协同办公(OA)系统操作手册[1].doc

1 协同办公 协同办公 OA 系统 系统 操作手册操作手册 2 1 引言引言 5 1 1 编写目的 5 1 2 前景 5 1 3 定义 5 1 4 参考资料 5 2 软件征述软件征述 6 2 1 软件的结构 6 2 2 程序表 7 2 3 文卷表 8 3 安装与初始化安装与初始化 8 4 运行说明运行说明 8 4 1 运行表 9 4 2 运行步骤 10 4 3 登陆 10 4 4 用户操作主界面 11 4 5 用户信息栏 12 4 6 桌面显示 12 4 7 注销 13 4 8 修改密码按钮 13 4 9 个人信息修改按钮 14 4 10 导航菜单 15 4 11 邮箱查看 15 4 12 未读邮件 16 4 13 写信 17 4 14 收件箱 19 4 15 草稿箱 20 4 16 已发送 20 4 17 已删除 21 4 18 外部邮件账号配置 22 4 20 外部邮件账号列表 24 4 21 外部邮件同步 25 4 22 邮件管理 26 4 23 邮件查询 27 4 24 设置邮件签名 28 4 25 使用邮件签名 28 4 26 新建自定义邮箱 30 4 27 基础邮箱分页设置 30 4 28 自定义邮箱分页设置 31 4 29 邮件转移 31 4 30 内部通讯簿 32 4 31 未读新闻 34 4 32 全部新闻 35 3 4 33 新闻查询 35 4 34 新闻管理 36 4 35 新建新闻 37 4 36 未读公告 40 4 37 全部公告 41 4 38 公告查询 41 4 39 公告管理 42 4 40 新建公告 42 4 41 公告查询 45 4 42 新建文档 46 4 43 文件转发 47 4 44 文件复制 47 4 45 文件剪切 48 4 46 当前文件夹文件搜索 49 4 47 所有文件夹文件搜索 49 4 48 查看文档 50 4 49 查看文档附件 50 4 50 新建子文件夹 51 4 51 重命名文件夹 51 4 52 共享选中的文件 52 4 53 文件夹复制 52 4 54 文件夹剪切 53 4 55 删除文件夹 54 4 56 共享文件柜 54 4 57 创建分组 54 4 58 分组管理 55 4 59 分组联系人添加 55 4 60 按索引查看联系人 56 4 62 查找联系人 57 4 63 单位管理 57 4 64 新建部门 58 4 65 编辑部门 59 4 66 删除部门 60 4 67 新建用户组 61 4 68 用户管理 62 4 69 编辑角色 63 4 70 设置角色权限 64 4 71 克隆角色 64 4 72 删除角色 64 4 73 添加 删除权限 64 4 74 增加个人常用网址 65 4 75 管理个人常用网址 66 4 76 公共网址设置 66 4 77 查看公共网址 67 4 4 78 内部短信查看 68 4 79 内部短信搜索 68 4 80 未读内部短信 69 4 81 已读内部短信 70 4 82 我的日志 70 4 83 新建日志 71 4 84 查询日志 72 4 85 本单位工作日志 73 4 86 查询本单位工作日志 73 5 非常规过程非常规过程 74 6 远程操作远程操作 75 5 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 本操作手册适用于协同办公 OA 系统全部使用人员 用于指导系统的各种 操作与用户培训 学习工作 1 2 前景前景 系统名称 协同办公 OA 系统 协同办公 OA Office Anywhere 系统功能的全面实现是为了满足在集团内 部无纸办公 集团内部信息流通更加安全快捷的基本要求 并为集团信息化建 设提供奠定坚实基础 1 3 定义定义 OA Office Automation system 办公自动化系统 或 Office Anywhere system 随处办公系统 传统的理解为办公自动化系统 随着信息化程度的不断 提高 办公不仅仅局限于办公室 而是引伸为办公无处不在且需要实现不同用 户不同地域的协同化办公 在本文档中在不特别指明的情况下 系统 特指 OA 系统 1 4 参考资料参考资料 协同办公 OA 系统业务需求说明书 工作流管理联盟规范之工作流参考模型 6 2 软件征述软件征述 2 1 软件的结构软件的结构 OA 办公自动化系统功能结构如图所示 7 2 2 程序表程序表 OA 办公自动化系统 我的办公桌 公共事务 系统管理 常用网址 协同管理 我的办公桌 电子邮件 短信 公告通知 新闻 通讯薄 个人文件柜 我的日志 工作流 Office 文件 公共事务 新闻管理 新闻管理 新建新闻 新闻查询 公告通知管理 公告管理 新建公告 公告查询 日志管理 系统管理 组织机构管理 8 单位管理 部门管理 用户管理 角色与权限管理 公共事务管理 公共网址设置 交流设置 系统信息 常用网址 设置个人网址 设置公共网址 