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第三章 跟单流程跟单员之工作以订单为线索的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出形式发票资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作生产通知单等分发给相关部门，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，工厂出货。一、接单客户落单方式主要有电话（口头）、传真、E-MAIL三种方式。有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件。一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求等。1、产品名称规格、数量的审查客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资料册，查出产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示REF：1001652 1000套，经查资料册，1001652为5X20W吸顶灯。如为客户从未下过的产品，以翻译产品描述后确认产品名称，最好登记入对应客户资料册，以便第二次下单时有资料可查。2、单价、金额审查客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出单价，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是老客户下订单，应查以前给此客户的报价。3、交货期的审查客户下单时一般有具体交货期的要求，但是有时也未规定交货期的时间。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，报一个实际的工厂交货期给客户。4、付款方式的审查审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，在接到客户订单后，如发现付款方式是工厂不能接受的，应该跟客户协商沟通。对工厂来说，最有利的方式就是信用证。5、单价条款的审查主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CIF价、FOB价、工厂交货价。不同的单价条款对应不同的单价。6、包装要求的审查审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。与客户确认无误后才开始生产。7、交货方式的审查交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄。如果是量少又较急的货物，采用空运；如果货多而不急，一般采用海运。几种方式中海运的费用相对便宜；如果出货到香港，可以采用陆运。所以在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运。如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用。二、开出形式发票资料在这里先介绍出口贸易订单的一般程序。接到客户订单。审单并开出形式发票。客户确认形式发票。工厂备料生产。客户开出信用证。工厂出货报关、交单。根据以上相关资料，形式发票上一般应显示订单相关信息（收货单位、开出日期、合同号、形式发票号）、产品信息（产品名称、数量、单价、金额及总金额、工厂交货期）、合同条款（付款条件、单价条款），另须提供开形式发票单位银行资料，以便客户开信用证。开形式发票要注意几点：第一，单价条款清楚，因为工厂交货价与FOB价与CIF价涉及费用划分。第二，交期明确。第三，L/C或T/T的天数（应避免D/A或D/P）。有些工厂自己不出口而通过外贸公司出口。形式发票的开具单位即为外贸公司。在这种情况下，工厂把开形式发票的资料传给外贸公司开形式发票，最好请外贸公司把形式发票先传真给工厂核对，避免发生错误。经核对后的形式发票传真给客户后，须及时与客户联系是否符合要求，有时客户要求变更或条款弄错都须及时修改才不至于影响交期。如符合要求，做信用证收款的话，则须要求客户即时开出信用证。三、制作生产通知单生产通知单制作：收到客户订单，然后将客户订单转化为工厂生产通知单。在转化客户订单为生产通知单时，必须明确客户订单中的产品名称、规格型号、数量、包装要求、出货时间，并且在转化过程中不得有误，有什么特别要求一定在要生产单上注明。只有这些资料明确了，各相关部门才能凭此安排备料生产，做好生产计划。四、生产跟踪分发了生产通知单后，生产跟踪其实不是很难。最主要是看生产进度是否能满足订单交货期，产品是否按订单要求进行生产。生产进度根据生产部的最新生产排程中相应订单完工日来确定是否能按期交货。如果排程中生产完工期满足订单交期，那就没事发生；如若排程完工期不能满足订单交期，那就得同生产部协商是否能加班或采用其他方式保证订单如期交货。订单更改的跟踪。客户所下订单，不可避免地会发生临时订货更改的事，一般来说，订单更改主要是数量、结构、包装要求的更改。收到客户的更改通知后，首先应确认更改内容是什么，工厂能否接受，工厂 现有生产条件能否满足。如果为工厂不能完成的修改，则同客户协商采用其他方法或本批货不修改。如果为工厂可以完成的修改则应第一时间内通过书面形式把更改内容通知相关部门，特别是生产部。该暂停生产要暂停生产，该采用其他方法生产的，应采用其他方法生产。五、出货联系直接出口的同船公司联系，工厂不直接出口而通过外贸公司出口的与外贸公司联系。出货前三四天就应该联系出货事宜。首先告诉外贸公司或船公司工厂的具体出货时间，将装箱单和订仓单发给他们。船公司查清船期（最近的一班客户同意的航线的船期（船期涉及结关时间和装船时间）后则会把订仓确认单发给工厂。