公司办公室管理制度.doc

办公室管理制度第一章 前言为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，保证公司的运营，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，公司综合管理部制定出本制度。 办公室管理制度包含如下的几个部分1、 办公室日常管理制度2、 办公用品管理制度3、 电脑及上网管理制度4、 员工值日制度5、 考勤管理制度第二章 办公室日常管理制度 公司为员工提供了优质的办公环境，办公室良好的办公秩序和卫生是公司形象整体的传播不可或缺的一部分，树立良好的企业办公室形象，是企业发展的必备元素。 第一部分：员工风貌1、仪表：公司职员应仪表整洁、大方。2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第二部分：办公室制度1、 公司办公区域内不得抽烟，如需要抽烟，在楼道间设置有专门的抽烟区域；2、 上班时间，不得在公司吃东西，不得做工作以外的事情；3、 公司区域内，禁止打闹、嬉戏，高声喧哗；4、 无关人员未经公司员工允许，不得进入办公区域；5、 员工间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）；6、 工作期间保持桌面整洁，下班后，桌面收拾整齐，除水杯外，其余文件资料、办公用品放入文件柜或抽屉中。7、 发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题；8、 下班后，椅子归位，推入自己的办公桌内，不得乱摆乱放；9、 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。10、 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。11、 保持会议室与会客室的卫生和桌面整洁，当日值日生负责监督维护。 第三章 办公用品管理制度为使公司办公用品管理合理化，既满足工作需要，又确保合理节约开支，特制定本制度。一、办公用品分类办公用品分为易耗品、耐用品、固定资产三种。（一）易耗品：笔、胶水、胶带、大头针、回形针、橡皮擦、笔记本、复写纸、便条纸、信笺纸、长尾夹、印油、订书针、文件袋、各类收据及回执单、各类业务票据、打印纸等。（二）耐用品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、打码机、计算器、文件夹、电话机等。（三）固定资产：物资价值在500元以上的耐用品，如：办公家具、资料柜、传真机、打印机、空调、计算机、摄像机、照相机、公用车辆以及有关专用软件等。二、物品采购（一）各部门所需的一般易耗品，须在本月底做好申购计划，填写购物审批表，经部门负责人确认，交给行政部，由行政部统一购买。固定资产的购置，由各部门提出申请，经行政部审核，报总经理（董事长）审批后由行政部安排购置。特殊、专用物资，经行政部同意，总经理批准，可由申购部门自行联系购买。（二）物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：1定点：公司定大型商场或批发市场进行采购。2定时：每月月初统一购买。3定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4特殊物品：多方比较，择优选用。三、办公用品领用及管理（一）办公用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品。如：签字笔、橡皮擦等。“部门领用”系本部门共同使用品。 （二）易耗品由行政部每月统计（每月发放办公用品申领登记表）后按需统一采购，财务部验收付款。每月底行政部会同财务部进行办公用品的库存清点与核对,填写办公用品库存清单。（三）耐用品应限人使用，列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新；如因保管不慎导致遗失，应由个人或部门赔偿，或自购补上。易耗品不在此限。（四）固定资产的购置，由申请部门或个人填写申请表，经部门主管、财务部、行政部审核后，报总经理批准方可购买。（五）员工应爱惜所领用办公用品，严禁将办公用品带回家私用。（六）新进人员到职时由各部门负责人提出办公用品申领登记表向行政部请领。员工离职时，应将剩余个人领用办公用品缴行政部。（七）通用印制品（如信纸、信封、表格等）由行政部负责联系印制、保管；各部门专用印制品由各部门申请，经总经理审批后将样件提供行政部，由行政部负责印制，各部门自行保管。（八）办公用品的领用采用书面形式，领用时间在每月初进行。（九）办公用品的领用由行政部负责监督、检查，若有不合理或超支，行政部不予批准。（十）行政部设立固定资产管理台帐，准确记录固定资产现状。四、公司物资借用（一）凡内部借用办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可。外借公司物资须经总经理审批。（二）物资外借不能影响本单位（部门）的使用。（三）借用物资超时未还的，被借者有督促归还的权利和义务。（四）借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。第四章 电脑及上网管理制度 电脑是公司办公的重要设备，每个员工都应该爱护并按照管理制度执行。