2 3 文卷表文卷表 3 安装与初始化安装与初始化 该系统需要配置在 JDK 1 5 版本的服务器上 通过 Weblogic 9 2 为中间件 的服务器 数据库支持需要 SQL Server 2000 以上版本或 Oracle 10g 以上版本 等常见数据库系统 需通过数据库初始化为程序创建配套的数据库 通过修改配置文件或其他 方式为 Weblogic 配置与系统相应的 JNDI 连接 并测试与数据库的连接是否正 确 系统安装直接将程序部署到 Weblogic 中即可 4 运行说明运行说明 该系统为 B S 架构 只需通过客户端浏览器访问服务器 URL 端口 其余步 骤通过观察浏览器中的界面做相应操作 9 4 1 运行表运行表 以下各操作调用系统的相应程序段 通过程序处理来进行页面跳转与数据改变 登陆文件复制增加个人常用网址 用户操作主界面文件剪切管理个人常用网址 用户信息栏当前文件夹文件搜索公共网址设置 桌面显示所有文件夹文件搜索查看公共网址 注销查看文档内部短信查看 修改密码按钮查看文档附件内部短信搜索 个人信息修改按钮新建子文件夹未读内部短信 导航菜单重命名文件夹已读内部短信 邮箱查看共享选中的文件夹创建分组 信件电子邮件文件夹复制分组管理 写信文件夹剪切分组联系人添加 收件箱删除文件夹按索引查看联系人 草稿箱共享文件柜查找联系人 已发送单位管理我的日志 已删除新建部门新建日志 外部邮件账号配置编辑部门查询日志 外部邮件账号列表删除部门本单位工作日志 外部邮件同步新建用户组查询本单位工作日志 邮件管理用户管理 邮件查询编辑角色 设置邮件签名设置角色权限 使用邮件签名克隆角色 新建自定义邮箱删除角色 基础邮箱分页设置添加 删除权限 自定义邮箱分页设置 邮件转移 内部通讯簿 未读新闻 全部新闻 新闻查询 新闻管理 新建新闻 未读公告 全部公告 公告查询 公告管理 新建公告 公告查询 10 新建文档 文件转发 4 2 运行步骤运行步骤 该系统的运行 一般通过用户点击按钮来完成一个指令 程序经过内部处 理后将页面进行相应跳转即完成了一个运行步骤 4 3 登陆登陆 当用户链接到本站点后 将首先被要求输入 用户名 和登录 密码 如 图 4 3 1 所示 图 4 3 1 当用户输入 用户名 和登录 密码 按 登陆 按钮 或 Enter 键 此时系统将检查输入的 用户名 和登录 密码 是否正确 如果输入正确 将进入系统的主界面 首页 用户可以使用用户名 也可以是用户昵称登陆 一般情况下用户名为该用户的姓名全拼加上 加部门简拼 例如汇业软件部 张三 登录名为 zhangsan hyrjb 用户昵称默认情况下与用户名一致 用户可用户可 以修改以修改自自己昵称己昵称 通过修改后的昵称进行登陆 昵称在全系统中保持唯一 若重通过修改后的昵称进行登陆 昵称在全系统中保持唯一 若重 复请更换其它的昵称 复请更换其它的昵称 11 如果登陆后长时间没有操作 出于安全考虑 系统会自动取消登录状态 如果登陆后长时间没有操作 出于安全考虑 系统会自动取消登录状态 超时后 点击任何操作 都会要求重新登录 超时后 点击任何操作 都会要求重新登录 如果用户首次登陆 页面自动跳转到强制修改密码页面 参看下图 4 3 2 图 4 3 2 4 4 用户操作主界面用户操作主界面 登录系统成功后 打开如图 4 4 1 所显示的界面 页面主要划分为二个 部分 左侧为主菜单 右侧显示菜单相应的内容或基本功能模块列表 12 图 4 4 1 4 5 用户信息栏用户信息栏 登录成功后默认进入的是用户操作界面 如图 4 5 1 所示 用户信息栏 包括 用户信息 桌面显示按钮 修改密码按钮 用户注销按钮 图 4 5 1 4 6 桌面显示桌面显示 桌面显示按钮主要用于显示用户定义的桌面模块 如图 4 6 1 13 桌面包括 公告浏览 未读邮件 待办工作 未读新闻 常用网址 未读 短信 我的日志 生日提醒等 并且模块可以通过鼠标拖动调整位置 并且可 以通过点击 保存 按钮实现个性模块排序设置 也可以通过点击 恢复系统默认 设置 按钮恢复系统模块排序设置 图 4 6 1 4 7 注销注销 注销按钮主要用于用户退出 OA 系统 4 8 修改密码按钮修改密码按钮 修改密码按钮 主要用于用户修改自己密码 具体操作界面参看图 4 8 1 14 图 4 8 1 4 9 个人信息修改按钮个人信息修改按钮 个人信息 个人资料修改 可以通过此页面设置个人昵称 设置成功后 可以通过昵称登陆 OA 具体操作界面参看图 4 9 1 个人信息不仅可以显示用户的信息 并可以设置用户的昵称 用户可以通过设置用户个人信息不仅可以显示用户的信息 并可以设置用户的昵称 用户可以通过设置用户 昵称进行系统登陆 例如系统本来提供的用户名不容易记忆 用户可以根据自己的需要修昵称进行系统登陆 例如系统本来提供的用户名不容易记忆 用户可以根据自己的需要修 改容易记忆的昵称来进行系统登陆 改容易记忆的昵称来进行系统登陆 如汇业公司综合部下张三的用户 