工厂可将订仓确认单发给外贸公司（或代理公司）安排拖柜装货，并告知工厂的具体地址、电话、联系人给他们。有时为了方便司机顺利到厂，可以传真多一张路线图给他们。工厂装箱单的制作：制作装箱单首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。品名规格、数量的确定很简单，如出货无异常按订单数量即可；如出货数量与订单数量不同，则按实际当日能出货的品名数量。箱数的确定得根据客户当时规定的某种产品每箱的装箱数量而得，若客户没给出则按工厂常规的装箱数量而定。例如：天花灯5000套，客户规定每10套装一箱，那么箱数即为500箱。毛净重的计算：净重是指某一产品的实际重量。毛重是指产品重量加上包装后的重量。出货装箱单上显示的净重一般是指一个外箱里所装产品的合计重量；毛重是指所装产品的净重加上纸箱的重量。包装尺寸的确认与体积的计算：装箱单上的包装尺寸一般来说是指出口外箱的尺寸，也就是出口纸箱的长X宽X高。为计算体积的准确，包装尺寸一定要准，要量纸箱的外尺寸。有了包装尺寸，要计算某批货物的体积就简单，只需要把长箱的长X宽X高X箱数即得出。然后再把每一项体积相加即得出整批货的总体积。箱号的编排：很多时候箱号的编排是由工厂决定，有时客户提供。客户提供时按客户规定编排即可。若由工厂自己决定，那就最好按一定顺序后编排箱号。例如：一批货中有天花灯、落地灯，而天花灯中又分几种规格，落地灯也分几种规格。为方便客户识别，最后先装天花灯或落地灯，而不是一会天花灯，一会落地灯，一会又天花灯。唛头（出口外箱上的印刷标记，有正唛与侧唛之分）的打印：出口货物的唛头多数都由客户提供。装箱单上的唛头只须照订单打印就行。当然也是按实际外箱上的印刷打印。如果一批货有几个唛头，那么则须注明哪些项用哪个唛头。六、出货跟踪出货前一天告知生产部具体货柜车到厂的时间，并把装箱单分发给生产部相关人员，方便生产部安排出货工作。出货前一天抽时间到成品仓清点数量。确认出货的数量，防止多出、少出、漏出。即使货物没完全做好，也应先把已完工的产品清点数量，到出货搬货前也应把未点数的品种先点数后搬货。到出货日跟踪货车是否到厂。如没到厂，跟外贸公司（代理公司）联系，询问情况如何，大概几时可以到厂，最好拿到货柜车司机的联系电话直接打电话给货柜车司机询问他到了哪里，以便通知装货工厂须等到何时。协助生产部安排装货员工装货。跟踪装货员工是否有人编写箱号，所装货物是否为装箱单上所列货物。待货物装完后，将做好的装箱单传真给外贸公司（代理公司），安排报关事宜。估计该是报关完成时间，打个电话给报关员，询问报关是否OK。因为，不可避免的在报关过程中有时会遇到一些麻烦事情。如有异常状况发生，协助报关员解决相关问题，使报关工作顺利完成。知会客户货已经走。传真装货资料给客户。七、催单做出口贸易，货物报关出口后有很多单据需要交给客户。如商业发票、提单、产地证、商检证、装箱单及其他单据。而这些单据交到客户的迟早直接影响工厂收款的快慢。商业发票、装箱单均可由工厂自己办理，产地证、商检证可由外贸公司（代理公司）办理。催单工作最重要是的催提单。货物装船后，催货代（船公司）开出提单。在收到货代（船公司）开出的提单后，要仔细核对有无错误，经核对无误的提单才可以作为客户收货的凭据。如果做FOB或CIF等之类须工厂承担文件费的，货代（船公司）会要求工厂付清相关费用才会把提单给工厂。这样的话，一旦收到货代（船公司）的费用清单，应及时向工厂财务（或外贸公司）申请付款，并把付款银行水单传真货代（船公司），同时要求货代（船公司）在收到付款后在最短的时间内以最快的快递方式把提单寄给工厂或外贸公司。将上述单证的复印件以EMAIL或传真方式通知客户尽快付款，以便及时将单证的正本寄给客户提货。八、日常事务的处理1、寄目录将公司的目录寄给相应的客户及推广公司产品的个人或公司。2、客户询价处理客户询价方式有电话、传真、E-MAIL。在收到客户询价时，首先应明白客户所询价之产品名称、规格、结构要求、包装要求、交货条件等，因为不同的客户对产品的生产要求会有所不同，例如电源线规格有长2.1米，但也有客户要求电源线长1.53米，而这些要求的不同，单价就会不同。如果所询价产品为本厂未生产过，但工厂又可以生产的，则应根据生产此产品的材料耗用成本加生产成本加管理费用加税收加预定利润而得出单价报予客户。如果存在开模问题，则应同客户说明模具费由谁出，也可以直接将模具费用摊加在单价里。当然，报单价时也要根据客户订货数量的多少，多者可以给一个优惠价格。在报价给客户时，最好以书面形式报给客户，将客户要求也记录在单价表上，利于客户下单时有资料可查。3、制作与寄样收到客户要求送样的传真或样品需求单时，首先应明白要求送样的产品的各项要求，然后制作样品生产通知单发放给生产部要求生产样品。另要说明样品费、运费由谁承担。生产部做好样品后，为防止做错，保险的方法是自己亲自查看样品是否符合客户要求。样品无误后，打好包装准备寄样。样品做好，通知快递公司到厂，根据客户要求送样的地址寄出样品。如果是珠江三角洲，最好的快递公司为顺丰，价便、速度又快。如果为国外，可以选择的快递公司为DHL、FEDEX、UPS、TNT等。如果样品较重，客户要求交期不急，可以采用空运的方式，可以节约费用。对于费用问题，下样品单时如果说明由客户支付的，快递时声明费用到付（收货方付款）。样品寄出后，应把快递底单传真给客户，以通知客户样品已寄出，凭快递底单可以查收样品。快递底单应集中放于资料文件夹，以便以后可以查阅及付款时计费。为方便查阅所有寄出样品的情况，对所有寄出样品及收取样品应做好记录，予以编号及登记在册。重点应记录所寄名称、快递公司名称、快递单号、寄/收时间、收件人、费用等。4、资料整理订单相关资料整理。 应把生产通知单按客户分类放于不同的文件中，如有对应订单的包装资料文件、形式发票、信用证、订单变更通知、出货的装箱单等，可以连同订单一起放。这样，每找一个订单，相关资料全部可以拿出，不用翻几个文件夹才可以把一个订单的资料拿到手。当然，也可以把形式发票、信用证等抽出分别归类存放于文件夹。为便于订单跟踪，对于已