留资料以备向供应商索赔，如果产品无误后，则填写入库单入库。进出口公司、储运部、质检部材料采购入库单进口货物的进口流程2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.4业务主管部门：物资储运部、进出口公司、质量保证部流程名称：填写验收报告和处理退货编制人：张纪凤、俞勇江、荣松柏更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：（1）填写验收报告：每批进货物资必须经抽验合格后检验员在（外购外协件质量检验通知单）上签字（一式三联，质量保证部留存一联，二联返给储运部）。质量保证部、物资储运部外购外协件质量检验通知单进货检验规程当因生产急需，需作紧急放行时，供应部填写物资紧急放行申请表按物资紧急放行规定执行， 供应部、质量保证部物资紧急放行申请表物资紧急放行规定检验员按规定作好质量日报表、ERP检验报告记录，按月反馈重要件的质量信息，重大质量问题立即反馈。质量保证部质量日报表、ERP检验等记录质量信息处理管理办法（2）处理退货：不合格品按不合格品处理流程执行，检验员负责记录不合格信息，采购员负责退货过程及重新送货。具体分为：对于质检部门验收的不合格品的处理有以下方式：不合格品的让步接收（也称为“回用”，主要指可返修使用）处理：仓库保管员接到检验部的回用申请单后，接收实物。同时ERP操作员进入采购收货模块进行不合格品的让步接收处理后进行入库确认，打印采购收货单（处理方式与合格品一致）。不合格品的采购退回处理：仓库保管员接到检验部的外协外购检验通知单（单上注明为不合格品）后，通知供应部采购员，供应部采购员根据检验单上由供应部协调退回供方。储运部常林股份采购收货单、报检通知单储运部管理制度外购、外协件质量管理制度2进口物料采购经质检部质检后，由储运部仓库会计开出材料采购入库单，会同进出口公司确认。进出口公司、储运部材料采购入库单进口货物的进口流程2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.5业务主管部门：财务部流程名称：记录应付账款编制人：周小卫更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：(1)物料供方凭和开具发票，采购员在ERP系统中对收货单进行勾对，打印，送仓库进行办理入库手续供应部物资储运部发票入库单ERP物料采购业务流程规范(2)仓库保管人员签收.同时有检验员签收检验单,检验合格后入库,供货商根据收货单、检验单开具发票,交给采购员，采购员然后根椐发票作入库单.送到仓库核算员处, 仓库核算员根椐入库单记账.每月末与保管员核对材料账.并保持一致.仓库核算员对登记完账的入库单签字,核算员把手续完备的发票及入库单返回给采购员,由采购员根椐发票填制付款通知单.供应部审价部储运部质检部财务部付款通知单入库单检验单(3)采购员将已办理入库手续的填写经供应部负责人审核，审计监察部审价后送财务部入账供应部审计监察部财务部付款通知单发票入库单ERP物料采购业务流程规范2进口物料采购进出口公司填制付款通知单（经进出口公司经手人、部长及审价部审核），储运部入库单、发票，交财务作相关账务处理；根据货运公司带回的正式海关专用缴款书发票，办理关税和增值税的销账手续；根据货运公司开具的报关运输费用发票，由审价部审价后作账务处理进出口公司、财务部、审计审价部付款通知单、材料采购入库单、发票进口货物的进口流程2采购及付款流程文档单位名称：常林股份有限公司流程编号：2.6业务主管部门：财务部流程名称：付款及记录编制人：周小卫更新时间：序号流程描述负责部门相关文档相关制度或规范1国内物料采购：（1）附有发票及材料入库单的付款通知单，交由审价部审核后，交由财务处。财务处再次对发票的合法性以及入库情况进行审核,然后再根椐审核后的付款通知单填制相关凭证，登记明细账。（2）供应