系统生成的用户名为如汇业公司综合部下张三的用户 系统生成的用户名为 zhangsan hyzhb 登陆时输入 登陆时输入 数据多 且容易记忆 则他可以将自己的昵称设置为数据多 且容易记忆 则他可以将自己的昵称设置为 zs 则可以根据你进行登陆 则可以根据你进行登陆 15 图 4 9 1 4 10 导航菜单导航菜单 登录成功后默认进入的是用户操作界面 如图 4 10 1 所示 导航菜 单包括 我的办公桌 公共事务 系统管理 常用网址 协同管理 我的办公桌包括 电子邮件 短信 公告通知 新闻 通讯簿 个人文件 柜 我的日志 工作流 Office 文件 公共事务包括 组织机构管理 工作流管理 公共事务管理 交流设置 桌面设置 模块代码设置 菜单设置 系统管理包括 新闻管理 公告通知管理 日志管理 常用网址包括 设置个人网址 查看公共网址 协同管理包括 协同项目管理 协同文档管理 协同成员管理 注意 注意 出于系统安全考虑 不同权限的用户 所能够使用的菜单会有所不同 需要使用系统管理员账号进行合理设置 图 4 10 1 4 11 邮箱查看邮箱查看 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 16 具体操作界面参看图 4 11 1 图 4 11 1 4 12 未读邮件未读邮件 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 未读未读 未读 菜单右侧显示当前用户未读邮件列表 如果没有未读邮件显示提示信 息 如果有未读邮件 显示邮件列表 具体显示如下图 4 12 1 图 4 12 1 17 因为附件加密与防盗链机制 OA 系统中的附件 邮件 新闻公告 日志 文件柜等 无法用下载工具获取 需要用户在下载时选择 IE 本身的下载功能 否则将得不到正确的附件 以迅雷为例 可以在设置 监视设置中 将 监视浏览器 选项取消 在其它站点需要使用迅雷下载时 直接在链接上右键 选择 使用迅雷下载 即可 4 13 写信写信 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 写信写信 写信 用户发送邮件页面 如果收件人或邮件主题为空 将出现相应的提 示 密送 抄送由于输入的人员比较少 所以没有提供点选添加的功能 具体 操作界面参看图 4 13 1 通过点击 添加抄送 和 添加密送 来显示抄送 人与密送输入框 图 4 13 1 收件人可以通过点击收件人添加相应的收件人 具体操作界面参看图 4 13 2 抄送人 密送人只能通过键盘输入 不能点选 抄送人 密送人只能通过键盘输入 不能点选 18 图 4 13 2 收件人也可以通过输入收件人姓名简拼的小写字母 例如张三 输入小写收件人也可以通过输入收件人姓名简拼的小写字母 例如张三 输入小写 字母字母 zs zs 来添加相应的收件人 具体操作界面参看图 来添加相应的收件人 具体操作界面参看图 4 13 34 13 3 图 4 13 3 用户可以通过配置外部邮箱账号 实现发送外部邮件的功能 目前 收件 人可以实现发送外部邮件 密送抄送未实现发送外部邮件功能 即外部邮件地 址请在收件人输入框中输入 注意 避免浏览器中输入文本框记录历史输入值 建议对浏览器进行设置 注意 避免浏览器中输入文本框记录历史输入值 建议对浏览器进行设置 设置方法如下 设置方法如下 IEIE 浏览器设置浏览器设置 内容内容 自动完成内容设置自动完成内容设置 表单用户名与密码表单用户名与密码 19 选项去除 选项去除 抄送人 密送人只能通过键盘输入 不能点选 抄送人 密送人只能通过键盘输入 不能点选 4 14 收件箱收件箱 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 收件箱收件箱 收件箱 显示用户收件箱列表 列表按照时间倒序排列 用户可以通过点 击邮件主题 查看邮件的具体内容 并且提供全选 删除 永久删除 永久删 除所有已读邮件操作 全选 按钮实现选中当前页面所有邮件 删除 按钮实现删除当前选中的邮件 邮件可以在已删除邮件中查找到 永久删除 按钮实现删除邮件 邮件将从数据库中彻底清除 无法再查 看 此操作不可恢复相应数据此操作不可恢复相应数据 永久删除所有已读邮件 按钮实现删除所有已读邮件 并且从数据库中彻底 删除相应的邮件 此操作不可恢复相应数据此操作不可恢复相应数据 具体操作界面参看图 4 14 1 图 4 14 1 20 4 15 草稿箱草稿箱 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 草稿箱草稿箱 草稿箱 显示用户草稿箱列表 列表按照时间倒序排列 用户可以通过点 击邮件主题 查看并编辑邮件的具体内容 并且提供全选 删除 永久删除操 作 具体操作界面参看图 4 15 1 图 4 15 1 4 16 已发送已发送 