科学技术档案案卷构成的一般要求.doc

科学技术档案案卷构成的一般要求释义（GB/T118222008）辽宁省档案局经科处曾勇电话：02423869403E-mail:一、标准修改情况介绍二、标准结构变化情况介绍三、标准内容介绍一、修改情况介绍(一)背景应国家标准化委员会的要求,由国家档案局经科司牵头组织课题组进行修改.第二次修订,2008年11月13日发布,2009年5月1日实施。(二)修改过程国家档案局成立课题组,在全国范围内征求修改意见。经科司向全国各省、自治区、直辖市、国务院有关部委、中央企业等120多家单位发出征求修改意见通知，并在国家档案局网站上公布。综合归纳为136条意见。课题组讨论专家审定上报标准委员会审批。(三)修改目的为适应科技工作和档案工作的发展,简化整理，进一步提高科技档案整理水平。随着我国经济和科技工作发展以及档案工作的发展，科技档案在内容上、管理方式上也发生了一些变化。在科研项目中出现了知识产权申报材料；在政府投资项目中出现建设项目后评价材料；出现了大量的成册、成套资料；出现了以件为单位的整理方法等后评价使用政府投资资金的项目，在建成运行后，有关部门可以组织有关专家和机构，对项目质量、投资效益、环境影响等进行后评价。(四)修改原则在原标准的基础上，为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行适当的补充和修订。二、标准结构变化情况本标准由前言、八章内容和一个规范性附录组成。八章标准内容是：一、范围；二、规范性引用文件三、术语和定义；四、案卷组织；五、案卷和案卷内科技文件材料排列；六、案卷编目；七、案卷装订；八、卷盒、表格规格及其制成材料。变化情况总体框架与原标准相比有以下改变：增加了第二章“规范性引用文件”；将原标准第二章的“定义”依次改为第三章的“术语与定义”；将原标准第三章的“组织案卷”改为第四章的“案卷组织”。将原标准第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规格及其制成材料”。三、标准内容介绍(一)范围主要指出标准的内容和适用范围。与原标准相比，特别指出专业性较强和非纸质载体科技档案可参照执行。(二)规范性引用文件GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法增加的内容.（三）术语和定义术语：科学技术文件材料、科学技术档案、案卷、卷内文件目录、卷内备考表、档号、案卷目录。与原标准相比，修改了名称，增加了一个术语“案卷目录”。科学技术文件材料记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。原标准：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。科学技术档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。原标准：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位卷内文件目录登录案卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。增加的内容。（四）案卷组织规定了组卷原则、组卷要求、组卷方法。与原标准相比，名称和内容都作了一些修改。为与后面章节相匹配，章节名称由“组织案卷”改为“案卷组织”；在组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上提出了插卷方法、建设项目的组卷方法。4.1组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。强调科技档案成套性、系统性特点。4.2组卷要求4.2.1案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。4.2.2案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。删除了不符合档案保管要求的科技文件制成材料的具体名称；原标准有：不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹组卷方法4.3.1针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。1、尊重原有分类体系；2、具体问题具体解决；组卷方法4.3.2科研课题、产品、基建项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。组卷方法4.3.3成册、成套的科技文件材料宜保持其原有形态。指不破坏原来的保管单位。组卷方法4.3.4通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档案。同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。(DA/T282002)组卷方法4.3.5底图以张或套为保管单位进行整理。组卷方法4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。组卷方法4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。(五）案卷和案卷内科技文件的排列5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。5.2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。案卷和案卷内科技文件材料的排列科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列；建设项目类案卷宜按项目项目前期、项目设计、工程施工、工程监理、工程竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。排列成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，成册材料放在后面。几个成册的组成一卷时按前面要求排列。一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题或项目，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存放档号。对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原则应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号（六）案卷编目主要内容有：文件页号编写，案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。与原标准相比，结构上增加了“案卷目录编制”，内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数，增加了档号；备考表增加了档号，互见号下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底面；增加了案卷目录编制内容。页号的编写6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。6.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。6.1.3卷内目录和卷内备考表不编页号。案卷封面编制6.2.1案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。规格：A4型（297mm210mm）案卷封面的编制内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号案卷标题应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷题名一般由立卷人拟写工程名称+阶段名称+文件类型如：*电厂二期工程初步设计说明书*河堤防工程于家壕排水站招投标文件中标通知书施工合同项目名称+专业（子项或分部）+表格图纸名称如：教学楼（电气）竣工图*中医药大学综合楼给排水电气工程质量评定表项目名称+表格、图纸名称教学楼隐蔽工程记录项目名称+表格名称*师范大学图书馆隐蔽工程记录型号+设备仪器名称+文件名称QS-5型彩色B超仪订货合同产品合格证说明书装箱单立卷单位填写负责组卷的部门或单位。起止时间填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间年、月、日。（年应填写四位数）保管期限应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。密级应填写卷内文件的最高密级。档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。（各单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定）分类号应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。项目代号由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号代号确定。目录号应填写目录编号。案卷号应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。案卷脊背直接印制在卷盒侧面内容：保管期限、档号、案卷题名案卷脊背项目可根据需要选择填写。卷内目录主要内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号卷内目录序号，应依次标注卷内文件排列顺序。文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号。没有编号的不填。日期，应填写文件形成的时间年、月、日。责任者，应填写文件形成者或第一责任者。卷内目录文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。没有名称的要加标题，用标明。卷内目录页数，应填写每件文件的总页数。备注，可根据实际填写需要注明的情况。档号卷内备考表主要内容：档号、互见号、说明、立卷人、检查人。卷内备考表可直接印制在卷盒内底面。卷内备考表说明，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人，应由立卷责任者签名。检查人，应由案卷质量审核者签名。卷内备考表互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。互见号可以同时填写几种载体的档号。案卷目录编制主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录序号，应填写登录案卷的流水顺序号。总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和。备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。（七）案卷的装订7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。7.2以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。7.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应酬叠装。图纸折叠方法见GB/T10609.3.破损的科技文件应修复。装订关于整卷装订页号问题1、零散文件装订为一卷，可编通号；2、多件装订为一