一、 目的 为加强电脑及局域网的使用管理，确保电脑和局域网正常运作，特制定本规定。二、 范围 本文所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。三、 内容1、 爱护电脑，轻拿轻放，保持电脑的清洁，每天清晨将电脑屏幕、主机、键盘、鼠标等擦拭干净。2、 电脑严格按照公司规定安装软件、不得安装非工作用的软件及系统；3、 必须严格操作规程、保证机器正常运转，严禁使用来历不明的软盘和光盘，以免病毒侵蚀；4、 必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为公司领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则；5、 严禁外来人员使用电脑，以免资料丢失、失密、确需查阅有关资料，需经领导同意后，监督查阅；6、 应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。7、 电脑是公司固定资产的重要组成部分，禁止私拉乱接；8、 每台电脑都设置了固定的IP地址，禁止非工作下载，占用公司网络资源和流量，影响正常工作的开展。9、 为避免他人开启使用者电脑，务必设置好电脑开启密码，使用中注意保密并定期更改密码。重要合同、财务类文件必须加密并备份保存，以免电脑坏时资料丢失。10、 QQ软件仅作为工作使用，不得私聊或做其他与工作无关的事情；11、 工作期间严禁将电脑用于私人学习或玩游戏，上班时间不允许通过网络看电影或听音乐，违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名；12、 为了节省公司成本，公司提倡无纸化办公，无必要打印的资料通过邮箱、QQ、飞鸽传书等线上方式传送；13、 打印机实行统一管理，需打印的资料，必须填写打印机使用登记表，经本部门经理确认后方可打印；14、 下班离开前及时关闭电脑电源。第五章 员工值日制度 为了维护公司的整体形象、提升办公品质，保证公司的正常运营，创造良好的卫生和工作环境，对于员工值日、及经理值日作出如下规定；1、 值日员工每周一到五每日安排三个人，负责全公司所有公共区域的卫生打扫工作；周六中午是全公司大扫除时间，详细参加公司的的员工值日表；2、 为了避免影响其他公司的办公秩序，值日员工早上上班时，不做集中的卫生打扫，但要督促公司所有员工来公司后，整理自己办公区域的卫生；3、 所有员工来公司后，整理完卫生后，才允许开启电脑，值日员工负责监督；4、 值日员工负责全天公司的卫生维护和监督工作，出现违反制度情况，随时提出警告，公司的垃圾桶、烟灰缸等要及时的清理；5、 另值日员工负责公司饮水机的换水工作；6、 每日下班后、值日员工开始打扫公司的公共区域，做到事无巨细，每周综合管理部会做出评比，直接影响员工的绩效和薪酬。第六章 公司考勤制度为维护正常的工作秩序，强化全体职工的纪律观念，结合公司实际情况，制定本制度。考勤制度是加强公司劳动纪律，维护正常的生产秩序和工作秩序，提高劳动生产效率，搞好企业管理的一项重要工作。全体员工要提高认识，自觉地、认真地执行考勤制度。公司的考勤管理由人力资源部负责实施。各部门经理、主管对本部门人员的考勤工作负有监督的义务。 1、 公司考勤实行打卡制度，员工上、下班均需打卡（共计每日2次）。2、 考勤记录作为年度个人工作考评的参考依据。3、 本企业全体员工每日工作时间一律以八小时为标准，每周工作五天（星期一到星期五），星期六上午为公司的集中培训时间；4、 上午上班时间为8：30，下班时间为12：00；下午上班时间为13：30，下班时间为18：00；5、 上班后30分钟之内到达，视为迟到，30分钟后到者按旷工半天处理,下班前30分钟以内离开，视为早退,超过30分钟的按旷工半天处理,一个月迟到三次以上者（包含三次）不享受全勤奖，迟到、早退每次扣罚10元，旷工除扣除工资之外，另执行1天100元，半天50元的扣罚标准。6、 以月为计算单位，迟到三次扣除一天工资, 三次到五次者扣除两天工资,六次以上(含六次)者,扣除本月绩效考核奖金，公司将进行清退处理。7、 迟到早退情节严重屡教不改者，将给予通报批评、扣除绩效工资、直至解除劳动合同处理。8、 遇到恶劣天气、交通事故等特殊情况，属实的，经公司领导批准可不按迟到早退处理 ； 9、 主管以下人员（含主管）请假一天的由部门经理批准，两天至三天的由部门总监批准，三天以上的由总经理批准；部门经理、总监、副总经理请假由总经理批准。所有请假人员都须在人力资源部备案。10、 员工因公外出不能按时指纹考勤，应及时在向人力资源部注明原因，填写未打卡登记单注明原因，并由部门经理和综合管理部签字确认。11、 员工本人确实因病，不能正常上班者，须经部门经理批准，报人力资源部备案，必须取得社区级以上医院开据的诊断证明，月累计两个工作日之内，不扣罚工资和全勤奖，超过两个工作日者，必须取得区级以上医院开据的诊断证明，并不发放两日以上的日基础底薪，12、 患病员工请假须由本人或由直系亲属于当日8点前半向所在部门领导或公司主管领导请假，说明情况，经批准后方可休假。员工必须在病愈上班两日内将病假条主动交给人力资源部核查存档；13、 工作期间，原则上不允许员工请事假，但确实遇到特殊情况，需填写员工事假单，注明事假天数，一天以内，经由部门经理确认后方可批假，两天以内，将有部门总监确认后方可批假，两天以上报请总经理，批准，事假必须经由