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 已发送已发送 已发送 显示用户已经发送邮件列表 列表按照时间倒序排列 用户可以 通过点击邮件主题 查看并编辑邮件的具体内容 并且提供再次发送 全选 删除 永久删除操作 再次发送 按钮实现此封邮件可以再次发送 具体操作界面参看图 4 16 1 21 图 4 16 1 4 17 已删除已删除 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 已删除已删除 已删除 显示用户已经删除邮件列表 列表按照时间倒序排列 用户可以 通过点击邮件主题 查看并编辑邮件的具体内容 并且提供全选 恢复 永久 删除操作 恢复 按钮实现已经删除的邮件修改为收件箱邮件 具体操作界面参看图 4 17 1 22 图 4 17 1 4 18 外部邮件账号配置外部邮件账号配置 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 外部邮件账号配置外部邮件账号配置 外部邮件账号配置 显示外部邮件账号配置页面 用户可以通过输入页面 内必须填写的信息 设置外部邮件账号 具体操作界面参看图 4 18 1 23 图 4 18 1 注意 注意 建议将 收信后删除远程邮件 设置为 否 在服务器上仍保留邮件 以免本地误操作造成数据丢失 支持的外部邮箱配置 新浪 搜狐 雅虎 天业企业邮箱 QQ 163 126 在设置这些邮箱账号时 会自动生成接收邮件服务器 POP3 发送邮件服务器 SMTP 对应的参数 外部邮箱配置不止在此配置 需要对该外部邮箱账号也进行相应的功能配 置 一般情况下 还需要登录邮件服务器检查 POP3 与 SMTP 设置方法 并检查 是否支持 POP3 接收邮件 以 QQ 邮箱的配置为例 需要登录邮件点击 设置 账户 在 POP3 SMTP 设置 中 选择 开始 POP3 SMTP 服务 如图 4 18 2 图 4 18 2 各邮件服务器对应的 POP3 SMTP 设置参数与方式 可以参照邮件系统的 帮助 页面 查找相关说明 如图 4 18 3 24 图 4 18 3 4 20 外部邮件账号列表外部邮件账号列表 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 外部邮件账号列表外部邮件账号列表 外部邮件账号列表 显示外部邮件账号列表 用户可以通过删除 编辑 设为默认操作对外部邮件账号进行设置 删除 按钮实现删除当前外部邮件账号 编辑 按钮实现修改编辑当前外部邮件账号信息 设为默认 按钮实现设置当前外部邮箱找好为默认的外部邮件账号 具体操作界面参看图 4 20 1 25 图 4 20 1 4 21 外部邮件同步外部邮件同步 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 外部邮件同步外部邮件同步 外部邮件账号配置 显示外部邮件账号列表 用户可以对单独或整体的外 部邮件账号进行邮件同步 同步结束跳转到邮件管理页面 邮件同步 按钮实现将当前外部邮件账号中未读邮件同步到 OA 系统 可 以在外部邮件管理中查看相应邮件 具体操作界面参看图 4 21 1 26 图 4 21 1 4 22 邮件管理邮件管理 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 邮件管理邮件管理 邮件管理 显示外部邮件账号同步下来的外部邮件 用户可以通过点击右 键主题来查看相应的邮件内容 并且提供返回 全选 删除操作 具体操作界 面参看图 4 22 1 27 图 4 22 1 4 23 邮件查询邮件查询 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 邮件查询邮件查询 邮件查询 内部邮件查询页面 用户可以通过输入页面内可以填写的信息 查找满足条件的内部邮件 点击查询后自动跳转至查询结果列表页面 具体操 作界面参看图 4 23 1 28 图 4 23 1 4 24 设置邮件签名设置邮件签名 邮件签名是在用户发送邮件时 默认添加到邮件正文之后的内容 能够向 收信人提供发信人设置的默认信息 如姓名 联系方式 祝福语等等 具体操 作见面参见图 4 24 1 图 4 241 操作说明操作说明 1 输入邮件签名 2 点击修改 4 25 使用邮件签名使用邮件签名 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 电子邮件电子邮件 写信写信 具体操作界面参见图 4 25 1 29 图 4 25 1 操作说明操作说明 1 选择收信人 标题 附件 正文等 2 勾选 使用邮件签名 选项 3 立即发送邮件 若使用了邮件签名 则收信人看到的邮件内容的最后会带有发信人设置的 邮件签名 具体操作界面参见图 4 25 2 图 4 25 2 30 4 26 新建自定义邮箱新建自定义邮箱 操作说明操作说明 具体操作界面参见图 4 26 1 1 在 自定义邮箱名称 后输入需要添加的名称 2 点击 添加 后 邮箱列表将出现新添加的邮箱 图 4 26 1 4 27 基础邮箱分页设置基础邮箱分页设置 为了适应不同大小的显示器和分辨率 邮件箱管理功能中提供了分页设置 功能 即 每页显示邮件数 设置 通过该功能 能够设置邮件列表中每页显 示的邮件数 避免邮箱列表过长 31 操作说明操作说明 1 在 收件箱 草稿箱 已发送 已删除 四个邮箱列表的 每页显 示邮件数 中输入分页基数 2 点击 设置 按钮 4 28 自定义邮箱分页设置自定义邮箱分页设置 操作说明操作说明 1 在 自定义邮箱列表 中 对自定义邮箱点击 删除 或 编辑 2 输入要新的邮箱名称与分页基数 3 点击 更新 向服务器提交修改设置 点击 返回 不做提交修改 4 29 邮件转移邮件转移 在收件箱中 可以将您认为重要的邮件或认为需要分类存放的邮件转移到 自定义邮箱中去 具体操作界面参见图 4 29 1 32 图 4 29 1 操作说明操作说明 1 进入收件箱 2 选择需要转移的邮件 3 选择自定义邮箱 点击 转移到 4 30 内部通讯簿内部通讯簿 内部通讯簿 用户可以自定义用户组 实现用户群发邮件 具体操作界面 参看图 4 30 1 33 图 4 30 1 创建用户组 具体操作界面参看图 4 30 2 为用户组指定一个容易区分 的名称 并输入一个排序号 排序号可以是数字或字母 系统将根据排序号对 所有用户组进行排序 图 4 30 2 用户组创建成功后 可以编辑用户组 删除用户组 设置用户 群发邮件 具体操作界面参看图 4 30 3 34 编辑用户组是对该组基本信息进行修改设置 删除用户组是对该组相关信 息进行删除 设置用户是向该组添加成员 发送多人邮件时 可之间在内部通 讯簿中设置常用联系人用户 然后进行群发邮件 减少了选择收件人的时间 图 4 30 3 4 31 未读新闻未读新闻 未读新闻 用户可以查看的 未阅读过新闻的列表 具体操作界面参看图 4 31 1 35 图 4 31 1 4 32 全部新闻全部新闻 全部新闻 用户可以查看的全部新闻的列表 具体操作界面参看图 4 32 1 图 4 32 1 4 33 新闻查询新闻查询 新闻查询 根据查询条件查询满足条件的新闻 返回结果为满足条件的新 36 闻列表 具体操作界面参看图 4 33 1 操作说明操作说明 1 选择查询格式类型 2 选择要查询的标题 3 选择要查询的时间范围和点击量范围 图 4 33 1 4 34 新闻管理新闻管理 菜单顺序菜单顺序 公共事务 公共事务 新闻管理新闻管理 新闻管理新闻管理 新闻管理 主要功能为 显示当前用户同部门同级别管理员发布的新闻列 表 当前用户可以查看 修改 删除新闻 并且可以管理相应新闻的评论 查看 功能通过用户点击具体的新闻标题来查看 修改 按钮实现修改相应新闻的内容 删除 按钮实现删除当前新闻 管理评论 按钮实现管理相应新闻的评论内容 可以实现评论内容的查 看及删除相应的评论 具体参看下图 图 4 34 1 37 图 4 34 1 4 35 新建新闻新建新闻 菜单顺序菜单顺序 公共事务 公共事务 新闻管理新闻管理 新建新闻新建新闻 新建新闻 主要功能为 发布新闻 具体参看下图 图 4 35 1 图 4 35 1 评论分为实名评论 匿名评论 禁止评论 实名评论会显示评论者昵称 匿名评论不显示用户信息 禁止评论的新闻无法进行评论 有新的新闻 可以通过系统短信通知相关用户 发布部门范围 通过点击 添加 按钮 添加相关部门 所选择部门所在 人员及其下属部门所有人员均可以查看此条新闻 具体操作界面参看图 4 35 2 38 图 4 35 2 发布角色范围 通过点击 添加 按钮 添加相关角色 具有此角色的所 有人员均可以查看此条新闻 具体操作界面参看图 4 35 3 39 图 4 35 3 发布人员范围 通过点击 添加 按钮 添加人员 所选择人员均可以查看 此条新闻 具体操作界面参看图 4 35 4 40 图 4 35 4 评论 可以选择实名评论 匿名评论 禁止评论 实名评论 评论显示名 称为该用户的昵称 匿名评论 评论显示名称为 禁止评论 该新闻部 能进行任何评论 4 36 未读公告未读公告 未读公告 用户可以查看的 未阅读过的公告列表 具体操作界面参看图 4 36 1 41 图 4 36 1 4 37 全部公告全部公告 全部公告 用户可以查看的全部公告的列表 具体操作界面参看图 4 37 1 图 4 37 1 4 38 公告查询公告查询 公告查询 根据查询条件查询满足条件的公告 返回结果为满足条件的公 告列表 具体操作界面参看图 4 38 1 图 4 38 1 42 4 39 公告管理公告管理 菜单顺序菜单顺序 公共事务 公共事务 公告通知管理公告通知管理 公告管理公告管理 公告管理 显示当前用户同部门同级别管理员发布公告的列表 当前用户 可以查看 修改 终止公告 具体参看下图 图 4 39 1 图 4 39 1 4 40 新建公告新建公告 菜单顺序菜单顺序 公共事务 公共事务 公告通知管理公告通知管理 新建公告新建公告 新建公告 发布公告 具体参看下图 图 4 40 1 可对公告进行置顶操 作 置顶的公告将排在公告列表上方 便于用户查看 图 4 40 1 发布部门范围 通过点击 添加 按钮 添加相关部门 所选择部门所在 人员及其下属部门所有人员均可以查看此条公告 具体操作界面参看图 4 40 43 2 图 4 40 2 发布角色范围 通过点击 添加 按钮 添加相关角色 具有此角色的所有 人员均可以查看此条公告 具体操作界面参看图 4 40 3 44 图 4 40 3 发布人员范围 通过点击 添加 按钮 添加人员 所选择人员均可以查 看此条公告 具体操作界面参看图 4 40 4 45 图 4 40 4 置顶 选中之后 此条公告会在公告列表中优先显示 4 41 公告查询公告查询 菜单顺序菜单顺序 公共事务 公共事务 公告通知管理公告通知管理 公告查询公告查询 公告查询 主要功能为 根据输入条件查询公告 具体参看下图 图 4 41 1 46 图 4 41 1 发布状态 已发布 表示已经发布的公告 未发布 表示编辑好 但是没 有发布的公告 生效状态 待生效 表示发布日期在当前日期之后 已生效 当前日期在 生效日期范围内 已过期 表示生效日期最后期限遭遇当前日期 4 42 新建文档新建文档 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 新建文档 文件操作 新建文档 文件操作 新建文档 主要功能为新建文档 具体操作页面参看图 4 42 1 47 图 4 42 1 4 43 文件转发文件转发 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 文件夹或是根目录文件夹或是根目录 选中想选中想 要转发的文件要转发的文件 转发转发 文件转发 主要功能为将该文件转发 具体操作页面参看图 4 43 1 文 件转发是将选中的文件添加到被选用户的文件柜中 转发后的文件和被选人不 被原作者管理 图 4 43 1 4 44 文件复制文件复制 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 文件夹或是根目录文件夹或是根目录 选中想选中想 48 要转发的文件要转发的文件 复制复制 文件复制 主要功能为将该文件复制 具体操作页面参看图 4 44 1 选 中文件复制后 需要点击左侧目录列表切换所在目录与目标目录 然后点击 粘贴 图 4 44 1 4 45 文件剪切文件剪切 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 文件夹或是根目录文件夹或是根目录 选中想选中想 要转发的文件要转发的文件 剪切剪切 文件剪切 主要功能为将该文件剪切 具体操作页面参看图 4 45 1 选 中文件剪切后 需要点击左侧目录列表切换所在目录与目标目录 然后点击 粘贴 图 4 45 1 49 4 46 当前文件夹文件搜索当前文件夹文件搜索 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 当前文件夹搜索当前文件夹搜索 所有文件夹搜索 主要功能为在当前文件夹中搜索符合条件的文件 具体 操作页面参看图 4 46 1 搜索完毕 页面自动跳转至搜索结果列表页面 具 体操作页面参看图 4 46 2 图 4 46 1 图 4 46 2 4 47 所有文件夹文件搜索所有文件夹文件搜索 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 所有文件夹搜索所有文件夹搜索 所有文件夹搜索 主要功能为在所有文件夹中搜索符合条件的文件 具体 操作页面参看图 4 47 1 搜索完毕 页面自动跳转至搜索结果列表页面 具 体操作页面参看图 4 47 2 图 4 47 1 图 4 47 2 50 4 48 查看文档查看文档 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 文件名称文件名称 查看文档 主要功能阅读文档 具体操作页面参看图 4 48 1 在文件 夹中点击文档名称后 将进入文档查看页面 页面中将显示文档名称 内容与 附件信息 如果是普通附件 直接点击可以下载附件到本地 如果是 Office 文 件 可以直接点击 在线浏览 直接在系统中打开文件 图 4 48 1 4 49 查看文档附件查看文档附件 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 文件名称文件名称 附件附件 查看文档附件 主要功能在线阅读文档中的附件内容 通过 office 控件在 线查看文档 具体操作页面参看图 4 49 1 51 图 4 49 1 4 50 新建子文件夹新建子文件夹 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 新建子文件夹 文件夹操作 新建子文件夹 文件夹操作 新建子文件夹 主要功能创建子文件夹 具体操作页面参看图 4 50 1 图 4 50 1 4 51 重命名文件夹重命名文件夹 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 重命名 文件夹操作 重命名 文件夹操作 重命名文件夹 主要功能重命名文件夹名 具体操作页面参看图 4 51 1 该功能是将已存在的文件夹名称进行修改 便于识别 图 3 6 1 4 2 52 4 52 共享选中的文件共享选中的文件 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 共享 文件操作 共享 文件操作 文件共享 主要功能文件共享给指定人员 具体操作页面参看图 4 52 1 共享文件是将自己所选文件暂时让其他用户看到 也可赋予一定的修改权限 可以随时取消共享或重新设置共享人员 还可设置用户对文档操作权限 其他 用户共享的文件 在个人文件柜 共享文件中进行查看 图 4 52 1 4 53 文件夹复制文件夹复制 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 复制 文件夹操作 复制 文件夹操作 文件夹复制 主要功能复制该文件夹与其中内容 具体操作页面参看图 4 53 1 复制文件夹后 需要切换文件柜中的目录 然后点击 粘贴 即 可完成整个文件夹的复制 53 图 4 53 1 4 54 文件夹剪切文件夹剪切 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 剪切 文件夹操作 剪切 文件夹操作 文件夹剪切 主要功能剪切该文件夹 具体操作页面参看图 4 54 1 剪 切文件后 需要切换文件柜中的目录 然后点击 粘贴 即可完成文件的剪切 移动 图 4 54 1 54 4 55 删除文件夹删除文件夹 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 删除文件夹 文件夹操作 删除文件夹 文件夹操作 删除文件夹 主要功能将文件夹与其中内容进行删除 具体操作页面参看 图 4 55 1 图 4 55 1 4 56 共享文件柜共享文件柜 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 个人文件柜个人文件柜 共享选中的文件夹 文件夹操共享选中的文件夹 文件夹操 作 作 共享选中的文件夹 主要功能共享选中文件夹给其他人员 具体操作类似 文件共享 具体操作页面参看图 4 56 1 图 4 56 1 4 57 创建分组创建分组 操作说明操作说明 我的办公桌 我的办公桌 通讯簿通讯簿 管理分组管理分组 新建分组新建分组 创建分组 通讯薄分组创建 具体操作界面参看图 4 57 1 通讯簿可以 对日常工作中的名片 联系人信息进行管理 将联系人放在不同的分组下 便 于管理和查找 55 图 4 57 1 4 58 分组管理分组管理 操作说明操作说明 我的办公桌 我的办公桌 通讯簿通讯簿 管理分组管理分组 分组管理 管理分组 对分组可以进行编辑 删除 清空操作 具体操作 界面参看图 4 58 1 图 4 58 1 4 59 分组联系人添加分组联系人添加 操作说明操作说明 我的办公桌 我的办公桌 通讯簿通讯簿 联系人分组联系人分组 任意分组名称任意分组名称 新建联系人新建联系人 分组联系人添加 已经创建的分组中添加联系人及填写相应信息 具体操 作界面参看图 4 59 1 56 图 4 59 1 添加用户信息界面 参看图 4 59 2 图 4 59 2 4 60 按索引查看联系人按索引查看联系人 操作说明操作说明 我的办公桌 我的办公桌 通讯簿通讯簿 索引 按姓氏 索引 按姓氏 索引查看联系人 根据添加联系人姓氏 系统自动生成姓氏索引 用户点 击相应姓氏首字母 可以查看相应姓氏所有联系人列表 具体操作界面参看图 4 60 1 57 图 4 60 1 4 62 查找联系人查找联系人 操作说明操作说明 我的办公桌 我的办公桌 通讯簿通讯簿 查找 关键字 查找 关键字 查找联系人 根据用户输入的相关信息 查找符合条件的联系人列表 具 体操作界面参看图 4 62 1 图 4 62 1 4 63 单位管理单位管理 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 单位管理单位管理 58 单位管理 单位信息设置 主要包括 单位名称 电话 传真 邮箱等信 息 具体操作界面参看图 4 63 1 该信息一般不需要进行修改 图 4 63 1 4 64 新建部门新建部门 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 部门管理部门管理 新建部门新建部门 成员单成员单 位位 新建部门 根据实际情况 需要在系统中新建单位或部门 需要设置信息 包括 单位名称 电话 传真 上级部门 分管领导等信息 具体操作界面参 看图 4 64 1 59 图 4 64 1 4 65 编辑部门编辑部门 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 部门管理部门管理 修改当前部门修改当前部门 成成 员单位员单位 编辑部门 编辑当前部门信息或成员单位信息 点击相应按钮进入编辑页 面 具体操作界面参看图 4 65 1 及图 4 65 2 图 4 65 1 60 图 4 65 2 4 66 删除部门删除部门 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 部门管理部门管理 删除当前部门删除当前部门 成成 员单位员单位 删除部门 删除当前部门或成员单位 点击相应按钮弹出删除提示信息窗 口 具体操作界面参看图 4 66 1 图 4 66 1 61 4 67 新建用户组新建用户组 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 部门管理部门管理 自定义组自定义组 用户组具体操作主界面如图 4 67 1 用户组是一种特殊的分组 在用户 组中 可以对该组成员的文件与邮箱容量进行特殊设置 图 4 67 1 新建用户组 新建用户组 点击相应按钮进入具体的操作界面 具体操作 界面参看图 4 67 2 图 4 67 2 用户组管理 管理用户组界面 可以对用户组进行编辑 删除 设置用户 操作 具体操作界面参看图 4 67 3 62 图 4 67 3 4 68 用户管理用户管理 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 用户管理用户管理 用户管理 主要功能为管理用户信息 用户可以通过点击 初始化密码 按钮 实现用户密码的初始化 具体操作界面参看图 4 68 1 初始化的密码为 ac1234 也可以通过点击用户姓名 进入用户修改页面 修改用户具体信息 具体操作页面参看图 4 68 2 图 4 68 1 63 图 4 68 2 4 69 编辑角色编辑角色 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 角色与权限管理角色与权限管理 编辑编辑 编辑角色 主要功能为编辑角色相关信息 主要包括 角色名称 角色描述 等信息 具体操作界面参看图 4 69 1 系统中 菜单 操作权限需要根据用 户角色来赋予 所以角色的定义十分重要 图 4 69 1 64 4 70 设置角色权限设置角色权限 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 角色与权限管理角色与权限管理 设置权设置权 限限 设置角色权限 主要功能为编辑该角色权限 具体操作界面参看图 4 70 1 图 4 70 1 4 71 克隆角色克隆角色 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 角色与权限管理角色与权限管理 克隆克隆 克隆 主要功能为复制同样权限的角色 点击克隆按钮 之后页面跳转至编 辑角色页面 编辑提交后 跳转至角色列表页面 会出现克隆的角色 4 72 删除角色删除角色 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 角色与权限管理角色与权限管理 删除角删除角 色色 删除角色 主要功能为删除该角色 65 4 73 添加添加 删除权限删除权限 操作说明操作说明 系统管理 系统管理 组织机构管理组织机构管理 角色与权限管理角色与权限管理 添加添加 删删 除权限除权限 添加 删除权限 主要功能为删除或添加用户权限 具体操作参看图 4 73 图 4 73 1 4 74 增加个人常用网址增加个人常用网址 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 常用网址常用网址 设置个人网址设置个人网址 操作说明操作说明 1 序号 由系统自动生成 不需输入 2 网址说明 对增加的网站进行描述性说明 例如 对 可以 描述为 百度 3 网址 将要访问的网站的具体地址 如 66 4 添加 将上述填写好的内容保存到系统中 4 75 管理个人常用网址管理个人常用网址 操作说明操作说明 1 编辑 编辑当前行的网址设置 2 删除 删除光标所在行的信息 3 全部删除 删除您的所有个人网址设置 4 76 公共网址设置公共网址设置 菜单顺序菜单顺序 我的办公桌 我的办公桌 系统管理系统管理 公共事务管理公共事务管理 公共网址设置公共网址设置 公共网址在系统中由管理员设定 所有用户可以进行查看 管理公共网址使用 具体界面参看图